关于签出、签入、和版本的热门问题

关于签出、签入、和版本的热门问题

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Office 365 社区后台,我们已跟踪的签出、 签入和文档库中的版本控制文件的最佳疑问。我们已收集它们一起,以与您共享,以及我们最佳的答案。以下问题的许多还有更深入的了解到内容的当前帮助主题的链接。

致谢客户的反馈,这篇文章已更新 2016 年 8 月 12 日。

问题和答案

如何签出、 签入或放弃签出的文件的更改?

签入和签出文件是以跟踪和控制内容的更新方式的绝佳方式。如何检查文件放大和缩小,以及如何放弃签出SharePoint Online中的,将显示以下步骤。检查和SharePoint 2013和SharePoint 2016或经典 SharePoint 体验注销文件的信息,请参阅签出、 签入或放弃对库中的文件的更改

  1. 打开您想要签出,将鼠标悬停在文件,然后单击复选标记对文件的库。

    使用光标中在复选框突出显示的文档
  2. 单击工具栏中的椭圆 (...),然后单击签出

    带有椭圆签出菜单上,使用签出突出显示

    注意: 您可以右键单击该文件,单击多个,,,然后单击签出

  3. 正被文件签出时,将显示注释。如果您单击图标上,您可以看到签出的进度。

    签出注意突出显示了图标
  4. 当文件签出时,文档的图标上它会有绿色箭头。

    文件名称和带有重叠的绿色箭头图标。

  1. 打开库,将鼠标悬停在您想要签入的文件,然后单击复选标记。

    签出所选文件
  2. 单击工具栏中的椭圆 (...),然后单击签入

    与签入突出显示文档菜单

    注意: 您可以右键单击该文件,单击多个,,,然后单击签入

  3. 签入对话框中,您可以输入一条批注,如您更改或添加。

    在对话框中检查与插入批注和签入突出显示的按钮
  4. 完成后,请单击签入

如果您尝试签入文档时,您还没有在进行了更改,您将收到一条消息,显示一个项目未更新。

项不更新的邮件和图标

请检查以确保之前签入文档上保存的更改。由于SharePoint Online保留签出文档不进行任何更改,是否其他人可能不能编辑文档。放弃签出,如果您不希望所做的更改。.

  1. 打开库中,将鼠标悬停在要放弃签出,该文件,然后单击复选标记。

  2. 单击工具栏中的椭圆 (...),然后单击放弃签出

    放弃签出与突出显示签出菜单为打开状态

    注意: 您可以右键单击该文件,单击多个,,,然后单击放弃签出

  3. 放弃签出时,您将获得"确实"对话框。单击放弃签出以清除签。

    单击放弃签入确认对话框中,单击放弃按钮突出显示

    若要确保文件的签出状态,您可以单击上方的放弃签出消息图标。

    选中在邮件中单击放弃进度。

否,签出文件仅更改该文件,以便只有您可以编辑该文件的条件。

如果您签出文件,而不保存回,不会保存所做的更改。如果您想要保留的更改,始终保存文件。

保存文件的方式取决于编辑器或正在使用的工具。如果您编辑文本文件,您需要显式单击保存。但是,如果您在 Office 365 应用程序中编辑,如在 Word 或 Excel 中,您可以关闭该文档,并且它将自动保存。

如果您签出文件,保存它,然后选择放弃签出,所做的更改将不会保存回库。

默认情况下,使用文档库中的编辑权限的任何人都可以更改文件。但是,您可以设置要求某人更改它之前签出第一个文件的库。

您需要是文档库的所有者或网站管理员或具有类似的权限,才能执行此设置。

  1. 打开您想要要求签出的库。

  2. 在SharePoint Online,单击设置 齿轮形设置按钮 ,然后单击库设置

    与所选的库设置设置菜单

    在SharePoint 2013和SharePoint 2016中,单击页面,然后单击库设置

    功能区上的 SharePoint 库设置按钮
  3. 在设置页面上,单击版本控制设置。

    使用版本控制所选的库设置对话框。
  4. 版本控制设置页面上,向下滚动,然后单击要求签出,然后才能编辑文档

    使用是的设置对话框上突出显示是否要求先签出要编辑的文档

默认情况下,在文档库允许成员具有编辑权限修改和编辑文件,而签出。若要防止这种情况,请启用签出要求在库中。您需要是文档库的所有者或网站管理员或具有类似的权限,才能执行此设置。

