创建、更改或删除列表或库视图

创建、更改或删除列表或库视图

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您可以创建库和列表的自定义视图, 以组织和显示最重要的项目 (如特定列)、添加筛选或排序, 或者具有更具吸引力的样式。你可以创建个人视图 (只有你可以查看), 或者, 如果你有权限执行此操作, 则可以为使用列表的每个人创建公共视图。

注意: 如果你的屏幕与下面显示的屏幕不匹配, 则你可能使用的是 SharePoint Online 中的新体验。如果是, 请单击此处

注意: 如果你要创建将通过电话和其他移动设备访问的视图, 你需要考虑移动设备的功能。若要了解详细信息, 请参阅为移动设备配置 SharePoint 网站

创建视图:

  1. 转到要在其中创建视图的列表或库, 单击 "列表" 或 "" 选项卡, 然后单击 "创建视图"。

    注意: 如果 "创建" 视图被禁用, 则您没有创建视图的权限。有关创建个人视图和公共视图所需的权限的信息, 请参阅下面的 "视图设置" 部分。

    功能区上的 SharePoint 库“创建视图”按钮。

  2. 在 "设置" 页面上, 选择 "视图类型"。有关每种类型的信息, 请参阅下面的可选择的视图类型

  3. 在“视图名称”框中,键入视图的名称。 如果要将此视图设置设为列表或库的默认视图,请选择“将此项设为默认视图”。 只能将公共视图设为列表或库的默认视图。

    "创建视图设置" 页面
  4. 在 "访问群体" 部分中的 "查看访问群体" 下, 选择 "创建个人视图" 或 "创建公共视图"。当你只需要自己的视图时, 可创建个人视图。当你希望使用列表的每个人都可以查看时, 请创建公共视图。

    注意: 如果“创建公共视图”处于禁用状态,您无权创建此列表或库的公共视图。

  5. 在“”部分,选择要包含在视图中的列,并清除您不需要显示的列。在列号旁边,选择要在视图中显示的列的顺序。

  6. 配置视图的其他设置, 例如 "排序筛选", 然后在页面底部单击"确定" 。有关可选择的所有设置的说明, 请参阅下面的 "视图设置"。

使用以下过程可更改视图,例如使其成为默认视图、添加或删除列以及更改视图中项目的排序顺序。

注意: 创建视图后, 您不能更改视图类型 (例如, 无法从标准视图切换到数据表视图, 或将甘特图视图切换到日历视图, 反之亦然)。你将需要使用所需的视图类型创建新视图。但是, 如果你只是想要快速编辑列表或库中的列和行, 可以使用 "快速编辑" 临时将标准视图更改为 "数据表" 视图。为此, 请转到功能区中的 "列表" 或 "" 选项卡, 然后单击 "快速编辑"。完成后, 视图将返回到以前的外观。请注意, 您不能对项目进行分组的视图使用 "快速编辑"。有关数据表视图的详细信息, 请参阅下面的 "数据表视图" 部分,可供选择的视图类型

  1. 转到要更改视图的列表或库, 然后单击 "列表" 或 "" 选项卡。

  2. 单击 "修改视图"。

    注意: 如果禁用 "修改视图", 则您不具有修改当前视图的权限。但是, 您可以修改您的个人视图。有关创建个人视图和公共视图所需权限的信息, 请参阅文章后面的视图设置一节。

  3. 从“当前视图”下拉列表选择要更改的视图。

  4. 进行更改, 然后在页面底部单击"确定" 。有关您可能想要修改的所有设置的说明, 请参阅下面的 "视图设置"。

    注意: "当前视图" 下拉列表中的视图按字母顺序排序, 并且不能更改。但是, 您可以更改视图的名称, 以使第一个字母按所需的字母顺序排列。

使用以下步骤删除视图。

  1. 转到要删除其视图的列表或库, 然后单击 "列表" 或 "" 选项卡。

  2. 从“当前视图”下拉列表选择要删除的视图。

    当前列表视图的下拉列表

  3. 单击 "修改视图"。

    注意: 如果禁用 "修改视图", 则您不具有修改当前视图所需的权限。但是, 您可以修改您的个人视图。有关创建个人和公共视图所需的权限的信息, 请参阅本文后面的视图设置

