创建使用 InfoPath 和 Excel 资产跟踪器解决方案

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Microsoft Office InfoPath,您可以创建数据输入和集的表单模板。Microsoft Office Excel 2007使用户能够计算,图表和分析数据。通过使用这些程序和 XML,可以轻松地创建一个简单但用于跟踪资产公司中的有效、 无代码商业解决方案。

跟踪资产的解决方案概述

本文内容

创建资产跟踪器解决方案简介

步骤 1: 自定义资产跟踪器窗体模板

步骤 2: 映射架构文件和自定义在 Excel 中的表格布局

步骤 3: 创建数据透视表和数据透视图的汇总报表

步骤 4: 从用户处收集资产信息

步骤 5: 导入到 Excel 中的窗体

最后的思考: 请考虑使用 SharePoint 列表或 Access 数据库

创建资产跟踪器解决方案简介

您可以交换 InfoPath 和 Excel 之间的 XML 数据。虽然 Infopath导出命令是非常简单,直接方法将表单数据发送到 Excel,则另一种方法可以采取这使您更大的灵活性。通过显式映射 InfoPath XML 架构文件 (.xsd) 在 Excel 中,然后导入 Excel 的 InfoPath 表单文件 (.xml),可以自定义您的数据的布局,并更好地利用可帮助您管理,并更高效地分析数据的 Excel 中的功能。

在本文中,我们将使用 InfoPath 资产跟踪器示例表单模板以说明如何使 InfoPath、 XML 和 Excel 协同工作。假设,每年,您的组织盘点每个员工的 office 中的资产。然后,运行的 Excel 报表可以帮助您决定如何为明年分配设备预算。下图是如何收集、 跟踪和报告在您的部门的资产数据的概述。

a

1.资产跟踪器表单模板创建。

2.架构文件映射到 Excel 表格和自定义表格布局。

3.空白数据透视表和数据透视图摘要创建报表。

4.资产跟踪器窗体用于从用户处收集数据。

5.所有表单数据都导出到 Excel 表和数据透视表和数据透视图报表进行刷新。

这种解决方案涉及以下用户角色和产品:

完全支持图标 = 需要的 不支持图标 = 不需要

软件要求

角色

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

解决方案设计器

完全支持图标

完全支持图标

完全支持图标

决策者

完全支持图标

完全支持图标

完全支持图标

员工

完全支持图标

完全支持图标

不支持图标

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步骤 1: 自定义资产跟踪器窗体模板

资产跟踪器窗体模板,其中包含在 InfoPath 中,使您可以收集有关每个员工的 office 中的资产的信息,部门员工所属的类别资产,以及有关每项资产的详细信息。在这种解决方案窗体设计器使用Office Outlook 2007提交到决策人员的电子邮件帐户的表单模板。

资产跟踪器模板

任务 1: 打开和自定义资产跟踪器窗体模板

如果它具有包含链接的图像格式文本框控件,不能向电子邮件收件人列表发布表单模板,因为您需要对资产跟踪器示例模板表单中进行小更改。

  1. 文件菜单上,单击设计表单模板

  2. 设计表单模板对话框中,在打开的表单模板,请单击自定义示例

  3. 入门对话框中,单击示例-资产跟踪器,,然后单击表单任务下的设计此表单

  4. 右键单击assetNotes控件,指向格式文本框属性,单击显示选项卡,然后在可用格式下清除链接的图像复选框。

任务 2: 定义提交选项

下一个任务是定义的提交选项,以便员工可以提交到作为附加文件的决策人员的电子邮件帐户的唯一命名的表单文件 (.xml)。

  1. 工具菜单上,单击提交选项

  2. 提交选项对话框中,选择允许用户提交此表单复选框。

  3. 单击“将表单数据发送到单个目标”,然后在列表中单击“电子邮件”

  4. 单击“添加”

    将出现数据连接向导

  5. 框中,键入决策者会收到所有已提交的窗体的别名。

  6. 若要指定唯一的主题行中,在主题框中:

    • 单击“插入公式公式按钮

    • 键入以下公式:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • 单击验证公式,,然后单击确定两次。

  • 说明框中,键入适当的消息,或添加这种解决方案的重要说明。

  • 单击“下一步”

  • 在向导的下一页上,单击将表单数据作为附件发送,然后选择附加表单模板,以确保用户可以打开该窗体的复选框。

    这有助于确保员工他们不能从网络位置访问的情况下有权访问表单模板文件 (.xsn)。

  • 若要指定在附件名称框中每个表单文件 (.xml 中) 的唯一文件名称:

    1. 单击“插入公式公式按钮

    2. 一种主题行中键入相同的公式:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. 单击验证公式,,然后单击确定两次。

  • 单击“下一步”

  • 输入此数据连接的名称框中,在向导的下一页上键入一个描述性名称,为此提交数据连接。

  • “摘要”部分验证信息的正确性,然后单击“完成”

  • 将表单保存到公共网络文件夹向决策者和所有员工可以访问它。

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步骤 2: 映射架构文件和自定义在 Excel 中的表格布局

设置 InfoPath 和 Excel 之间的连接需要三个任务: 提取资产跟踪器窗体模板的架构文件,将在 Excel 中,此架构文件映射和自定义 Excel 表包含所有导入的 XML 的默认布局窗体数据文件。

任务 1: 从 InfoPath 提取架构文件

  1. 在 InfoPath 中,打开资产跟踪器窗体模板文件。

  2. 工具菜单上,单击设计此窗体

  3. “文件”菜单上,单击“另存为源文件”

  4. 浏览文件夹对话框中,选择一个文件夹,或创建新文件夹中想要储存架构文件的位置。

请注意的文件夹的所有源文件的保存位置的位置和架构文件,这种情况下, myschema.xsd,其中包含该窗体 XML 数据的架构定义的名称。

任务 2: 映射在 Excel 中的 InfoPath 架构文件

  1. 创建一个新的 Excel 文件,然后将其保存到决策者可以访问的位置。

  2. 在 Excel 中,如果开发工具选项卡不可见,执行下列操作:

    1. 单击“Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“Excel 选项”。

    2. “常用”类别中的“使用 Excel 时采用的首选项”下,选中“在功能区显示‘开发工具’选项卡”复选框,然后单击“确定”

      注意: 功能区是 Microsoft Office Fluent 用户界面的一个组件。

  3. “开发工具”选项卡上的“XML”组中,单击“源”

    功能区中的 XML 组

    将显示“XML 源”任务窗格。

  4. XML 映射,请单击,然后在XML 映射对话框中,单击添加

  5. 在运行 Windows Vista 的计算机上   

    1. 地址栏中,单击驱动器或的部分中,第 2 步中创建的myschema.xsd文件所在的文件夹任务 1: 从 InfoPath 提取架构文件

      在运行的 Microsoft Windows XP 的计算机上   

    2. 查找范围列表中,单击驱动器或的部分中,第 2 步中创建的myschema.xsd文件所在的文件夹任务 1: 从 InfoPath 提取架构文件

  6. 单击该文件,然后单击“打开”

  7. 多个根目录对话框出现时,单击在 myschema.xsd 文件中,定义assetTracking根节点,然后单击确定

    XML 映射将显示在“XML 源”任务窗格中。

  8. ns1:asset节点元素,这是一个重复的 XML 元素,拖动到所需 Excel 表格出现的位置的工作表位置。

    将 inopath 架构文件映射到 excel 中

任务 3: 自定义 Excel 表的布局

默认情况下,Excel 使用 XML 元素名为表为列标题。但是,您可以通过编辑列标题单元格更改列标题。

  1. 若要修改默认列标题,保留选定的 Excel 表、 以下字符串前缀ns1:asset,查找并删除它。例如,您将会变为IDns1:assetID

    自定义 excel 表标题

  2. 若要调整列的宽度,请单击全选按钮,然后双击任何列标题边界。

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步骤 3: 创建数据透视表和数据透视图的汇总报表

决策者使用数据透视表和数据透视图分析、 浏览和可视化汇总数据。通过设置所需在此方案中提前中使用的数据透视表和数据透视图报表,它将以更高版本中运行该报告已完成的数据与决策者的简单操作。

