列表和库的列的类型和选项

列表和库的列的类型和选项

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列类型确定数据存储和显示在列表或库中的方式。为列表或库创建栏时, 请选择一种列类型, 用于指示要存储在列中的数据类型, 如 "仅数字"、"格式文本" 或 "自动计算的数字"。然后, 将列添加到列表或库的一个或多个视图, 以帮助你以有意义的方式显示数据。

以下各节提供了有关可创建的默认列类型以及何时使用每种类型的列的信息。根据您的组织, 可能还会有其他类型的列可用。

栏可帮助您创建列表或库中的项目的有意义的视图。通过使用列, 您可以对项目进行排序、分组和筛选, 也可以自动计算有关项目的数据并显示这些计算的结果。列还使你可以指定当有人向列表或库添加项目时应输入有关该项目的信息。添加项目时, 将出现一个表单, 并提供用于输入信息的字段和选项。创建列表或库时, 将自动创建某些列, 如 "标题" 和 "修改者"。你可以创建更多列以满足你的需求。你创建的栏将确定该表单中显示的字段和选项, 以及可添加到列表或库的视图的列。

您可以在创建列时指定所需的列类型。在某些情况下, 你也可以为现有列选择不同的列类型, 但这取决于列中当前存储的类型和数据量。更改现有列的列类型可能会损坏已存储在列中的数据。出于这些原因, 在创建列之前决定要存储的数据类型非常重要。确定所需的列类型时, 请考虑以下事项:

  • 你想要存储哪种类型的数据?仅限信函?仅限数字?已设置格式的文本?例如, 不能将字母存储在数字列中。了解要存储哪种类型的数据是选择最合适的列类型的第一步。

  • 是否要使用财务计算中的数据?如果是, 则 "货币" 列类型是最佳选择。

  • 是否要使用数学计算中的数据?计算的准确度如何?您可以计算数字货币列中的数据, 但不能计算文本列。此外,货币列中的计算最为精确。

  • 你希望如何对列中的数据进行排序?在文本列中, 数字按字符串 (1, 10, 100, 2, 20, 200, 依此类推) 进行排序, 而不是作为数字值进行排序。若要将数字作为数字值进行排序, 请使用 "数字" 或 "货币" 列。此外, 如果多个日期格式存储在文本列中, 它们不会正确排序。若要确保正确地对日期进行排序, 请使用日期和时间列。

  • 是否要确保用户在列中输入信息?如果是, 则可以指定列是必需的, 并且用户不能添加项目而无需输入信息。

使用此列字段类型可在一行中收集并显示少量未格式化的文本, 包括:

  • 仅文本, 如名字、姓氏或部门名称

  • 文本和数字的组合, 例如街道地址或帐户号码

  • 计算中未使用的数字, 例如员工 ID 号、电话号码、邮政编码或部件号

单行文本列在一行中显示255个字符。如果要为列表或库创建栏, 并希望一次显示带格式的文本或多行文本, 请创建多行文本列。可以将现有单行文本列更改为多行文本列, 而不会丢失已存储在列中的任何数据。

您可以通过以下方式自定义单行文本列:

  • 分配字符限制   通过设置所需的最大字符数来限制字符数。例如, 如果列存储五位数的员工 ID 号, 则可以使用此功能来帮助确保用户只输入五个字符。

  • 显示默认值   当有人添加新项时自动显示特定的文本, 同时允许用户在需要时输入不同的文本。当你设置默认值时, 用户可以通过接受默认值来更快地输入信息, 除非他们需要对其进行更改。例如, 如果列存储了分配给某个项目的公司的名称, 并且你的组织与特定公司合作处理大多数项目, 则可以将该公司的名称输入为默认值。因此, 当向列表中添加新项目时, 将自动显示公司名称, 而团队成员无需输入名称。

    默认值可以是指定的文本, 也可以是计算的结果 (称为计算值)。当你希望自动显示特定文本时, 计算值很有帮助, 但根据添加项目的人员、添加项目的时间或其他原因, 文本可能会有所不同。若要使用计算值, 请输入一个公式, 而不是特定的文本作为默认值。该公式可以根据其他列中的信息或系统函数 (如 [today]) 计算值, 以指示当前日期, 或 [本人] 以显示添加或更改项目的人员的姓名

