关于 SharePoint 附带的工作流

关于 SharePoint 附带的工作流

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SharePoint 工作流是预编程的浮动应用程序的简化和自动化了各种各样的业务流程。工作流的范围可以收集签名、 反馈或批准的计划或文档中,从到跟踪日常过程的当前状态。SharePoint 工作流设计为您节省时间和精力,并将您定期执行的任务的一致性和效率。

什么是 SharePoint 工作流?

您可能已经知道什么是流程图。它是流程的图形地图,带有每个步骤所发生活动的说明。

工作流程

SharePoint 工作流类似于自动化流程图,为标准工作流程减少了许多人工、猜测和随意性。

例如,请看此图中的文档审批流程。手动运行此流程意味着要执行许多检查和跟踪、文档转发和提醒发送,其中每项任务都必须由您或者您的一个或多个同事执行。  这意味着大量的额外工作,更糟的是,可能发生一连串的中断。

但当您使用的 SharePoint 文档审批工作流运行该过程,该检查的所有和跟踪和提醒和转接自动完成的工作流。如果某人在完成某一任务、 延迟或某些其他不便出现,包括工作流的大多数生成通知,以让您了解它。在组中的任何人具有主动监控进程,因为 SharePoint 工作流,该过程将始终主动监视本身。

此外,运行 SharePoint 工作流也十分简单。您只需选择所需的工作流类型,指定最适合您的情况的选项,然后将一切都交给工作流。当然,您可以在需要时取消或终止工作流。

每个工作流类型包含模板的行为。添加工作流的单个列表或库中,或使用初始表单中指定的选项和要用于此版本的选项为整个网站集的版本。这些选项以及选项包括谁工作流︰ 将任务分配给,任务截止日期,可以启动工作流的方式和由谁说明会包括在任务通知中,等等。

重要:  默认情况下,“审批”、“收集反馈”和“收集签名”工作流未激活,并且未列在关联表单的“选择工作流模板”列表框中。要使其可供使用,网站管理员必须在网站集级别激活它们。

有五种预编程工作流类型。

复选标记 审批工作流传送文档或其他项目到指定其获得批准或拒绝的人员。您可以使用审批工作流控制内容审批列表或库中。若要了解更多信息或获得分步说明,请参阅审批工作流详述

“收集反馈”工作流 收集反馈工作流将文档或其他项目传送到指定人员以获取其反馈。收集反馈工作流汇集了所有工作流所有者的参与者的反馈,并提供了审核流程的记录。若要了解更多信息或获得分步说明,请参阅收集反馈工作流详述

“收集签名”工作流 收集签名工作流将 Microsoft Office 文档传送到指定人员其数字签名。请注意收集签名工作流功能只与 Word 文档、 Excel 工作簿和 InfoPath 表单。若要了解更多信息或获得分步说明,请参阅收集签名工作流详述

三态工作流 三态工作流用于跟踪通过三种状态 (阶段) 的列表项的状态。可用于管理需要组织跟踪大量问题或项目的业务流程 — 客户支持问题、 销售商机或项目任务,例如。

每次在这些状态之间转换时,工作流都会向用户分配任务并向该用户发送有关该任务的电子邮件通知。该任务完成后,工作流会更新该项目的状态并进入下一个状态。三态工作流针对“问题跟踪”列表模板设计,但是也可以用于任何包含具有三个或更多值的“选项”列的列表。

要了解更多信息或获得分步说明,请参阅使用三态工作流

“处置审批”工作流 发布审批工作流等同于其他 SharePoint 工作流,因为它可以自动传送到主题专家和利益干系人进行审阅和批准的内容。发布审批工作流的独特之处在于设计专为发布的网站的新增和更新网页发布严格控制的位置。在这些类型的网站,直到工作流中的每个审批者批准,则可以发布没有新内容。若要了解更多信息或获得分步说明,请参阅使用发布审批工作流

要添加或启动工作流,您必须具有工作流运行所在列表、库或网站集的正确权限:

  • 添加工作流   默认情况下,您必须具有有关工作流添加到管理列表权限。(默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不)。

  • 启动工作流   此外默认情况下,您必须具有到开始的编辑项目权限已添加工作流。(成员组和所有者组都具有默认的编辑项目权限; 不会访问者组)。
    或者,可以选择所有者配置特定工作流,以便他们可以开始由所有者组的成员。

下图概括计划、添加、运行和修改 SharePoint 工作流的基本阶段。随后将介绍每个步骤的单个部分。

工作流程

  • 计划    确保您了解在使用初始表单添加工作流版本时需要哪些选项以及需要提供哪些信息。

  • 添加    填写初始表单以将工作流版本添加到列表、库或网站集。

  • 启动    对列表或库中的文档或其他项目手动或自动启动新工作流。(如果手动启动,您将有机会更改简要初始表单中某些工作流的关联表单设置。)工作流启动时,它创建任务,发送通知邮件并开始跟踪操作和事件。

  • 监控    工作流运行时,您可以查看“工作流状态”页以了解哪些任务已完成以及发生了哪些其他操作。如有必要,您可以从此处调整当前和将来的任务,甚至取消或终止此工作流运行。

  • 审阅    运行完成后,可以在“工作流状态”页上审阅其整个历史记录。此外,从此状态页面上,还可以创建该工作流的一般性能统计报告。

  • 更改    如果工作流不完全符合您的要求,您可以打开添加时使用的原始关联表单,并在其中进行更改。

如果您需要内置工作流具有更大的灵活性,您可以使用 SharePoint Designer 2013 等工具进一步进行自定义。您还可以从头开始创建自己的原始工作流。

利用工作流设计器,可以创建一套规则,将各种条件和操作与 SharePoint 列表和库中的项目关联起来。在对列表或库中的项目进行更改时,将触发工作流中的操作。

例如,如果某项目成本超出特定金额,您可以设计启动附加审批工作流的工作流。

您还可以为一组相关文档定义工作流。例如,如果您的工作流与某个文档库关联,或者经过筛选,仅处理“文档”内容类型,将显示一组上下文相关的“文档集”操作。文档集允许一组文档被视为一个单元,因此文档集的工作流操作将针对该文档集中的每个项目运行。

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