准备 Word 邮件合并的 Excel 数据源

如果您未使用邮件合并Excel现有数据源，您可以使用联系人列表或.txt 或.csv 文件中的通讯簿。文本导入向导将指导您完成步骤才能保证.txt 或.csv 文件Excel到中的数据。

1. 打开 Excel。

2. 在“数据”选项卡上，选择“获取外部数据”>“自文本”。

   

3. 选择所需的 .txt 或 .csv 文件，然后选择“导入”。

4. 在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中，选择“分隔符”。

   

5. 如果要导入的文件包含标题，请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”复选框，然后选择“下一步”。

6. 在“分隔符”窗格中，选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框（如制表符或逗号），然后选择“下一步”。

   

   提示: “数据预览”窗格显示表格格式下的结果的样式。

7. 在“数据预览”下，选择包含邮政编码的列，然后在“列数据格式”中选择“文本”。

   

   注意: 

   • 可用的格式是常规、文本和日期。每次将数据格式应用于一列，该列的表格表头中显示格式的名称。

   • 列包含数值数据，例如百分比或货币值，例如，可以仅将格式设置之后在导入该文件。请参阅"设置格式Excel中的数值数据"的小节后面的详细信息。

8. 选择要更改的列和要应用的数据格式，根据需要重复步骤 7。

9. 选择“完成”。

10. 在“导入数据”对话框中，接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置，然后选择“确定”。

    

    警告: “导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。从已命名的单元格地址开始导入数据。

11. 完成后，请使用新的文件名保存数据源。

Excel中数值数据的格式

设置任何数值数据，如百分比或在Excel您打算使用Word邮件合并中的任何新的或现有数据源中的货币值的格式。若要保留您已在邮件合并过程格式化为百分比，或为货币格式的数值数据，请按"步骤 2： 使用邮件合并动态的数据交换 (DDE)"部分。

在要用于 Word 邮件合并中的邮件列表的 Excel 数据源中，确保数值数据列的格式列正确无误。例如，用数字设置列格式以匹配特定类别（如货币）。

1. 打开Excel数据源。

2. 选择要设置格式的列。

3. 在“开始”选项卡的“数字”组中，选择“数字格式”（常规）框向下箭头，然后选择列表中的选项。

   

4. 根据需要重复步骤 2 和 3。

5. 完成后，选择保存。

当您有包含带格式的数字，如百分比和货币值Excel数据源时，数值数据的一些可能未保留其格式的邮件合并过程。你将收到的邮件合并结果需要，可以通过 DDE 保留在Excel数值数据的格式。

1. 打开Word，选择文件>选项>高级。

2. 在常规，然后选择打开时确认文件格式转换下选中框。

   

3. 选择“确定”。

4. 在邮件选项卡上选择开始邮件合并> Step by Step 邮件合并向导。

   

5. 在邮件合并窗格中，在选择收件人中选择使用现有列表。

   

6. 使用现有列表下选择浏览，，然后打开格式化的电子表格。

7. 在确认数据源对话框中，选择全部显示复选框，选择MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls) >确定。

   

8. 在Microsoft Excel对话框中，选择整个电子表格>确定。

   

9. 当打开邮件合并收件人对话框中时，选择确定。

   

10. 继续使用字母、电子邮件、标签或信封合并。