入门 ︰ 创建会议笔记系统使用 InfoPath 和 SharePoint

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

通过对 Microsoft Office InfoPath 2007 的示例表单模板进行细微修改,并在 Windows SharePoint Services 3.0 网站上创建文档库,您可以实施一个系统,用于通过一致的方式记录会议笔记,将笔记发送给每一个与会者,并将这些笔记存储在 SharePoint Services 文档库中。本文将说明如何创建此系统。

本文内容

概述

开始之前

创建新的会议笔记系统

更新表单模板

概述

InfoPath 附带有一个经过专门设计的示例表单模板,用于收集常见的会议数据,例如议程、与会者、讨论事项和拟办事项。该示例表单模板进行了配置,以便您能够通过电子邮件将基于该模板的表单副本发送给每一个与会者。

该示例表单模板经过配置可以帮助笔记记录者收集在会议中通常记录的数据。这些控件分布在多个逻辑节中,以帮助笔记记录者收集适当的数据,它们还可以自动生成某些数据,从而将笔记记录者从收集这些数据的工作中解放出来。控件的布局还提供了一致的框架,这样笔记记录者在会议进行中就不必记住刚刚在空白处填写了哪些类型的数据。

虽然您可以修改表单模板以收集其他数据,但我们建议您使用现有的表单模板,因为您进行一次修改后即可将填好的表单保存到 SharePoint 文档库中。随后您可以测试系统的效率,利用在测试过程中发现的问题来修改表单模板,以满足您所在小组的需要。

可以先将示例表单模板发布到 SharePoint 网站上的新文档库中,从而在您的系统中使用此示例表单模板。在发布过程中,您将创建一个新文档库。发布了表单模板并创建了新文档库后,您将修改表单模板,以便将填好的表单保存到新文档库中,然后将表单的副本发送给与会者。

若要使用此系统,笔记记录者需要访问文档库,并创建一个基于此表单模板的新表单。会议过程中,笔记记录者在表单上的相应控件中填写数据。会议结束时,笔记记录者将表单提交到文档库中,并将表单的副本发送给每个与会者。没有参加会议的那些人可以访问文档库并在 InfoPath 中打开该表单,以阅读笔记。

该示例表单模板包括以下几节:

包含四个节的会议议程表单模板

1.标题部分包含的名称、 用途、 位置和会议日期和时间的控件。日期控件自动显示窗体的创建的日期。默认情况下,结束时间文本框控件自动显示的时间,它是一小时晚于开始时间文本框控件中输入的时间。

2.与会者重复部分包含控件的名称和每个会议与会者的电子邮件地址。在笔记提交完成的表单时,此部分中列出的每个与会者接收完成表单的副本。

3.讨论项目的重复节包含为每个演示者 (潜在顾客讨论与会者) 和有关每个讨论项目的笔记的控件。演示者下拉列表框控件显示与会者部分中的名称。

4.操作项重复节包含控件名称、 分配和截止日期对每个操作的项目。工作分配的下拉列表框控件显示与会者部分中的名称。

如果您是使用 InfoPath 的新手,以下文章将帮助您了解相关的重要概念,更好地定义您在完成本文中的任务时将会遇到的一些术语。如果您在完成任务时需要更多信息,还可在本文的相应部分中找到以下链接。

  • 表单模板和表单简介介绍表单模板与表单之间的差异。您将创建一个表单模板。使用会议笔记系统的任何用户都将基于此表单模板来创建表单。

  • 数据源简介介绍当您填写基于表单模板的表单时数据将存储在什么位置。

  • 数据连接简介介绍基于表单模板的窗体时如何获取和发送数据。

  • 提交表单数据介绍介绍表单中的数据如何提交到 SharePoint 文档库中的存储位置。

  • 添加到控件公式介绍基于表单模板的窗体可以自动计算控件中的新数据。

  • 发布表单模板简介解释最后之前用户必须执行的任务可以填写的窗体基于表单模板。

返回页首

开始之前

您将需要统一资源定位器 (URL),以及至少设计到此系统将使用您的 SharePoint 网站的网站集的权限。您可以在网站集上创建的文档库,如果您具有适当的权限。需要查看会议笔记的人员将需要阅读您的网站集的权限。如果您需要创建的文档库或设置为表单用户网站集的读取权限的权限,请联系您的网站集的管理员。

您还需要至少一个电子邮件地址,以便将填好的表单的副本发送到该地址,另外还需要配置一个电子邮件客户端(例如 Microsoft Office Outlook 2007),用于接收邮件,以便您能够测试表单模板。

本文假定您使用的是 SharePoint Services 的默认配置。

返回页首

创建新的会议笔记系统

若要创建此系统,您需要进行以下操作:

  1. 打开并保存示例表单模板。

  2. 发布示例表单模板,为会议笔记创建一个新的文档库。

  3. 修改示例表单模板,将填好的表单保存到新文档库中,然后将副本发送给每个与会者。

  4. 发布已修改的表单模板。

  5. 通过创建和提交基于此表单模板的测试表单,测试已修改的表单模板和新文档库。

打开并保存表单模板

  1. 文件菜单上,单击设计表单模板

  2. “打开表单模板”下,单击“自定义示例”

