准备 Excel 数据源,以便在 Word for Mac 中进行邮件合并

构建要用于邮件合并的联系人列表。如果联系人存放在 Excel 电子表格中,并且不希望在运行邮件合并时丢失任何数据,请务必将全部邮政编码设置为文本格式。如果要将联系人从文本 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件导入到新的电子表格中,“文本导入向导”可帮助导入数据并设置数据格式。

了解如何按照以下章节中的步骤执行此操作。

步骤 1:设置 Excel 中的数据源

如果已将 Excel 电子表格作为 Word 中邮件合并的数据源,请转到本主题中的步骤 2。例如,如果数据源为包含 Gmail 联系人的 .txt 或 .csv 文件,请使用“文本导入向导”来设置 Excel 中的数据。

  1. 打开 Excel,然后在“数据”选项卡上,选择“从文本”。

    在“数据”选项卡上,选择“从文本”

  2. 选择所需的 .csv 或 .txt 文件,然后选择“获取数据”。

  3. 文本导入向导中,选择“下一步”。

  4. 在“分隔符”中,选中与分隔数据中的每个元素的分隔符(例如选项卡或逗号)相匹配的复选框。然后选择“下一步”。

    提示: “预览所选数据”窗格将显示表格格式下的结果的样式。


    文本导入向导的步骤 2

  5. 打开“预览所选数据”,选择包含邮政编码的列。然后,在“数据格式”,选择“文本”。

    文本导入向导中的步骤 3

  6. 根据需要重复步骤 5,选择要更改的列和要应用的数据格式。

    注意: 每次向列应用数据格式时,该列的表格标题中都会显示格式的名称。

  7. 单击“完成”。

  8. 在“导入数据”对话框中,选择想要 Excel 存放数据的位置,然后单击“确定”。

    注意: 使用新文件名称保存电子表格。

步骤 2:设置 Excel 电子表格中数值数据的格式

为了确保进行邮政编码邮件合并时不会丢失任何零位,请将包含代码的列设置为文本格式。

  1. 打开电子表格,然后选择包含邮政编码的列。

  2. 在“开始”选项卡上的“格式”框中,选中“文本”。

    在“开始”选项卡上的“格式”框中,选择“文本”

现在,可使用该数据进行邮件合并

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