创建下拉列表

可通过单元格中的下拉列表提供一个更具效率的工作表,用户可在下拉列表中选择“是”或“否”、从日历中选择日期,或从你插入的另一列表中进行选择。请观看此简短视频,了解操作方式。

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Excel 中的示例下拉列表

  1. 在一个新工作表上,键入要显示在下拉列表中的条目。这些条目应当位于一个列或行中且没有空白单元格,如:

    在 Excel 中的单列或单行中创建下拉列表

    提示: 现在,你可以在下拉列表中按希望的显示顺序对数据排序

  2. 选择所有条目,右键单击,然后单击“定义名称”。

  3. 在“名称”框中,键入条目名称(如 ValidDepts.),然后单击“确定”。确保名称不含任何空格。该名称不会显示在列表中,但是需要为它命名,以便可以将其链接至下拉列表。

    在 Excel 中键入下拉列表项的名称

  4. 在工作表中单击想显示下拉列表的单元格。

  5. 单击“数据”>“数据验证”。

    通过单击 Excel 中的“数据”>“数据有效性”来验证下拉列表

    提示: 无法单击“数据验证”?下面列出可能引起这种情况的几个原因。

    • 无法将下拉列表添加到链接至 SharePoint 网站的表格中。取消表格链接,或者删除表格式,然后再次尝试执行步骤 5。

    • 工作表可能受保护或处于共享状态. 取消保护或停止共享工作表,然后再次尝试执行步骤 5。

  6. 在“设置”选项卡的“允许”框上,单击“列表”。

  7. 在“”框中,键入等号 (=),紧跟你在步骤 3 中为列表提供的名称。例如 =ValidDepts.

    在 Excel 的“设置”选项卡中选择此下拉列表的设置

  8. 选中“提供下拉箭头”复选框。

  9. 如果可以让单元格留空,请选中“忽略空值”复选框。

  10. 单击“输入信息”选项卡。

  11. 如果希望在单击单元格时弹出信息,请选中“选定单元格时显示输入信息”复选框,并在框中键入标题和信息(最多可键入 225 个字符)。如果不希望显示信息,请清除该复选框。

    选择你希望用户在开始在 Excel 中使用下拉列表时看到的消息

  12. 单击“出错警告”选项卡。

  13. 选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框,在“样式”框中选择一个选项,然后键入标题和信息。如果不希望显示信息,请清除该复选框。

    键入你希望在下拉列表在 Excel 中无法正常运行时用户看到的消息

    不确定在“样式”框中选择哪个选项?

    • 若要显示一条信息,但该信息不会阻止人员输入下拉列表未包含的数据,请单击“信息”或“警告”。“信息”将显示一条带图标 消息显示信息图标,但不能阻止人员从下拉列表中选择 的信息,“警告”将显示一条带图标 消息显示警告图标,但不能阻止人员从下拉列表中选择 的信息。

    • 若要阻止人员输入下拉列表未包含的数据,请单击“停止”。

      注意: 如果没有添加标题或文本,则标题的默认内容是“Microsoft Excel”,信息的默认内容是:“输入值非法。其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值。”

使用下拉列表

创建下拉列表后,请确保它能按要求工作。例如,您可能想检查单元格的宽度是否足以显示所有条目。

如果下拉列表的条目列表在另一个工作表上,而您想要防止用户看到它或进行更改,请考虑隐藏和保护该工作表。有关如何保护工作表的详细信息,请参阅锁定单元格以对其进行保护

如果您想更改下拉列表中的选项,请参阅从下拉列表中添加或删除条目

要删除下拉列表,请参阅删除下拉列表

要查看有关如何使用下拉列表的视频,请参阅创建和管理下拉列表

下载我们的示例

可下载一个示例工作簿,内附诸如本文示例的众多数据验证示例。可沿用已有数据验证方案或自行创建。下载 Excel 数据验证示例

另请参阅

将数据有效性应用于单元格

视频:下拉列表

所有 Excel 函数(按类别)

创建下拉列表(免费预览)

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