  3. “自定义示例”下,双击“示例 - 会议议程”

  4. 单击“文件”菜单中的“保存”命令。

  5. 如果 InfoPath 显示一条关于发布表单模板的消息,请单击“确定”

  6. “另存为”对话框中,指定要保存表单模板的位置。

  7. 文件名框中,键入表单模板的名称。

  8. “保存类型”列表中,选择“InfoPath 表单模板”,然后单击“保存”

发布表单模板

在发布过程中,您将创建一个新文档库。

若要了解有关发布表单模板的详细信息,请参阅发布表单模板的简介一文。

  1. “文件”菜单上,单击“发布”

  2. 在“发布向导”的第一页上,单击“具有或不具有 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器”,然后单击“下一步”

  3. 在向导的下一页上,在“请输入 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置”框中,键入 SharePoint 网站上的网站集的 URL,然后单击“下一步”。例如,若要使用 URL 为 http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly 的网站集,则应在框中键入 http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly

  4. 在下一页上,单击“文档库”,然后单击“下一步”

  5. 在下一页上,单击“新建文档库”,然后单击“下一步”

  6. 在下一页上,键入新文档库的名称和说明,然后单击“下一步”

  7. 接受建议的列,然后单击“下一步”

  8. 在向导的最后一页上,验证显示的信息是否正确,然后单击“发布”

  9. 单击“关闭”

    如果成功发布了表单模板,您将在向导的最后一页上收到确认。

请记下新文档库的 URL;在本文的后面部分,您将需要使用此信息。新文档库的 URL 将为网站集的 URL 后面加上正斜杠 (/),再加上文档库的名称。例如,如果在 URL 为 http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly 的网站集中创建了一个名为 MeetingNotes 的新文档库,则这个新文档库的 URL 将为 http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes

修改表单模板

本部分介绍如何进行以下操作:

  • 添加新的提交数据连接,用于将填好的表单保存到新文档库中。

    若要了解更多有关提交数据连接,请参阅简介数据连接

  • 更改数据连接选项,以便将填好的表单保存到文档库中并将表单的副本发送给每个与会者。

  • 配置表单模板,使它在提交表单后关闭表单。

若要了解有关提交基于表单模板的表单的更多信息,请参阅提交表单数据简介一文。

添加新的提交数据连接

在本部分中,您将创建一个连接到新文档库的新提交数据连接,并将数据连接配置为使用唯一名称保存表单。表单名称将是会议标题与表单创建日期的组合。

开始创建数据连接
  1. “工具”菜单上,单击“数据连接”

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在“数据连接向导”中,单击“新建连接”,单击“提交数据”,然后单击“下一步”

  4. 在向导的下一页上,单击向 SharePoint 网站上的文档库,然后单击下一步在“数据连接向导”中选择提交数据的目标

  5. 在向导的下一页上,在“文档库”框中键入您在前一部分中创建的文档库的 URL。例如,若要使用 URL 为 http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes 的文档库,则应在“文档库”框中键入 http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes

    在下一部分,您将完成定义唯一表单名称的过程,它要求您停留在向导的此页上。现在暂时不要单击“下一步”

定义唯一表单名称

表单模板使用默认名称将表单保存到文档库中。如果使用默认名称,则新文档库将只存储一个填好的表单。在本部分,您将配置数据连接,以使用由会议标题和会议日期组成的名称来保存基于此表单模板的表单。您将通过创建一个使用 XPath 函数的公式来实现此目的。

若要了解有关公式和函数的详细信息,请参阅添加到控件的公式

  1. 单击“插入公式公式按钮

  2. “插入公式”对话框中,单击“插入函数”

  3. “插入函数”对话框的“类别”列表中,单击“文本”

  4. “函数”列表中,单击“concat”,然后单击“确定”

  5. 公式框中,双击双击以插入域的第一个实例。

    双击以插入将作为表单名称的一部分的第一个域

  6. “选择域或组”对话框中,打开“meeting”,单击“meetingTitle”,然后单击“确定”

    在“选择域或组”对话框中选择“会议标题”域

  7. “公式”框中,单击“双击以插入域”的第二个实例以选择该实例(不要双击)。

    双击以插入将作为表单名称的一部分的短划线字符

  8. 键入一个双引号 ("),后面加上一个短划线 (-),然后再加另一个双引号。

    插入短划线字符作为表单名称的一部分

  9. 双击“双击以插入域”的第三个实例。

    双击以插入要作为表单名称的一部分的另一个域

  10. “选择域或组”对话框中,打开“meeting”,单击“meetingDate”,然后单击“确定”

    在“选择域或组”对话框中选择“meetingDate”域

    “插入公式”对话框的外观应该如下所示:

