修改、编辑或更改报表

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本主题介绍可用于修改现有报表的技巧。Microsoft Office Access 2007提供了可用于对报表进行更改的两种视图︰ 布局视图和设计视图。选择您要使用哪个视图取决于特定任务的完成。最终可能会使用这两种视图进行更改。

您要做什么?

了解布局视图

了解设计视图

在视图之间切换

在布局视图中修改报表

在设计视图中修改报表

了解布局视图

布局视图是用于修改报表的最直观的视图,几乎可用于您要对 Office Access 2007 中的报表所做的所有更改。在布局视图中,报表实际正在运行,因此,您看到的数据和打印数据的外观非常相似。然而,您还可以在此视图中对报表设计进行更改。因为您可以在修改报表的同时看到数据,所以它是非常有用的视图,可用于设置列宽、添加分组级别或执行几乎所有其他影响报表的外观和可读性的任务。下图显示布局视图中的“客户电话簿”报表。

布局视图中的报表

在布局视图中看到的报表并不与打印报表完全相同。例如,布局视图中没有分页符。此外,如果已经使用“页面设置”设置了报表中列的格式,则这些列将无法在布局视图中显示。但是,布局视图可以提供与打印报表非常接近的视图。如果想要看到报表在打印时的外观,请使用打印预览。

某些任务不能在布局视图中执行,需要切换到设计视图执行。在某些情况下,Access 将显示一条消息,通知您必须切换到设计视图才能进行特定的更改。

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了解设计视图

设计视图提供了报表结构的更详细视图。您可以看到报表、页和组的页眉和页脚镶边。报表在设计视图中并不真正运行,因此,在工作时无法看到下层数据;然而,与在布局视图中相比,在设计视图中执行某些特定任务要容易得多。您可以:

  • 向报表添加范围更广的控件,例如标签、图像、线条和矩形。

  • 在文本框中编辑文本框控件来源,而不使用属性表。

  • 更改某些在布局视图中没有的属性。

下图显示设计视图中的“客户电话簿”报表。

“设计”视图中的报表

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在视图之间切换

Access 提供了在视图之间切换的多种方法。如果报表已经打开,则可以通过执行下列操作之一来切换至其他视图:

  • 右键单击导航窗格中的报表,然后单击快捷菜单上所需的视图。

  • 右键单击报表的文档选项卡或标题栏,然后单击快捷菜单上所需的视图。

  • 开始选项卡,在视图组中,单击视图按钮,可用视图之间切换。或者,可以在视图中,单击箭头,然后从菜单中选择其中一个可用的视图。打印预览不在该菜单上可用。

    Access 功能区图像

  • 右键单击报表自身的空白区域,然后单击所需的视图。如果是在设计视图中打开报表,则必须右键单击设计网格的外部。

  • 单击 Access 状态栏上的某个小视图图标。

如果报表未打开,请在导航窗格中双击报表,以在报表视图中打开它。要在另一视图中打开该报表,请右键单击导航窗格中的报表,然后单击快捷菜单上所需的视图。

注意: 如果您正在修改一个您已经使用“页面设置”在其中创建多个列的报表(例如,邮件标签报表),则只能在“打印预览”中查看这些列。如果在报表视图或布局视图中查看报表,Access 将在单个列中显示数据。

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在布局视图中修改报表

本节描述一些可以在布局视图中执行的常见报表修改操作。

更改列宽或字段宽度

更改行高或字段高度

添加字段

了解控件布局

删除字段或列

更改页面设置

更改字段的格式

将文本框绑定到另一个字段(更改控件的来源)

更改报表的记录源

字段中的自动换行

添加网格线

添加或修改徽标或其他图像

添加或编辑报表标题

添加页码、当前日期或当前时间

更改列宽或字段宽度

  1. 单击要调整的列中的某个项目。

    该项目周围将绘制一个边框,指示该字段已选定。

  2. 拖动边框的右边缘或左边缘,直到列宽符合您的需要。

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更改行高或字段高度

  1. 单击要调整的行中的某个项目。

    该项目周围将绘制一个边框,指示该字段已选定。

  2. 拖动边框的上边缘或下边缘,直到行高符合您的需要。

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添加字段

  • 格式选项卡上的控件组中,单击添加现有字段按钮图像

    将显示可用字段列表。如果其他表中有可用的字段,则这些字段将显示在“其他表中的可用字段:”的下面。

  • 将字段从“字段列表”拖动到报表中。移动字段时,一个突出显示区域将指示当释放鼠标按钮时字段将放置的位置。

    注意: 要一次添加多个字段,请在按住 Ctrl 的同时单击“字段列表”中所需的各个字段。然后释放 Ctrl 并将字段拖动到报表中。这些字段将被放置在相邻位置。

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了解控件布局

控件布局可以指导您将控件水平和垂直对齐,以使报表有一个统一外观。您可以将控件布局视为一个表,表的每个单元格都包含一个控件。以下过程说明如何在控件布局中添加、删除或重新排列控件。

