创建新的桌面数据库

要创建桌面数据库还是 Web 应用?

决定是创建桌面数据库还是 Access Web App

Access Web App 模板图标 Access 桌面数据库模板图标

Access Web App 模板的背景中有一个全局图标。

Access 桌面数据库模板的背景中有一个表格图标。

打开 Access 2016 时,你将看到一个模板库。构建数据库的第一步是决定是创建 Access Web App 还是 Access 桌面数据库。这一决定取决于你的可用工具和具体目标。要决定是创建 Access Web App 还是桌面数据库,请考虑以下事项:

设计注意事项

有三个需要首先考虑的设计注意事项。

IT 要求

如果满足以下条件,使用 Access Web App:

如果满足以下条件,使用桌面数据库:

将 Office 365 与 SharePoint Online 一起使用,或者将本地 SharePoint Server 2013 或 SharePoint Server 2016 与 Access Services 和 SQL Server 2012(或更高版本)一起使用。

不使用 SharePoint,或者你的 Office 365 计划不包括 SharePoint Online。

你需要在 Microsoft Azure SQL 数据库或 SQL Server 中存储数据所带来的可靠性、安全性和可管理性。

你需要本地数据库来存储数据,或者你需要整合来自不同内部数据源的数据。

Access 服务一经推出,您就希望获取其最新功能。

你不介意等到下一版本的 Access 再使用最新功能。

数据和设计的访问权限

如果满足以下条件,使用 Access Web App:

如果满足以下条件,使用桌面数据库:

组织内部和外部的人员需要从任何位置从多种不同设备访问数据。

每个人都可以连接到存储 Access 数据库的计算机,并且很可能从网络桌面计算机或便携式计算机使用该数据库。

需要创建或修改 Access Web App 的所有人均拥有 Access 2016。

你的团队使用 Access 的不同版本创建和修改数据库。

任何人只要拥有权限均可查看和编辑数据,即使没有 Access 也不例外。

你愿意确保每个数据库用户都拥有 Access 或安装了 Access Runtime。

业务目标和要求

如果满足以下条件,使用 Access Web App:

如果满足以下条件,使用桌面数据库:

你的报表需求非常简单,或者你愿意使用桌面数据库链接到 Access Web App 中的数据来获得更复杂的报表。

您希望完全控制数据库用户体验的外观。

您尝试解决的问题不需要高级数据库功能。

您希望每次执行设计更改之后均在前端重新分发数据库。

你希望用户界面的外观简单、直观。

你有复杂的报表需求,超出了 Access Web App 中提供的简单的摘要报表;例如,需要将其他数据库集成到一个报表中,或为报表设置格式。

你希望你的设计更改立即可用。

您需要高级功能,如:

  • Visual Basic for Applications。

  • 链接到外部数据,而不仅仅是只读 SharePoint 列表。

  • 使用更新或交叉表查询。

  • 从 XML、数据服务、HTML 文档或 Outlook 文件夹导入数据。

Detailed differences between Access Web App 与桌面数据库之间的具体区别

为帮助你做出正确选择,下表突出显示了 Access Web App 与 Access 桌面数据库之间的主要区别。

入门

功能

Access Web App

Access 桌面数据库

模板

Web App 模板在 Office 存储和 Access 中提供。

创建表格时可获取表格模板。

桌面数据库模板在 Office.com 和 Access 中提供。

可在“应用程序部件”库中获取应用程序部件,即其中包含多个数据库对象的模板。

字段可使用“数据类型”部件。

权限

权限继承自创建 Web APP 的 SharePoint 站点。

可根据系统文件权限为个人设置权限。

使用密码加密数据库。

输入数据、查看数据和修改数据库结构所需的工具

使用 Web 浏览器输入和查看数据。

需要 Access 才能创建或修改 Access Web App。

需要 Access 或 Access Runtime(作为 Access 的一部分提供或作为免费下载提供)才能输入和查看数据。

需要 Access 才能创建或修改数据库。

数据存储

区域

Access Web App

Access 桌面数据库

数据的存储位置

如果你将 Office 365 与 SharePoint Online 一起使用,数据存储在 Microsoft Azure SQL Database 中。

如果你使用自己的本地 SharePoint Server 2013 或 SharePoint 2016 部署,数据存储在本地 SQL Server 中。

数据存储在本地 Access 数据库中。

需要 SQL Server

如果你将 Office 365 与 SharePoint Online 一起使用,Microsoft 将你的数据托管在 Microsoft Azure SQL Database 中。

