关于 SharePoint 附带的工作流

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

SharePoint 工作流是预编程的微型应用程序,可简化和自动执行各种业务流程,范围包括为计划或文档收集签名、反馈或审批以及跟踪例程的最新状态。SharePoint 工作流可以为您节省时间和精力,以及使您定期执行的任务保持一致和高效。

手动流程与自动工作流的比较

本文是有关使用 SharePoint 2010 中,为其选择选项关联表单中添加列表、 库和整个网站集的适用于使用它们的版本时包括预编程工作流。

也有可能要进行更广泛的自定义这些包括工作流类型 —,甚至可以从头开始创建您自己的自定义工作流-通过使用 SharePoint Designer 和其他应用程序。若要了解有关这些进程的详细信息,请参阅设计和自定义工作流简介一文。

同时,在这篇文章中您将了解更多整组包括工作流。

如果您想要跳过直接向特定的工作流的详细说明,您将找到每什么是您可以链接到的目录下表中的下一节中的链接。

您希望了解哪些信息?

什么是 SharePoint 工作流?

通过使用 SharePoint 工作流可以自动哪些流程?

审批 (传送文档或项目以获得批准或拒绝)

收集反馈 (传送文档或项目以获得反馈)

收集的签名 (传送文档、 工作簿或表单以获得数字签名)

处置审批 (管理文档过期和保留)

三态 (跟踪问题、 项目或任务通过三种状态或阶段)

哪些人可以添加和启动 SharePoint 工作流?

如何添加和运行 SharePoint 工作流?

是否可以创建自己的自定义 SharePoint 工作流?

下一步是什么?

什么是 SharePoint 工作流?

您可能已经知道什么是流程图。它是流程的图形地图,带有每个步骤所发生活动的说明。

工作流程

SharePoint 工作流类似于自动化流程图,为标准工作流程减少了许多人工、猜测和随意性。

例如,请看此图中的文档审批流程。手动运行此流程意味着要执行许多检查和跟踪、文档转发和提醒发送,其中每项任务都必须由您或者您的一个或多个同事执行。  这意味着大量的额外工作,更糟的是,可能发生一连串的中断。

但是,如果使用 SharePoint 文档审批工作流来运行此流程,所有检查、跟踪、提醒和转发都将由工作流自动完成。如果某人完成任务较迟,或其他意外问题发生,大多数附带的工作流将生成通知以告知这个情况。组中的任何人都不必主动监控流程,因为使用 SharePoint 工作流,流程始终主动进行自我监控。

和运行 SharePoint 工作流非常简单。您只需选择所需的选项,将最适合您的情况,然后让 SharePoint 接管指定工作流类型。然后,当然,您可以取消或终止工作流,在需要时。

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我可以使用 SharePoint 工作流自动执行哪些流程?

每个工作流类型附带 SharePoint 模板类似的行为。添加单个列表或库中,或为整个网站集,工作流的版本使用初始表单中指定的选项和要用于此版本的选项-工作流分配任务,任务期限、 如何者工作流可以启动和由谁要包括在任务通知中的说明和等。

SharePoint 2010 提供五种预编程工作流类型

注意: 与 SharePoint Server 2010,以及 Office 365 企业版 SharePoint Online,下面的工作流类型的五个包括在内。但是,使用 SharePoint Online 小型企业版和专业人士的 Office 365,三态工作流类型可以包含。

审批(传送文档或项目以获得批准或拒绝)

复选标记 审批工作流传送文档或其他项目到指定其获得批准或拒绝的人员。

您也可以使用审批工作流控制内容审批列表或库中

要了解详细信息,或获得分步说明,请参阅关于所有审批工作流

(还有其他类似的工作流类型在 web 发布网站,发布审批工作流中使用。)

收集反馈(传送文档或项目以获得反馈)

“收集反馈”工作流 收集反馈工作流将文档或其他项目传送到指定人员以获取其反馈。

收集反馈工作流汇集了所有工作流所有者的参与者的反馈,并提供了审核流程的记录。

要了解详细信息,或获得分步说明,请参阅关于所有收集反馈工作流

收集签名(传送文档、工作簿或表单以获得数字签名)

“收集签名”工作流 收集签名工作流将 Microsoft Office 文档传送到指定人员其数字签名。

请注意,仅与 Word 的收集签名工作流函数文档、 Excel 工作簿 amd InfoPath 表单。

要了解详细信息,或获得分步说明,请参阅关于所有收集签名工作流

处置审批 (管理文档过期和保留)

