创建会议

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只需邀请相关人员参加我们在首场影片中创建的约会,然后将把它变成会议。

创建会议

  1. 只需单击“邀请与会者”,约会就变成电子邮件窗体,窗体中具有“收件人”行和“发送”按钮。

  2. 单击“收件人”打开通讯簿,单击一个名称,然后单击“必选”。

  3. 如果某人无需出席会议,请单击“可选”。

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假设我们决定为正在使用的演示文稿获取帮助。

我们所要做的就是邀请人员参加我们在第一个视频中创建的约会,

然后就可以将约会变成会议。

只要单击“邀请与会者”,约会就会变成一个包含“收件人”行和“发送”按钮的电子邮件表单。

且此选项卡也会变为“会议”。

虽然也可以单击此按钮创建一个新会议,但现在这样做工作量会小些,因为表单几乎已经填好了。

单击“收件人”以打开通讯簿。

单击一个姓名,然后单击“必选”。

根据需要添加任意数量的姓名。

如果某个人员不是必选,则单击“可选”。

完成后单击“确定”。

接着,我们将类别从“单独工作”改为“团队”。

若还想更改地点,请单击“会议室”。

如果您的组织在通讯簿中显示了会议室和其他资源,您可以在此处添加会议室。

单击“是”。地点即更新,会议室名称添加到“收件人”行中。

最后一项工作是在下面这里添加消息,以让收件人了解更多关于会议的信息。

然后单击“发送”。

“收件人”行中的每个人,包括安排会议室的人,

会收到如下邀请。

无论他们是使用 Outlook 程序,

还是使用 Outlook Web App 在浏览器中处理电子邮件,都可以注意到会议地点和时间,并可读到您写的信息。

随后他们可以选择“接受” , “暂时接受”或“谢绝”邀请。

还可以在发送前编辑回复。

电子邮件表单打开,他们可以在此输入消息,然后单击“发送”。

您可以查看所邀请的人员回复的电子邮件。

您也可以打开日历中的会议请求,查看已接受、

暂时接受或谢绝的人数。

接下来,我们将使用调度助手来扩展会议。

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