入门:使用 InfoPath 和 SharePoint 创建会议笔记系统

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通过在次要修改示例表单模板从Microsoft Office InfoPath 2007和Windows SharePoint Services 3.0网站上创建的文档库,您可以实现您可以使用一致的方式做会议笔记,请向每个会议与会者发送笔记的系统和在 SharePoint Services 的文档库中存储这些笔记。本文介绍了如何创建此系统。

本文内容

概述

开始之前

创建新的会议笔记系统

更新表单模板

概述

随附于 InfoPath 是专门用于收集常见会议数据,例如议程、 与会者、 讨论项目和拟办事项示例表单模板。配置示例表单模板,以便您可以发送一份基于该模板通过对每个会议与会者的电子邮件表单。

示例表单模板配置为帮助收集通常记录,则在会议中的数据的笔记。控件排列在逻辑部分以帮助记录者适当的数据收集和也减轻他从收集可以自动生成的数据。控件的布局还提供了一致的框架,因此,而不是不必记住哪种类型的数据收集笔记他刚填写会议随着空白。

虽然您可以修改表单模板收集其他数据,我们建议使用原样允许您将完成的表单保存到 SharePoint 文档库中的一个修改现有表单模板。然后,您可以测试您的系统的有效性,并使用您修改表单模板以满足您的组在测试期间学习的内容。

通过第一个示例表单模板发布到 SharePoint 网站上的新文档库,可以在系统中使用此示例表单模板。您将创建新文档库发布过程的一部分。发布表单模板和创建新文档库后,将然后修改表单模板,以便它将已完成的表单保存到新文档库和表单的副本发送给会议与会者。

若要使用此系统,笔记转到文档库,并创建一个基于该表单模板的新窗体。会议期间,笔记填写窗体上的相应控件中的数据。在会议结束时,笔记提交到文档库表单时,该表单的副本发送到每个会议与会者。未参加会议的人员可以通过转到文档库,并在 InfoPath 中打开窗体阅读说明。

示例表单模板包含以下部分:

包含四个节的会议议程表单模板

1.标题部分包含的名称、 用途、 位置和会议日期和时间的控件。日期控件自动显示窗体的创建的日期。默认情况下,结束时间文本框控件自动显示的时间,它是一小时晚于开始时间文本框控件中输入的时间。

2.与会者重复部分包含控件的名称和每个会议与会者的电子邮件地址。在笔记提交完成的表单时,此部分中列出的每个与会者接收完成表单的副本。

3.讨论项目的重复节包含为每个演示者 (潜在顾客讨论与会者) 和有关每个讨论项目的笔记的控件。演示者下拉列表框控件显示与会者部分中的名称。

4.操作项重复节包含控件名称、 分配和截止日期对每个操作的项目。工作分配的下拉列表框控件显示与会者部分中的名称。

如果您是新用户 InfoPath,下面的文章将帮助您了解重要概念,并更好地定义完成本文中的每个任务时,您将遇到的条款。在需要时完成任务的详细信息,您还可以在本文中的相应部分找到这些链接。

  • 表单模板和表单简介说明表单模板和表单之间的差异。您将创建的表单模板。使用会议笔记系统将创建基于该表单模板的表单的人。

  • 数据源简介解释时填写的窗体基于表单模板上数据的存储位置。

  • 数据连接简介介绍基于表单模板的窗体时如何获取和发送数据。

  • 提交表单数据介绍解释如何提交到 SharePoint 文档库中的存储位置窗体中的数据。

  • 添加到控件公式介绍基于表单模板的窗体可以自动计算控件中的新数据。

  • 发布表单模板简介解释最终用户前必须完成的任务可以填写的窗体基于表单模板。

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准备工作

您将需要统一资源定位器 (URL),以及至少设计到此系统将使用您的 SharePoint 网站的网站集的权限。您可以在网站集上创建的文档库,如果您具有适当的权限。需要查看会议笔记的人员将需要阅读您的网站集的权限。如果您需要创建的文档库或设置到您为表单用户的网站集的读取权限的权限,请联系您的网站集的管理员。

您还需要至少一个电子邮件地址,可以向其发送的已完成的窗体和电子邮件客户端,如Microsoft Office Outlook 2007,配置为接收邮件,以便您可以测试表单模板的副本。

本文假定您使用的 SharePoint Services 的默认配置。

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创建新的会议笔记系统

若要创建此系统,您将执行以下操作:

  1. 打开和保存示例表单模板。

  2. 发布示例表单模板创建新文档库中的会议笔记。

  3. 修改示例表单模板,以将已完成的表单保存到新文档库,然后将副本发送给每个与会者。

  4. 发布修改的表单模板。

  5. 通过创建并提交基于此表单模板的测试窗体中测试修改的表单模板和新文档库。

打开和保存表单模板

  1. 文件菜单上,单击设计表单模板

  2. 打开的表单模板,请单击自定义示例

  3. 自定义示例中,双击示例会议议程

  4. 在“文件”菜单上,单击“保存”。

  5. 如果 InfoPath 显示一条有关发布表单模板,请单击确定

  6. 另存为对话框中,指定您要在其中保存表单模板的位置。

  7. 文件名框中,键入表单模板的名称。

  8. 保存类型列表中,单击InfoPath 表单模板,然后单击保存

发布表单模板

为发布过程的一部分,您将创建新的文档库。

若要了解有关发布表单模板的详细信息,请参阅发布表单模板的简介一文。

  1. 在“文件”菜单上,单击“发布”。

  2. 在发布向导的第一页上,单击具有或不 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器,然后单击下一步

  3. 在下一页上,在输入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置框中,在向导中,在 SharePoint 网站上,键入您的网站集的 URL,然后单击下一步。例如,URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly使用网站集,则http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly框中键入。

  4. 在下一页上,单击文档库,然后单击下一步

  5. 在下一页上,单击创建新的文档库,然后单击下一步

  6. 在下一页上,键入名称和新的文档库中,说明,然后单击下一步

  7. 接受建议的列,然后单击下一步

  8. 在向导的最后一页上,验证所显示的信息正确,,然后单击发布

  9. 单击“关闭”。

    成功发布表单模板时,您将收到一条确认消息,在向导的最后一页上。

记下的新文档库; URL您将需要本文后面的此信息。新的文档库的 URL 将跟正斜杠 (/) 后, 跟文档库的名称的网站集的 URL。例如,如果您创建新文档库中的网站集的 URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly名为备注,新的文档库的 URL 将http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes

修改表单模板

此部分介绍了如何执行以下操作:

  • 添加新提交数据连接,将完成窗体保存到新文档库。

    若要了解更多有关提交数据连接,请参阅简介数据连接

  • 更改数据连接的选项,以便它将已完成的表单保存到文档库,并将已完成表单的副本发送到每个会议与会者。

  • 配置表单模板,以便它在提交之后关闭窗体。

若要了解有关提交表单模板基于表单的详细信息,请参阅将表单数据提交简介一文。

添加新提交数据连接

在此部分中,将创建一个新提交数据连接到新的文档库和配置数据连接,以保存窗体以唯一的名称。窗体名称将会议标题和创建表单的日期的组合。

开始创建数据连接
  1. 工具菜单上,单击数据连接

  2. 数据连接对话框中,单击添加

  3. 在数据连接向导中,单击创建的新连接到,单击提交数据,然后单击下一步

  4. 在向导的下一页上,单击向 SharePoint 网站上的文档库,然后单击下一步在“数据连接向导”中选择提交数据的目标

  5. 在下一页上,在文档库框中,在向导中,键入您在上一节中创建的文档库的 URL。例如,要使用的文档库 URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes,键入http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes文档库中。

    下一节将引导您完成定义一个唯一的窗体名称,这需要保持在向导的此页面上的过程。不要单击下一步

定义唯一的窗体名称

表单模板将表单保存到文档库的默认名称。如果您使用的默认名称,新的文档库将存储只有一个已完成的窗体。在此部分中,您将配置的数据连接保存基于会议标题和会议日期组成的名称与此表单模板的表单。通过创建使用XPath函数的公式执行此操作。

若要了解有关公式和函数的详细信息,请参阅添加到控件的公式

  1. 单击插入公式 公式按钮

  2. 插入公式对话框中,单击插入函数

  3. 插入函数对话框中类别列表中,单击文本

  4. 函数列表中,单击concat,,然后单击确定

  5. 公式框中,双击双击以插入域的第一个实例。

    双击以插入将作为表单名称的一部分的第一个域

  6. 选择域或组对话框中,打开会议,单击meetingTitle ,,然后单击确定

    在“选择域或组”对话框中选择“会议标题”域

  7. 公式框中,单击双击以插入域以将其选中的第二个实例 (而不是双击)。

    双击以插入将作为表单名称的一部分的短划线字符

  8. 键入一个双引号 (")、 后面跟有一条短划线 (-) 后, 跟另一个双引号标记。

    插入短划线字符作为表单名称的一部分

  9. 双击双击以插入域的第三个实例。

    双击以插入要作为表单名称的一部分的另一个域

  10. 选择域或组对话框中,打开会议,单击meetingDate,,,然后单击确定

    在“选择域或组”对话框中选择“meetingDate”域

    插入公式对话框应如下所示:

    “插入公式”对话框中构建表单名称的已完成公式

  11. 若要检查的公式为正确的语法,在插入公式对话框中,单击验证公式

  12. 如果公式不包含任何错误,请单击确定以关闭对话框。

完成设置后的数据连接
  1. 在向导中,单击下一步

  2. 输入此数据连接的名称框中,在向导的下一页上键入一个描述性名称,为此提交数据连接。

  3. 验证在摘要部分中的信息正确,然后单击完成

  4. 单击“关闭”。

  5. 在“文件”菜单上,单击“保存”。

更改用于使用两个提交的数据连接的提交选项

  1. 工具菜单上,单击提交选项

  2. 提交选项对话框中,选择允许用户提交此表单复选框。

  3. 单击自定义使用规则执行操作,然后单击规则

  4. 提交表单的规则对话框中,单击添加

  5. 单击添加操作

  6. 操作框中,单击提交使用数据连接

  7. 数据连接列表中,单击与您在上一节中创建的文档库的数据连接,然后单击确定

  8. 单击添加操作

  9. 操作框中,单击提交使用数据连接

  10. 数据连接列表中,单击主提交,然后单击确定

    将使用的主提交数据连接到每个与会者发送一份窗体。

  11. 规则对话框中的名称框中,键入提交规则,以标识您刚刚创建的规则。

  12. 单击两次“确定”

配置表单模板以在提交之后关闭窗体。

  1. 提交选项对话框中,单击高级

  2. 之后提交列表中,单击关闭该窗体

  3. 单击“确定”。

  4. 在“文件”菜单上,单击“保存”。

发布表单模板

修改后的表单模板,您需要将其发布到部署修改的文档库。

  1. 在“文件”菜单上,单击“发布”。

  2. 在发布向导的第一页上,单击具有或不 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器,然后单击下一步

  3. 输入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置框中,在向导的下一页上在网站集中的 SharePoint 网站中,键入您的文档库的位置,然后单击下一步

  4. 在下一页上,单击文档库,然后单击下一步

  5. 在下一页上,单击更新现有文档库中的表单模板

  6. 要更新的文档库列表中,单击您的文档库,然后单击下一步

  7. 单击“下一步”

  8. 在下一页上,验证所显示的信息正确,,然后单击发布

    成功发布表单模板时,您将收到一条确认消息,在向导的最后一页上。

测试表单模板和网站

  1. 在发布向导的最后一页上,单击打开此文档库,然后单击关闭

  2. 在文档库中,单击新建

  3. 填写表单,就像您已在会议中做笔记。开始时间文本框控件中输入时间之后,请按 TAB 键移到下一个控件。InfoPath 将自动填写结束时间文本框控件。

  4. 与会者部分中的电子邮件框中输入会议与会者的电子邮件地址。若要添加其他与会者和其电子邮件地址,请单击添加与会者

  5. 在 InfoPath 工具栏上,单击提交

  6. 在对话框中,验证,显示正确的电子邮件地址。

  7. 单击发送,然后单击确定以关闭对话框。

会议笔记应显示在文档库中,还应收到一封新电子邮件作为您的电子邮件收件箱中。

通过创建并提交基于此表单模板的几个表单测试系统,完成后,您可以开始使用系统来存储和分发会议笔记。

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更新表单模板

其他人有试用新的系统所创建和保存会议笔记后,您可能想要更改的响应其反馈表单模板设计。若要对表单模板进行更改,需要执行下列操作:

  1. 从文档库中打开的表单模板,根据需要修改表单模板,然后保存所做的更改。

  2. 通过将表单模板发布到文档库提交更改。

从文档库中打开的表单模板

  1. 打开文档库。

  2. 单击设置,然后单击表单库设置。

  3. 常规设置中,单击高级设置。

  4. 文档模板部分中的模板 URL框中,单击编辑模板

  5. 如果 InfoPath 显示一条有关发布表单模板,请单击

修改表单模板之后, 保存之前发布的表单模板。

发布表单模板

任何修改后,您需要将修改的表单模板发布到文档库。

  1. 在“文件”菜单上,单击“发布”。

  2. 在发布向导的第一页上,单击具有或不 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器,然后单击下一步

  3. 输入您的 SharePoint 或 InfoPath Forms Services 网站的位置框中,在向导的下一页上在网站集中的 SharePoint 网站中,键入您的文档库的位置,然后单击下一步

  4. 在下一页上,单击文档库,然后单击下一步

  5. 在下一页上,单击更新现有文档库中的表单模板

  6. 要更新的文档库列表中,单击您的文档库,然后单击下一步

  7. 单击“下一步”

  8. 在下一页上显示的信息正确,验证,然后单击发布

  9. 单击“关闭”。

    当您已成功发布表单模板时,您将收到一条确认消息,在向导的最后一页上。

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