共享 Access 桌面数据库的方法

共享 Access 桌面数据库的方法

您可以使用几种方法共享 Access 数据库,具体取决于您的需求和资源可用性。本文将介绍可用选项以及每个选项的优点,并为您提供资源,让您了解有关适合您的方法的详细信息。

若要对数据库进行设计更改,需要在计算机上安装 Access。

本文内容

使用网络文件夹共享数据

共享拆分的数据库

在 SharePoint 网站共享数据库

通过链接至 SharePoint 列表共享数据库

使用服务器共享数据库

决定使用方法时要考虑的事项

使用网络文件夹共享数据

这是最简单、要求最少的选项,但是提供的功能也最少。在此方法中,数据库文件存储在共享网络驱动器上,所有用户同时共享此数据库文件。当多个用户同时更改数据时,就会出现可靠性和可用性等问题,因为所有数据库对象是共享的。该技术也可能会降低性能,因为所有数据库对象都通过网络发送。

只有在少数人应同时使用数据库且用户不需要自定义数据库设计时,此选项才可能适合您。

注意: 与其他共享数据库的方法相比,此方法的安全性较差,这是因为每个用户都具有数据库文件的完整副本,从而增加了未经授权访问的风险。

使用网络文件夹共享数据库:

  1. 如果尚未有任何可用的共享网络文件夹,请设置一个。

    若要获得此步骤的帮助,请参阅您要用于共享数据库的计算机的操作系统帮助系统。如果共享文件夹位于网络服务器上,可能需要网络管理员的协助。

  2. 确保在所有用户的计算机上将 Access 设置为以共享模式打开。这是默认设置,但应进行检查以确保为此默认设置。 如果用户以独占模式打开数据库,则会影响数据可用性。在每台计算机上完成以下步骤:

    1. 启动 Access,单击“文件”>“选项”。请注意,如果使用 Excel 2007,请单击 Microsoft Office 按钮,然后单击“Excel 选项”。

    2. 在“Access 选项”框中,单击“客户端设置”。请注意,如果使用 Access 2007,请单击“高级”。

    3. 在“高级”部分的“默认打开模式”下选择“共享”,然后单击“确定”并退出 Access。

  3. 将数据库文件复制到共享文件夹中。复制文件后,请确保将文件属性设置为允许对数据库文件进行读/写访问。用户必须具有读/写权限才能使用数据库。

  4. 在每个用户的计算机上,创建数据库文件的快捷方式。在“快捷方式属性”对话框中,使用 UNC 地址(而非映射的驱动器盘符)在“目标”属性中输入访问此数据库文件的路径。例如,不用 F:\sample.accdb,而用 \\computername\shared.accdb

    注意: 此步骤也可由用户自己执行。

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共享拆分的数据库

如果您没有 SharePoint 网站或数据库服务器,这是一个不错的选择。您可以通过网络或 SharePoint 网站共享拆分的数据库。您拆分数据库时,将其重新组织到两个文件 — 包含模拟运算表的后端数据库和包含所有其他数据库对象(例如查询、窗体和报表)的前端数据库。每个用户都通过使用前端数据库的本地副本与数据交互。

拆分数据库的优点

  • 性能得到改进   只有数据通过网络共享,而表、查询、窗体、报表、宏和模块都没有。

  • 可用性更好    可以更迅速地完成记录编辑等数据库事务处理。

  • 安全性增强    用户使用链接表访问后端数据库;因此,入侵者不太可能能够通过前端数据库来获得数据的未授权访问。

  • 可靠性提高    如果用户遇到问题且数据库意外关闭,则数据库文件损坏范围通常仅限于该用户打开的前端数据库副本。

  • 灵活的开发环境    每个用户可以独立开发查询、窗体、报表及其他数据库对象,而不会相互影响。可开发并分发新版本的前端数据库,而不会影响对存储在后端数据库中的数据的访问。

如果此选项适合你,请转至拆分 Access 数据库中的说明。

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在 SharePoint 网站共享数据库

重要事项    Microsoft 不再建议在 SharePoint 中创建和使用 Access Web 应用。转而请考虑使用 Microsoft PowerApps 构建针对 Web 和移动设备的无代码业务解决方案。

如果你具有运行 SharePoint(尤其是运行 Access Services)的服务器,则有多种不错的选择。一些与 SharePoint 集成的方法有助于更方便地访问数据库。发布 Web 数据库时,Access Services 将创建包含此数据库的 SharePoint 网站。所有数据库对象和数据均移至该网站中的 SharePoint 列表。