  1. 打开您想要要求签出的库。

  2. 在SharePoint Online,单击设置 齿轮形设置按钮 ,然后单击库设置

    与所选的库设置设置菜单

    在SharePoint 2013和SharePoint 2016中,单击页面,然后单击库设置

    功能区上的 SharePoint 库设置按钮
  3. 在设置页面上,单击版本控制设置。

    使用版本控制所选的库设置对话框。
  4. 版本控制设置页面上,向下滚动,然后单击要求签出,然后才能编辑文档

    使用是的设置对话框上突出显示是否要求先签出要编辑的文档

若要查看哪些用户有签出一列,一种快速的方法是将鼠标悬停在签出图标 图标图像 可以看到提示,告诉您已签出文件。

也可以向库的默认视图中添加签出者列。这种方式,每个人都可以轻松地查看谁已签出文档。 若要了解如何在SharePoint中添加一个签出者列,请参阅创建列表或库中的一列

更多信息

版本控制是某种方式来创建要求控制主要版本或主要版本和次要版本的发布周期的文档的更改历史记录。

删除了次要版本的版本历史记录

启用版本控制

  1. 转到您要为其启用版本控制的库或列表。

    • 对于库,单击设置 设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云库设置

      如果看不到功能区上,单击,然后单击这些菜单项

      设置组中的库设置

    • 有关列表中,单击功能区上的列表,然后单击列表设置

  2. 单击版本控制设置。

  3. 在项目版本历史记录文档版本历史记录部分中,选择如果您想要创建主要版本或主要和次要版本。

    可选:

  4. 选择您想要保留在列表中的版本的数量。

  5. 选择您要保留草稿已批准版本的数量。如果选择中的内容审批部分中,此选项才可用。

  6. 如果您希望用户签出文档,他们可以向库做任何更改之前,请在需要签出部分中,单击

    注意: “需要签出”部分仅对库显示。

  7. 单击“确定”

以下是启用版本控制的两个很好的理由:

  • 它对您的业务流程跟踪、查看和还原文档的早期版本非常重要。常见原因包括那些有时需要多个迭代版本的合同、正式建议书和法律文档。在这些情况下,最好启用主要和次要版本控制。

  • 如果您的工作组计划使用共同创作功能,您就可能在库中启用主要版本控制,以防有人出现失误并将相同名称的文档上载到大家正在共同创作的库中。这样,如果更改丢失,您可以还原到文档的早期版本。

您还可以同时启用版本控制和签出。请注意,如果您决定不在文件中进行或保留任何更改,您可以放弃签出,但这不会影响版本历史记录。

启用版本控制时,它不会自动向视图添加列,例如“修改”和“修改者”列,因此您可能需要修改默认视图。要得到一个在文档通过审批前一直显示“草稿”状态的审批状态列,您还需要启用“内容审批”功能(可以通过“库设置”页面执行此任务)。

更多信息

单击“添加”以将文件拖动到库中 使用拖放功能   

上载文件最常用的方法是从计算机或网络文件夹将文件拖动到文档库。首先,打开您网站上的库。然后找到计算机中要上载的文档,选中它们并拖动到库中显示“将文件拖到此处”的位置。

如果您没有看到用于拖放文件的选项,请安装最新版本的浏览器软件或 Microsoft Office。此功能需要 Office 2013 的最小值或最新版本的 Microsoft Edge、 Internet Explorer、 Firefox 或 Chrome。

打开的资源管理器窗口 使用“使用资源管理器打开”命令   

此命令虽然是在您的计算机上打开 Windows 资源管理器,但会显示网站的服务器计算机上的文件夹结构。有时候,您可能需要要将一个库中的许多文档复制或移动到另一个库。

注意: 使用资源管理器中打开SharePoint 2013而SharePoint 2016,或在文件资源管理器中查看与SharePoint Online仅在 Internet Explorer 10 或 11 中工作。它不支持通过 Microsoft Edge、 Google Chrome 或 Mozilla FireFox。

例如,您可能希望将某个库中在一年前创建的所有文档移动到其他库以进行信息存档。或者,由于您更改了工作组,您可能需要将文档从一个网站中您自己的库中复制到子网站中的其他库。