    打开了下拉列表的 "修改视图" 按钮

  4. 将 "设置" 页面向下滚动到 "视图" 部分, 然后单击要删除的视图。

  5. 在视图的顶部区域中,单击“删除”。

    "删除视图" 按钮

    注意: 如果 "删除" 不是一个选项, 这可能是列表或库的默认视图, 并且您不能删除默认视图。必须首先修改其他视图, 并将其设置为默认视图。

  6. 在系统提示时,单击“确定”。

查看“类型”页面

注意: 创建后, 您不能更改视图的格式, 例如从日历更改为甘特图视图。但是, 您可以为要使用的每个新格式创建相同数据的其他视图。

以下是可供选择的视图类型:

标准视图    此视图一行接一行地显示列表和库项目。标准视图是多数类型的列表和库的默认视图。可以通过多种不同方式(例如在视图中添加或删除列)对其进行自定义。

标准视图

日历视图   此视图以类似于留言板日历的格式显示列表和库。你可以按此格式应用每天、每周或每月视图。如果你希望按时间顺序查看列表或库中的项目, 则此视图可能会很有帮助。若要使用此视图, 您的列表或库必须包含具有日历项目的 "开始日期" 和 "结束日期" 的栏。

日历视图

数据表视图   此视图在网格中显示列表和库项目, 类似于电子表格。如果您需要同时编辑列表或库中的许多项目, 则此视图 (也称为 "快速编辑") 可能很有帮助。如果要将数据导出到电子表格或数据库程序, 则此视图也很有用。"数据表" 视图有一些限制-例如, 并非所有 Excel 功能都可用。如果列中的某一项灰显, 则该类型的列是不可编辑的。

数据表视图

甘特图视图   此视图在跟踪进度的横栏中显示列表和库项目。甘特图视图可帮助您管理项目。例如, 你可以使用此视图来查看哪些任务相互重叠, 并直观显示整体进度。若要使用此视图, 您的列表或库必须包含具有 "开始日期" 和 "结束日期" 的列。

甘特图视图

Access 视图   使用 Microsoft Access 创建基于列表或库的窗体和报表。仅当安装有 Microsoft Access 时才可用。

使用 Microsoft Access 创建视图

SharePoint Designer 中的自定义视图   启动并使用 SharePoint Designer 应用创建高级自定义视图。这需要高级权限和 SharePoint Designer。

SharePoint Designer 2013 front page 的图像。

现有视图    如果现有视图几乎是所需的视图, 您可以使用现有视图作为创建新视图的起始点, 从而节省时间。在标题 "从现有视图开始" 下, 您将看到当前视图的列表。单击视图以创建新视图。

从现有视图开始

视图具有许多设置,可帮助您更轻松地在列表或库中快速找到所需的信息。 下面是 SharePoint 视图的设置。 并不是所有设置都可用于所有类型的视图。 日历视图的设置与其他类型的视图有所不同。

视图中项目的最大数量为5000。您可以通过使用筛选器和项目限制设置来管理视图中的项目数。有关详细信息, 请参阅管理包含很多项目的列表和库

  • 默认视图   所有列表和库都有一个默认视图, 即用户转到列表或库时看到的视图。你可以将默认视图更改为该列表或库的任何公共视图。但不能将个人视图设置为默认视图。若要删除默认视图的视图, 必须首先将该列表或库的另一个公共视图设置为默认视图。

    注意: 如果将其设为 "创建" 或 "编辑" 视图页面上未显示默认视图, 则您不具有创建公共视图的权限, 或者视图是个人视图。若要创建公共视图, 您需要在列表或库的 "设计者" 组中, 或者具有同等权限。有关详细信息, 请参阅了解 SharePoint 中的权限级别

  • 访问群体   创建视图时, 可以将该视图的访问群体设置为 "个人视图" 或 "公共视图"。个人视图是只有您可以看到的视图。公共视图是指任何人都可以看到的视图。

