共享表单模板的方法

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InfoPath Forms Services是服务器技术,可在Microsoft Office Forms Server 2007和Microsoft Office SharePoint Server 2007,使用户能够使用 Web 浏览器,而不是或者之外填写Microsoft Office InfoPath 2007窗体, Office InfoPath 2007客户端程序。此技术允许加宽访问比早期版本的 Microsoft Office InfoPath 表单。

本文介绍可以在运行 InfoPath Forms Services 的服务器上共享 Office InfoPath 2007 表单模板的不同方法。

本文内容

InfoPath 表单模板简介

部署并激活表单模板

用户可以处理部署的窗体的方法

InfoPath 表单模板简介

InfoPath 是一种使用开放式 XML 标准的程序,为用户提供了灵活而井井有条的数据收集方式。由于 InfoPath 是基于 XML 标准构建的,因此,通过使用 InfoPath 表单收集的数据将可在整个组织内重复利用。例如,可以在一个侧重显示部门预算趋势的网页上访问和显示保存在费用报表表单中的数据。

当表单设计者创建新的 InfoPath 表单时,设计者实际上创建的是所谓的表单模板。表单模板定义用户所填写表单的数据结构、外观和行为。可以将表单模板想像为一个蓝图 — 用户可以在表单模板的基础上创建采用相同方式使用和存储数据的新表单。由于必须有表单模板然后才能填写表单,因此必须将表单模板部署到一个用户可访问表单模板的位置。表单模板一般部署到公司网络上诸如共享文件夹、Web 服务器或 SharePoint 库等位置。

如果用户有权限访问存储表单模板的位置,他们将能够通过使用 InfoPath、Web 浏览器、移动设备或 Microsoft Office Outlook 2007 填写基于该模板的表单。用户是否可通过使用 InfoPath 或某种其他方法填写表单取决于若干因素,其中就包括表单模板的设计和部署方式。例如,要能够在浏览器中填写,表单必须设计为能够在浏览器中运行,并且必须将表单的表单模板部署到运行 InfoPath Forms Services 的服务器。

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部署和激活表单模板

通过 InfoPath Forms Services,用户可以选择使用 Web 浏览器或者 Office InfoPath 2007 客户端程序来填写 Office InfoPath 2007 表单。与使用 Microsoft Office InfoPath 的早期版本创建的表单相比,访问新表单的途径大大地拓宽了。

此外,InfoPath Forms Services 还允许用户使用移动设备来填写表单。但是,与能够在启用浏览器功能的表单中使用的控件组相比,能够在启用移动设备功能的表单中使用的控件组受到更多的限制。

表单模板设计者还可以为表单模板启用属性提升。此选项使得基于该表单模板的表单中的数据能够显示为 SharePoint 库中的列值,这样,用户就能够轻松地使用表单数据,而不用实际打开表单本身。

要在网站上共享表单模板,表单模板设计者或管理员必须首先部署表单模板。若要部署表单模板,表单模板设计者必须将表单模板作为用户表单模板进行发布,或者,管理员必须将表单模板作为经管理员核准的表单模板进行上载。具体采用哪种类型的表单模板将取决于设计者向表单模板中添加的功能。

部署表单模板

所使用表单模板的类型决定了由谁来部署模板。

用户表单模板    用户表单模板可由在网站上具有设计权限的表单模板设计者部署。如果某个用户可以创建文档库,那么该用户就能够在该处发布表单。这种类型的部署适用于不包含托管代码的表单模板。

经管理员核准的表单模板    经管理员核准的表单模板的部署需要额外的权限级别,并且可能需要以下几种角色协同进行:

  • 表单模板设计者,即创建表单模板的人员

  • 服务器场管理员,即在验证表单模板未包含错误后上载表单模板的人员

  • 网站集管理员,即激活表单模板使其可用作文档库中的内容类型的人员

激活表单模板

经管理员核准的表单模板在部署后必须加以激活。激活是指用于启用或禁用网站或网站集中的功能的过程。由于经管理员核准的表单模板被视作 InfoPath Forms Services 中的网站集功能,因此必须经过激活才能使用。在激活经管理员核准的表单模板后,您将使其可作为文档库的内容类型用在网站集中,或者使其可从网站集的表单模板库中直接打开。

注释: 

  • 如果想要部署包含托管代码的表单模板但没有部署权限,请与服务器场管理员联系以获得帮助。在请求服务器场管理员部署表单模板之前,您必须将其发布到管理员可以访问的位置。

  • 在服务器场管理员部署表单模板时,表单模板将被添加到服务器上的中心位置。具有网站集管理员权限的用户可以为他们的网站集激活该表单模板。只有对于想要提供给一个或多个网站集使用的表单模板才建议使用这种部署方法。

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用户使用您所部署的表单的方法

在运行 InfoPath Forms Services 的服务器上部署并激活了表单模板后,用户可以采用多种方式使用基于该表单模板的表单。

在浏览器中使用表单

利用 Office InfoPath 2007,表单模板设计者可以创建浏览器兼容的表单模板,并将其部署到运行 InfoPath Forms Services 的服务器。为与浏览器兼容的表单模板启用了浏览器功能后,计算机上没有安装 InfoPath 的用户将能够在 Web 浏览器中填写表单。

以前,用户需要在计算机上安装 InfoPath 才能填写表单。有了 InfoPath Forms Services,用户就能够在浏览器中填写诸如费用报表表单之类的 Office InfoPath 2007 表单。利用此功能可以方便地在没有安装 InfoPath 的计算机上填写表单。举例来说,当用户正在出差而无法访问自己的计算机时,他们将可以通过能够访问 Internet 的任何计算机在浏览器中填写费用报表。

在移动设备上使用表单

通过将 Office InfoPath 2007 与 InfoPath Forms Services 结合使用,表单模板设计者可以创建运行于移动设备上的与浏览器兼容的表单模板。表单模板设计者可以创建专用于在小屏幕上显示的与浏览器兼容的表单模板。或者,设计者可以在与浏览器兼容的表单模板中为移动用户创建专用视图,并为在 InfoPath 或 Web 浏览器中填写表单的用户创建其他视图。

导出表单数据

如果表单模板设计者为表单模板启用了属性提升,则基于该表单模板的表单中的数据可以显示为 SharePoint 库中的列值。这样,用户就能够轻松地使用表单数据,而无需实际打开表单本身。

同时,这还使用户能够轻松地从存储表单的库中导出数据。用户可以将库视图中显示的表单数据导出到 Microsoft Office Excel 工作簿。然后,用户可以共享该工作簿或执行其他任务,例如对该工作簿中的数据进行排序或将行和列分组。

注意: 导出到电子表格的数据是列表中的数据的快照。库中的数据未链接到电子表格中的数据。如果稍后更新了库中的表单,电子表格中的数据将不会更新。

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