    单行文本列的选项

从必应地图或您的组织目录中添加丰富的位置数据。"位置" 列提供要按相关信息进行筛选、排序和搜索的其他列, 包括地址、城市或省/市/自治区。

在列表或库中使用此栏字段类型, 可在多行上收集和显示带格式的文本或较长的文本和数字, 例如项目的说明。多行文本列最多可以存储63999个字符, 并且你可以指定当用户输入有关某项的信息时要显示的文本行数。当在列表或库中查看列时, 此类型的列将显示所有文本。

您可以通过以下方式自定义多行文本列:

  • 分配显示限制   限制当用户输入有关用于编辑设置的行数的项目信息时显示的行数。例如, 如果列存储有关日历事件的较长的笔记, 则可以选择显示十行文本。这样便于用户输入信息, 因为他们可以轻松地查看其输入的所有文本。反之, 如果列只存储一个句子或两个有关事件的内容, 则可以选择仅显示两行或三行文本。

    如果您分配了显示限制, 则不会限制列显示在列表中时所显示的文本量。为项输入的所有文本都显示在列中。

  • 允许无限制长度   (仅在文档库中可用)在文档库中使用多行文本时, 可以指定该字段的长度不受限制。

  • 启用或禁用文本格式   (仅在列表中可用)指定文本类型以允许设置用户是否可以对文本应用格式 (如加粗、斜体或颜色)。有两个选项:纯文本, 不支持任何格式设置选项;或增强格式的文本, 支持诸如粗体、斜体、项目符号或编号列表、彩色文本和背景色等基本格式。它还具有用于超链接、图片和表格的其他选项。

  • 追加更改   (仅在列表中可用)如果已为列表启用版本控制 , 则会将更改追加到现有文本指定用户是否可以添加有关项目的新文本而不替换该项目的任何现有文本。如果您选择不追加更改, 有关项目的新文本将替换列中有关该项目的任何现有文本。如果你选择追加更改, 用户可以输入有关项目的其他信息, 同时还可以查看以前输入的文本以及输入文本的日期和时间。当在列表中查看, 而不是在项目窗体中的字段时, 列将显示超链接视图条目, 而不是文本, 用户可以单击超链接以查看存储在该项目的列中的所有信息。

    重要: 如果您在创建列后关闭此选项, 则除最新条目之外的所有信息都将被删除。

用于多个 liines 的文本列的选项

列表设置

文档库的多行栏文本

库设置

使用此列字段类型让用户从你提供的选项列表中进行选择。如果你想要确保列中的所有数据都一致, 则此列类型是一种理想的选择, 因为你可以限制存储在列中的值。

提示: 若要将列中的值限制为仅包含存储在网站中的值, 请使用查阅列, 而不是选择列。您可以在本文后面了解有关查阅列的详细信息。

您可以通过以下方式自定义选项栏:

  • 定义选择列表   提供用户可以选择的准确值列表。若要提供此列表, 请将每个选项的示例文本替换为您所需的值的单独的行框。在单独的行中键入每个值。若要开始新行, 请按 enter。

  • 选择显示格式   允许多项选择带有复选框或单个选择而无需。请注意, SharePoint Online将仅在经典SharePoint中显示单选按钮。

  • 启用其他自定义选项   若要允许用户输入未包含在选项列表中的值, 请打开 "填充" 选项。如果你可能并不了解用户需要输入的有关项目的所有值, 这是一种很好的做法。如果你希望用户仅使用你指定的值, 请关闭 "填充" 选项。

  • 显示默认值   当有人添加新项时自动选择特定值, 同时允许用户在需要时选择不同的值。默认值可帮助用户更快地输入信息。例如, 如果列存储了分配给某个项目的公司的名称, 而您的组织与特定公司的大多数项目配合使用, 则您可以输入该公司的名称作为默认值。因此, 当向列表中添加新项目时, 将自动显示公司名称, 而团队成员无需选择名称。

