创建、修改或删除视图

可以使用视图查看列表或库中最重要的项目或最适合特定用途的项目。 例如,可以为适用于特定部门的库中的文件或某用户创建的列表中的项目创建视图。 视图可用于您创建这些视图时所在的列表或库。

根据列表或库的类型及其配置方式,每个列表或库至少有一个视图。 在浏览器中,可以修改这些视图和创建新视图。 例如,任务列表包含一些视图,如“今天到期”和“所有任务”。 您可以修改这些视图,例如通过更改列表中项目的排序方式。 您还可以创建仅显示未完成任务的新视图。

除了使用浏览器,还可以使用 Microsoft SharePoint Designer 2010 创建高度自定义的视图,或使用 Microsoft Access 创建基于列表的窗体和报表。

本文内容

规划视图

开始之前

视图的类型

视图的设置

创建视图

修改视图

删除视图

规划视图

开始之前

创建视图之前,您可能要向列表或库中添加列,以便能够更灵活地对列表或库中的项目进行排序、分组和筛选。 例如,用户可能只想查看适用于他们部门的库中的文档,或按项目编号排序的列表中的项目。

如果要创建将由电话和其他移动设备访问的视图,则需要考虑移动设备的能力。

视图的类型

创建视图时,必须首先选择是否要将视图基于:

  • 预定义的格式,例如日历

  • 现有视图

  • 通过使用 SharePoint Designer 2010 创建的自定义视图

  • 通过使用 Microsoft Access 创建的窗体和报表

您选择的选项决定了对列表或库中数据的要求以及信息的显示方式。 例如,若要创建日历视图,列表或库必须包含可用于日历项目的开始日期和结束日期的列。

注意:  创建视图之后,不能更改视图的格式,例如不能从日历视图更改为甘特图视图。

并不是所有格式都可用于所有类型的列表和库。 例如,有些视图格式仅可用于讨论板。 下面是可用的格式。 在网站上还可以使用自定义格式。

  • 标准视图    此视图一行接一行地显示列表和库项目。 标准视图是多数类型的列表和库的默认视图。 可以通过多种不同方式(例如在视图中添加或删除列)对其进行自定义。

    标准视图

  • 标准视图,包含展开的定期事件    此视图一行接一行地显示列表和库项目。 如果想要查看定期事件的每个实例,请使用此视图。

    包含定期任务的标准视图

  • 日历视图    此视图使用与挂历类似的格式显示列表和库。 可以采用此格式应用每日、每周或每月视图。 如果想要按时间顺序查看列表或库中的项目,此视图将很有帮助。

    日历视图的要求与其他格式不同。

    日历视图

  • 数据表    此视图在网格中显示列表和库项目,与电子表格类似。 如果您需要同时编辑列表或库中的许多项目,此视图将很有帮助。 如果要将数据导出到电子表格或数据库程序,此视图也会有所帮助。 数据表视图需要一个与 SharePoint 兼容的控件或程序(例如 Microsoft Office 2010)以及 ActiveX 控件 支持。

    数据表视图

  • 甘特图    此视图在跟踪进度的进度栏中显示列表和库项目。 甘特图视图有助于管理项目。 例如,可以使用此视图查看哪些任务彼此重叠,并使总体进度可视化。

    甘特图视图

您可以将视图基于以下的其他选项:

  • 现有视图    如果现有视图基本上是您想要的视图,则可以使用现有视图开始创建新视图,从而节省时间。

    从现有视图开始

  • Access 视图    使用 Microsoft Access 创建基于列表或库的窗体和报表。

    使用 Microsoft Access 创建视图

  • 设计器中的自定义视图    使用 Microsoft SharePoint Designer 2010 的功能(例如更改栏宽度),可以为列表或库创建自定义视图。

    在 Microsoft SharePoint Designer 2010 中创建视图

视图的设置

视图具有许多设置,可帮助您更轻松地在列表或库中快速找到所需的信息。 下面是 SharePoint 视图的设置。 并不是所有设置都可用于所有类型的视图。 日历视图的设置与其他类型的视图有所不同。

重要:  视图中的最大项目数为 5000。 通过使用筛选器和项目限制设置,可以管理视图中的项目数。

  • 默认视图    为所有列表和库提供了默认视图。 可以将列表或库的默认视图更改为任何公共视图;您不能使用个人视图。 若要删除作为默认视图的视图,您首先必须将另一个公共视图作为默认视图。

