分发报表

Liberate 您的 Access 报表,并将它们分布在很远的范围内。 例如,将他们通过电子邮件发送给一个或多个用户,将其导出到 SharePoint 文档库,并将其存档到网络文件夹。 分发 Access 报表时,将在某一时刻(如每天、每周或每月)创建静态数据报表。 这样,您就有了一个事实,信息工作者可以使用它来制定良好的业务决策、回答问题、查找备选方案、确定最佳计划、评估风险和提高质量。

分发报表

提示    创建报表时,请添加发布日期。 这可帮助用户确认创建报表的正确时间。 有关详细信息,请参阅在报表或窗体中插入日期和时间

您要做什么?

使用 "电子邮件" 命令发送报表

分发报表的最快方法之一是使用 "电子邮件" 命令。 只需点击几下鼠标,Access 即会导出报表,然后创建一个新的电子邮件,其中附加了文件。

  1. 在导航窗格中,选择要发送的报表。

  2. 选择 "外部数据" >电子邮件

  3. 在 "对象发送为" 对话框中,选择要使用的输出格式,如 " PDF",然后单击"确定"

    注意    尽管可以选择多种格式,但请考虑使用已成为事实标准的可移植文档格式(PDF),保留原始 Access 报表的布局和格式,并具有用于自定义页面以供查看的内置方式和印. 有关详细信息,请参阅安装 Adobe Reader打印 PDF

    Access 将在 Outlook 中打开附加了文件的新电子邮件。

  4. "收件人" 和"抄送" 框中键入收件人的电子邮件地址,在 "主题" 框中键入说明,在消息区域中键入一条消息。

    提示    默认情况下,使用此方法发送的文件不会保存在您的计算机上。 如果要在计算机上保存文件的副本,请右键单击附加框中的附件,然后选择 "另存为"。

  5. 选择“发送”。

注意    若要自动执行该过程,可以使用EMailDatabaseObject 宏操作。 例如,你可以创建具有这些操作序列的宏,以将不同的报表发送给不同用户。

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将报表导出到文件夹或 SharePoint 文档库

  1. 在导航窗格中,选择要导出的报表。

  2. 选择 "外部数据" > PDF 或 xps以打开 "发布为 pdf 或 xps " 对话框。

  3. 执行下列操作之一:

    • 使用导航窗格找到文件夹。

    • 通过单击导航窗格中的 " sharepoint " 或在顶部的 "地址" 框中输入网站 URL,找到 sharepoint 网站。 例如:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      有关详细信息,请参阅通过 SharePoint 起始页发现内容

  4. 在 "保存类型" 框中,确保已选中 " PDF文件类型"。

  5. 若要更改报表的默认名称,请在 "文件名" 框中键入新的文件名。

  6. 若要在导出报表后立即将其打开,请选中 "发布后打开文件" 复选框。

  7. 在 "优化" 下,执行下列操作之一:

    • 若要优化较高分辨率文件(建议打印)的报表,请选择 "标准"。

    • 若要针对较小的低分辨率文件优化报表(建议联机发布),请选择 "最小大小"。

  8. 选择“发布”。 Access 将创建文件。 如果您选择让 Access 在发布后打开该文件,则 Adobe Reader 将显示该文件。

  9. 若要保存操作的步骤,以便你可以运行和安排同一操作,请单击 "保存导出步骤" 复选框:

    • 输入步骤的名称和说明。

    • 若要创建在将来日期安排导出操作的 Outlook 任务,请选中 "创建 Outlook 任务" 复选框。

    有关详细信息,请参阅将导入或导出操作的详细信息保存为规格

    注意    自动处理过程的另一种方法是使用ExportWithFormatting 宏操作。 例如,你可以基于报表标题和导出日期创建有意义的文件名。 这可帮助用户在多个报表的 SharePoint 库或文件夹中找到正确的报表。 若要执行此操作,请在 "输出文件" 参数中指定以下表达式:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    其中 RptQC5 是报表对象名称,Auto_Header0 是报表页眉部分,标题属性是报表的标题。

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了解如何在 SharePoint 中创建报告中心

考虑在 SharePoint 文档库中创建专用的报表中心,以便用户可以更轻松地查找和查看所需的报表。 通过添加列、从 Access 链接到库以及使用视图自定义文档库,你可以为你的用户提供第一类体验。 下面是你可以采取的基本步骤。

创建文档库    文档库是一个安全的文件位置,可简化协作。 你可以将列添加到库,例如类别、人员或组以及计算列,然后可用于创建视图和筛选器。

文档库的缩略图视图,未选中任何内容。

有关详细信息,请参阅什么是文档库?

从 Access 更新库列    通过将库链接到 Access,可以从 Access 更新文档库中的列,以帮助用户找到所需的报表,并提供其他信息。

有关详细信息,请参阅导入、链接或将数据移动到 SharePoint

创建已排序和筛选的视图    不要通过电子邮件从 Access 发送报表,而是发送指向文档库的相关视图的链接。 例如:

  • 修改后的列以升序对视图进行排序,以便首先显示最新报表。 有关详细信息,请参阅使用排序修改 SharePoint 视图

  • 如果你的库中有一个名为 JobFunction 的选项列,其中有三个值: Lineworker、Foreman 和监察员,请基于每个作业角色的筛选器表达式创建单独的视图:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    当您发送指向 "监护人" 视图的链接,并且用户单击该链接时,视图将显示特定报表的主管。 若要获取库视图的链接,请显示视图,然后从地址栏中复制 URL。

  • 如果库中有一个名为 OurEmployees 的人员栏,请基于筛选器表达式创建一个视图,该表达式使用Me 函数仅显示当前用户的报表:

    OurEmployees is equal to [Me]

    当你发送指向视图的链接,并且用户单击该链接时,视图将显示该用户的特定报表。

有关详细信息,请参阅使用筛选修改 sharepoint 视图编辑 sharepoint 中的列表视图

连接新式页面上的 web 部件   你还可以创建一个新式页面,以根据用户在文档库中选择的内容,通过将文件查看器 web 部件连接到文档库 web 部件来显示文件。 用户可以浏览报表以找到所需的报表。

与 "列表属性" web 部件连接的列表的示例

有关详细信息,请参阅在 sharepoint页面上使用 web 部件连接 sharepoint Online 中的 web 部件

利用 Microsoft 流程    你可以使用 Microsoft 流程自动执行库的使用和管理。 例如,你可以推送通知、发送每日提醒、创建 planner 任务以及将过期的文件存档到文件夹。

对于 SharePoint 中的选定项目,创建带有 SharePoint 项目链接的 Planner 任务。

SharePoint 和 Planner 的 Microsoft 流模板

有关详细信息,请参阅在 SharePoint Online 或 OneDrive for business 中创建列表或库的流程

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注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

另请参阅

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