允许其他人管理您的邮件和日历

类似于遇到助手帮助管理传入的纸张邮件,您可以使用 Microsoft Outlook 以允许其他人,称为delegate,接收和响应电子邮件和会议请求和响应代表。您也可以授予其他允许您阅读、 创建,或在您的 Microsoft Exchange Server mailbox中具有更好地控制项目的代理的权限。

注意: Microsoft Exchange Server 帐户是必需的。

是否代理?了解有关管理他人的邮件和日历项目

本文内容

有关代理访问

开启代理访问

更改您的代理的权限

更改对私人性质项目的代理访问

关于代理访问

代理访问不仅仅是共享 Outlook 文件夹,它还让您能够授予更多权限,例如允许代理代表您创建电子邮件或响应会议要求。

注释: 

  • 管理器中,为您的邮件必须传递到您的邮箱在 Exchange 服务器上,不能为您的计算机上的 Outlook 数据文件 (.pst)。

  • 您和代理都必须使用同一版本的 Outlook。

作为授权人,您可以决定代理对您的文件夹所拥有的访问等级。您可以授予代理读取您的文件夹中项目的权限,或者读取、创建、修改和删除项目的权限。默认情况下,在您添加代理时,该代理将对您的“日历”和“任务”文件夹有完全访问权。代理还能代表您响应会议要求。

有哪些代理权限等级?

  • 校对人    具有此权限的代理可以读取经理文件夹中的项目。

  • 作者    与此权限,代理可以阅读和创建项目,并更改和删除他或她创建的项目。例如,代理人可以在管理器的任务日历文件夹中创建任务请求和会议请求直接,然后代表经理发送项目。

  • 编辑器    使用这种权限,代理可以执行作者有权限执行另外可以更改和删除经理创建的项目的所有内容。

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启用代理访问

代理自动获得“代表发送”权限。默认情况下,代理只能阅读发送给经理的会议要求和答复。代理无权阅读您的“收件箱”中的任何其他邮件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“帐户设置”,然后单击“代理访问”

  3. 单击“添加”

    我没有看到添加按钮

    • 看不到“添加”按钮可能是由于以下一个或多个原因导致的:

    • Outlook 和 Exchange 之间不存在活动连接。Outlook 状态栏应显示“已连接到 Microsoft Exchange”“联机”

    • 您的邮件并非要传送到 Exchange 邮箱。您的电子邮件必须传送到您的 Exchange 邮箱中,而不是传送到计算机硬盘上的 Outlook 数据文件 (.pst) 中。

  4. 键入想指定为代理的人的姓名,或者进行搜索,然后单击搜索结果列表中的姓名。

    注意: 代理必须是您所在组织的 Exchange Global Address List中的成员。

  5. 单击“添加”,然后单击“确定”

  6. “代理权限”对话框中,可接受默认设置或选择 Exchange 文件夹的自定义访问级别。

    如果代理只需要处理会议要求和响应的权限,则默认的权限设置(包括“代理接收发送给我的与会议有关邮件的副本”)已经足够。可以将“收件箱”权限设置保留为“无”。会议要求和响应将直接送到代理的“收件箱”中。

    注意: 默认情况下,授予代理对您的“日历”文件夹进行“编辑”(可以阅读、创建和修改项目)的权限。当代理代表您响应会议时,该会议会自动添加到“日历”文件夹中。

  7. 要发送邮件将更改后的权限通知代理,请选中“自动给代理发送邮件概述这些权限”复选框。

  8. 如果需要,选中“代理可查看我的私人性质项目”复选框。

    重要: 这是影响所有 Exchange 文件夹的全局设置,包括所有“邮件”、“联系人”、“日历”、“任务”、“便签”和“日记”文件夹。不可能只允许访问一个文件夹中的私人性质项目。

  9. 单击“确定”。

    注意: 代表权限发送的发送邮件包括旁边的代理和经理的名称。具有发送权限发送邮件时,将显示仅经理的姓名。

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更改代理的权限

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“帐户设置”,然后单击“代理访问”

  3. 单击想更改其权限的代理的姓名,然后单击“权限”

    注意: 如果您想要删除所有代理访问权限,不要单击权限,但是改为单击都删除并跳过其余步骤。

  4. 更改与代理有权访问的任何 Outlook 文件夹相关的权限。

  5. 要发送邮件将更改后的权限通知代理,请选中“自动给代理发送邮件概述这些权限”复选框。

注意: 如果想将您收到的会议要求和响应的副本发送给代理,则确保代理分配到了对您“日历”文件夹的“编辑(可以阅读、创建和修改项目)”权限,然后选中“代理接收发送给我的与会议有关邮件的副本”复选框。

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更改对私人性质项目的代理访问

如果向代理授予了权限,允许他们访问您的 Outlook 文件夹,则可以隐藏约会、会议、任务和联系人中的个人信息。打开每个私人性质项目,在“日历工具”选项卡上的“标记”组中,单击“私有”

如果要授予代理访问权限,允许代理查看您的私人性质项目,请执行下列操作:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“帐户设置”,然后单击“代理访问”

  3. 单击要更改其对您的私人约会的访问权限的代理的姓名,然后单击“权限”

  4. 选中“代理可查看我的私人性质项目”复选框。

重要: 您不应依赖的专用功能,以防止其他人访问您的约会、 联系人或任务的详细信息。为确保其他人无法阅读您标记为私密的项目,请不要授予他们对日历联系人任务文件夹的审阅者 (可以阅读项目)权限。

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注释: 

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