    注意:  如果在创建视图页或编辑视图页上未显示“将此项设为默认视图”,则说明您不具有创建公共视图所需的权限,或者该视图为个人视图。 若要创建公共视图,您必须至少拥有通过加入网站的默认“设计者”组而获得的权限。

  • 个人视图或公共视图    当创建视图时,可以配置访问群体,以使视图成为个人视图或公共视图。 个人视图仅在您查看列表或库时供您使用。 公共视图在任何人查看列表或库时都可用。

    不能将个人视图更改为公共视图,也不能将公共视图更改为个人视图。 可以使用公共视图作为个人视图或公共视图的开始点。 个人视图只能作为个人视图的开始点。

    创建视图时,如果“创建视图”处于禁用状态,则说明您不具有创建个人视图或公共视图所需的权限。 如果“创建公共视图”选项处于禁用状态,您无权创建公共视图。 若要创建个人视图,您必须具有列表或库的参与讨论权限级别,例如通过成为默认网站名称“成员”组的成员。 若要创建公共视图,您必须具有列表或库的设计权限级别,例如通过成为网站的默认“设计者”SharePoint 组的成员。

  •     视图中的栏可以为您提供所需的列表或库项目的信息,您一眼即可看到这些信息。 因此,无需打开每个项目来查看项目详细信息。 列与视图的其他功能(如筛选器)相结合,可帮助您仅查看对于工作最重要的信息。 这在列表或库包含大量项目时特别有帮助。

  • 甘特栏    选择将在甘特图视图中显示的栏。 “标题”是必填的文本字段。 “开始日期”和“截止日期”是必填的日期字段。 当选择栏(例如“标题”)时,如果下拉列表中未显示任何选项,您必须创建列以支持此视图。

  • 排序    设置项目在视图中的显示顺序。 最多可以设置两个条件。 例如,显示任务列表中先按优先级再按截止日期排序的项目。

  • 筛选    配置视图,以便通过使用列表或库的列中的信息进行筛选,显示列表或库中的项目。 例如,视图可以显示库中用于特定项目的文档。

  • 直接编辑    启用在视图中编辑列表和库项目的功能,而无需打开每个项目进行编辑。 在必须更改列表或库中的许多项目的情况下,这可以节省大量时间。 但这不适用于库中的文件。 这些文件必须使用相应的程序(如 Microsoft Word)进行编辑。

  • 表格视图    提供每个项目的复选框,以便用户可以选择多个列表或库项目执行批量操作。 在必须更改列表或库中的许多项目的情况下,这可以节省大量时间。 例如,用户可以选中和取消选中多个文档。

  • 分组依据    按列中的信息对列表和库项目进行分组。例如,先按优先级,再按完成百分比对任务列表中的项目进行分组。

  • 汇总    显示视图中列的汇总计算,例如:计数、平均值、最大值、最小值。 例如,通过在文档库中将标题列设置为“计数”,视图将显示视图中以及视图中的组中的文档数目。

    根据栏的类型(如数值)和为其创建视图的列表或库的类型,可用于汇总的栏和可用于每个栏的设置会有所不同。

  • 样式    确定视图的布局,例如新闻稿。 并非所有样式都可用于所有视图类型。

    • 基本表格    显示行中的项目。

      标准视图

    • 框式    使用与名片类似的布局显示列表中的项目。 此样式仅可用于列表。

      框式样式视图

    • 框式,无标签    与框式样式类似,但是视图中没有列的标签。 此样式仅可用于列表。

    • 默认    默认视图因列表或库的类型和配置而异。

    • 文档详细信息    使用与名片类似的布局显示库中的文件。 此样式可用于大多数库,但不适用于列表。

      “文档详细信息”样式

    • 新闻稿    在行中显示项目,行间带有横格线。

      “新闻稿”样式视图

    • 新闻稿,无横格线    在带有交替阴影的行中显示项目,行间没有横格线。

      “新闻稿,无横格线”样式视图

    • 图片库详细信息    显示图片库中图片的缩略图。

      “图片库详细信息”样式

    • 预览窗格”在页面左侧显示项目的名称。 当指向项目的名称时,页面右侧会显示为视图选择的栏。

      预览样式视图

    • 阴影    在带有交替阴影的行中显示项目。

      阴影样式视图

  • 文件夹    选择“显示文件夹中的项目”可以在视图中显示包含项目的列表或库文件夹。 选择“显示所有项目,但不显示文件夹”则仅在视图中显示列表或库项目,也称为无层次视图。 您可能还能够选择要创建的视图是适用于所有文件夹、仅适用于顶级文件夹,还是适用于特定内容类型的文件夹。

