修改从模板创建的新数据库

注意: 我们希望能够尽快以你的语言为你提供最新的帮助内容。 本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 可以在本页面底部告诉我们此信息是否对你有帮助吗? 请在此处查看本文的英文版本以便参考。

Access 中包含的每个模板都是一个完整的跟踪应用程序, 其中包含预定义的表、窗体、报表、查询、宏和关系。 这些模板设计为可立即使用, 因此您可以创建基于模板的新数据库, 并快速开始运行和运行它。 但是, 有时你可能需要修改新数据库, 例如添加或重命名字段, 或更改报表。

本文介绍如何执行最常见的修改, 您可能希望将其应用于从模板创建的数据库。 有关特定区域的更深入的详细信息, 请参阅文章链接。

想进行什么操作?

了解表和字段的基础知识

在表中插入、添加或创建新字段

从表中删除字段

重命名字段或表

向窗体或报表添加字段

添加存储文档、文件或图像的字段

更改字段的显示方式

了解表和字段的基础知识

创建数据库时, 将数据存储在表中, 即行和列的基于主题的列表。 存储要在字段 (也称为列) 中跟踪的信息项。 例如, 在联系人表中, 您可以为姓氏、名字、电话号码和地址创建字段。 对于 "产品" 表, 您可以创建 "产品名称"、"产品 ID" 和 "价格" 字段。

仔细选择字段非常重要。 例如, 创建用于存储计算值的字段通常是一种不好的做法。 在大多数情况下, 你可以让Access 在需要时计算该值。 选择字段时, 请尝试将信息存储在其最小的有用部分中。 例如, 请考虑单独存储名字和姓氏, 而不是单个字段中的全名。 通常, 如果需要对信息项进行报告、排序、搜索或执行计算, 请将其单独放入字段中。

有关设计数据库和选择字段的详细信息,请参阅文章数据库设计基础

字段具有某些定义特征。 例如, 每个字段都有一个名称, 用于唯一标识表内的字段。 字段还具有与要存储的信息相匹配的数据类型。 数据类型确定可以存储的值以及可以对这些值执行的操作, 以及为每个值留出的存储空间量。 每个字段还具有一个关联的设置组, 这些设置称为属性, 用于定义字段的外观或行为特征。 例如, "格式" 属性定义字段的显示布局, 即它在显示时应如何显示。

在表中插入、添加或创建新字段

可以在数据表视图中轻松地将字段添加到表中。 但是, 你也可以在 "设计" 视图中将字段添加到表中。 在 "数据表" 视图中, 通过在 "单击以添加列标题" 下方的单元格中键入一些数据来添加字段。 还可以在 "设计" 视图中向表添加字段。

若要了解有关在数据表视图中向表添加字段的详细信息, 请参阅在数据表中添加或删除列一文。

若要了解有关在设计视图中向表添加字段的详细信息, 请参阅创建表和添加字段一文。

注意: 向表中添加新字段时, 该字段不会自动添加到现有窗体和报表中。 您必须手动将该字段添加到这些窗体和报表中, 才能显示在这些窗体和报表中。

从表中删除字段

如果可能, 应避免删除从提供的模板之一生成的数据库中的字段, 这可能是其他数据库对象 (如窗体和报表) 中使用的字段。 因此, 当你尝试使用使用该字段的其他数据库对象时, 删除该字段将产生后果, 数据库对象将无法按预期工作。 您必须从使用该字段的所有对象中删除对该字段的任何引用, 以便其他对象能够正常工作。

当您确定必须从模板生成的数据库中删除某个字段时, 可以在数据表视图或设计视图中执行此操作。 请记住, 如果其他数据库对象引用删除的字段, 则必须修改这些对象以删除引用。 例如, 如果报表包含绑定到已删除字段的控件, 并且你运行报表, 则会显示一条错误消息, 因为 Access 找不到该字段的数据。

删除字段时, 将永久删除该字段中存储的所有信息。 因此, 在删除字段时应谨慎使用, 并且在删除字段之前应创建数据库的备份副本。

必须确保它不参与任何表关系, 然后才能删除字段。 如果你尝试删除存在关系的字段, Access 会警告你必须首先删除关系。

有关如何删除表关系的分步说明, 请参阅创建、编辑或删除关系一文。

有关如何从表中删除字段的分步说明, 请参阅删除字段一文。

重命名字段或表

如果可能, 应避免在从提供的模板之一生成的数据库中重命名字段或表, 这可能是在其他数据库对象 (如窗体和报表) 中使用了字段或表。 因此, 当你尝试使用使用字段或表的其他数据库对象时, 重命名字段或表可能会产生后果。 如果其他对象仍引用旧名称, 则该对象可能无法按预期工作。 要使其他对象正常工作, 必须将旧名称更改为新名称。 如果在 " Access 选项" 对话框的 "当前数据库" 类别中选中了 "执行名称自动更正" 复选框, 将自动为您完成大部分工作。