发布数据库时,将其移至网站。您可以创建在浏览器窗口中运行的 Web 窗体和报表,也可以创建标准的 Access 对象(有时称为“客户端”对象以使其与 Web 对象区分开来)。您必须在计算机上已安装 Access 才能使用客户端 Access 对象,但是 SharePoint 上的所有数据库对象都是共享的。

注意: 如果您在计算机上安装了 Access,则可以从 Web 数据库使用客户端对象,否则,您只能使用 Web 数据库对象。

Access Services 为您提供了创建可在 Web 上使用的数据库的平台。您可以使用 Access 2010 和 SharePoint 设计和发布 Web 数据库,用户可以在 Web 浏览器中使用此 Web 数据库。

注意: 你需要拥有要在其中发布数据库的 SharePoint 网站的“设计者”权限。

窗体、报表和用户界面宏在浏览器中运行。

如果使用网络数据库,则数据存储在 SharePoint 列表中:所有表成为 SharePoint 列表,记录成为列表项目。可使用 SharePoint 权限控制对 Web 数据库的访问。

查询和数据宏在服务器上运行:所有 SQL 处理都在服务器上进行。这有助于通过限制结果集的流量来提高网络性能。

将数据库保存到文档库 

您可以将数据库保存到任何 SharePoint 文档库。此方法类似于将数据库保存到网络文件夹,是管理数据库访问的简便方式。当链接到 SharePoint 列表时,将共享数据,但不会共享数据库对象。每个用户使用其数据库副本。

例如,如果 SharePoint 网站包含跟踪客户服务问题和存储员工信息的列表,则可以在 Access 中创建数据库作为这些列表的前端。可以构建分析这些问题的 Access 查询,以及设置书面报告格式并发布这些报告以用于工作组状况会议的 Access 报表。如果用户在其计算机上安装了 Access,则可以使 Access 查询和报表在 SharePoint 列表的“视图”菜单上变得可用。当用户查看 SharePoint 网站上的列表时,他们可通过单击“视图”菜单查找并打开这些查询、报表以及其他 Access 对象。如果用户没有安装 Access,仍可以通过使用 SharePoint 视图来使用列表中的数据。

  1. 打开要共享的数据库。

  2. 在“文件”选项卡下方,单击“另存为”。

  3. 单击“数据库另存为”,在“高级”部分中选择“SharePoint”,然后单击“另存为”。

    注释: 

    • 如果使用 Access 2007,请单击 Microsoft Office 按钮 >“发布​​”>“文档管理服务器”。

    • 如果使用 Access 2010,请单击“文件”>“保存并发布​​”>“数据库另存为”>“SharePoint”。

  4. 在“保存到 SharePoint”对话框中,通过浏览找到要使用的文档库。

  5. 检查数据库文件名和数据库文件类型,进行必要的更改,然后单击“保存”。

有关详细信息,请参阅发布到 Access Services从 SharePoint 列表导入或链接数据到 SharePoint 列表

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通过链接至 SharePoint 列表共享数据库

此方法可以提供与使用拆分数据库相同的优点,用户可以修改其自己的数据库副本,因为数据是通过 SharePoint 网站共享的。虽然您不会获得与将数据库发布到 SharePoint 网站时相同的好处,但可获得使用位于中心位置的数据的便利。数据位于 SharePoint 列表中,因此可以通过使用 SharePoint 功能在网络上单独提供数据。

此方法包含三个主要步骤:

  1. 将数据移到 SharePoint 列表中。

  2. 创建指向这些列表的链接。

  3. 分发数据库文件。

可以使用“迁移到 SharePoint 网站向导”来完成前两个步骤,并随意使用任何方法来完成最后一个步骤。

使用“将表导出至 SharePoint 向导”

  1. “数据库工具”选项卡上的“移动数据”组中,单击“SharePoint”

    注释: 

    • 仅在以 .accdb 文件格式保存数据库时才可使用此选项。

    • 如果使用 Access 2007,则在“外部数据”选项卡上的“SharePoint 列表”组中,单击“移至 SharePoint”。

  2. 按照“将表导出至 SharePoint 向导”中的步骤操作,包括指定 SharePoint 网站的位置。若要取消该过程,请单击“停止”

  3. 在该向导的最后一页上,选中“显示详细信息”复选框以查看有关迁移的更多详细信息。

    此向导页介绍已链接到列表的表并提供有关数据库的备份位置和 URL 的信息。如果遇到迁移问题,此向导页还会提供警告,并提供日志表位置,以便您可以从中查看有关问题的更多详细信息。

  4. 当该向导完成其操作时,单击“完成”