    不能将个人视图更改为公共视图,也不能将公共视图更改为个人视图。 可以使用公共视图作为个人视图或公共视图的开始点。 个人视图只能作为个人视图的开始点。

    如果在尝试创建视图时禁用 "创建视图", 则您没有创建视图的相应权限。如果 "创建" 视图可用, 但禁用 "创建公共视图" 选项, 则您需要是 "设计者" 组或同等权限。在 "创建个人视图" 中, 您需要位于列表或库的 "成员" 组中, 或者具有同等权限。

  •    视图中的列包含列表或库项目需要查看的信息。与视图的其他功能 (如筛选器) 结合使用的列可以帮助您仅查看最重要的信息。如果列表或库包含大量项目, 这将非常有用。有关使用列创建自定义视图的详细信息, 请参阅在列表或库中创建栏

  • 甘特栏    选择将在甘特图视图中显示的栏。 “标题”是必填的文本字段。 “开始日期”和“截止日期”是必填的日期字段。 当选择栏(例如“标题”)时,如果下拉列表中未显示任何选项,您必须创建列以支持此视图。

  • 排序    设置项目在视图中的显示顺序。最多可以设置两个条件。例如,显示任务列表中先按优先级再按截止日期排序的项目。

  • 筛选    配置视图,以便通过使用列表或库的列中的信息进行筛选,显示列表或库中的项目。 例如,视图可以显示库中用于特定项目的文档。

    提示: 你可以使用计算列或使用计算的筛选器 (例如 [Today]), 在日期与今天匹配时显示项目, 或使用 [本人] 为视图的用户显示项目。你也可以将简单公式与函数组合在一起。例如, 若要显示过去七天内创建的项目, 请按 "创建时间" 列进行筛选, 将 "操作员" 设置为 "小于", 并将值设置为[Today]-7 (无空格)。有关详细信息, 请参阅SharePoint 列表中常用公式的示例

  • 表格视图    提供每个项目的复选框,以便用户可以选择多个列表或库项目执行批量操作。 在必须更改列表或库中的许多项目的情况下,这可以节省大量时间。 例如,用户可以选中和取消选中多个文档。

  • 分组依据    按列中的信息对列表和库项目进行分组。例如,先按优先级,再按完成百分比对任务列表中的项目进行分组。

  • 汇总    显示视图中列的汇总计算,例如:计数、平均值、最大值、最小值。例如,通过在文档库中将标题列设置为“计数”,视图将显示视图中以及视图中的组中的文档数目。根据列的类型(如数值)和为其创建视图的列表或库的类型,可用于汇总的列和可用于每个列的设置会有所不同。

  • 样式    确定视图的布局,例如新闻稿。 并非所有样式都可用于所有视图类型。

    • 基本表格    显示行中的项目。

    • 框式    使用与名片类似的布局显示列表中的项目。 此样式仅可用于列表。

    • 框式,无标签    与框式样式类似,但是视图中没有列的标签。 此样式仅可用于列表。

    • 默认    默认视图因列表或库的类型和配置而异。

    • 文档详细信息    使用与名片类似的布局显示库中的文件。 此样式可用于大多数库,但不适用于列表。

    • 新闻稿    在行中显示项目,行间带有横格线。

    • 新闻稿,无横格线    在带有交替阴影的行中显示项目,行间没有横格线。

    • 预览窗格”在页面左侧显示项目的名称。 当指向项目的名称时,页面右侧会显示为视图选择的栏。

    • 阴影    在带有交替阴影的行中显示项目。

  • 文件夹    选择“显示文件夹中的项目”可以在视图中显示包含项目的列表或库文件夹。 选择“显示所有项目,但不显示文件夹”则仅在视图中显示列表或库项目,也称为无层次视图。 您可能还能够选择要创建的视图是适用于所有文件夹、仅适用于顶级文件夹,还是适用于特定内容类型的文件夹。