    默认值可以是你指定的值或计算的结果, 这称为计算值。当你想要在列中自动显示特定文本时, 计算值非常有用, 但根据添加项目的人员、添加项目的时间或其他原因, 文本可能会有所不同。若要使用计算值, 请输入一个公式, 而不是特定的文本作为默认值。该公式可以根据其他列或系统函数 (如 [today]) 中的信息计算值, 以指示当前日期, 或 [本人] 以显示添加或更改项目的人员的姓名。

用于选项栏的选项

使用此列字段类型存储不是货币值的数值。

有关选择 "数字" 或 "货币" 列的提示

"数字" 和 "货币" 列类型都存储数值。使用数字列存储数字数据以用于不进行财务计算或不需要高精度的数学计算。使用 "货币" 列存储用于财务计算的数值数据, 或者在不希望在计算中使用小数位数的情况下。与数字列不同,货币列在小数点左侧精确到15位, 右侧为4位。"数字" 和 "货币" 列类型都提供确定数据显示方式的预定义格式。

您可以通过以下方式自定义数字列:

  • 指定最小值和最大值   限制用户可输入的号码范围。例如, 如果列将任务的已完成工时量存储为百分比, 则可以将 "零" 指定为最小值, 而100为 "最大值"。同样, 如果列存储事件的与会者数量, 并且你想要将与会者限制为特定的号码, 你可以输入最大与会者数为 "最大值"。

  • 包含小数位数   指定数字是否包含小数位数以及要存储的小数位数。如果列可能需要存储超过五位小数的数字, 则可以选择 "自动", 选择要包含的小数位数。如果列存储计算的结果并且希望结果尽可能精确, 则 "自动" 也是一个不错的选择。但是, 如果你想要确保列中的所有值都具有相同的小数位数, 最好是将小数位数限制为零、仅对于整数, 或将其他小数位数到5。

  • 显示默认值   当某人添加新项时自动显示特定的数字, 同时允许用户在需要时输入不同的号码。默认值可帮助用户更快地输入信息。例如, 如果列存储每个团队成员拥有的计算机的数量, 并且每个团队成员至少有一台计算机, 输入1作为默认值。因此, 当向列表添加新项时, 将自动显示1 , 团队成员无需输入该数字。

    默认值可以是指定的数字或计算结果, 这称为计算值。当你希望自动显示特定数字时, 计算值很有帮助, 但该数字可能因添加项目的人员、添加项目的时间或其他原因而异。若要使用计算值, 请输入一个公式, 而不是指定一个特定的数字作为默认值。该公式可以根据其他列或系统函数中的信息计算数字。

  • 数字的格式设置为百分比   "以百分比形式显示" 设置允许你将数字显示和存储为百分比, 并将其视为用于计算其他值的百分比。

数字列的选项

使用此列字段类型存储货币值。

有关选择 "数字" 或 "货币" 列的提示

"数字" 和 "货币" 列类型都存储数值。使用数字列存储数值数据以用于不进行财务计算或不需要高精度的数学计算。使用 "货币" 列存储用于财务计算的数值数据, 或者在不希望在计算中使用小数位数的情况下。与数字列不同,货币列在小数点左侧精确到15位, 右侧为4位。"数字" 和 "货币" 列类型都提供确定数据显示方式的预定义格式。

货币列的选项

您可以通过以下方式自定义 "货币" 列:

  • 指定最小值和最大值   限制用户可输入的货币值范围。例如, 如果列存储某个事件的报告支出, 并且你的组织将报告限制为特定范围内的金额, 你可以将这些限制指定为最小值和最大值。

  • 包含小数位数   指定值是否包括小数位数以及要存储的小数位数。对于货币值, 你可以选择两个小数位, 或者, 如果你希望仅存储舍入的值, 则可以选择 "零"。对于需要高精度的计算中使用的非货币值, 您可以选择将小数位数限制为零到五, 若要获取更精确的值, 请选择 "自动" 以自动使用适当数量的计算结果的小数位数。

