创建下拉列表

可在单元格使用下拉列表,从所创建的列表中选取项,帮助用户更高效地使用工作表。

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  1. 在新工作表中,键入要显示在下拉列表中的条目。理想情况下,列表项会在 Excel 表格中出现。如果没有,则可以选择区域中的任何单元格并按 Ctrl+T,快速将列表转换为表格。

    用作数据验证列表源的 Excel 表格

    注意: 

  2. 在工作表中选择想要显示下拉列表的单元格。

  3. 转到功能区上的“数据”选项卡,然后转到“数据验证”。

    注意: 如果无法单击“数据验证”,则表明工作表可能受保护或处于共享状态。解锁受保护工作簿的特定区域或停止共享工作表,然后再重试步骤 3。

  4. 在“设置”选项卡的“允许”框上,单击“列表”。

  5. 单击“”框,然后选择列表区域。我们将列表区域置于名为“城市”的工作表上的区域 A2:A9。请注意,我们忽略了标题行,因为我们不希望该行成为选择选项:

    数据验证列表选项

  6. 如果可以让单元格留空,请选中“忽略空值”复选框。

  7. 选中“提供下拉箭头”复选框。

  8. 单击“输入信息”选项卡。

    • 如果希望在单击单元格时弹出信息,请选中“选定单元格时显示输入信息”复选框,并在框中键入标题和信息(最多可键入 225 个字符)。如果不希望显示信息,请清除该复选框。

      “数据验证​​输入消息”选项

  9. 单击“错误警报”选项卡。

    • 如果希望在有人输入列表中未包含的内容时弹出消息,请选中“输入无效数据时显示错误警报”框,在“样式”框中选择一个选项,然后键入标题和信息。如果不希望显示信息,请清除该复选框。

      “数据验证下拉错误消息”选项

  10. 不确定在“样式”框中选择哪个选项?

    • 若要显示一条信息,但该信息不会阻止人员输入下拉列表未包含的数据,请单击“信息”或“警告”。“信息”将显示一条带图标 消息显示信息图标,但不能阻止人员从下拉列表中选择 的信息,“警告”将显示一条带图标 消息显示警告图标,但不能阻止人员从下拉列表中选择 的信息。

    • 若要阻止人员输入下拉列表未包含的数据,请单击“停止”。

      注意: 如果没有添加标题或文本,则标题的默认内容是“Microsoft Excel”,信息的默认内容是:“输入值非法。其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值。”

创建下拉列表后,请确保它能按要求工作。例如,您可能想检查单元格的宽度是否足以显示所有条目。

如果下拉列表的条目列表在另一个工作表上,而您想要防止用户看到它或进行更改,请考虑隐藏和保护该工作表。有关如何保护工作表的详细信息,请参阅锁定单元格以对其进行保护

如果您想更改下拉列表中的选项,请参阅从下拉列表中添加或删除条目

要删除下拉列表,请参阅删除下拉列表

可下载一个示例工作簿,内附诸如本文示例的众多数据验证示例。可沿用已有数据验证方案或自行创建。下载 Excel 数据验证示例

将单元格中的值限制为下拉列表中的选项时,数据输入会更快、更准确。

具有“高”、“中”和“低”值的下拉列表

首先在工作表上制作有效条目列表,然后对条目进行排序或重新排列,使其按照想要的顺序显示。然后,可以将这些条目用作数据下拉列表的源。如果列表不大,则可以轻松引用该列表,并将条目直接键入数据验证工具。

  1. 为下拉列表创建有效条目列表,在工作表上没有空白单元格的单列或行中键入条目。

  2. 选择要限制数据输入的单元格。

  3. 在“数据”选项卡上,在“工具”下,单击“数据验证”或“验证”。

    已选中数据验证的 Excel 工具栏数据菜单

    注意: 如果验证命令不可用,则表明工作表可能受保护,或者工作簿可能处于共享状态。如果工作簿处于共享状态或工作表受保护,则无法更改数据验证设置。有关工作簿保护的详细信息,请参阅保护工作簿

  4. 单击“设置”选项卡,然后在“允许”弹出菜单中,单击“列表”。

  5. 单击“”框,然后在工作表上选择有效条目列表。

    对话框会最小化,以方便查看工作表。

  6. 按 RETURN 或单击“展开数据验证展开按钮 按钮还原对话框,然后单击“确定”。

    提示: 

    • 还可以直接在“”框中键入值,并用逗号分隔。

    • 要修改有效条目列表,只需更改源列表中的值或编辑“”框中的区域。

    • 可以指定自己的错误消息来回应无效数据输入。在“数据”选项卡上,单击“数据验证”或“验证”,然后单击“错误警报”选项卡。

另请参阅

向单元格应用数据验证

使用数据表单简化数据输入

  1. 在新工作表中,键入要显示在下拉列表中的条目。理想情况下,列表项会在 Excel 表格中出现。

    注意: 

  2. 在工作表中选择想要显示下拉列表的单元格。

  3. 转到功能区上的“数据”选项卡,然后单击“数据验证”。

  4. 在“设置”选项卡的“允许”框上,单击“列表”。

  5. 如果已创建包含下拉条目的表格,请单击“”框,然后单击并拖动包含这些条目的单元格。但不要包括标题单元格。只需包括应在下拉列表中显示的单元格。此外,还可以在“”框中键入条目列表,并用逗号分隔,例如:

    Fruit,Vegetables,Grains,Dairy,Snacks

  6. 如果可以让单元格留空,请选中“忽略空值”复选框。

  7. 选中“提供下拉箭头”复选框。

  8. 单击“输入信息”选项卡。

    • 如果希望在单击单元格时弹出信息,请选中“显示信息”复选框,并在框中键入标题和信息(最多可键入 225 个字符)。如果不希望显示信息,请清除该复选框。

  9. 单击“错误警报”选项卡。

    • 如果希望在有人输入列表中未包含的内容时弹出消息,请选中“显示警报”复选框,在“类型”中选择一个选项,然后键入标题和信息。如果不希望显示信息,请清除该复选框。

  10. 单击“确定”

创建下拉列表后,确保它能够按所需方式工作。例如,你可以检查单元格宽度是否足以显示所有条目。如果想更改下拉列表中的选项,请参阅从下拉列表中添加或删除条目。要删除下拉列表,请参阅删除下拉列表

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另请参阅

向单元格应用数据验证

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