  • 项目限制    您可以指定每个视图中同时显示的项目的数量(批量),或视图将显示的项目的总数。 视图中项目的批量越大,在浏览器中下载所耗费的时间越长。

  • 移动    您可以指定此视图用于移动设备,是移动设备的默认移动视图,并可指定在此视图的列表视图 Web 部件中显示的项目数目。 此选项并非可用于所有的列表和库。 该视图必须是公共视图。

注意: 屏幕看上去是否与此处的示例有所不同?您的管理员可能已在列表上设置了经典模式, 或者您使用的是早期版本。如果是, 请单击此处

创建SharePoint列表的新视图以组织和隐藏或显示列。一个视图是默认视图。你可以从 "查看选项" 菜单中使用添加的其他视图。您可以创建一个视图以保存从列标题或筛选器窗格中所做的不同排序、筛选和分组选择。显示或隐藏的列以及列宽也将与视图一起保存。

  1. 在列表的命令栏中, 选择 "视图选项 "列表视图选项" 图标 "。

    如果 "视图选项" "列表视图选项" 图标 不可见, 请确保您没有编辑列表或未选择一个或多个项目。此外, 你可能没有权限。在这种情况下, 请与Office 365管理员或网站或列表所有者联系。

  2. 单击 "将视图另存为"。

  3. 输入新名称, 然后单击"确定"

  1. 转到 "列表设置"。

  2. 在 "设置" 页面底部, 单击 "创建视图"。

  3. 在 "视图类型" 页面上, 选择一种视图类型, 可打开该视图类型的 "创建视图" 页面。最常见的视图类型是 "标准" 视图, 这会将列表项显示为另一列。"标准视图" 是大多数类型的列表的默认视图。

    重要: 选择视图类型后, 您不能对其进行更改, 但您可以使用不同的视图类型创建另一个视图。有关详细信息, 请参阅创建、更改或删除列表或库的视图

  4. 在“视图名称”框中,键入视图的名称。

  5. 如果要将其设置为列表的默认视图, 请选择"将此值设置为默认视图"。只有公共视图才能作为默认视图。

  6. 在 "访问群体" 部分中的 "查看访问群体" 下, 选择 "创建个人视图" 或 "创建公共视图"。当你只需要自己的视图时, 可创建个人视图。当你希望使用列表的每个人都可以查看时, 请创建公共视图。

    注意: 如果 "创建公共视图" 处于禁用状态, 则您没有 "设计" 权限级别或更高的权限。

  7. 在“”部分,选择要包含在视图中的列,并清除您不需要显示的列。在列号旁边,选择要在视图中显示的列的顺序。

  8. 更改视图的其他设置, 例如 "排序筛选", 然后单击页面底部的"确定" 。有关详细信息, 请参阅在 SharePoint Online 中编辑列表视图

  1. 在列表的命令栏中, 选择 "视图选项 "列表视图选项" 图标 "。

    如果 "视图选项" "列表视图选项" 图标 不可见, 请确保您没有编辑列表或未选择一个或多个项目。此外, 你可能没有权限。在这种情况下, 请与Office 365管理员或网站或列表所有者联系。

  2. 单击要更改的视图的名称。

  3. 再次单击 "视图选项", 然后选择 "编辑当前视图"。

  4. 在 "编辑视图" 页面上, 进行更改。您可以添加或删除列、添加排序或筛选条件、配置文件夹等。

  5. 完成更改后, 单击"确定"

注意: 你也可以直接在列表视图中进行一些更改。若要执行此操作, 请单击列名称。你可以更改项目的顺序、筛选它们、对其进行分组、添加列以及更改其他栏设置。完成操作后, 单击 "视图选项", 然后单击 "将视图另存为"。保存视图及其当前名称, 或者输入新名称以创建新视图。

  1. 在列表的命令栏中, 选择 "视图选项 "列表视图选项" 图标 "。

  2. 单击要删除的视图的名称。

  3. 再次单击 "视图选项", 然后选择 "编辑当前视图"。

  4. 在 "编辑视图" 页面上, 单击 "删除", 然后单击"确定"

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