创建、链接或更新会议工作区

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您要做什么?

创建新的会议工作区

链接现有的会议工作区

更新会议要求和会议工作区

删除会议要求中的会议工作区链接

删除会议工作区

创建新的会议工作区

  1. 在新的或现有的会议要求中,在“会议”选项卡的“与会者”组中,单击“会议工作区”

  2. 给会议要求添加下列信息(如果尚未添加):

    • “收件人”框中,添加被邀请人员的姓名或添加一个通讯组列表名称。当您发送了要求之后,这些被邀请者的名称会自动显示在工作区的“与会者”列表中。

    • “主题”框中,键入会议的主题。此标题将自动显示在工作区的顶部,并且会被用作工作区地址中的网站名称。

    • 指定会议的日期、时间和地点。这些信息将自动显示在工作区中标题的下面。

      注意: 如果您希望会议成为定期召开的系列会议,请在“会议”选项卡的“选项”组中单击“重复周期”,然后填写有关该系列会议的信息。

  3. 请执行下列操作之一:

    • 第一次设置工作区   

      如果您以前没有创建过新会议工作区或者没有链接过现有工作区,则必须指定要放置工作区的位置(服务器),然后选择要使用的语言和模板。

      1. “会议工作区”任务窗格中,单击“更改设置”

        有关每个设置的信息,请单击该任务窗格底部的“其他信息”

      2. 在该任务窗格的步骤 1 中,为工作区选择一个位置。

      3. 在该任务窗格的步骤 2 中,选择“新建工作区”,然后选择模板语言和类型。这些设置将成为将来创建工作区时的默认设置。

      4. 完成设置后,单击“确定”返回第一个任务窗格。

      5. 单击“创建”

        注意: 单击“创建”之后,该工作区将存在于您指定的位置。如果您想对此工作区使用另外一个位置或模板,则必须使用所需的设置创建另一个工作区。如果不想使用其他工作区,则应将其删除。

    • 设置其他工作区   

      如果您以前创建或链接过会议工作区,此时那些位置和模板设置将成为您的默认设置,并显示在第一个任务窗格中。请执行下列操作之一:

      1. 如果要给新工作区使用默认设置,请在任务窗格中,单击“创建”

      2. 要更改默认值,请在任务窗格中,单击“更改设置”,然后选择要使用的设置。完成这些设置之后,单击“确定”,以返回第一个任务窗格,然后单击“创建”

      3. 要打开浏览器并查看工作区,请单击任务窗格中的“前往工作区”。或者,您也可以单击添加到会议要求正文中的链接。您可以现在就添加信息或自定义工作区,也可以以后进行这些操作。

  4. 要完成会议要求,请通过按 Alt+Tab 切换回 Microsoft Office Outlook 2007。

  5. 请执行下列操作之一:

    • 要发送会议要求并邀请其他人参加会议和工作区,请单击“发送”。如果这是一个以前发送过的会议要求,则单击“发送更新”

有关创建或链接会议工作区的信息,请参阅会议工作区中的“帮助”。

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链接现有的会议工作区

注意: 您无法链接到包含定期事件的现有会议工作区。

  1. 在新的或现有的会议要求中,在“会议”选项卡的“与会者”组中,单击“会议工作区”

  2. 给会议要求添加下列信息(如果尚未添加):

    1. “收件人”框中,添加被邀请人员的姓名或添加一个通讯组列表名称。当您发送了要求之后,这些被邀请者的名称会自动显示在工作区的“与会者”列表中。

    2. “主题”框中,键入会议的主题。此标题将自动显示在工作区的顶部,并且会被用作工作区地址中的网站名称。

    3. 指定会议的日期、时间和地点。这些信息将自动显示在工作区中标题的下面。

      如果您希望会议成为定期召开的系列会议,请在“会议”选项卡的“选项”组中单击“重复周期”,然后填写有关该系列会议的信息。

    4. 单击任务窗格底部“提示”中的文本。

    5. 在该窗格的步骤 1 中,选择拥有您要链接工作区的位置。

    6. 在该窗格的步骤 2 中,选择“链接到现有工作区”,然后选择要使用的工作区。如果不确定选择的工作区是否正确,则请单击“查看工作区”进行验证。

    7. 完成设置后,单击“确定”返回第一个任务窗格。

    8. 单击“链接”

  3. 要打开浏览器并查看工作区,请单击任务窗格中的“前往工作区”。或者,您也可以单击添加到会议要求正文中的链接。您可以现在就添加信息或自定义工作区,也可以以后进行这些操作。

  4. 要完成会议要求,请通过按 Alt+Tab 切换回 Office Outlook 2007。

  5. 请执行下列操作之一:

    1. 要发送会议要求并邀请其他人参加会议和工作区,请单击“发送”。如果这是一个以前发送过的会议要求,则单击“发送更新”

    2. 要保存会议要求而不进行发送,则请在“会议”选项卡的“与会者”组中单击“保存并关闭”。任何与会者信息都不会发送到工作区,但是会发送其他方面的会议详细信息(主题、标题、日期、时间和地点)。

有关在 Windows SharePoint Services 3.0 网站中创建或链接会议工作区的信息,请参阅会议工作区中的“帮助”。

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更新会议要求和会议工作区

您可以更新会议工作区中的会议与会者、地点、日期或时间。Outlook 会将更新发送到工作区。要更改会议工作区中的其他信息,必须在该工作区中进行更改。

  1. 打开包含工作区链接的会议要求。

  2. 更改下列任意字段中的信息:“收件人”“地点”“开始时间”“结束时间”

  3. 要将所有更新发送到工作区并发送给与会者,请单击“发送更新”

注意: 

  • 如果更新会议要求然后单击“保存并关闭”,更新的信息就不会发送到会议工作区。要发送更新的信息,必须单击“发送更新”

  • 有关在工作区中更改其他信息的信息,请参阅工作区中的“帮助”。

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删除会议要求中的会议工作区链接

如果您不再需要将会议要求与工作区进行链接,则可以从此请求正文中删除该链接以及与该连接一起自动添加的文本。当您删除该链接时,将不再使用您对会议要求所做的更改来更新工作区。删除该链接不会删除工作区。您以后还可以向该会议要求或其他会议要求添加该工作区的链接。或者,如果决定不再使用工作区,则可以将其删除。

注意: 如果该会议要求是用于定期会议系列的,则不能只针对该系列中的一个会议删除该链接。您只能删除整个系列的链接。完成删除之后,就不能将该工作区重新与任何会议要求进行链接了。不过,您可以将最初的定期会议系列与另外一个工作区进行链接。

  • 在“会议工作区”任务窗格中,单击“删除”。这样会删除邮件正文中的链接。

要删除工作区,请前往该工作区,然后查看有关删除网站的帮助。

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删除会议工作区

不能在 Office Outlook 2007 中删除会议工作区。可以从工作区或者该工作区的父网站中删除网站。

有关删除网站的详细信息,请参阅工作区中的“帮助”。

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