  1. Excel 表中选择一个单元格。

  2. “插入”选项卡上的“表”组中,单击“数据透视表”,然后单击“数据透视表”

    Excel 功能区图像

    Excel 会显示“创建数据透视表”对话框。

  3. 要放置数据透视表中从单元格 A1 开始一个新工作表,请单击新工作表中,,然后单击确定

    Excel 会将空数据透视表添加到指定位置并显示数据透视表字段列表,以便您可以添加字段、 创建布局和自定义数据透视表。

  4. 若要创建交叉表格式报表的数据,请到报表筛选器区域拖动到值区域标识号域、部门域列标签区域,到行标签区域中,类别字段和分配给字段。

  5. 单击数据透视表。

  6. 插入选项卡的图表组中,单击条形图图表类型。

    Excel 功能区图像

  7. 二维条形图中,选择簇状条形图

  8. 调整大小和数据透视图报表与您的首选项的位置。

空白数据透视表和数据透视图

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步骤 4: 从用户处收集资产信息

现在,表单模板已准备好供所有员工,都填写您需要发布窗体并将其发送到每个员工。在每个员工提交完成的表单,为 XML 数据文件 (.xml) 中的电子邮件附加到决策人员的电子邮件帐户发送它。决策者然后可以移动的所有邮件到 Outlook 的专用 InfoPath 文件夹。在此方案中,建议您分配为所有用户完成窗体,以便与已完成的所有窗体决策者运行报告时数据收集期限已达到特定时间段。

在资产跟踪器窗体中输入数据

  1. 在 InfoPath 中,打开保存的表单模板 (.xsn)步骤 1: 设计资产跟踪器示例表单模板

  2. 工具菜单上,单击设计此窗体

  3. “文件”菜单上,单击“发布”

  4. 在发布向导中,单击“一组电子邮件收件人”,然后单击“下一步”

  5. 在向导的下一页上,在“表单模板名称”框中键入表单模板的名称,然后单击“下一步”。表单模板名称将显示在发送给电子邮件收件人的邮件的主题标题中。

  6. 或者,在向导的下一页上,您可以创建将显示在 Outlook 文件夹来帮助组织您的电子邮件中的列。

  7. 单击“下一步”

  8. 单击“发布”

  9. 在发布向导完成发布表单模板后,将打开带有此表单的电子邮件。

  10. 填写邮件、 雇员姓名中键入或使用通讯组列表,然后发送邮件。

在 Outlook 中,决策者可以组织的所有已提交的 XML 表单在两种方法之一:

  • 如果InfoPath 表单文件夹消息框出现第一次打开邮件,请单击创建窗体文件夹

  • 在 Outlook 将所有相关的 InfoPath 表单移至 InfoPath 文件夹中创建一个规则。

    有关详细信息,请参阅管理通过使用规则的邮件

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步骤 5: 导入到 Excel 中的窗体

由于您已创建的 Excel 工作簿的步骤 2 和 3,非常简单,只需为决策者导出和查看表单数据。决策者只需从 Outlook 中导出 xml 文件 (.xml),将所有表单文件 (.xml 中) 导入到 Excel 工作簿,然后再刷新的数据。

任务 1: 将表单从 Outlook 导出到 Windows 文件夹

  1. 在 Outlook 中,选择包含您收到来自员工的窗体的所有文件夹,然后按 CTRL + A 选择所有表单电子邮件。

  2. 右键单击所选内容,指向InfoPath 操作,,然后单击导出窗体

  3. 导出窗体对话框中,选择一个文件夹,,然后按确定

任务 2: 将表单导入到 Excel

  1. 在 Excel 工作簿中创建步骤 2: 映射架构文件和自定义在 Excel 中的表格布局,Excel 表格中选择其中一个映射的单元格。

  2. 开发工具选项卡的XML组中,单击导入

    功能区中的 XML 组

    将显示导入 XML对话框。

  3. 在运行 Windows Vista 的计算机上   

  4. 请执行下列操作之一:

    • 如果文件是连续,按住 SHIFT,,然后单击第一个和最后一个文件列表。

    • 如果没有连续的文件,请按住 CTRL,,然后单击要导入列表中每个文件。

  5. 单击“导入”

    导入数据的 excel 表

默认情况下,Excel 将覆盖任何现有数据中映射的单元格,这是所需的最终结果为此商业解决方案。但是,决策者无法,例如,将数据导入几次来计划截止日期之前评测进度。

注意: 在 Excel 中,您还可以附加数据,请使用追加到现有的 XML 表的新数据选项 (在开发工具选项卡的XML组中,单击映射属性),这可能适用于其他解决方案。

有关详细信息,请参阅 Excel 帮助主题,导入 XML 数据追加覆盖映射的 XML 数据或

任务 3: 刷新数据透视表和数据透视图报表

  • 单击数据透视表中的单元格。

  • 选项选项卡上的数据组中,单击全部刷新旁边的箭头,然后单击刷新

    Outlook 功能区图像

财务数据透视表和数据透视图

Excel 工作簿现在包含的所有数据和摘要报表,您需要帮助您下一年度的分配设备预算。当然,您可以执行进一步的在 Excel 工作簿,如有必要,如排序、 筛选或条件格式的数据分析。

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最后的思考: 请考虑使用 SharePoint 列表或 Access 数据库

或者,可考虑使用 SharePoint 列表或 Access 数据库中,而不 XML,InfoPath 和 Excel 之间传输数据。

使用 SharePoint 列表

从 InfoPath,您可以轻松地使用 SharePoint 列表为只读数据源。您可以执行两项操作之一:

  • 从 SharePoint 列表中,将数据导出到 Excel,在 Excel 中自动创建数据连接。

  • 从 Excel 中,明确创建数据连接到 SharePoint 列表。

创建数据连接后,您可以刷新检索最新数据的 Excel 中的数据。

您可以使用 SharePoint 列表添加和更新数据、 使用 InfoPath 表单以显示项目从列表 (例如,复杂或长项最佳垂直显示),然后使用 Excel 以进一步分析数据。

组合 infopath、sharepoint 列表和 excel

1.在 InfoPath 中显示一个项目以进行简单的审阅。

2.添加和更新 SharePoint 列表中的数据。

3.刷新和报表 Excel 的最新状态。

有关详细信息,请参阅添加到 SharePoint 文档库或列表的数据连接从 SharePoint 列表导入数据

使用 Access 数据库

从 InfoPath,您可以创建读取/写入连接到 Access 数据库。从 Excel 中,您可以显式创建数据连接到您可以刷新检索最新数据的 Access 数据库。您可以甚至定义时打开工作簿时,自动刷新连接或定期刷新,如为每 5 分钟。

您可以使用 InfoPath 和 Excel 之间的媒介的 Access 数据库。提交到 Access InfoPath 表单时,您可以更新 Access 数据库。在 Excel 中的数据连接刷新时,您可以从 Access 检索更新后的数据。实际上,您在提交间接从 InfoPath 到 Excel 工作簿的数据。

组合 infopath、access 和 excel

1.显示并提交到 Access 数据库的窗体。

2.存储 Access 数据库中的数据。

3.刷新和报表 Excel 的最新状态。

有关详细信息,请参阅设计表单模板基于 Microsoft Access 数据库

提示: 您是否知道,您可以直接从 Access 2007 中创建的 InfoPath 表单?如果您的用户有 Outlook 2007 和 InfoPath 2007 在其计算机上安装,您可以通过从电子邮件收集数据向导从直接从 Access 2007 中的不同用户收集数据。有关详细信息,请参阅访问 2007年的帮助主题,收集数据使用电子邮件

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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