您可能希望更改 "数据表" 视图中列标题中显示的文本。 您可以执行此操作, 而无需重命名字段。 如果只想更改列标题中的文本, 并且不想重命名字段, 请参阅更改列标题中显示的文本部分。

如有必要, 您可以在导航窗格中重命名表, 或在数据表视图或设计视图中重命名字段。 在执行此操作之前, 应考虑启用 "名称自动更正" 选项 (如果尚未打开)。

打开 "名称自动更正" 选项

重命名数据库对象 (如字段、表、窗体或报表) 时, 通常希望在整个数据库中传播名称更改。 否则, 引用旧名称的对象将无法按预期工作。 Access 提供 "名称自动更正" 功能, 可帮助传播名称更改。 默认情况下, Access 中所有新数据库的名称自动更正处于打开状态。 但是, 如果它处于关闭状态, 则可以执行以下操作将其打开。

打开 "名称自动更正" 选项

  1. 单击“文件”>“选项”。 

  2. 在 " Access 选项" 对话框的左窗格中, 单击 "当前数据库"。

  3. 在 "名称自动更正选项" 下, 选中 "跟踪名称自动更正信息" 复选框, 然后选中 "执行名称自动更正" 复选框。

  4. 如果想要保留记录由名称自动更正执行的每项更改的表, 请选中 "记录名称自动更正的更改" 复选框。

  5. 单击“确定”。

  6. 若要保存更改, 请单击 "快速访问工具栏" 上的 "保存"。

注意: "名称自动更正" 功能与 "自动更正" 功能不同。 名称自动更正功能更正对象之间的引用。 自动更正功能更正了经常拼写错误的单词或短语。

在数据表视图中重命名字段

  1. 在导航窗格中, 双击要在其中重命名字段的表。

    该表在数据表视图中打开。

  2. 右键单击要重命名的字段的列标题, 然后单击快捷菜单上的 "重命名字段"。

  3. 键入字段的新名称, 然后按 enter。

在设计视图中重命名字段

  1. 在导航窗格中, 右键单击要重命名字段的表, 然后单击快捷菜单上的 "设计视图"。

    该表在 "设计" 视图中打开。

  2. 单击要重命名的字段的 "字段名称" 列中的单元格。

    提示: 若要选择整个字段名称, 请指向名称中第一个字符的左侧, 直到指针变为箭头, 然后单击。

  3. 编辑文本以重命名字段。

  4. 若要保存更改, 请单击 "快速访问工具栏" 上的 "保存"。

重命名表

您可以直接从导航窗格中重命名表和大多数其他数据库对象。

  1. 在导航窗格中, 右键单击要重命名的表, 然后单击快捷菜单上的 "重命名"。

    注意: 您必须先关闭引用表格的所有打开对象, 然后才能对其进行重命名。

  2. 键入新名称, 然后按 enter。

  3. 若要保存更改, 请单击 "快速访问工具栏" 上的 "保存"。

更改列标题中显示的文本

标题是可以通过设置字段的caption属性来分配给字段的标题或标题。 标题独立于字段名称, 每个字段都有一个字段名称, 并且还可以有一个标题。 例如, 你可能希望你的字段名称是不带嵌入空格的单个单词。 然后, 你可以使用Caption属性创建一个包含空格的更具描述性的名称。 Access 显示 "数据表" 视图中的字段名称和查询、窗体和报表中的标签和标题中的标题。

如果不为Caption属性提供文本, 则默认使用该字段名称。

如果想要更改 "数据表" 视图中列的标题中显示的名称, 您可以通过设置字段的Caption属性来执行此操作, 而无需更改字段名称。 若要更改字段的Caption属性, 请执行下列操作:

  1. 在导航窗格中, 右键单击要更改标题的表, 然后单击快捷菜单上的 "设计视图"。

    该表在 "设计" 视图中打开。

  2. 单击要设置其Caption属性的字段的 "字段名称" 列中的单元格。

  3. 在底部部分中的 "字段属性" 下的 "常规" 选项卡上, 单击 "标题"。

  4. 为字段键入新标题。

  5. 若要保存更改, 请单击 "快速访问工具栏" 上的 "保存"。

下次在数据表视图中打开表时, 列标题中将显示标题, 而不是字段名称。

返回页首

向窗体或报表添加字段

创建基于模板的数据库时, 数据库将包含许多内置的预先设计好的窗体和报表, 您可以立即使用这些窗体和报表。 但是, 你可能会发现你希望向窗体或报表添加其他字段。 将字段添加到窗体或报表时, 将创建称为控件的控件

控件是显示数据、执行操作以及查看和处理强化用户界面的信息(例如标签和图像)的对象。 控件可以绑定、未绑定和计算。

有关可在窗体和报表中使用的控件类型的完整列表, 请参阅文章控件简介

在布局视图中向窗体或报表添加字段

创建窗体或报表后, 您可以通过在布局视图中工作轻松调整其设计。 通过使用实际实时数据作为参考线, 您可以调整字段宽度并重新排列字段。 可以将新字段放在窗体或报表上, 并设置窗体或报表及其控件的属性。