您也可以处理文件夹中的文件,如复制、重命名、删除等。

将文件拖动到库中 使用“新建文档”命令   

在“创建新文件”标注中,单击“上载现有文件”。在出现的对话框中,单击“浏览”以上载单个文件。

这种方法的优点在于无论当前使用何种浏览器或浏览器版本都可以上载。

关于签出、签入、和版本的相关提示   

无论您使用哪种上载方法,都请牢记关于签出、签入和版本(如果启用它们)的以下几点:

  • 如果要将文件上载到要求签出文件的库中,则该文件最初将签出给您。您仍需先签入文件,然后其他人才能对该文件进行查看和编辑。

  • 如果库被配置为跟踪文件的版本,则通常您可以将上载的文件添加为新版本,此版本随后成为该文件版本历史记录的一部分。

  • 如果库要求您向一个或多个库列添加值,例如部门名称或项目编号,则您还必须先编辑值并签入文档,然后才能完成上载操作。

更多信息

您可以获取新版本是签出退出的帐户,并替换为新版本的所有内容都将添加一个新文档。一旦修改签出的版本,则选中它回到。SharePoint 将使保留早期版本 (提供您已经将其配置为该) 的新副本。版本控制的详细信息,请参阅版本控制如何在列表或库中?

否,遗憾的是从没有设置提醒,或获取文档已签出的日期的方式的 SharePoint 环境。应用程序编程接口 (Api),使它,但他们需要自定义程序写入。请与您的管理员或网站设计器。

可视化工作、 监视已签出图标 图标图像 ,或添加到库中签出者列。若要了解如何添加SharePoint中的签出者列,请参阅创建列表或库中的一列

如果您将文件上载到要求签出文件的库中,则该文件最初将签出给您。 您可以查看这些文件,但其他人不能查看,因而导致文件很容易被忽略。 在其他人可以查看或编辑这些文件之前,请您确保填写所需的任何属性,然后签入文件。

更多信息

如果有人向您发送指向 SharePoint 文件的链接,您也单击了该链接,在开始编辑之前,请始终确保查看一下标题栏中是否显示“只读”。如果显示“只读”且库已启用签出,则您需要签出该文件。通过检查 URL 找到库,您始终可以导航到库。

但如果文件是 Office 文档,如 Word、Excel 或 PowerPoint,就比较容易了。首先,将文档置于“编辑模式”下,单击“文件”选项卡,然后找到“管理版本”按钮,您可以使用该按钮签出文件。

但是请注意,也有可能是其他人已将文件签出,因此在这种情况下,“签出”命令将不可用。

您多久看到一次以下提示?

提供将签出的文件保存在本地草稿文件夹中的机会的消息框

本地草稿功能是多个版本长期使用的一种功能。如果您稍后需要在未连接到网络的情况下打开文件,选中“使用本地草稿文件夹”框后,您就可以脱机处理文件,更轻松地在计算机上查找文件。默认情况下,该文件夹称为“SharePoint 草稿”,位于您的“文档”或“我的文档”文件夹下。另外,如果您选择签出两个或更多文件,则看不到此对话框。

但时代已变了。 如果要脱机处理文件,则当前最好的方法是使用 OneDrive for Business,有了它,让任何文档库脱机并自动同步更改简直易如反掌。 OneDrive for Business 除 Office 2013 中附带的版本外,另外还有独立版本。

更多信息

组织到文件夹中的库通常有一个默认视图来显示所有文件夹。如果要签入大量文件夹中的大量文件,请创建一个可以“平展”库的新视图,以便您可以在一个视图中看到所有文件,而不显示文件夹。要执行此操作,请在“编辑视图”页面上选择“文件夹”下的“显示所有项目,但不显示文件夹”。在此位置,您还可以通过增大“项目限制”下“显示的项目数”来增大文件限制,以便同时看到所有文件。这使您能够更轻松地在一次操作中选择需要签入的所有文件。

注意: SharePoint Online 和 Office 365 当前不允许多个文件检查现代模式下使用时。通过单击在屏幕左侧的快速启动栏的底部经典 SharePoint中使用经典体验。

