列表简介

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

列表是您与工作组成员共享的信息集合。例如,您可以为事件创建注册工作表或者跟踪日历上的工作组事件。

本文内容

概述

使用列表的方式

列表的类型

概述

创建 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站时,将同时为您创建几种不同类型的列表。这些默认的列表包括讨论板、日历列表等。

可以自定义上述列表并向其中添加项目,通过已有的列表模板创建附加列表,并创建仅带有所选的设置和栏的自定义列表。

可以通过多种不同的方式查看列表。例如,可以在一个页面上提供所有任务的视图,在另一个页面上仅提供当天到期的任务的视图。还可以使用文件夹组织列表项。例如,可以在主页上通过日历仅查看当前事件,并在另一个页面上创建一个可视视图(与挂历类似)。  

在电子表格中是否有您要在 SharePoint 网站上的列表中使用的数据?可以通过导入电子表格创建新列表,其中包括栏和数据。

如果您安装了数据库程序(如 Microsoft Office Access 2007),并且您的浏览器支持 Microsoft ActiveX 控件,则可以将列表数据与查询、连接和报表等数据库工具集成。

列表可以也显示在 Web 部件上您的网站上的页面。Web 部件的构建基块的网站,并可用于向 Web 部件页直接从列表中添加项目。您还可以直接打开列表和处理它。例如,默认通知列表显示在新的工作组网站主页上,在 Web 部件,但您也可以单击以打开和处理它在其自己的页面上的列表的标题。

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使用列表的方式

可以通过以下方式使用列表,以便帮助您管理所在小组的信息。

  • 跟踪版本和详细历史记录    可以跟踪列表项的版本,这样就可以查看各版本之间哪些项发生了变化,以及更改了列表项的用户。如果新版本中出现了错误,则可以还原到项目的先前版本。如果您的组织需要监视列表的变化过程,跟踪列表的历史记录就特别重要。

    列表的版本记录

  • 要求审批    可以指定必须对列表项进行审批后用户才能查看列表。在具有审批权限的用户批准或拒绝项目之前,项目一直处于待定状态。可以控制在列表项获得批准以前可以查看列表项的用户组。

  • 将电子邮件与列表相集成    如果您的网站上已经启用了传入或传出邮件功能,则列表可以利用电子邮件功能。还可以将某些列表(如日历)设置为用户可通过发送电子邮件向其中添加内容。可以将其他列表(如任务列表)设置为在向用户分配项目时向该用户发送电子邮件。您的组织可以对其他类型的列表进行自定义以便接收邮件。

  • 自定义权限    可以指定列表的参与者是只能读取和编辑他们创建的项目,还是能够读取和编辑列表中的所有项目。具有列表管理权限的用户可以读取和编辑所有列表项。您还可以将特定的权限级别应用到单个列表项,例如,如果该列表项包含机密信息。

  • 创建和管理视图    您所在的小组可以创建同一列表的不同视图。列表的实际内容并未更改。但项目会被组织或筛选,以便用户可以根据需要找到最重要或最感兴趣的信息。

  • 使用公式和计算值    可以使用公式和计算值在列表的栏中动态生成信息。操作可以包括列表中的一个或多个其他栏中的信息,以及 [today] 等系统函数,以指示当前日期。例如,可以指定从当前日期算起七天后为默认截止日期。

  • 及时了解更改信息    Office SharePoint Server 2007 中的列表和视图现在使用 RSS 技术,因此工作组成员可以自动接收更新。利用 RSS 技术,用户可以接收和查看更新或同一位置中的新闻和信息的 RSS 源。还可以创建电子邮件通知,以便当列表发生更改或添加了新项目时您能得到通知。通知是跟踪重要更改的一种简便方式。

  • 与数据库程序共享列表信息    如果安装有数据库程序(如 Microsoft Office Access 2007),则可以从网站导出和导入数据,也可以将数据库中的表链接到 SharePoint 列表。当使用数据库中的列表数据时,可以按照分析任何其他数据的方式对其进行分析,例如使用查询、连接和报表。

    • 在网站间以一致的方式使用列表   如果您的组使用多种类型的列表,您可以使用内容类型、 网站栏和模板跨多个列表添加一致性。这些功能使您能够重复使用有效的方法中的设置和列表结构。例如,您可以创建客户服务问题,指定某些列 (如客户联系人) 的内容类型和内容类型的业务流程。另一个示例创建具有部门下拉列表的网站列部门名称。您可以重复使用多个列表,以确保名称始终显示相同的方式在每个列表中的列。

      另请参阅部分找到有关内容类型、 网站栏和列表模板的详细信息的链接。

  • 通过电子邮件程序处理列表项    通过使用与 Office SharePoint Server 2007 兼容的电子邮件程序,可以随时获取重要列表信息。例如,使用 Microsoft Office Outlook 2007,可以通过 Outlook 查看和更新网站上的任务、联系人和讨论板。

  • 设置内容定位    Microsoft Office SharePoint Server 2007 列表中的项目可以发布为仅对特定组或访问群体的成员显示。这通过使用 Web 部件(例如内容查询 Web 部件)完成,它使用访问群体设定数据根据用户的情况筛选列表内容。若要对特定访问群体启用列表中的项目,必须使用“访问群体设定”栏设置列表本身。

