准备在 Office 365 中使用网站邮箱

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

重要: 即将开始在 3 月,2017年过时 SharePoint Online 中的网站邮箱功能。此功能将在未来版本中完全删除。新的 SharePoint Online 组织不再有权访问网站邮箱功能。现有的 SharePoint Online 组织不再可以创建新网站邮箱。已设置并在 3 月,2017年之前部署任何网站邮箱仍可正常工作。

,我们将提供一个过程来帮助在 2017 年 9 月,切换到 Office 365 组您现有的网站邮箱网站。如果您当前在 SharePoint Online 中使用网站邮箱功能,您应考虑将更改为 Office 365 组改为以支持您的电子邮件协作方案。

网站邮箱可以从 SharePoint 工作组网站中用来存储和组织工作组电子邮件。它还可以从 Office 365 专业增强订阅版或 Office 专业增强版附带的 Outlook 2013 或 Office 专业增强版 中用于工作组电子邮件,作为从工作组网站快速存储附件和检索文档的一种方式。

在您的组织中使用网站邮箱之前,尤其是当您计划从 Outlook 中使用它们时,请阅读本文以了解要求和设置注意事项。 请参阅常见问题以了解用户可能会提出的问题并对访问问题进行故障排除。

本文内容

何时以及如何使用网站邮箱

权限和要求

有关管理网站邮箱的常见问题

使用网站邮箱

从 Outlook 中处理文档

创建和删除网站邮箱

对网站邮箱的访问进行故障排除

何时以及如何使用网站邮箱

首先,了解网站邮箱如何帮助工作组进行协作。 当您准备好设置和使用网站邮箱时,请参阅以下内容:

权限和要求

使用网站邮箱的权限通过在 SharePoint 网站上将人员添加到特定组来进行控制。 下表显示了哪些人可以执行哪些操作。

任务

可以执行任务的人员

向网站邮箱电子邮件地址发送电子邮件。

任何人。

为网站创建网站邮箱。

网站的 SharePoint 所有者组中的任何人。

在 SharePoint 中从网站邮箱读取、组织、答复或删除电子邮件。

  • 网站的默认所有者组或默认成员组中的任何人(具有“参与”权限的任何人)都可以从 SharePoint 中使用网站邮箱。 人员可以作为个人或安全组的一部分列出在所有者或成员组中。

  • 外部工作组成员无法访问网站邮箱。

  • 每个人必须在相同 Office 365 订阅中具有 SharePoint 和 Exchange 的许可证

从 Office 365 专业增强订阅版或 Office 专业增强版附带的 Outlook 2013 或 Office 专业增强版 使用网站邮箱。

重要: 请注意以下事项:

  • Office 365 专业增强订阅版或 Office 专业增强版附带的 Outlook 2013 或 Office 专业增强版 是必需的。

  • 其他版本的 Outlook 都不允许使用此处所述的网站邮箱。

  • Office 365 专业增强订阅版或 Office 专业增强版附带的 Outlook 2013是仅在某些Office 365 订阅计划中可用。

  • 用户的单个用户名必须在 SharePoint 默认所有者组或默认成员组中列出。

  • 如果您将包含该用户的安全组添加到 SharePoint 组,他们在 Outlook中不会看到网站邮箱,即使他们可以从 SharePoint 中使用它时也是如此。

对于混合配置,要在 Outlook 中查看网站邮箱,必须将用户的邮箱托管到 Exchange 2013 或 Office 365 上。

从网站邮箱电子邮件地址发送电子邮件。

默认情况下,从网站邮箱发送电子邮件具有的人员发送电子邮件地址。若要允许用户地址为使用网站邮箱电子邮件地址,您可以向用户发送 As 权限授予网站邮箱的电子邮件地址。

有关管理网站邮箱的常见问题

以下是当您开始在组织中使用网站邮箱时可能会遇到的常见问题的解答。

使用网站邮箱

网站成员如何了解哪些人可以看到网站邮箱?

