共享文档或 SharePoint Server 中的文件夹

文档和文件夹您存储在OneDrive for Business中是私有的直到您决定共享这些文件。同样,在网站库中,您可能想要与不否则有权访问该网站的用户共享的特定文档或文件夹。当您共享的文档和文件夹时,您可以决定是否要让人员可以编辑或仅查看它们。

共享文档或文件夹

  1. 转到 OneDrive for Business 或包含要共享的文档或文件夹的网站库。

  2. 选择文档或文件夹以打开其文档标注,旁边的省略号 (...),然后选择共享

    开始共享 SharePoint 库中的文档。

  3. 在“邀请他人”选项卡上的“共享”对话框中,键入希望与其共享该文档或文件夹的用户的名称或电子邮件地址。

  4. 选择权限设置。

    为受邀共享文档的人员选择权限设置。

  5. 如果需要,请键入要在发送给所有受邀者的电子邮件中包含的消息。该电子邮件中包含指向共享文档的链接。

  6. 如果您不想再发送一封电子邮件,单击显示选项,然后取消选中发送电子邮件邀请

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常见问题

如何与组织中的所有人共享文档?

OneDrive for Business 中有两种方法可与所有人共享文档:

  • 使用“共享”对话框。执行上面介绍的共享文档或文件夹的相同步骤,但是在“邀请人员”框中输入“每个人”。

    使用“共享”对话框与每个人共享文档

  • 创建"与每个人共享"文件夹 (或类似名称),并将文档放在该文件夹中,为您创建它们。若要创建一个文件夹,请单击文件>新文件夹。创建时,您可以与人共享文件夹。

    “与每个人共享”文件夹的屏幕截图

注意: 你可能已有一个为你设置的“与每个人共享”文件夹

可通过“共享”对话框选择“除外部用户外的任何人”。如果你的组织允许外部共享,与“每个人”共享包括外部用户:你的组织外部以前由你或你的组织内的其他用户邀请作为来宾共享文档的用户。

如果有共享与每个人为你设置的文件夹,每个人都会获得权限,您将放入共享与每个人文件夹,除非您更改权限设置,或者您OneDrive for Business 2014 年 6 月之前创建的文档进行编辑。如果您OneDrive for Business创建之前的日期,与每个人共享文件夹开始使用仅查看权限。您可以更改权限设置为共享文件夹上文中的说明进行操作,则任何时间。

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用户如何查找我已经与每个人共享的文档?

您与每个人共享的文档不会在其在 OneDrive for Business 中的“与我共享”视图内显示。这是为什么? 请注意,根据您的组织的规模,可能就算没有上千,也有成百个文档与每个人共享。另外,您可能不希望向组织中的所有人发送共享邀请电子邮件。

相反,用户可以通过以下操作找到这些文档:

  • 直接在电子邮件中单击您发送给他们的链接。

    您可以在任何文档的文档标注中找到其 Web URL。
    文档的 Web URL 复制并粘贴该 URL 到发送给您希望通知的特定用户。

  • 在 OneDrive for Business 中使用“搜索”框。

    在本示例中,丁娜搜索关键字“法庭案例”以查找其组织中与其共享的任何相关文档。 搜索关键字,用于查找用户已与您共享的文档

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如何了解正在与谁共享文档?

  1. 选择感兴趣的文档旁边的“其他”菜单 (...) 打开其悬停卡。

    悬停卡上显示您正在与其共享文档的人员的姓名。

    悬停卡列出共享文档的人员

  2. 如果该卡容纳不下共享对象的姓名,请选择姓名列表结尾部分的“其他”链接。您可以滚动该列表来查看所有姓名。

    “共享”对话框中的“共享”选项卡

    提示: 

    • 如果您正在处理的库有“共享”列,您可以选择人员图标来打开“共享”对话框。

    • 与两个或更多人共享的文档的“共享”图标

如何停止共享文档或文件夹?

要将文档或文件夹恢复为私有,可停止共享该文档或文件夹。

  1. 选择文档或文件夹的人员图标以打开“共享”对话框。

    与两个或更多人共享的文档的“共享”图标

  2. 在“共享对象”对话框中,选择要停止与其共享的人员旁边的“可以查看”或“可以编辑”,然后选择“停止共享”。

    OneDrive for Business 的“共享”窗口中的“停止共享”命令

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注释: 

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