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列表的类型

您使用的列表的类型取决于所共享的信息。

通知    使用通知列表可以共享新闻和状态并提供提醒。通知支持增强型格式设置,如图像、超链接和格式化文本。

联系人    使用联系人列表来存储有关人员或与您一起工作的组的信息。如果您使用的电子邮件或联系人与Office SharePoint Server 2007兼容的管理程序中,您可以查看和从 SharePoint 网站在其他程序中更新您的联系人。例如,您可以更新Office Outlook 2007从您所在组织的所有供应商的列表。联系人列表不会实际管理您的网站的成员,但可以用于存储和共享您的组织,如外部的供应商的列表的联系人。

讨论板    使用讨论板可提供一个集中的空间来记录和存储与新闻组格式类似的工作组讨论。如果您的管理员已在网站上启用了列表来接收电子邮件,则讨论板可存储来自大多数常见电子邮件的电子邮件讨论。例如,您可以为组织的新产品发布创建一个讨论板。如果您正在使用与 Office SharePoint Server 2007 兼容的电子邮件程序,则可以在使用其他程序时查看和更新讨论板。

链接    可以使用链接列表集中显示到 Internet、公司 Intranet 以及其他资源的链接。例如,您可以创建到客户网站的链接的列表。

日历    可将日历用于所有工作组事件或特定情形,例如公司休假。日历可提供工作组事件(包括会议、社会活动和全天事件)的与台历或挂历类似的可视视图。还可以跟踪非特定于某个时间间隔的工作组里程碑,如期限或产品发布日期。如果正在使用与 Office SharePoint Server 2007 兼容的电子邮件或日历程序,则可以在使用其他程序时从 SharePoint 网站查看和更新日历。例如,您可以将 SharePoint 网站上的日历与 Office Outlook 2007 日历中的日期进行比较并使用其中的日期进行更新,方法是在 Office Outlook 2007 中并排或重叠查看这两个日历。

任务    使用任务列表可以跟踪有关项目以及组的其他待办事项的信息。您可以给人们分配任务,并在完成任务的过程中跟踪状态和完成百分比。如果正在使用与 Office SharePoint Server 2007 兼容的电子邮件和任务管理程序,则可以在其他程序中通过 SharePoint 网站查看和更新任务。例如,您可以为组织的预算过程创建一个任务列表,然后在 Office Outlook 2007 中查看和更新该列表以及其他任务。

项目任务    若要使用具有进度条的可视视图或甘特图存储任务信息,请使用项目任务列表。您可以在完成任务的过程中跟踪状态和完成百分比。如果正在使用与 Office SharePoint Server 2007 兼容的电子邮件和任务管理程序,则可以在其他程序中通过 SharePoint 网站查看和更新任务。例如,您可以在 SharePoint 网站上创建一个任务列表来标识和分配创建培训手册的工作,然后就可以从 Office Outlook 2007 跟踪组织的进度。

问题跟踪    使用问题跟踪列表可以存储有关特定问题(如支持问题)的信息并跟踪其进度。您可以分配问题,进行分类,并确定这些问题的相互关系。例如,您可以创建一个问题跟踪列表来管理客户服务问题和解决方法。您也可以在每次编辑问题时注释问题,并在不改变问题初始描述的情况下创建注释历史记录。例如,客户服务代表可以记录解决问题采用的每个步骤以及结果。您也可以使用问题跟踪列表以及三态工作流帮助组织管理问题或项目跟踪。

调查    若要收集和汇总反馈,例如员工满意度调查表或测验,请使用调查。您可以通过多种不同的方式设计问题和答案,并可查看反馈的概况。如果已经安装了与 Microsoft Windows SharePoint Services(版本 3)或 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 兼容的电子表格或数据库程序,则可导出结果进行进一步分析。

自定义    虽然可以自定义任何列表,但是您也可以从自定义列表开始,然后自定义指定的设置。您也可以根据电子表格创建一个列表,条件是具有与 Microsoft Windows SharePoint Services(版本 3)或 Windows SharePoint Services 2.0 以及 Microsoft Internet Explorer 和 Microsoft Windows 兼容的电子表格程序。例如,可以从 Microsoft Office Excel 2007 中导入一个为存储和管理与供应商签订的合同而创建的列表。

此外,通过将业务数据栏类型添加到 Office SharePoint Server 2007 列表中,可以轻松地将业务应用程序(如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server)中的信息集成和并入到 Office SharePoint Server 2007 网站。通过将业务数据栏类型添加到列表中,您可以具有使用来自 Office SharePoint Server 2007 和外部业务应用程序的栏组合的项目列表。

语言和翻译人员    您可以创建语言和翻译人员列表来与翻译管理库中的翻译管理工作流一起使用。该工作流使用该列表将翻译任务分配给每种语言的列表中指定的翻译人员。您可以手动创建此列表,或者可以选择在将翻译管理工作流添加到翻译管理库中时自动创建此列表。

KPI 列表    关键性能指标允许您根据可度量目标快速评估进度。您可以设置 KPI 列表通过使用下列四个数据源之一跟踪性能:手动输入的数据、SharePoint 列表中的数据、Microsoft Office Excel 工作簿中的数据或来自 Analysis Services(Microsoft SQL Server 2005 的组件)的数据。创建 KPI 列表后,具有该列表的权限的任何人都可以使用该列表显示仪表板页面上各指示器的状态。 

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