分配和跟踪任务

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除了创建自己的任务, 你还可以创建任务以分配给其他人。

任务可帮助您跟踪所需的项目。您还可以将任务分配给其他人。

  1. 在“导航栏”上,单击“任务”,然后单击“新任务”,或者打开一个现有任务。

    键盘快捷方式    要创建任务,请按 Ctrl+Shift+K。

  2. 单击“分配任务”。

    功能区上的“分配任务”命令

  3. 在 "收件人" 框中, 输入姓名或电子邮件地址。

  4. 输入 "主题"、"开始日期" 和 "截止日期"。

    分配任务的开始和截止日期属性

  5. 如果您想要重复任务,请单击“重复周期”,选择所需的选项,然后单击“确定”。

  6. 单击“发送”

    注意: 如果您分配了一项重复任务,任务的副本保留在您的任务列表中,但是不会再更新。如果您选中了“此任务完成后给我发送状态报告”框,您会收到各项已完成任务的状态报告。

当您打开分配的任务时,您可使用“完成百分比”框查看分配任务的进度,您或者接收者均可在其向您发送已分配任务的状态报告时进行更新。

Outlook可以跟踪分配给一个人的任务的进度。如果想要多人处理某个任务, 最好是将该任务划分为更小的片断, 或者分别分配每个任务。例如, 若要跟踪由三个编写器编写的报表, 请创建名为 "写入报表" 的三个单独的任务: Anne、编写报表: Carlos写入报表: Michiyo, 并将每个任务分配给相应的编写器。

跟踪已分配给其他人的任务

  1. 在“导航栏”上,单击“任务”。

  2. 单击“视图”>“更改视图”>“已分配”。

功能区上的“已分配任务视图”命令

已分配任务丢失

如果没看到您分配的任务,可能未设置 Outlook,保留您所分配任务的副本。

  1. 单击“文件”>“选项”>“任务”。

  2. 在“任务选项”下,选中“使用我分配给他人的任务副本保持更新任务列表”方框。

“使用我分配给他人的任务副本保持更新任务列表”复选框

打开此选项后,将不跟踪您已分配的任务,但会跟踪您分配的任何新任务。

创建任务并将其分配给某人后, 您可能需要执行一些管理任务, 才能维护该任务直到完成。例如, 你可能需要有关任务进度的状态报告和更新。此外, 如果你分配任务的人员拒绝该任务, 你可能希望将其重新分配给其他人。

若要分配任务, 请首先创建任务, 然后将其作为任务请求发送给其他人。接收任务请求的人员成为任务的临时所有者。此人可以拒绝任务、接受任务或将任务分配给其他人。如果该任务被拒绝, 它将返回给您。

注意: 即使已拒绝的任务返回给你, 该任务仍归收件人所有, 直到你通过将任务返回到你自己的任务列表中来收回所有权。

将任务分配给其他人

  1. 执行下列操作之一:

    • 分配新任务    在 "文件" 菜单上, 指向 "新建", 然后单击 "任务请求"。

      发送任务要求给他人

    • 分配现有任务    在任务列表中, 打开要分配的任务。在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "分配任务"。

  2. 在 "收件人" 框中, 输入要向其分配任务的人员的姓名或电子邮件地址。

    若要从列表中选择名称, 请单击 "收件人" 按钮。

  3. 在“主题”框中,键入任务的名称。

    注意: 对于现有任务, 已填写 "主题" 框。

  4. 选择所需的 "截止日期" 和 "状态" 选项。

  5. 选中或清除 "在我的任务列表中保留此任务的更新副本" 复选框和 "当该任务完成时给我发送状态报告" 复选框。

  6. 如果要重复任务, 请在 "任务" 选项卡上的 "选项" 组中, 单击 "重复周期", 选择所需的选项, 然后单击"确定"

  7. 在周期性任务的正文中, 键入要包含在任务中的任何信息。

  8. 单击 "发送 按钮图像 "。

    注意: 如果你分配一个周期性任务, 该任务的副本将保留在你的任务列表中, 但不会被更新。如果选中 "此任务完成后给我发送状态报告" 复选框, 您将收到任务的每个已完成事件的状态报告。

  1. 打开要发送的任务。

  2. 在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "转发"。

    键盘快捷方式若要转发任务, 请按 CTRL + F。

  3. 在 "收件人" 和"抄送" 框中输入收件人姓名或电子邮件地址。

  4. 在任务的正文中, 键入要包含的任何消息。若要发送多个任务, 请将 "任务" 列表中的其他任务拖到您要转发的任务的正文中。

  5. 单击 "发送 按钮图像 "。

  1. 打开包含任务要求的电子邮件。此邮件通常位于 "已发送邮件" 文件夹中。

  2. 在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "返回到任务列表"。

你还可以通过单击 "返回到任务列表" 从已拒绝的任务消息中收回任务。

有三种方法可跟踪您分配给其他人的任务:

  • 自动保留你分配的任务副本, 并接收自动状态报告   

    1. 在“工具”菜单上,单击“选项”。

    2. 单击 "任务选项"。

    3. 选中 "在我的任务列表上保留更新的已分配任务副本" 复选框。

    4. 选中 "已完成分配的任务时发送状态报告" 复选框。

  • 查看已分配给其他人的任务   

    1. 单击 "任务"。

    2. 在 "视图" 菜单上, 指向 "当前视图", 然后单击 "作业"。

  • 查看收到已分配任务的已更新副本的人员的列表   

    1. 打开要查看其列表的已分配任务。

    2. 在 "详细信息" 选项卡上, 查看 "更新" 列表框中的名称。

  1. 打开任务或任务要求。

  2. 在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "接受" 或 "拒绝"。

  3. 执行下列操作之一:

    • 单击 "发送前编辑答复", 在邮件中键入您的批注, 然后单击 "发送"。

    • 单击 "立即发送响应"

  1. 打开要向其发送状态报告或批注的任务。

  2. 在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "发送状态报告答复" 或 "全部答复"。

  3. 在 "收件人" 和"抄送" 框中输入收件人姓名或电子邮件地址。

    如果已将任务分配给你, 则会自动添加要更新的人员的姓名。

  4. 在邮件正文中, 键入要包含在状态报告中的任何信息。

  5. 单击 "发送 按钮图像 "。

创建任务并将其分配给某人后, 您可能需要执行一些管理任务, 才能维护该任务直到完成。例如, 你可能需要有关任务进度的状态报告和更新。此外, 如果你分配任务的人员拒绝该任务, 你可能希望将其重新分配给其他人。

若要分配任务, 请首先创建任务, 然后将其作为任务请求发送给其他人。接收任务请求的人员成为任务的临时所有者。此人可以拒绝任务、接受任务或将任务分配给其他人。如果该任务被拒绝, 它将返回给您。

注意: 即使已拒绝的任务返回给你, 该任务仍归收件人所有, 直到你通过将任务返回到你自己的任务列表中来收回所有权。

将任务分配给其他人

  1. 执行下列操作之一:

    • 分配新任务    在 "文件" 菜单上, 指向 "新建", 然后单击 "任务请求"。

      发送任务要求给他人

    • 分配现有任务    在任务列表中, 打开要分配的任务。在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "分配任务"。

  2. 在 "收件人" 框中, 输入要向其分配任务的人员的姓名或电子邮件地址。

    若要从列表中选择名称, 请单击 "收件人" 按钮。

  3. 在“主题”框中,键入任务的名称。

    注意: 对于现有任务, 已填写 "主题" 框。

  4. 选择所需的 "截止日期" 和 "状态" 选项。

  5. 选中或清除 "在我的任务列表中保留此任务的更新副本" 复选框和 "当该任务完成时给我发送状态报告" 复选框。

  6. 如果要重复任务, 请在 "任务" 选项卡上的 "选项" 组中, 单击 "重复周期", 选择所需的选项, 然后单击"确定"

  7. 在周期性任务的正文中, 键入要包含在任务中的任何信息。

  8. 单击 "发送 按钮图像 "。

    注意: 如果你分配一个周期性任务, 该任务的副本将保留在你的任务列表中, 但不会被更新。如果选中 "此任务完成后给我发送状态报告" 复选框, 您将收到任务的每个已完成事件的状态报告。

  1. 打开要发送的任务。

  2. 在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "转发"。

    键盘快捷方式若要转发任务, 请按 CTRL + F。

  3. 在 "收件人" 和"抄送" 框中输入收件人姓名或电子邮件地址。

  4. 在任务的正文中, 键入要包含的任何消息。若要发送多个任务, 请将 "任务" 列表中的其他任务拖到您要转发的任务的正文中。

  5. 单击 "发送 按钮图像 "。

  1. 打开包含任务要求的电子邮件。此邮件通常位于 "已发送邮件" 文件夹中。

  2. 在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "返回到任务列表"。

你还可以通过单击 "返回到任务列表" 从已拒绝的任务消息中收回任务。

有三种方法可跟踪您分配给其他人的任务:

  • 自动保留你分配的任务副本, 并接收自动状态报告   

    1. 在“工具”菜单上,单击“选项”。

    2. 单击 "任务选项"。

    3. 选中 "在我的任务列表上保留更新的已分配任务副本" 复选框。

    4. 选中 "已完成分配的任务时发送状态报告" 复选框。

  • 查看已分配给其他人的任务   

    1. 单击 "任务"。

    2. 在 "视图" 菜单上, 指向 "当前视图", 然后单击 "作业"。

  • 查看收到已分配任务的已更新副本的人员的列表   

    1. 打开要查看其列表的已分配任务。

    2. 在 "详细信息" 选项卡上, 查看 "更新" 列表框中的名称。

  1. 打开任务或任务要求。

  2. 在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "接受" 或 "拒绝"。

  3. 执行下列操作之一:

    • 单击 "发送前编辑答复", 在邮件中键入您的批注, 然后单击 "发送"。

    • 单击 "立即发送响应"

  1. 打开要向其发送状态报告或批注的任务。

  2. 在 "任务" 选项卡上的 "管理任务" 组中, 单击 "发送状态报告答复" 或 "全部答复"。

  3. 在 "收件人" 和"抄送" 框中输入收件人姓名或电子邮件地址。

    如果已将任务分配给你, 则会自动添加要更新的人员的姓名。

  4. 在邮件正文中, 键入要包含在状态报告中的任何信息。

  5. 单击 "发送 按钮图像 "。

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