创建一个保留以挂起文档或项目

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

保留和电子数据展示功能,这是可用于任何网站,使组织能够查找并暂停项目,如文档、 图像、 网页、 从过期策略。您通常对制约诉讼、 审核或调查等事件的项目使用此功能。组织可以使用保存以防止可能与正在进行的诉讼或调查从过期或被破坏之前对其它们是相关的事件已解决的项目。此外,将保留放在某个项目上时必须锁定它,以便它不能编辑或删除的选项。

您必须是网站集管理员才能添加、 编辑或删除保留。

本文内容

保留的工作原理

创建一个保留

将项目添加到保留

搜索要添加到某个保留的项目

查看所有项目置于保持状态

查看针对项目的所有保留

从保留中删除项目

释放保留的所有项目

保留的工作方式

必须将承载才能使用保留功能的项目的所有网站激活保留和电子数据展示功能。默认情况下,每个记录中心网站有经理可用于创建和管理的记录保留诉讼、 审核或调查等事件保留列表。您不是限于,但是,仅在记录中心网站中使用的保留和电子数据展示的功能。您可以通过访问该网站的网站设置页面并激活保留和电子数据展示功能保留列表添加到任何网站。

您可以通过向保留列表中添加新条目来为特定事件创建新的保留。保留列表会提供工具以便查找并保留相关项目,查看当前保留的项目或当不再需要保留时予以解除。

将某个项目添加到保留时,其保留状态将更新以指示该项目已被保留,应用程序会防止此项目过期或被删除。将项目添加到保留后,它们通常由组织内的法律人员审阅,以便确定它们是否与引发创建保留的事件相关。如果确定个别项目不相关,则可以从保留中将其删除。

组织可以有多个保留同时生效。一个项目也可以添加到多个不同的保留中。如果将某个项目添加到多个保留中,则它将从其原始信息管理策略挂起,直到解除对其添加的所有保留。

重要: 对保留列表具有查看权限的用户可以添加或删除保留的项目。保留列表的编辑权限的用户可以直接修改保留本身。

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创建保留

在任何已经启用了保留和电子数据展示功能的网站,您可以创建一个保留以添加到项目。

  1. 在记录中心网站上,单击网站操作 网站操作 ,,然后单击网站设置

  2. 在网站设置页面上,在保留和电子数据展示部分中,单击保存。若要了解如何激活保留和电子数据展示功能,请参阅另请参阅下的链接。

  3. 在“保留”页中,单击功能区的“列表工具”选项卡中的“项目”

  4. 在功能区上,单击新建项目


    新建项目


  1. “标题”框中,键入要创建的保留的名称。通常,标题应标识有关引发保留的事件(例如,诉讼、审核或调查)的信息。

  2. “说明”框中,键入有关保留的任意其他信息。例如,您可以提供有关引发保留的事件的其他信息。

  3. “管理者”框中,输入负责管理保留的记录管理者或记录管理组的名称。

  4. 单击“确定”

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将项目添加到保留

如果您知道某个特定项目与某个保留相关,则可以从存储该项目的列表或库中直接将该项目添加到此保留。

  1. 打开包含您要添加到保留的项目的列表或库。

  2. 指向您要添加到保留的项目,单击出现的箭头,然后单击“规范详细信息”

  3. 在“规范详细信息”页上,单击“从保留中添加/删除”

  4. 中添加或删除按住部分中,选择添加到保留选项,按住然后选择特定您要向其添加项目。


    添加或删除保留

  5. “注释”框中,键入您要提供的与将此项目添加到该保留的原因有关的任意注释。

    注意: 这些注释将被审核。

  6. 单击“保存”

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搜索要添加到某个保留的项目

您可以使用搜索功能来查找多个项目并一次性将它们添加到某个保留。可以在多个网站中搜索项目(只要其中每个网站启用了保留和电子数据展示功能即可)。若要在多个网站中搜索项目,应为网站集中的首要网站激活保留和电子数据展示功能。

  1. 在包含您想要搜索的项目的网站上单击网站操作 网站操作 ,,然后单击网站设置

  2. 在“网站设置”页的“保留和电子数据展示”部分,单击“发现并保留内容”

    若要了解有关关键字和关键字语法的详细信息,请参阅另请参阅下的链接

    .