控件布局有两种:表格式和堆叠式。

  • 在表格式控件布局中,控件是以行和列的形式排列,就像电子表格一样,且标签横贯控件的顶部。表格式控件布局始终横越一个报表的两个节;无论控件在哪个节中,标签都位于它们上方的节中。下图显示一个基本表格式控件布局。

    基本表格式控件布局

  • 在堆叠式布局中,控件沿垂直方向排列(与您在纸质表格上看到的一样),标签位于每个控件的左侧。堆叠式布局通常包含在单个报表节中。下图显示一个基本堆叠式控件布局。

    基本堆叠式控件布局

一个报表中可以有任一类型的多种控件布局。例如,可以用表格式布局为每个记录创建一行数据,然后在下面使用一个或多个堆叠式布局,其中包含同一记录的多个数据。

创建新控件布局

下列情况下,Access 自动创建纵栏式控件布局:

  • 通过单击“创建”选项卡的“报表”组中的“报表” 按钮图像 来创建一个新报表。

  • 通过单击“创建”选项卡的“报表”组中的“空白报表” 按钮图像 ,然后从“字段列表”窗格拖动一个字段,来创建一个新报表。

在现有报表中,可以执行以下操作创建一个新控件布局:

  1. 选择要添加到布局中的控件。

  2. 如果要向同一布局中添加其他控件,请按住 Shift 键,同时选择这些控件。

  3. 请执行下列操作之一:

    • “排列”选项卡上的“控件布局”组中,单击“表格” 按钮图像“堆叠” 按钮图像

    • 右键单击所选控件,指向“布局”,然后单击“表格” 按钮图像“堆叠” 按钮图像

Access 创建控件布局并将所选控件添加到其中。

将控件布局从表格式切换到堆叠方式,或从堆叠方式切换到表格式

将整个布局从一种布局类型切换至另一种布局类型:

  • 单击布局左上角的橙色布局选择器选择控件布局。

    选中布局中所有单元格。

  • 请执行下列操作之一:

    • “排列”选项卡的“控件布局”组中,单击所需的布局类型(“表格式” 按钮图像“堆叠方式” 按钮图像 )。

    • 右键单击控件布局,指向“布局”,然后单击所需的布局类型。

Access 将控件重新排列成您选择的布局类型。

将一个控件布局拆分为两个布局

使用以下过程可将一个控件布局拆分为两个布局:

  1. 按住 Shift 键并单击要移动到新控件布局的控件。

  2. 请执行下列操作之一:

    • “排列”选项卡上的“控件布局”组中,单击新布局所需的布局类型(“表格式” 按钮图像“堆叠方式” 按钮图像 )。

    • 右键单击所选控件,指向“布局”,然后单击所需的新布局的布局类型。

Access 创建一个新控件布局并将所选控件添加到其中。

在控件布局中重新排列控件

  • 可以通过将控件拖动到所需的位置在控件布局内移动控件。拖动字段时,将显示一个水平条或垂直条,指示当释放鼠标按钮时控件将放置的位置。

  • 可以将控件从一个控件布局移动到同一类型的其他控件布局。例如,可以将控件从一个堆叠式布局拖动到另一个堆叠式布局,但不能拖动到表格式布局。

向控件布局添加控件

若要从字段列表窗格中的新字段添加到现有控件布局   

  • 只需将字段从“字段列表”窗格拖动到布局。水平条或垂直条将指示在释放鼠标按钮时字段将放置的位置。

向现有控件布局添加现有控件   

  1. 选择第一个希望添加到控件布局的控件。

  2. 如果要向同一布局中添加其他控件,请按住 Shift 键,同时选择这些控件。您可以选择其他控件布局中的控件。

  3. 请执行下列操作之一:

    • 如果报表已在设计视图中打开,将所选字段拖动到布局。水平条或垂直条将指示在释放鼠标按钮时字段将放置的位置。

    • 如果报表已在布局视图中打开:

      1. “排列”选项卡上的“控件布局”组中,单击要添加的布局的类型。如果要将字段添加到表格式布局,请单击“表格”。如果要将字段添加到堆叠式布局,请单击“堆叠”

