分配和跟踪任务

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除了创建您自己的任务,您可以创建任务分配给其他人。

任务可帮助您跟踪所需的项目。您还可以将任务分配给其他人。

  1. 在“导航栏”上,单击“任务”,然后单击“新任务”,或者打开一个现有任务。

    键盘快捷方式    要创建任务,请按 Ctrl+Shift+K。

  2. 单击“分配任务”。

    功能区上的“分配任务”命令

  3. 框中,输入姓名或电子邮件地址。

  4. 输入主题开始日期截止日期

    分配任务的开始和截止日期属性

  5. 如果您想要重复任务,请单击“重复周期”,选择所需的选项,然后单击“确定”。

  6. 单击“发送”

    注意: 如果您分配了一项重复任务,任务的副本保留在您的任务列表中,但是不会再更新。如果您选中了“此任务完成后给我发送状态报告”框,您会收到各项已完成任务的状态报告。

当您打开分配的任务时,您可以使用完成百分比框中发送您的已分配的任务状态报表时,可以更新您或收件人查看分配给任务的进度

Outlook可以跟踪向一个人分配任务的进度。如果您希望向多个人员来处理任务时,最好将任务划分为较小的部分或分别分配每个任务。例如,要跟踪要通过三个作者编写的报告,请创建名为三个单独的任务编写报告: Anne编写报告: Carlos,和编写报告: 爱民,并为每个任务分配给相应的作者。

跟踪您分配给其他人的任务

  1. 在“导航栏”上,单击“任务”。

  2. 单击“视图”>“更改视图”>“已分配”。

功能区上的“已分配任务视图”命令

已分配的任务缺失

如果没看到您分配的任务,可能未设置 Outlook,保留您所分配任务的副本。

  1. 单击“文件”>“选项”>“任务”。

  2. 在“任务选项”下,选中“使用我分配给他人的任务副本保持更新任务列表”方框。

“使用我分配给他人的任务副本保持更新任务列表”复选框

打开此选项后,将不跟踪您已分配的任务,但会跟踪您分配的任何新任务。

创建任务并将其分配给用户后,您可能有一些管理职责中保留其完成之前执行。例如,您可能希望状态报告和更新任务的进度。此外,如果您向其分配任务的人员拒绝它,您可能需要将其重新分配给其他人。

若要分配任务,您首先创建任务,,,然后将其作为任务要求发送给某人。接收任务要求的人将成为任务的临时所有者。此人可以拒绝任务、 接受任务,或将任务分配给其他人。如果任务被拒绝,它将返回到您。

注意: 即使您返回被拒绝的任务,任务仍属于收件人直到将该任务返回到您自己的任务列表中收回所有权。

将任务分配给用户

  1. 执行下列操作之一:

    • 若要分配新任务    在文件菜单上,指向新建,然后单击任务请求

      发送任务要求给他人

    • 若要分配现有任务    在任务列表中,打开您要分配的任务。在任务选项卡上的管理任务组中,单击分配任务

  2. 框中,输入您要向其分配任务的人员的姓名或电子邮件地址。

    若要从列表中选择名称,请单击按钮。

  3. 在“主题”框中,键入任务的名称。

    注意: 对于现有任务,主题框已经填写了。

  4. 选择截止日期和所需的状态选项。

  5. 选中或清除保留我的任务列表上的此任务的更新的副本复选框和向我发送状态报告时该任务已完成复选框。

  6. 如果您想要重复任务,在任务选项卡的选项组中,单击重复,选择所需的选项,然后单击确定

  7. 在周期性任务的正文中,键入您想要包括在该任务的任何信息。

  8. 单击发送 按钮图像

    注意: 如果您分配周期性任务,任务的副本将保留在任务列表中,但不是会更新。如果选择向我发送状态报告时该任务已完成复选框,您将收到每次已完成任务的状态报告。

  1. 打开要发送的任务。

  2. 任务选项卡上的管理任务组中,单击转发

    键盘快捷方式要转发任务,请按 CTRL + F。

  3. 抄送框中输入收件人的姓名或电子邮件地址。

  4. 在任务的正文中,键入您想要包括的任何邮件。若要发送多个任务,将其他任务从任务列表拖动到要转发任务的正文中。

  5. 单击发送 按钮图像

  1. 打开包含任务要求的电子邮件。在已发送邮件文件夹通常是此消息。

  2. 任务选项卡的管理任务组中,单击返回到任务列表

您也可以通过单击返回到任务列表回收被拒绝的任务邮件中的任务。

有三种方法来跟踪已分配给其他人的任务:

  • 自动保留所分配任务的副本并接收自动的状态报告   

    1. 在“工具”菜单中,单击“选项”。

    2. 单击任务选项

    3. 选择保留更新我的任务列表上的已分配任务的副本复选框。

    4. 选择分配的任务完成后发送状态报告复选框。

  • 查看已分配给其他人的任务   

    1. 单击任务

    2. 视图菜单上,指向当前视图,然后单击工作分配

  • 视图的人员接收列表更新分配的任务的副本   

    1. 打开您要查看列表所分配的任务。

    2. 详细信息选项卡上,在更新列表框中查看的名称。

  1. 打开任务或任务要求。

  2. 任务选项卡的管理任务组中,单击接受拒绝

  3. 执行下列操作之一:

    • 单击发送前编辑响应,在邮件中,键入您的批注,然后单击发送

    • 单击立即发送响应

  1. 打开您要发送状态报告或批注的任务。

  2. 任务选项卡上的管理任务组中,单击发送状态报告答复,或全部答复

  3. 抄送框中输入收件人的姓名或电子邮件地址。

    如果任务分配给您,要更新的人员的姓名会自动添加。

  4. 在邮件正文中,键入您想要包括在状态报告中的任何信息。

  5. 单击发送 按钮图像

创建任务并将其分配给用户后,您可能有一些管理职责中保留其完成之前执行。例如,您可能希望状态报告和更新任务的进度。此外,如果您向其分配任务的人员拒绝它,您可能需要将其重新分配给其他人。

若要分配任务,您首先创建任务,,,然后将其作为任务要求发送给某人。接收任务要求的人将成为任务的临时所有者。此人可以拒绝任务、 接受任务,或将任务分配给其他人。如果任务被拒绝,它将返回到您。

注意: 即使您返回被拒绝的任务,任务仍属于收件人直到将该任务返回到您自己的任务列表中收回所有权。

将任务分配给用户

  1. 执行下列操作之一:

    • 若要分配新任务    在文件菜单上,指向新建,然后单击任务请求

      发送任务要求给他人

    • 若要分配现有任务    在任务列表中,打开您要分配的任务。在任务选项卡上的管理任务组中,单击分配任务

  2. 框中,输入您要向其分配任务的人员的姓名或电子邮件地址。

    若要从列表中选择名称,请单击按钮。

  3. 在“主题”框中,键入任务的名称。

    注意: 对于现有任务,主题框已经填写了。

  4. 选择截止日期和所需的状态选项。

  5. 选中或清除保留我的任务列表上的此任务的更新的副本复选框和向我发送状态报告时该任务已完成复选框。

  6. 如果您想要重复任务,在任务选项卡的选项组中,单击重复,选择所需的选项,然后单击确定

  7. 在周期性任务的正文中,键入您想要包括在该任务的任何信息。

  8. 单击发送 按钮图像

    注意: 如果您分配周期性任务,任务的副本将保留在任务列表中,但不是会更新。如果选择向我发送状态报告时该任务已完成复选框,您将收到每次已完成任务的状态报告。

  1. 打开要发送的任务。

  2. 任务选项卡上的管理任务组中,单击转发

    键盘快捷方式要转发任务,请按 CTRL + F。

  3. 抄送框中输入收件人的姓名或电子邮件地址。

  4. 在任务的正文中,键入您想要包括的任何邮件。若要发送多个任务,将其他任务从任务列表拖动到要转发任务的正文中。

  5. 单击发送 按钮图像

  1. 打开包含任务要求的电子邮件。在已发送邮件文件夹通常是此消息。

  2. 任务选项卡的管理任务组中,单击返回到任务列表

您也可以通过单击返回到任务列表回收被拒绝的任务邮件中的任务。

有三种方法来跟踪已分配给其他人的任务:

  • 自动保留所分配任务的副本并接收自动的状态报告   

    1. 在“工具”菜单中,单击“选项”。

    2. 单击任务选项

    3. 选择保留更新我的任务列表上的已分配任务的副本复选框。

    4. 选择分配的任务完成后发送状态报告复选框。

  • 查看已分配给其他人的任务   

    1. 单击任务

    2. 视图菜单上,指向当前视图,然后单击工作分配

  • 视图的人员接收列表更新分配的任务的副本   

    1. 打开您要查看列表所分配的任务。

    2. 详细信息选项卡上,在更新列表框中查看的名称。

  1. 打开任务或任务要求。

  2. 任务选项卡的管理任务组中,单击接受拒绝

  3. 执行下列操作之一:

    • 单击发送前编辑响应,在邮件中,键入您的批注,然后单击发送

    • 单击立即发送响应

  1. 打开您要发送状态报告或批注的任务。

  2. 任务选项卡上的管理任务组中,单击发送状态报告答复,或全部答复

  3. 抄送框中输入收件人的姓名或电子邮件地址。

    如果任务分配给您,要更新的人员的姓名会自动添加。

  4. 在邮件正文中,键入您想要包括在状态报告中的任何信息。

  5. 单击发送 按钮图像

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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