  • 显示默认值   当有人添加新项时自动显示特定值, 同时允许用户在需要时输入不同的值。默认值可帮助用户更快地输入信息。例如, 如果列存储了为设置新帐户而产生的费用, 并且该费用对于所有新帐户通常是相同的, 则可以将该金额指定为默认值。因此, 当向列表中添加新项时, 会自动显示该值, 而团队成员无需输入数字。

    默认值可以是你指定的值或计算的结果, 这称为计算值。当你希望自动显示特定值但根据项目 (添加项目的者、添加的项目或其他原因), 计算值很有帮助。若要使用计算值, 请输入一个公式, 而不是特定的文本作为默认值。该公式可以根据其他列或系统函数中的信息计算值。

  • 选择货币格式   通过选择列的特定货币格式, 确保列中的所有值都基于相同的货币。下拉框提供超过100个国家/地区的选项, 以便您可以以大多数本地格式指定货币。

使用此列字段类型存储日历日期或日期和时间。日期格式根据网站的区域设置而变化。如果所需的格式不可用, 请让管理员向网站添加对相应区域的支持。

您可以通过以下方式自定义日期和时间列:

  • 仅包含日期或日期和时间   指定是要仅包含日历日期, 还是要包含日历日期和时间。

  • 显示默认值   在某人添加新项目时自动显示特定日期或日期和时间, 同时允许用户在需要时输入不同的值。默认值可帮助用户更快地输入信息。例如, 如果列存储发生支出的日期, 而大部分费用发生在财政年度的第一天, 则可以将会计年度的第一天指定为默认值。因此, 该日期会在新项目添加到列表中时自动显示, 而工作组成员无需输入日期。

    默认值可以是你指定的值、将项目添加到列表或库的日期或计算的结果 (称为计算值)。当您希望自动显示特定日期或时间, 但日期或时间可能因项目而异时, 计算值很有帮助。若要使用计算值, 请输入一个公式作为默认值。该公式可以根据其他列或系统函数 (如 [today]) 中的信息计算值, 以指示当前日期。例如, 如果希望列显示当前日期之后30天的日期, 请在 "计算值" 框中键入公式= [TODAY] + 30

"日期时间" 列的选项

使用此列字段类型, 让用户根据已存储在网站中的信息选择值。例如, 如果您希望列存储员工分配到的客户帐户的名称, 并且帐户列表必须限于网站上的客户帐户列表, 您可以创建一个查阅列以显示客户中的姓名帐户列表。查阅列中的选项列表显示在 "展开" 框中 (称为下拉菜单) 或列表框, 具体取决于是否允许用户选择多个值。

您可以通过以下方式自定义查阅列:

  • 选择查阅值的来源   指定网站上包含要存储在列中的值的列表、库或讨论板。源不能是子网站、 工作区网站、wiki 或博客。指定所需的列表、库或讨论板之后, 您可以指定该列表、库或讨论板中的哪一列包含您希望用户从中选择的值。

  • 允许多项选择   允许用户选择所需的多个值或限制其只能选择一个值的值的数量。如果用户可以选择多个值, 则所有值都将显示在列中, 用分号分隔 (;)。

  • 选择要显示的列   你可以添加一个或多个列, 以显示此列类型的特定字段值。

"查阅列" 选项对话框

使用此列字段类型来存储 true/false 或 "是/否" 信息, 例如是否有人会出席事件。当用户输入有关某个项目的信息时, "是/否"列将显示为单个复选框。若要指示"是", 则团队成员选中该复选框。若要指示 "", 则团队成员清除该复选框。

"是/否"列中的数据可以用于计算其他列。在这些情况下, "是"将转换为一 (1) 的数值, 而 "" 转换为零 (0) 的数字值。

你可以通过为它选择默认值来自定义"是/否"列。默认值是当有人添加新项时自动显示的选择。如果需要, 用户可以选择不同的值。对于"是/否"列, 您可以指定是否自动选中该复选框, 指示是否为"是"值, 表示 "" 值。