如果你使用自己的 SharePoint Server 2013 或 SharePoint 2016 部署,则需要 SQL Server。

不需要 SQL Server。

数据库大小

如果你使用 SharePoint Online,数据库大小限制为 1 GB。

如果你使用 SharePoint Server 2013 或 SharePoint 2016 和本地 SQL Server,数据库大小通过 SQL Server 控制。

在任何一种情况下,如果您打算通过保存应用程序包来备份数据,压缩后的数据必须小于100 MB。

数据和对象有 2 GB 可用存储。

数据输入

任务

Access Web App

Access 桌面数据库

从 Excel、Word 或其他源复制并粘贴

是的,你可以将其他源的数据粘贴到 Access。

是的,你可以将其他源的数据粘贴到 Access。

数据的导入来源:

Excel

Access ODBC 数据库,如 SQL Server

文本或逗号分隔值 (CSV) 文件

SharePoint 列表

Excel

Access ODBC 数据库,如 SQL Server

文本文件或 CSV 文件

SharePoint 列表

XML

数据服务

HTML 文档

Outlook 文件夹

将数据附加到表格

将数据复制到新表格。然后将数据手动或使用数据宏复制并粘贴到现有表格。

使用导入向导将数据附加到表格中。

链接到以下位置中的数据:

SharePoint 列表(只读)

Excel

Access ODBC 数据库,如 SQL Server

文本文件或 CSV 文件

SharePoint 列表

HTML 文档

Outlook 文件夹

数据库结构

区域

Access Web App

Access 桌面数据库

表格

提供表格模板。

表格可以隐藏。

提供应用程序部件模板。

表关系

创建查找数据类型可建立关系。要查看与关系有关的信息,请选择“查找”字段,然后选择“修改查找”。

在“关系”窗口中查看表格关系。

查询

无可用操作查询。

数据宏用于执行更新、附加和删除。

有可用操作查询。

有可用交叉表查询。

表单和视图

在 Access Web App 中,表单称为视图

提供交互式视图设计器。

可以显示缩略图。

视图的类型:

  • 列表详细信息

  • 数据表

  • 空白(对于自定义切换面板,为包含一条记录的弹出窗口,依此类推)

  • 摘要(根据字段进行分组、计算总和与平均值;具有弹出窗口以供向下钻取)

表单向导可用。

表单的类型:

  • 多个项目

  • 数据表

  • 拆分窗体

  • 模式对话框

表单布局

  • 与网格对齐

  • 控件可以重新排列并在一定程度上进行修改。

  • 可自定义的操作栏

提供按像素控件、拆分表单、子表单、选项卡控件和模式对话框。

数据输入控件

提供所有基础控件,包括:

  • 级联控件(仅限 Office 365)

  • 相关项目

  • 自动完成

提供其他 Web、导航和图表控件。

查找数据

使用自定义设计功能时在用户界面中提供选项。

报表

提供简单的摘要和分组视图。

如需传统的 Access 报表,请使用连接到 Microsoft Azure SQL Database、存储 Access Web App 数据的单独 Access 桌面数据库。

创建自定义报表。

可使用提供的宏自动执行用户界面和数据操作。

可使用宏或 VBA 自动执行用户界面和数据操作。

ActiveX 控件和数据对象

ActiveX 控件和数据对象不可用。

ActiveX 控件和数据对象可用。

电子邮件通知

在 Office 365 中,使用数据宏发送电子邮件通知。

使用宏发送电子邮件通知

工具

工具

Access Web App

Access 桌面数据库

表分析器向导,用于标识冗余数据

表分析器向导不可用。

使用表分析器向导标识冗余数据。

压缩和修复

压缩和修复工具不可用。

压缩和修复工具可用。

数据库文档管理器

数据库文档管理器不可用。

数据库文档管理器可用。

性能分析器

性能分析器不可用。

性能分析器可用。

数据和结构的备份和还原过程

虽然数据库存储在 Microsoft Azure 中,但还是建议定期执行本地备份。

通过将 Access Web App 保存为应用包来备份、移动或部署该应用。

仅打包 Web App 的结构,或一起打包 Web App 结构和数据。

通过保存数据库文件备份数据或数据和结构。

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