更多信息

如果您已同步库中的通过OneDrive for Business,仍然可以检查出在浏览器中的文件。您可以查看签出图标 图标图像 在浏览器中,以指示该文件已签出。但是,没有签出图标文件在您的设备的本地文件夹中因为本地文件夹知道的签出 / 签入 SharePoint 上的文件的状态。

但是,您在本地文件夹中可以执行下列操作:

  1. 右键单击文件名。

  2. 单击“OneDrive for Business”,然后单击“转到浏览器”。

现在,您可以快速查看 SharePoint 库和该库中任何文件的签出/签入状态。

这可能看起来古怪,以查看文件签出一个人,但上次修改者其他人。这是正常的不获取修改文档最近修改的列,直到某人实际上将其签入。修改者列显示了已保存和签入文件的最后一个人员。 上次修改的列后人员签入一个文件,将更新到任何人都是最新的签入。

嗯,在一定程度是可以的。签入文档时,您可以添加有关您所做更改的简要注释。对于让其他人查看您所做的编辑的摘要来说,这是一种很好的方法。在任何时候,如果您需要编辑注释,您可以重新签出文档,然后立即再次将其签入,选择“覆盖当前版本”,然后在“注释”框中添加新注释。

简短答案是无。请务必时签入和签出文件,因为这两种操作的其他用户的重要后果进行明确决定。当您签出 Office 文档,如 Word 文档,黄色消息栏,并提示帮助您跟踪文档的状态和做出更快地决策。有关详细信息,请参阅下面的部分应启用签出和签入的文件?本文中。

您不必等其归来。

网站或库管理员可以使用“替代签出版本”权限来启用由另一个用户做出的文档签入或者放弃由另一个用户做出的文档签出。但是请注意执行此操作的后果。您的在休假的同事可能要将其进行的更改的本地副本添加回库中的文档,这就需要在两个版本之间进行协调,可以手动协调,也可以使用比较工具(例如 Word 和 Excel 提供的工具)。

更多信息

注意: 如果您正在使用SharePoint Online或 Office 365,您可能无法签入多个文件。如果是这样,请尝试切换到经典体验,在屏幕左侧的快速启动面板底部上可用。

如果您使用的 SharePoint 2016 或 SharePoint 2013 在本地,但如果您有已编辑,同时上载多个文件,您可以选择,然后选中其所有次。但是,如果您看到签入命令被禁用,请滚动浏览整个库视图,并确保您尚未无意中选择已签入的文件。这是最常见的原因禁用签入命令,很容易忽略此。

签入文件

简单地说,签出和签入文件是一种锁定文件以对文件进行独占编辑,然后解除锁定供他人使用的方式。当您创建库、组织文件、确定如何最有效地进行协作时,请考虑您的协作样式。有多种方法可以与其他人协作处理文档。下表可以帮助您决定哪种方法最适合您。

协作样式

典型用法

最佳做法

非正式

日常工作组文档、简单编辑或非经常性编辑、偶尔的编辑冲突

禁用签出要求(这是默认库设置),不过您仍然可以根据需要签出单个文件。

共同创作

在客户端计算机上使用 Office 产品并使用 Office Online 进行简单的实时文档协作

禁用签出要求并避免签出的文件,因为签出与共同创作功能不兼容

正式

按顺序评论、审阅和审批文档

启用要求的签出

以下是在库中启用签出时的一些额外提示和技巧:

签出文件

  • 避免保持签出的时间太长的文件。有关标记较旧的签出文件的自定义加载项称呼您的管理员。

  • 向库的默认视图中添加“签出者”列。这样,其他人可以轻松地查看是谁签出了文档。如果视图中没有这一列,您仍然可以将鼠标悬停在“签出”图标 图标图像 上来查看是谁签出了文档这一提示。

  • 如果您需要紧急编辑已签出的文件,请与其他用户联系,询问他们何时可以完成。

  • 避免编辑已签出的文件,因为您可能需要手动同步更改,而且这样甚至可能会意外覆盖更改。

  • 应该记住,直到您将文件再次签入之前,您所做的更改均不可见。如果您希望其他人能够在您完成之前看到更改,您可以签入文档,但在您完成编辑之前请保持其处于签出状态。

更多信息

如果仍有问题或遇到异常行为,就可能需要提交服务请求了。

联系人产品支持将于企业版-管理员帮助 .

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