    “插入公式”对话框中构建表单名称的已完成公式

  11. 若要检查的公式为正确的语法,在插入公式对话框中,单击验证公式

  12. 如果公式中不包含任何错误,请单击“确定”关闭该对话框。

完成数据连接设置
  1. 在向导中单击“下一步”

  2. 输入此数据连接的名称框中,在向导的下一页上键入一个描述性名称,为此提交数据连接。

  3. “摘要”部分验证信息的正确性,然后单击“完成”

  4. 单击“关闭”

  5. 单击“文件”菜单中的“保存”命令。

更改提交选项以同时使用两个提交数据连接

  1. 工具菜单上,单击提交选项

  2. 提交选项对话框中,选择允许用户提交此表单复选框。

  3. 单击“使用规则执行自定义操作”,然后单击“规则”

  4. “用于提交表单的规则”对话框中,单击“添加”

  5. 单击“添加操作”

  6. “操作”框中,单击“使用数据连接进行提交”

  7. “数据连接”列表中,单击您在前一部分中创建的文档库数据连接,然后单击“确定”

  8. 单击“添加操作”

  9. “操作”框中,单击“使用数据连接进行提交”

  10. “数据连接”列表中,单击“主提交”,然后单击“确定”

    您将使用“主提交”数据连接将表单的副本发送给每个与会者。

  11. “规则”对话框的“名称”框中,键入提交规则以标识您刚才创建的规则。

  12. 单击两次“确定”

将表单模板配置为在提交表单后关闭表单。

  1. “提交选项”对话框中,单击“高级”

  2. “提交后”列表中,单击“关闭表单”

  3. 单击“确定”。

  4. 单击“文件”菜单中的“保存”命令。

发布表单模板

修改了表单模板后,您需要将其发布到文档库以部署修改。

  1. “文件”菜单上,单击“发布”

  2. 在“发布向导”的第一页上,单击“具有或不具有 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器”,然后单击“下一步”

  3. 在向导的下一页上的“请输入 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置”框中,键入 SharePoint 网站的网站集中文档库的位置,然后单击“下一步”

  4. 在下一页上,单击“文档库”,然后单击“下一步”

  5. 在下一页上,单击“更新现有文档库中的表单模板”

  6. “要更新的文档库”列表中,单击您的文档库,然后单击“下一步”

  7. 单击“下一个”

  8. 在下一页上,验证显示的信息是否正确,然后单击“发布”

    如果成功发布了表单模板,您将在向导的最后一页上收到确认。

测试表单模板和网站

  1. 在“发布向导”的最后一页上,单击“打开此文档库”,然后单击“关闭”

  2. 在文档库中,单击“新建”

  3. 填写表单,就如同在会议中记笔记那样。在“开始时间”文本框控件中输入时间后,按 Tab 键移至下一个控件。InfoPath 会自动填写“结束时间”文本框控件。

  4. “与会者”部分的“电子邮件”框中输入与会者的电子邮件地址。若要添加更多与会者及其电子邮件地址,请单击“添加与会者”

  5. 在 InfoPath 工具栏上,单击“提交”

  6. 在对话框中,验证显示的电子邮件地址是否正确。

  7. 单击“发送”,然后单击“确定”以关闭对话框。

您的会议笔记应显示在文档库中,并应以新电子邮件的形式到达您的电子邮件收件箱中。

在通过创建和提交几个基于此表单模板的表单来测试系统之后,即可开始使用该系统来存储和分发会议笔记。

返回页首

更新表单模板

在其他人通过创建和保存会议笔记试用了您的新系统之后,您可能希望更改表单模板的设计以响应他们的反馈。若要更改表单模板,您需要进行以下操作:

  1. 从文档库中打开表单模板,根据需要修改表单模板,然后保存您所做的更改。

  2. 通过发布表单模板将更改提交到文档库中。

从文档库中打开表单模板

  1. 打开文档库。

  2. 单击“设置”,然后单击“表单库”设置。

  3. 常规设置中,单击高级设置。

  4. “文档模板”部分的“模板 URL”框下,单击“编辑模板”

  5. 如果 InfoPath 显示一条关于发布表单模板的消息,请单击“是”

修改了表单模板后,请保存表单模板,然后再进行发布。

发布表单模板

进行了所有修改后,您需要将已修改的表单模板发布到文档库中。

  1. “文件”菜单上,单击“发布”

  2. 在“发布向导”的第一页上,单击“具有或不具有 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器”,然后单击“下一步”

  3. 在向导的下一页上的“请输入 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置”框中,键入 SharePoint 网站的网站集中文档库的位置,然后单击“下一步”

  4. 在下一页上,单击“文档库”,然后单击“下一步”

  5. 在下一页上,单击“更新现有文档库中的表单模板”

  6. “要更新的文档库”列表中,单击您的文档库,然后单击“下一步”

  7. 单击“下一个”

  8. 在下一页上,验证显示的信息是否正确,然后单击“发布”

  9. 单击“关闭”

    如果成功发布了表单模板,您将在向导的最后一页上收到确认。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×