若要切换到 "布局" 视图, 请在导航窗格中右键单击窗体或报表, 然后单击快捷菜单上的 "布局视图"。 或者, 可以单击 Access 状态栏上的 "布局视图" 按钮, 也可以右键单击窗体或报表的文档选项卡, 然后单击快捷菜单上的 "布局视图"。

打开属性表

  • 在“设计”选项卡上的“工具”组中,单击“属性表​​”。

    键盘快捷方式 按 F4。

可以使用 "字段列表" 窗格将基础表或查询中的字段添加到设计中。 若要显示 "字段列表" 窗格, 请在 "格式" 选项卡上的 "控件" 组中, 单击 "添加现有字段"。 然后, 您可以直接将字段从 "字段列表" 窗格拖动到设计中。

显示 "字段列表" 窗格

  • “设计”选项卡上的“工具”组中,单击“添加现有字段”

从 "字段列表" 窗格添加字段

  • 若要添加单个字段, 请将字段从 "字段列表" 窗格拖动到要在窗体或报表上显示的节。

  • 若要一次添加多个字段,请按住 Ctrl 并单击所需字段。 将所选字段拖动到窗体或报表上。

将字段放到分区上时, Access 将为每个字段创建绑定文本框控件, 并自动将标签控件放置在每个字段旁边。

有关窗体和报表的详细信息, 请参阅文章向窗体或报表添加字段在 Access 中创建窗体创建简单报表

添加存储文档、文件或图像的字段

你可以使用Access 添加 "附件" 数据类型的字段以存储一个或多个文档、文件或图像。 可以使用附件字段将多个文件存储在单个字段中。 您甚至可以在该字段中存储多个类型的文件。 例如, 在雇用候选人数据库中, 除了照片之外, 还可以将一个或多个简历附加到每个联系人的记录中。

将附件字段添加到表中

  1. 在导航窗格中, 右键单击要在其中添加字段的表, 然后单击快捷菜单上的 "设计视图"。

    该表在 "设计" 视图中打开。

  2. 在 "字段名称" 列中, 单击第一个空白行, 然后为新字段键入名称。

  3. 单击 "数据类型" 列中的相邻单元格, 然后在列表中选择 "附件"。

  4. 若要保存更改, 请单击 "快速访问工具栏" 上的 "保存"。

    Access 可能会显示一条消息, 指出保存表格后无法撤消所做的更改。 这意味着您不能将该字段转换为其他数据类型, 但如果您认为出现了错误, 则可以删除该字段。

  5. 单击"是"以确认更改。

将附件字段添加到表后, 您可以使用 "附件" 对话框向记录添加文档、文件或图像。

向字段添加附件

  1. 在导航窗格中, 双击要向其添加附件的表。

    该表在数据表视图中打开。

  2. 在表中, 双击 "附件" 字段。

    将出现“附件”对话框。

  3. 单击“添加”。

    将出现“选择文件”对话框。

  4. 使用 "查找范围" 列表浏览到要附加到记录的一个或一些文件, 选择一个或这些文件, 然后单击 "打开"。

    请注意, 你可以选择多个受支持的数据类型的文件。

  5. “附件”对话框中,单击“确定”以将文件添加到表中。

    Access 会将文件添加到字段, 并相应地增加指示附件的数量。

  6. 根据需要重复执行上述步骤,将文件添加到当前字段或表中的其他字段。

有关附件字段的详细信息, 请参阅将文件和图形附加到数据库中的记录一文。

返回页首

更改字段的显示方式

你可以自定义字段在显示时的显示方式。 例如, 你可以设置要在整个数据库中使用的显示格式, 例如在窗体和报表中, 或者在数据表视图中打开表时。 若要设置显示格式, 请设置字段的 "格式" 属性。 然后, 您创建的新窗体和报表将自动继承该字段的 "格式" 属性。

在 "数据表" 视图中设置显示格式

  1. 在导航窗格中, 双击包含要设置其格式的字段的表。
    该表在数据表视图中打开。

  2. 单击要设置其显示格式的字段。

  3. 在 "字段" 选项卡上的 "格式" 组中, 单击 "格式" 旁边的下拉列表中的箭头, 然后选择一种格式。

    该字段以新的显示格式显示。

在 "设计" 视图中设置显示格式

  1. 在导航窗格中, 右键单击包含要更改其显示格式的字段的表, 然后单击快捷菜单上的 "设计视图"。

    该表在 "设计" 视图中打开。

  2. 单击要设置其显示格式的字段。

  3. 在 "字段属性" 下的 "常规" 选项卡上, 单击 "格式" 框。

  4. 单击下拉列表, 然后选择一种显示格式。

  5. 若要保存更改, 请单击 "快速访问工具栏" 上的 "保存"。

返回页首

扩展你的 Office 技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×