    如果该向导显示警告,应查阅日志表并采取必要措施。例如,某些字段可能未进行迁移或可能转换为与 SharePoint 列表兼容的其他数据类型。

注意: 若要在 SharePoint 网站上查看列表,请单击“快速启动”工具栏上的“列表”或单击“查看所有网站内容”。您可能需要在 Web 浏览器中刷新该页面。若要使列表显示在 SharePoint 网站的“快速启动”工具栏上或要更改其他设置(例如启用要跟踪的版本),则可以在 SharePoint 网站上更改列表设置。有关详细信息,请参阅 SharePoint 网站上的“帮助”。

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使用服务器共享数据库

可以将 Access 与数据库服务器产品(如 SQL Server)一起使用以共享数据库。此方法可提供许多好处,但需要其他软件 (数据库服务器产品)。

此方法类似于拆分数据库,因为表存储在网络上,并且每个用户都具有包含指向这些表的链接以及查询、窗体、报表和其他数据库对象的 Access 数据库文件的本地副本。如果数据库服务器可用并且所有用户都安装了 Access,则使用此选项。此共享方法的好处会根据所使用的数据库服务器软件而不同,不过好处通常会包括用户帐户和对数据的选择访问、良好的数据可用性以及优秀的集成数据管理工具。另外,由于大部分数据库服务器软件都与 Access 的早期版本兼容,因此并不需要所有用户都必须使用同一版本。仅表处于共享状态。

使用数据库服务器共享数据库的好处

  • 高性能和可伸缩性    在许多情况下,数据库服务器提供的性能比 Access 数据库文件单独提供的性能更好。许多数据库服务器产品还提供对千吉字节 (TB) 大小的超大型数据库的支持,此大小大约是 Access 数据库文件的当前限制 (2 GB) 的 500 倍。通过并行处理查询(在单个进程中使用多个本机线程来处理用户请求)并在添加更多用户时将额外内存要求降至最小,数据库服务器产品通常可以高效率地进行工作。

  • 可用性更好    大部分数据库服务器产品允许你备份正在使用中的数据库。因此,不必强制使用户退出数据库即可备份数据。此外,数据库服务器产品通常还可以高效率地处理并发编辑和记录锁定。

  • 提高安全性    没有任何数据库可以做到完全安全。但数据库服务器产品提供了强大的安全性,可帮助防止未经授权使用数据。大多数数据库服务器产品都提供了基于帐户的安全性,允许你指定哪些用户可以查看哪些表。即使在有人不正当获得 Access 前端的情况下,基于帐户的安全性也会阻止数据的未经授权使用。

  • 自动恢复    如果发生系统失败(例如操作系统崩溃或断电),一些数据库服务器产品具有自动恢复机制,利用这些机制,只需几分钟即可将数据库恢复到上次的一致状态,而无需数据库管理员干预。

  • 基于服务器的处理    通过在服务器上处理数据库查询然后将结果发送给客户端,在客户端/服务器配置中使用 Access 可帮助减少网络通讯量。由服务器执行处理操作的效率通常更高,尤其是在处理大型数据集时。

将 Access 与数据库服务器一起使用的基本步骤

  1. 将 Access 与数据库服务器一起使用所需的确切步骤取决于所使用的数据库服务器产品,但基本步骤是相同的:

  2. 将数据从 Access 数据库的表中移到数据库服务器上的表中。

  3. 从 Access 数据库文件中链接到数据库服务器表。

  4. 在数据库服务器上创建适当的用户帐户。

  5. 分发 Access 数据库文件。

  6. 在用户的计算机上安装任何所需的数据库驱动程序。

  7. 有关将 Access 与 SQL Server 一起使用的特定信息,请参阅使用升迁向导将 Access 数据移到 SQL Server 数据库

另请参阅链接到 SQL Server 数据库或从 SQL Server 数据库导入

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决定使用方法时要考虑的事项

方法要求

拆分数据库

网络文件夹

SharePoint 网站

数据库服务器

是否需要 数据库服务器软件?

是否需要 SharePoint

是否 需要 在 SharePoint Server 上运行的 Access Services?

取决于您的方案:

链接到列表和保存到文档库时并不需要 Access Services

发布为 Web 数据库或 Web 应用时则需要 Access Services

数据可用性

良好

适合于数据编辑量较少的小型组

最好。允许脱机使用。

最佳

安全性

取决于其他措施

最不安全的方法

最佳

最佳

灵活性

很灵活。可以轻松地开发新的数据库功能,而不会影响到工作。用户可以在自己的副本中修改设计。

灵活性较差。可以使用数据库的脱机副本来完成开发工作,然后替换该数据库。不允许用户单独修改数据库设计。

很灵活。利用 SharePoint 权限进行访问控制和设计更改。允许基于浏览器使用某些数据库对象,例如窗体。

很灵活。可以轻松地开发新的数据库功能,而不会影响到工作。用户可以在自己的副本中修改对象的设计。

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