  3. 在“搜索并添加到保留”页的“搜索条件”部分,单击“选择网站”

选择网站以便搜索记录

  1. 在“选择网站”对话框中,选择要在其中搜索要添加到保留的项目的网站,然后选择“确定”

  2. “搜索”框中,键入您要用来帮助查找相关项目的关键字,然后单击“预览结果”

    若要了解有关关键字和关键字语法的详细信息,请参阅另请参阅下的链接。

    搜索要放置到保留中的项目

  3. 显示结果列表后,在“相关保留”部分,选择要应用于该列表中的项目的保留。

  4. 单击“确定”

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查看保留上的所有项目

您创建的每个保留都有一个保留报告,利用该报告您可以快速查看已添加到该保留的所有项目。默认情况下,保留报告安排在晚上 11:00 运行,这是您能查看与保留关联的所有项目的最早时间。您的管理员可以配置创建这些报告的时间或随时手动运行报告。若要了解有关配置报告计划的详细信息,请访问“另请参阅”下的链接。

注意: 您可以查看从任何具有保留和电子数据展示启用的功能的网站的保留报告。

  1. 在包含项目的网站上将置于保持状态,单击网站操作 网站操作 ,,然后单击网站设置

  2. 在网站设置页面上,在保留和电子数据展示部分中,单击保存报表,以打开保存报表列表。

    如果看不到保留和电子数据展示部分,在网站设置页面上,保留和电子数据展示功能未启用网站上。

  3. 在“保留报告”列表中,单击您要查看的报告的名称。

  4. 此报告将以电子表格格式打开。

  5. 单击置于保持状态的项目选项卡以查看所选挂起的所有项目。


    保留报告

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查看针对某个项目的所有保留

如果某个项目已添加到多个保留,则您可以通过使用“规范详细信息”命令来查看与该项目相关的所有保留的列表。

  1. 打开包含您要查看其保留信息的项目的列表或库。

  2. 指向所需的项目,单击出现的箭头,然后单击“规范详细信息”

  3. 在“规范详细信息”对话框中,单击“从保留中添加/删除”。

  4. 在保留状态页上,单击从保留中删除的选项,以查看的保留项目相关联的列表下方的箭头。

    与记录关联的保留

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从保留中删除项目

您可以使用“规范详细信息”命令从保留中删除某个单独的项目。

  1. 打开包含您要从保留中删除的项目的列表或库。

  2. 指向所需的项目,单击出现的箭头,然后单击“规范详细信息”

  3. “保留状态”部分中,单击“从保留中添加/删除”

  4. 在项目保持状态页上选择从保留中删除选项,然后选择的保留您想要发布项目。

    从保留中删除记录

  5. 单击“保存”

注意: 项目可以与多个保持状态,因此很重要您选择要从中发布文档的正确保留。

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解除保留中的所有项目

如果已为一个或多个项目解决保留,并且不再需要保留,则可以解除已添加到该保留的所有项目。解除保留时,受该保留制约的项目将恢复信息管理策略的正常执行。

默认情况下,保留报告安排在晚上 11:00 运行,这是您能验证已从保留解除的项目的最早时间。不过,您的管理员可以配置创建这些报告的时间或随时手动运行报告。

  1. 在包含项目的网站上将置于保持状态,单击网站操作 网站操作 ,,然后单击网站设置

  2. 在网站设置页面上,在保留和电子数据展示部分中,单击保存以打开保存列表中。

    如果看不到 保留和电子数据展示 在网站设置页面上的部分、 保留和电子数据展示的功能未启用网站上。

  3. 指向您要从保留解除的项目所在的保留,单击出现的箭头,然后单击“规范详细信息”

  4. 在“规范详细信息”页上的“保留状态”部分中,单击“从保留中添加/删除”

  5. 在“保留”对话框中的“保留状态”部分中,单击“解除保留”

  6. 在“解除保留”页上,键入您要提供的有关解除该保留的原因的任意注释。

    注意: 这些注释将被审核。

    解除保留

    1. 单击“解除保留”

      松开时保留,信息管理策略的正常执行恢复所有该保留的项目。这意味着从过期或被破坏项目不再已挂起。如果特定项主题到多个保留,这些项目不能恢复为正常的所有向其保留,直到它们所属的策略实施是解决,然后释放。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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