在 Outlook 中,在导航窗格上右键单击您的帐户名称,然后单击“管理所有网站邮箱”。 新窗口打开,列出您有权访问的所有网站邮箱。 双击网站邮箱,然后单击“用户”。

您也可以使用 Outlook Web App。 在右上角单击“设置设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云 ,单击“选项”,单击“网站邮箱”,双击网站邮箱,然后单击“用户”。

是否可以将电子邮件复制到 Outlook 中的网站邮箱,而不是移动它?

当您将电子邮件从您的邮箱拖动到网站邮箱时,该电子邮件会移动到网站邮箱。 要复制它,请右键单击电子邮件以将其拖到网站邮箱,然后单击“复制”。

如果两个用户尝试使用 Outlook 将同一文档上载到网站邮箱,会发生什么情况?

每个文档都必须具有唯一的文件名。 第二个用户将收到电子邮件,表明无法添加该文件,原因是同名文件已存在。 电子邮件包含附件。

如果两个用户同时使用 SharePoint 网站的网站邮箱应用程序编辑网站邮箱中的草稿电子邮件,会发生什么情况?

第二个人员的编辑将覆盖第一个人员所做的更改。

从 Outlook 中处理文档

用户是否可以从 Outlook 签出文件?

不能。 要签出文件,您必须在 SharePoint 中访问工作组网站。

如果您的 SharePoint 工作流要求签出文档,则无法从 Outlook 编辑文档。

如果两个用户在 Outlook 中的网站邮箱中编辑同一文档,会发生什么情况?

SharePoint 管理修订并合并所做的更改。

当用户将文档或附件拖动到网站邮箱时,SharePoint 元数据集会怎样?

当用户将附件或文档拖动到 Outlook 中的网站邮箱时,有关附件或文档的数据会保存下来。 下表显示了保存为 SharePoint 元数据的 Outlook 属性。

Outlook 属性名称

SharePoint 元数据

主题

文件名

发件人

上次修改者

上次修改者

上次修改者

接收时间

上次修改时间

文档大小

文档大小

签出到

签出到

如果您的文档库需要更多元数据,并且用户使用 Outlook 将文档拖动到网站,文档将在 SharePoint 中显示为已签出,直到同一人员访问 SharePoint 并添加所需的元数据时为止。

Outlook与网站邮箱同步的频率如何?

当网站邮箱在 Outlook 或 SharePoint 中打开时,数据将每隔 15 分钟进行同步。每次 Outlook 打开时,都会同步 Outlook 网站邮箱信息。

如果需要手动同步,任何用户都可以从 Outlook 或 Outlook Web App 启动同步。 在 Outlook 中,在导航窗格上右键单击您的帐户名称,然后单击“管理所有网站邮箱”。 此时会打开一个新窗口,包含您有权访问的所有网站邮箱的列表。 双击网站邮箱,单击“同步状态”,然后单击“开始同步”。 在 Outlook Web App 中,在右上角单击“设置设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云 ,单击“选项”,然后单击“网站邮箱”。 双击网站邮箱,单击“同步状态”,然后单击“开始同步”。

如果将 Outlook 中的附件或文档拖动到网站邮箱,而 SharePoint 无法保存文档,会发生什么情况?

如果文档可以保存到 SharePoint 文档库,则它会保存下来。 如果文档无法保存,则您将收到一封将文档保存为附件的电子邮件。

如果我在网站邮箱中看到“同步问题”文件夹,我该怎么办?

如果同步失败,或者无法上载或删除文档,则会出现“同步问题”文件夹。 如果您无法从 Outlook 上载或删除文件,请尝试使用 SharePoint 网站在 SharePoint 网站上载或删除文件。 要访问 SharePoint 网站,请从 Outlook 中的网站邮箱中右键单击文档文件夹,然后单击“在 Web 浏览器中打开”。

如果文档无法从 SharePoint 网站同步到 Outlook 中的网站邮箱,请尝试手动同步,看看是否可以解决此问题。 手动同步必须使用帐户从 Outlook Web App 中而不是从 SharePoint 中执行。 在 Outlook Web App 中,单击“设置设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云 ,单击“选项”,然后单击“网站邮箱”。 双击网站邮箱,单击“同步状态”,然后单击“开始同步”。 如果不成功,请单击通过电子邮件向我发送详细信息,了解问题疑问解答,并联系支持(如果需要)。

创建和删除网站邮箱

我是否需要为网站邮箱电子邮件地址分配许可证?