  • 项目限制    您可以指定每个视图中同时显示的项目的数量(批量),或视图将显示的项目的总数。 视图中项目的批量越大,在浏览器中下载所耗费的时间越长。

  • 移动    您可以指定此视图用于移动设备,是移动设备的默认移动视图,并可指定在此视图的列表视图 Web 部件中显示的项目数目。 此选项并非可用于所有的列表和库。 该视图必须是公共视图。

创建视图

查看列表或库时,可以通过指向栏名,然后单击该名称旁边的箭头,来临时对列表或库进行排序或筛选。 如果您只是偶尔想要按此方式查看列表或库,这会很有帮助,因为下次您要按此方式查看列表或库时必须重复这些步骤。

对列表排序

如果经常需要以某种方式查看列表或库中的信息,则可以创建视图。 当创建视图时,该视图将被添加到列表或库的“视图”菜单中。

列表或库的视图

创建视图:

  1. 在“快速启动”上,单击要为其创建视图的列表或库的名称。

    如果列表或库未在“快速启动”中,请依次单击“网站操作”和“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

  2. 在功能区中,单击“列表”或“”选项卡,然后单击“创建视图”。

    创建视图

    注意:  如果已禁用“创建视图”,您可能没有创建个人或公共视图所需的权限。 有关个人视图和公共视图的详细信息,请参阅本文的“视图的设置”。

  3. 单击要用来创建视图的选项,例如“标准视图”或现有视图。

  4. 在“视图名称”框中,键入视图的名称。 如果要将此视图设置设为列表或库的默认视图,请选择“将此项设为默认视图”。 只能将公共视图设为列表或库的默认视图。

  5. 在“访问群体”部分中的“视图访问群体”下,选择“创建个人视图”或“创建公共视图”。

    注意:  如果已禁用“创建公共视图”,您可能没有为此列表或库创建公共视图所需的权限。

  6. 在“栏”部分中,选择要添加到视图中的栏并清除不需要的栏。 在所选栏旁边的下拉列表中,选择视图中的栏顺序。

  7. 配置视图的其他设置,例如“排序”和“筛选”,然后单击“确定”。 有关视图设置的详细信息,请参阅本文的“视图的设置”。

修改视图

使用以下过程可修改视图,例如使其成为默认视图、添加栏以及更改视图中项目的排序顺序。

  1. 在“快速启动”栏上,单击包含要修改的视图的列表或库的名称。

    如果列表或库未在“快速启动”中,请依次单击“网站操作”和“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

  2. 在功能区中,单击“列表”“库”选项卡。

  3. 从“当前视图”下拉列表选择要修改的视图。

    列表或库的视图

  4. 单击“修改此视图”。

    若要利用 SharePoint Designer 提供的高级功能来修改视图,请指向“修改此视图”,选择向下箭头,然后单击“在设计器中修改(高级)”。 SharePoint Designer 2010 必须安装在本地计算机上才能使用此选项。 如果选择此选项,但未安装 SharePoint Designer 2010,系统将提示您安装它。 可以免费下载 SharePoint Designer 2010。

    修改视图

    注意:  如果“修改此视图”处于禁用状态,则您可能没有修改当前视图所需的权限。 不过,您可以修改个人视图。 如果您有列表或库的设计权限级别,还可以修改公共视图。

删除视图

使用以下过程可删除列表或库的视图。

注意:  如果没有显示“删除”选项,该视图可能是列表或库的默认视图。 您必须首先修改另一视图,使其成为默认视图。 有关修改视图的详细信息,请参阅本文中的“修改视图”。

  1. 在“快速启动”栏上,单击包含要删除的视图的列表或库的名称。

    如果列表或库未在“快速启动”中,请依次单击“网站操作”和“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

  2. 在功能区中,单击“列表”“库”选项卡。

  3. 从“当前视图”下拉列表选择要删除的视图。

    列表或库的视图

  4. 单击“修改此视图”。

    修改视图

    注意:  如果“修改此视图”处于禁用状态,您无权修改当前视图。 不过,您可以修改个人视图。 如果您有列表或库的设计权限级别,则可以修改公共视图。

  5. 在视图的顶部区域中,单击“删除”。

  6. 在系统提示时,单击“确定”

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