"是/否" 列的选项

使用此栏字段类型可提供用户和组的可搜索列表, 用户在添加或编辑项目时可从中选择。例如, 在 "任务" 列表中, 名为 "分配给" 的人员或组列可提供任务可分配给的人员列表。列表的内容取决于为该网站配置目录服务和SharePoint组的方式。若要自定义列表的内容, 可能需要与管理员联系。

您可以通过以下方式自定义人员或组列:

  • 允许多项选择   允许用户选择所需的多个选项, 或将选择数量限制为仅有一个选项。

  • 包含或排除人员组   指定列表是仅包含个别人员, 还是包括电子邮件通讯组列表和SharePoint组。例如, 在 "任务" 列表中, 你可能希望仅包含个人人员, 以确保特定人员负责每个任务。在项目列表中, 你可能希望包括电子邮件通讯组列表和SharePoint组, 以确保团队与每个项目相关联。

  • 仅将列表限制为仅限网站用户   指定列表是否包括目录服务中的所有人员和组, 或是否仅包含对网站具有访问权限的人员和组, 使其成为SharePoint组的成员。

  • 指定要显示的信息   选择要显示的有关人员或组的信息。例如, 在大型组织的联系人列表中, 您可以选择显示人员的姓名、图片以及技能和专业知识等详细信息。在小型团队的联系人列表中, 您可以选择仅显示某人的姓名或电子邮件地址。

注意: 状态为以前可用的 "名称" (具有状态), 在新式浏览器中不可用。你的组织可以通过执行在 Internet Explorer 10 文档模式下显示经典 SharePoint Online 网站中的步骤来选择使状态可用。

使用此列字段类型来存储指向网页的超链接, 或在 intranet 或 Internet 上显示图形。

超链接或图片栏存储网页、图形或其他资源的统一资源定位符 (URL)。根据你选择的显示格式, 它会显示可单击以访问资源的超链接, 或显示图形文件的图形而不是 URL。

若要将 URL 显示为超链接, 请选择超链接格式。当用户输入有关某个项目的信息时, 他们可以输入在列中显示的 url 和描述文本, 而不是 url。若要显示图形, 而不是图形文件的 URL, 请选择图片格式。当用户输入有关某个项目的信息时, 他们必须输入图形文件的完整 URL (如 http://www.example.com/image.gif), 并且可以选择输入图形的描述性、可选文字, 这将为关闭的用户显示。浏览器中的图形或依赖屏幕阅读软件将屏幕上的图形转换为口头单词。

图片/超链接列选项

使用此列字段类型以显示仅基于列表或库中其他列的计算结果的信息。例如, 使用 = [数量] * [商品价格] 计算总价。

将计算列添加到列表或库中时, 您将创建一个包含运算符的公式, 如减法 (-) 和加法 (+)、函数、特定值以及对其他列的引用。公式可以计算日期和时间、执行数学公式或操作文本。例如, 在 "任务" 列表中, 您可以使用此类型的列来计算根据 "开始日期" 和 "完成日期" 列完成每项任务所需的日历天数 (= [完成日期]-[开始日期])。在联系人列表中, 您可以使用计算列来合并联系人的名字和姓氏, 并根据名字和姓氏列 (= [first name] & "" & [姓]) 将他们用空格分隔开。请注意, 计算列中的公式仅可引用相同列表或库中的其他列。

除了为计算输入公式之外, 还可以指定希望计算返回的数据类型, 以及如何存储和显示这些数据。若要了解有关每个数据类型的详细信息, 请参阅本文相应的部分。

有关计算字段要使用的公式和函数的详细信息, 请参阅SharePoint 列表中常用公式的示例。本文包含许多常见的公式, 以及指向可在SharePoint中使用的所有函数的说明的链接。

计算列选项

使用此列可在使用任务工作流时为审批者创建其他选择。

任务工作流通常仅提供 "批准" 或 "拒绝" 的结果, 从而限制了项目或文档的处理方式。你可能需要将任务分配给其他人, 或将其返回到提交者以获取详细信息。使用 "任务结果" 列, 您可以提供选项栏字段, 用于选择不同的完成条件选项。例如, 你可以请求对某个项目进行说明或将其分配给其他人, 以使该审批者更灵活地在工作流中使用。

