关于查找文件

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不管在下列什么工作环境中,都可在 Microsoft Office 2003 中使用“文件搜索”命令来查找文件:在计算机的硬盘驱动器上、局域网络、Microsoft Outlook 邮箱以及Office 2003网上邻居。您还可在 Outlook 邮箱中查找电子邮件、会议和其他信息。搜索操作提供两种查找文件的方法:基本搜索和高级搜索。

基本文件搜索

基本搜索能最全面地搜索文件、Outlook 项目和网页。可以查找在标题、内容或Office 2003网上邻居属性中包含指定文本的文件。还可以指定搜索文件的范围和搜索文件类型。

高级文件搜索

高级搜索则更加明确,用于根据文件属性查找文件。您可通过创建查询完成此操作,查询是所找到文件必须满足的一条或多条规则的集合。查询的一个示例是“作者 是(精确地) 佚名”。它指定了待搜索文件的作者属性应只包含文本“佚名”。

自然语言搜索

自然语言搜索使用熟悉的会话表达方式(例如“Get all mail from Jane”或“Find all meetings next week”)从“基本文件搜索”任务窗格中搜索 Microsoft Outlook 项目。使用自然语言搜索,您可搜索电子邮件、日历项、联系人、任务和便笺。只有在 Microsoft Office 2003 英文版中才支持自然语言搜索。

虽然可以在自然语言查询中包括更多信息以获取更好的搜索结果,但是您无需使用完整的句子或者关心语法的正确性。例如,下列自然语言查询是正确的:“High priority tasks”。

自然语言搜索可搜索 Outlook 项目的内容,例如电子邮件的正文,以及项目的Office 2003网上邻居属性,例如会议的主题和任务的优先级。

注意: 对于网上邻居或您计算机上的文档,虽然不支持自然语言搜索,但是 Office 的“文件搜索”将使用自然语言搜索查询中的信息来查找这些位置中的文件。

使用自然语言的提示

搜索电子邮件

  • 使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索电子邮件的内容。

    示例

    “Messages about searching”

    “Messages on the subject: sales quotas”

  • 搜索电子邮件的属性和其他域。

    示例

    “High priority messages”

    “Who did I Cc about natural language searching?”

    “E-mail I need to follow-up on”

  • 搜索包含附件的文档。

    示例

    “Find all mail messages with attachments”

  • 指定时间范围以缩小搜索范围。

    示例

    “E-mail from Bob in the last week about natural language searching”

    “Find the most recent e-mail from Prasanna”

搜索日历

  • 使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索会议的内容。

    示例

    “Meeting about sales goals”

    “Show the meeting to introduce new team members”

  • 根据参加人搜索会议。

    示例

    “All meetings with Jim”

    “Find the meeting organized by Tanya”

    “Did Bei-Jing accept the meeting about searching?”

  • 通过指定时间范围来限制搜索的范围。

    示例

    “Find all meetings I attended last Monday”

    “Find all meetings the day before yesterday”

搜索联系人

  • 根据详细信息搜索联系人,例如昵称或生日。

    示例

    “Find everyone whose manager is Miles”

  • 查找具有共同信息的一组联系人。

    示例

    “Contact information for clients who live in Baltimore”

搜索便笺

  • 根据便笺的内容、颜色或其他属性搜索便笺。

    示例

    “All notes I created yesterday”

    “All blue notes about searching”

其他提示

  • 通过指定要搜索的文件夹来缩小搜索范围。

    示例

    “E-mail in my Inbox that I haven't read yet”

  • 使用引号来保持短语的整体性。

    示例

    “Show me meetings about "natural language searching" in the next 5 days”

  • 指定希望结果返回的顺序。

    示例

    “E-mail from Helmut, sorted oldest message first”

文件搜索选项

“文件搜索”任务窗格

使用“文件”菜单上的“文件搜索”时,“文件搜索”任务窗格将显示在页面右侧。每个 Office 应用程序都可拥有自身的“文件搜索”任务窗格实例。不过,搜索结果对于任何应用程序都是可用的。例如,如果您在 Microsoft Word 中搜索任意类型的文件,并从搜索结果列表中打开某 Microsoft Excel 电子表格,则搜索结果也会显示在 Excel 的“搜索结果”任务窗格中,以便于您可继续使用它们。

查看搜索结果

开始搜索时,“文件搜索”任务窗格会立即开始列出所找到文件的名称。文件按以下位置分别显示:您的计算机、邮箱和网上邻居。

从结果列表中,您可以对找到的文件执行多种操作,例如:

  • 查看文件的属性

  • 打开文件

  • 在 Web 浏览器中查看文件

  • 根据某文件新建文档

  • 将指向某文件的超链接复制到“Office 剪贴板”中

用快速搜索来加速搜索

快速搜索从文件提取信息并用某种方式进行组织,以便更快速,更容易地查找这些文件。当您的计算机空闲时,就会更新快速搜索索引。

快速搜索使用内置 Windows 索引服务。您可从 Windows 的“搜索”任务窗格中或 Office 中的“基本文件搜索”任务窗格中启用快速搜索支持。

注意: 如果没有安装快速搜索,“基本文件搜索”任务窗格就会显示一条注释信息。如果已经安装快速搜索,就会显示其状态为已启用或已禁用。

使用条件和值来生成更复杂的搜索

使用高级搜索时,可以基于文件属性,使用条件和值来搜索文件。

条件是在高级搜索中对文件属性值设置的限制,从而使其更加明确。每一种属性类型都有与之相关的一组条件,高级搜索将自动显示这些条件。例如,如果属性为日期,高级搜索就会显示下列条件选项以及其他选项:“今天”、“明天”和“昨天”。

某些条件后面不需要值。在示例“上次修改时间昨天”中,不需要任何附加值,因为条件“昨天”为高级搜索提供了所需的全部信息。

某些条件后面需要一个值。例如,条件“等于”后面总是需要一个值,在您配置搜索的时候就要提供该值。

从“打开”对话框中进行搜索

通过使用“打开”对话框中的“工具”菜单,可使用基本搜索或高级搜索来查找文件。与在“文件搜索”任务窗格中一样,将根据文件的位置分别显示搜索结果。您可在打开文件的同时查看其属性。

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