        Access 创建一个新布局并将所选控件添加到其中。

      2. 将新布局拖动到现有布局。水平条或垂直条将指示在释放鼠标按钮时字段将放置的位置。

从控件布局中删除控件

从控件布局中删除控件,允许您将控件放置到报表的任何位置,不会影响任何其他控件的位置。

  • 选择要从布局中删除的控件。要选择多个控件,请按住 Shift 键,然后单击要删除的控件。要选择布局中的所有控件,请单击布局左上角的布局选择器框。

  • 请执行下列操作之一:

    • “排列”选项卡上的“控件布局”组中,单击“删除” 按钮图像

    • 右键单击所选控件之一,指向“布局”,然后单击“删除”

      Access 将从布局中删除选定的控件。

提示: 若要防止控件插入控件布局移动时,请按住 CTRL 键,然后将该控件拖到所需的位置。

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删除字段或列

  1. 单击要删除的字段或列,或者单击其标签或列标题。

    Access 在项目周围绘制一个边框,指示它已选定。

  2. 按 Delete。

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更改页面设置

使用“页面设置”选项卡上的“页面布局”组来更改大小、方向和页边距等等。

  1. 单击“页面设置”选项卡。

  2. “页面布局”组中,单击“大小” 按钮图像 来选择不同的纸张大小。

  3. 单击“纵向” 按钮图像“横向” 按钮图像 来更改纸张方向。

  4. 单击“页边距” 按钮图像 来调整报表的页边距。

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更改字段的格式

  1. 选择要设置格式的字段。

  2. 格式选项卡中,使用字体组中的工具以应用所需的格式。

    Access 功能区图像

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将文本框绑定到另一个字段(更改控件的来源)

  1. 在要更改其控件来源的列或字段内部单击。

    该项目周围将绘制一个边框,指示该字段已选定。

  2. 如果当前未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  3. 在属性表的“数据”选项卡,将 ControlSource 属性设置为新字段。您可以从下拉列表中选择字段,或者在框中键入表达式。在本文的“请参阅”部分中可以找到有关表达式的详细信息的链接。

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更改报表的记录源

  1. 如果未显示属性表,请按 F4 显示该表。

  2. 在属性表顶部的下拉列表中,单击“报表”

  3. 在属性表中,单击“数据”选项卡。

  4. “记录源”下拉列表中,选择要用于记录源的表或查询,也可以单击 “生成器”按钮 来显示查询生成器。

    注意: 如果报表当前基于某个表,Access 将询问您是否要创建基于该表的查询。单击“是”将显示查询生成器并创建查询,单击“否”将取消此操作。如果选择创建查询,新查询将成为该报表的记录源。它将作为“嵌入”查询(存储在报表的 RecordSource 属性中的查询)而不是作为单独的查询对象进行创建。 

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字段中的自动换行

  1. 如果未显示属性表,请右键单击希望其中的文本自动换行的字段,然后单击“属性”。否则,只需单击以选中字段。

  2. 在属性表的“格式”选项卡上,将 CanGrow 属性设置为“是”

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添加网格线

如果控件包含在某个控件布局中,则可以添加网格线以在视觉上更好地分隔控件。有关控件布局的详细信息,请参阅使用控件布局一节。

  1. 单击控件布局中的任意字段。

    该字段周围将绘制一个边框,指示它已选定。

  2. 格式选项卡上的网格线组中,单击网格线

    Access 功能区图像

  3. 选择所需的网格线样式。

注意: 还可以通过以下方式添加网格线:在控件布局中右键单击任意字段,依次指向“布局”“网格线”,然后选择所需的网格线类型。

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添加或修改徽标或其他图像

以下过程介绍了如何使用徽标工具向报表添加徽标以及如何调整图像控件或图像控件内部的图像的大小。

添加徽标

  • 格式选项卡上的控件组中,单击徽标按钮图像

    将显示“插入图片”对话框。

  • 通过浏览找到存储徽标文件的文件夹,然后双击该文件。

    Access 将此徽标添加到报表的左上角。

调整包含徽标或其他图像的控件的大小

  1. 单击包含图像的控件。

    该控件周围将绘制一个边框,指示它已选定。

  2. 将指针放在边框上。当指针变成双箭头时,可以按箭头指示的方向拖动指针,使图像控件变大或变小。

请注意,图像的“缩放模式”属性的默认值为“剪裁”,表示无论使图像控件变为多大,图像将保持同样的大小。如果希望图像在调整控件大小时相应变大或变小,请执行下列操作:

调整控件中徽标或图像大小

  1. 选择图像。

  2. 如果属性表未显示,请按 F4 以显示它。

  3. 在属性表的“格式”选项卡上,将“缩放模式”属性设置为所需的选项:

设置

说明

剪裁

无论使图像控件变为多大,图像保持相同的大小。如果将图像控件大小调整为小于图像,则剪裁图像。

拉伸

图像同时向水平和垂直方向拉伸,以匹配图像控件的大小。图像的原始纵横比不会保留,因此,该设置会导致图像变形,除非您精确地设置图像控件的高度和宽度。

显示比例

调整图像控件的大小时,图像调整为尽可能地大,同时不影响图像的原始纵横比。

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添加或编辑报表标题

以下过程介绍了如何添加或编辑包含报表标题的标签。

向报表添加标题

  • 格式选项卡上的控件组中,单击标题按钮图像

    即向报表页眉添加一个新标签,并且为您输入作为报表标题的报表名称。

  • 创建标签时,会为您选定标签中的文本,以便当您想要更改文本时,只需直接开始键入所需的标题。

  • 完成后按 Enter。

编辑报表标题

  1. 双击包含报表标题的标签,将光标放置在标签中。

  2. 键入希望用作报表标题的文本,完成后按 Enter。

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添加页码、当前日期或当前时间

以下过程介绍了如何向报表添加页码以及如何添加当前日前或当前时间。

添加页码

  • 格式选项卡上的控件组中,单击页码按钮图像

    将显示“页码”对话框。

  • 为页码选择所需的格式、位置和对齐方式。

  • 如果不希望首页显示页码,请清除“首页显示页码”复选框。

  • 单击“确定”

    页码即添加到报表中。可以切换到“打印预览”以查看打印报表时的页码外观。

添加日期或时间。

  • 格式选项卡的控件组中,单击日期和时间按钮图像

    将显示“日期和时间”对话框。

  • 如果不希望包含日期,请清除“包含日期”复选框。

  • 如果希望包含日期,请单击所需的日期格式。

  • 如果不希望包含时间,请清除“包含时间”复选框。

  • 如果希望包含时间,请单击所需的时间格式。

    对话框的“示例”区域中显示采用选定格式显示的日期和时间的示例。

  • 单击“确定”

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在设计视图中修改报表

在某些情况下,无法在布局视图中对报表执行某些修改,必须改为使用设计视图。

添加行号

  1. “设计”选项卡的“控件”组中,单击“文本框” 按钮图像

  2. 单击部分中所需的行号,若要显示的位置打开区域。在大多数情况下,这将显示详细信息部分。您将将文本框移至其最终位置更高版本。

    单击报表时,Access 将创建一个新的未绑定文本框。

  3. 单击标签(紧靠新文本框左侧的位置),然后按 Delete。

  4. 在新文本框中单击一次以选中它,然后再次单击将光标放置在该文本框中。

  5. 键入= 1 ,然后按 ENTER。

  6. 如果属性表未显示,请按 F4 以显示它。

  7. 在属性表的“数据”选项卡上,将“运行总和”属性设置为“全部之上”

    注意: 如果该报表是分组报表,并且要对每个组从 1 开始编号,请将属性设置为“工作组之上”

  8. 通过将指针定位在文本框右边缘上的尺寸控点上方并将其向左拖动,将文本框的宽度调整为更小。为预期在此报表中看到的最大行号留出足够的空间。

  9. 如果需要,为“详细”节上最左侧边缘上的文本框留出空间,方法是向右拖动该节中的现有控件,或者调整该节中最左侧控件的大小。

  10. 将新文本框拖动到希望它在报表上的位置。

  11. 切换到报表视图、打印预览或布局视图以查看行号。

使每页顶部显示组页眉

对于跨多页的组,在每页的顶部都显示组页眉很有帮助,这使得您可以更容易地查看数据存在于哪个组中,您可以在布局视图中选择组页眉,但在设计视图中进行此操作将更容易。

  1. 双击组页眉节选择器(组页眉节上面的水平条)。

  2. 在属性表的“格式”选项卡上,将“重复节”属性设置为“是”

在子报表自己的设计视图窗口中打开子报表

当您在设计视图中打开报表时,报表中包含的任何子报表也将在设计视图中打开。但每个子报表将显示在其子报表控件中,而并非显示为一个独立窗口。因为子报表控件常常太小而使用困难,所以通常在其自己的窗口中打开并编辑子报表更为方便。要在新的窗口打开子报表,执行下列操作之一:

  • 选择子报表,然后在“设计”选项卡的“工具”组中,单击“新窗口中的子报表” 按钮图像

  • 在子报表控件外单击一次,以确保未选中它,然后在子报表控件内部右键单击,然后单击“新窗口中的子报表”

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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