"任务结果" 列选项

当您在选项字段中键入选项时, "任务结果" 列类似于选项字段。您可以将单个选项设置为默认值, 或使用计算值。若要使用计算值, 请输入一个公式, 而不是指定一个特定的数字作为默认值。该公式可以根据其他列或系统函数中的信息计算数字。你还可以选择是否需要列值, 并将所有项的值设置为唯一值。

有关在SharePoint中使用任务和任务结果的 indepth 教程, 请参阅使用 Visual Studio 2012 在 SharePoint 2013 工作流中使用任务

使用此列显示来自外部源的数据, 例如 CRM 应用、数据库或电子表格。

"外部数据" 列允许你连接到外部数据源, 以提供类似的数据库、电子表格和 CRM 应用。例如, 使用 SAP 或 Microsoft CRM 之类的业务线应用程序进行连接可提供来自外部数据源的最新客户信息, 可在列表中显示和使用。使用外部清单数据库, 您的列表可以显示当前价格、说明或可用于通过其他列进行计算或查找的运输重量。

外部数据列选择

在你能够访问外部数据之前, 需要满足外部数据先决条件。这些任务通常由管理员完成, 并且需要创建用于访问数据的帐户和权限, 从而激活业务数据连接安全存储服务

有关创建、更新和刷新外部数据列的详细信息, 请参阅在列表或库中创建和更新外部数据列在 Excel Services (SharePoint Server) 中处理外部数据

使用此列类型使网站用户能够从特定的受管术语集中选择值并将这些值应用于其内容。用户可以创建和配置要映射到现有术语集或术语的托管元数据列, 也可以为托管元数据列专门创建新的术语集。托管元数据列具有几个独特的功能和特性, 可帮助用户选择内容并将术语应用于内容, 例如支持 "在类型前", 以及对术语、说明、同义词和多语言值的消除歧义的支持。

托管元数据列可促进跨网站的元数据的一致使用, 因为它们为用户提供了其内容所能应用的术语列表。这些术语来自由术语库管理员或具有管理术语权限的其他人在术语库管理工具中集中管理的术语集。每当将特定托管元数据列绑定到的术语集更新时, 只要托管元数据列可用, 用户就能自动变为可用的更新术语。你可以通过以下方式自定义托管元数据列。

托管元数据列的选项

多值字段   选中 "允许多个值" 复选框可允许列包含多个值。请注意, 启用此功能将阻止对列表视图中的数据进行排序。

显示格式   从术语集中选择的值可以显示为单个值或具有完整的层次结构路径。

  • 选择 "字段" 复选框中的 "显示术语标签", 以将术语集的值显示为单个值。例如: City。

  • 选择 "在字段中显示术语的完整路径" 复选框, 以将术语集的值显示为完整的层次结构路径。例如: 位置、洲、国家/地区、城市。

术语集设置   显示企业托管术语集中的术语, 或创建自定义术语集以与网站集中的其他人共享。

  • 使用托管术语集   输入一个或多个术语 (以分号分隔), 然后选择 "查找" 以筛选仅包含所需术语的选项。在找到包含要在此列中显示的值列表的术语集之后, 单击某个术语以选择要显示在列中的层次结构的第一个级别。当用户选择某个值时, 将显示你选择的术语下方的所有级别。

创建自定义术语集   输入自定义术语集的说明, 并将术语集层次结构直接输入到提供的框中, 或单击 "使用术语集管理器编辑" 以打开和使用术语管理工具。

有关托管元数据的详细信息, 请参阅托管元数据简介。本文介绍托管元数据是什么以及如何使用它。

注意: 虽然网站集中的所有用户都可以使用自定义术语, 但该设置中的术语不能用作企业关键字。

使用列、列表和库

下面是一些附加资源, 可帮助您处理列表和库:

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