“处置审批”工作流 处置审批工作流设计为支持管理需要组织内的记录。此工作流管理文档过期和保留过程通过允许参与者决定是保留还是删除过期的文档或项目。

处置审批工作流启动时,它创建特定文档和项目的处置审批工作流任务工作流的任务列表中。因为它是可能处置审批工作流可能会产生大量任务 (尤其是将其配置为在项目到期时自动启动),处置审批工作流提供了批量任务完成的支持,因此的记录经理或其他授权的人员可以处理大量的项目为一个步骤中删除。

您可以配置您的处置审批工作流中使用的过期策略功能的信息管理策略的协作工作,以便在工作流自动启动每次过期的文档或网站上的项目。

若要了解更多信息或获得分步说明,请参阅文章使用处置审批工作流

三态(通过三个状态或阶段跟踪问题、项目或任务)

三态工作流 三态工作流可通过三个状态(阶段)跟踪列表项的状态。它可用于管理那些要求组织跟踪大量问题或项目(例如客户支持问题、销售商机或项目任务)的业务流程。

每次在这些状态之间转换时,工作流都会向用户分配任务并向该用户发送有关该任务的电子邮件通知。该任务完成后,工作流会更新该项目的状态并进入下一个状态。三态工作流针对“问题跟踪”列表模板设计,但是也可以用于任何包含具有三个或更多值的“选项”列的列表。

若要了解更多信息或获得分步说明,请参阅文章使用三态工作流

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哪些人可以添加和启动 SharePoint 工作流?

要添加或启动工作流,您必须具有工作流运行所在列表、库或网站集的正确权限:

  • 添加工作流   默认情况下,您必须具有有关工作流添加到管理列表权限。(默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不)。

  • 启动工作流   此外默认情况下,您必须具有到开始的编辑项目权限已添加工作流。(成员组和所有者组都具有默认的编辑项目权限; 不会访问者组)。
    所有者或者,可以选择配置特定工作流,以便他们可以开始由所有者组的成员。

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如何添加和运行 SharePoint 工作流?

下图概括计划、添加、运行和修改 SharePoint 工作流的基本阶段。随后将介绍每个步骤的单个部分。

工作流程

计划确保您了解哪些选项以及哪些信息需要有可用时使用 intiation 表单添加工作流版本。

  • 了解   了解哪种包括工作流类型将执行所需完成的作业。

  • 添加    填写初始表单以将工作流版本添加到列表、库或网站集。

  • 启动    对列表或库中的文档或其他项目手动或自动启动新工作流。(如果手动启动,您将有机会更改简要初始表单中某些工作流的关联表单设置。)工作流启动时,它创建任务,发送通知邮件并开始跟踪操作和事件。

  • 监控    工作流运行时,您可以查看“工作流状态”页以了解哪些任务已完成以及发生了哪些其他操作。如有必要,您可以从此处调整当前和将来的任务,甚至取消或终止此工作流运行。

  • 审阅    运行完成后,可以在“工作流状态”页上审阅其整个历史记录。此外,从此状态页面上,还可以创建该工作流的一般性能统计报告。

  • 更改    如果工作流不完全符合您的要求,您可以打开添加时使用的原始关联表单,并在其中进行更改。

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我是否可以创建自己的自定义 SharePoint 工作流?

如果您需要使用内置工作流更大的灵活性,您可以自定义进一步使用 SharePoint Designer,如工具。您也可以从头开始创建您自己的原始工作流。

利用工作流设计器,可以创建一套规则,将各种条件和操作与 SharePoint 列表和库中的项目关联起来。在对列表或库中的项目进行更改时,将触发工作流中的操作。

例如,如果某项目成本超出特定金额,您可以设计启动附加审批工作流的工作流。

您还可以定义一组相关的文档的工作流。例如,如果您的工作流关联到文档库,或筛选文档内容类型,显示一组上下文文档集操作。文档集是允许文档被视为单个单元,所以文档集的工作流操作将运行在每一项中的文档集的组的 SharePoint Server 2010 中的新增功能。

有关详细信息,请参阅设计和自定义工作流简介

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下一步做什么?

处理包括工作流类型查看任何详细说明下列文章:

如果您感兴趣进行基本的任何其他自定义和包括工作流类型 — 之外,它是使用关联表单中,可以执行哪些操作,或者如果您想要构建您自己从零开始的原始工作流,请参阅文章设计和自定义工作流简介

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