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Word邮件合并过程中的基本步骤是设置并准备数据源。您可以使用现有Excel数据源或生成一个新导入以制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件。之后您已设置并准备好您的数据源,您可以执行邮件合并通过分步邮件合并向导中使用动态数据交换 (DDE)或使用手动邮件合并方法。
步骤 1: 设置并准备好在Excel数据源
如果您未使用邮件合并Excel现有数据源,您可以使用联系人列表或.txt 或.csv 文件中的通讯簿。文本导入向导将指导您完成步骤才能保证到Excel.txt 或.csv 文件中的数据。
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打开 Excel。
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在数据选项卡上,选择从文本/CSV。
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选择.txt 或.csv 所需文件,然后选择导入。
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在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中,选择“分隔符”。
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如果要导入的文件包含标题,请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”复选框,然后选择“下一步”。
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在“分隔符”窗格中,选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框(如制表符或逗号),然后选择“下一步”。
提示: “数据预览”窗格显示表格格式下的结果的样式。
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在“数据预览”下,选择包含邮政编码的列,然后在“列数据格式”中选择“文本”。
注意:
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可用的格式是常规、文本和日期。每次将数据格式应用于一列,该列的表格表头中显示格式的名称。
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列包含数值数据,例如百分比或货币值,例如,可以仅将格式设置之后在导入该文件。请参阅"设置格式Excel中的数值数据"的小节后面的详细信息。
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选择要更改的列和要应用的数据格式,根据需要重复步骤 7。
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选择“完成”。
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在“导入数据”对话框中,接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置,然后选择“确定”。
警告: “导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。从已命名的单元格地址开始导入数据。
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完成后,请使用新的文件名保存数据源。
Excel中数值数据的格式
设置任何数值数据,如百分比或在Excel您打算使用Word邮件合并中的任何新的或现有数据源中的货币值的格式。若要保留您已在邮件合并过程格式化为百分比,或为货币格式的数值数据,请按"步骤 2: 使用邮件合并动态的数据交换 (DDE)"部分。
在Excel数据源,您将使用Word邮件合并中的邮件列表,请确保正确设置格式的数值数据的列。设置列格式的数字,例如,以匹配特定类别,如货币。
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打开Excel数据源。
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选择要设置格式的列。
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在“开始”选项卡的“数字”组中,选择“数字格式”(常规)框向下箭头,然后选择列表中的选项。
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根据需要重复步骤 2 和 3。
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完成后,选择保存。
步骤 2: 使用邮件合并动态数据交换 (DDE)
当您有包含带格式的数字,如百分比和货币值Excel数据源时,数值数据的一些可能未保留其格式的邮件合并过程。你将收到的邮件合并结果需要,可以通过 DDE 保留在Excel数值数据的格式。
注意: 如果您决定不使用 DDE,请按照使用邮件合并发送批量电子邮件中的指导。
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打开Word,选择文件>选项>高级。
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在常规下选择打开时确认文件格式转换复选框。
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选择“确定”。
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在邮件选项卡上选择开始邮件合并> Step by Step 邮件合并向导。
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在邮件合并窗格中,在选择收件人中选择使用现有列表。
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使用现有列表下选择浏览,,然后打开格式化的电子表格。
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在确认数据源对话框中,选择全部显示复选框,然后选择MS Excel 工作表通过 DDE (*.xls) >确定。
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在Microsoft Excel对话框中,选择整个电子表格>确定。
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当打开邮件合并收件人对话框中时,选择确定。
提示: 您可以阻止Word每次打开数据文件提示。连接到您的邮件列表之后,请转至文件>选项>高级。在常规下清除打开时确认文件格式转换复选框。