否。网站电子邮件地址不需要 Exchange 许可证。

是否在某些情况下我不应该使用网站邮箱?

在某些情况下,网站邮箱可能并不适合:

  • 请考虑机密性 - 任何网站成员都可以读取或转发网站邮箱中的任何电子邮件。

  • 由于网站邮箱是一个共享工作区,任何网站邮箱用户都可以重新排列和删除电子邮件。

是否可以重命名网站邮箱?

网站邮箱的显示名称是 SharePoint 工作组网站的显示名称。如果您在 SharePoint 中更改网站的显示名称,则显示名称在 Outlook 中也会更改。但是,网站电子邮件地址不会更改。

我是否可以向新网站的网站邮箱电子邮件地址添加前缀?

您可用于设置 SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell cmdlet 以及– AliasPrefix参数创建一个用于所有新网站邮箱的前缀。

是否可以删除网站邮箱?

当网站被手动或网站关闭策略关闭或删除时,网站邮箱也会被关闭或删除。

您可以通过取消选中默认角色分配策略中的“我的工作组邮箱”来防止用户创建网站邮箱。 然后,您可以为不需要创建网站邮箱权限的用户创建一个新的网站邮箱。

是否可以自动创建网站邮箱?

可以。

  1. 要使用自动设置系统为现有 SharePoint 网站创建网站邮箱,请安装 网站邮箱应用程序。

  2. 使用 Windows PowerShell 以及 Exchange Online cmdlet,运行以下命令以创建网站邮箱并设置显示名称:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

下面是如何在市场营销工作组网站上设置新的网站邮箱的示例:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

有关可用于管理网站邮箱的 cmdlet 的详细信息,请参阅共享和协作 cmdlet

如何控制最大邮箱大小?

您可以使用设置 SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell cmdlet 来控制可以接收,何时发出邮箱大小警告的电子邮件的最大大小和最大邮箱大小。

网站邮箱使用率统计信息是否可用?

可以。 您可以使用以下 Windows PowerShell cmdlet 来获取使用率信息:

  • Get-SiteMailbox:获取有关邮箱的基本信息。

  • Get-MailboxFolderStatistics:查看项目数和文件夹大小。

  • Get-MailboxStatistics:查看上次登录时间。

有关使用这些 cmdlet 的详细信息,请参阅共享和协作 cmdlet

对网站邮箱的访问进行故障排除

为什么用户无法在 Outlook 中查看网站邮箱,即使他们可以在 SharePoint 中看到也是如此?

用户也许能够在 SharePoint 中看到网站邮箱而在 Outlook 中却看不到的原因有很多。 检查以下几点:

  • 请确保用户使用 Outlook 的受支持版本。

  • 确保用户已作为单个用户添加到网站所有者组或网站成员组,而不是作为安全组的一部分。

  • 在 Outlook 中一次只能使用 10 个网站邮箱。 如果某个用户已设置了 10 个网站邮箱,但是想要看到更多,则用户首先需要隐藏某些网站邮箱。 有关如何清除“在 Outlook 中显示”复选框的信息,请参阅从一个位置访问项目电子邮件和文档

为什么用户可以看到 SharePoint 中的文档,却看不到 Outlook 的网站邮箱中的文档?

为使文档显示在 Outlook 的网站邮箱中,包含该文档的文档库必须固定到网站的快速启动。

为什么用户可以看到 Outlook 的网站邮箱中的文档,但看不到 SharePoint 中的文档?

Outlook 列出所有文档,但 SharePoint 仅列出用户对其具有读取权限的文档。 如果用户对特定文档没有读取权限,该文档的名称将显示在 Outlook 中的网站邮箱中,但是 Outlook 用户无法打开该文档。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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