共享 Office 365 中 SharePoint 文件或文件夹

共享 Office 365 中 SharePoint 文件或文件夹

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SharePoint网站存储的文件已经向每个人网站,具有权限通常可用,但您可能想要与不否则有权访问该网站的人员共享特定文件或文件夹。当您共享的文件和文件夹时,您可以决定是否要让人员可以编辑或仅查看它们。随时可以停止共享

(想共享整个网站?)

共享文件或文件夹

下面介绍了如何共享文件或文件夹SharePoint中:

  1. 选择要共享的文件或文件夹,然后选择“共享”。

    显示针对组织内部人员的共享链接的“共享”对话框的屏幕截图。

  2. (可选)单击下拉列表,更改链接类型。“详细信息”窗格随即打开,可以在其中更改可访问链接的人员并决定人员是否可编辑你共享的项目。

    可使用此链接的人员”的选项(选项因管理员设置而异):

    • 任何人”可向收到此链接的任何人授予访问权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。这可能包括组织外部的人员。

    • <组织> 内的人员”可向组织中的所有人授予访问该链接的权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。

    • 特定人员”可向你指定的人员授予访问权限,虽然其他人可能已拥有了权限。如果用户转发共享邀请,那么只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接。

    默认情况下,“允许编辑”处于打开状态。若希望他人仅查看文件,请取消选中该复选框。

    完成时单击“应用”。

  3. 如有必要,请输入想要与之共享的人员的姓名和一条消息。

  4. 完成发送链接的准备工作后,单击“发送”。

获取可复制的文件或文件夹的链接

另一种共享方式是获取可复制的文件或文件夹的链接,并将其粘贴到文本消息或网站上。共享此链接的人员可将该链接转发给他人。

  1. 在SharePoint,单击复制链接。链接会自动复制到剪贴板。

    “复制链接”对话框的屏幕截图

  2. (可选)单击下拉列表,更改链接类型。“详细信息”窗格随即打开,可以在其中更改可访问链接的人员并决定人员是否可编辑你共享的项目。

    可使用此链接的人员”的选项(选项因管理员设置而异):

    • 任何人”可向收到此链接的任何人授予访问权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。这可能包括组织外部的人员。

    • <组织> 内的人员”可向组织中的所有人授予访问该链接的权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。

    • 特定人员”可向你指定的人员授予访问权限,虽然其他人可能已拥有了权限。如果用户转发共享邀请,那么只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接。

    默认情况下,“允许编辑”处于打开状态。若希望他人仅查看文件,请取消选中该复选框。

    完成时单击“应用”。

  3. 将链接粘贴 (Ctrl+V) 到所需位置,如文本消息或网站上。

注释: 

  • 共享链接授予的权限只有在链接存在时才有效。例如,当链接被禁用时,访问权限会被撤销(尽管人员仍可通过其他方式访问该文件)。

  • 选中“允许编辑”时:登录后,组织内的人员可以编辑、复制或下载该文件。选中“允许编辑”时,组织内的人员可查看文件,并且可以复制或下载文件。

  • 通过邀请外部用户作为“来宾”,或通过创建和发布来宾链接,可与外部用户(不在你的网络上的人员)共享文件。这些链接在 Office 365 中默认可用,但管理员可对你的网站禁用外部共享。有关详细信息,请参阅与组织外部的人员共享网站或文档

  • 网站管理员可以限制共享,仅允许文件和网站的所有者对其进行共享。有关管理员可启用链接共享的信息,请参阅视频:不通过访问请求的情况下共享网站

  • 如果网站管理员不具有受限共享到网站所有者,任何具有编辑权限的文件或文件夹的用户可以共享该文件或文件夹与其他人通过单击共享复制链接。不具有编辑权限的用户可以使用复制链接以获取有关已有的文件或文件夹的权限的用户的链接正常工作的。

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