信息管理策略简介

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信息管理策略是内容的一组规则类型。信息管理策略启用控制组织并跟踪内容保留多长时间或哪些操作用户之类的内容可能需要与该内容。信息管理策略可帮助组织遵守法律或政府法规,或只是可以强制执行内部业务流程。

例如,必须按照政府法规要求他们演示"足够控件"其财务报表的组织可能创建一个或多个信息管理策略的审核中创作的特定操作,并且与财务归档相关的所有文档的审批流程。

操作方法信息,请参阅创建和应用信息管理策略

信息管理策略的功能

有四个基本类别的组织可以单独使用的预定义的策略功能或组合以管理内容和流程。

内容策略的类型

审核策略功能可帮助组织分析的事件日志记录和文档和列表项执行的操作如何使用其内容管理系统。您可以配置审核策略功能日志事件文档或项目进行编辑,如查看、 签入、 签出、 删除,或更改其权限。所有审核信息存储在服务器上的单个审核日志和网站管理员可以对其运行报告。

过期策略功能可帮助组织删除或从其网站中删除过时内容一致,可跟踪的方式。这可以帮助您管理的成本和与保留过期内容相关的风险。您可以配置过期策略指定某些类型的内容过期在特定日期或一段时间后创建或上次修改文档中。

组织可以创建和部署自定义策略功能来满足特定的需要。例如,制造组织可能想要定义信息管理策略的所有草稿产品设计规范文档防止不安全的打印机上这些文档的打印份数的用户。若要定义这种类型的信息管理策略,您可以创建和部署可以添加到产品设计规范内容类型的相关信息管理策略的打印限制策略功能。

若要使用的信息管理策略的位置

若要实现信息管理策略,您必须将其添加到列表、 库或网站中的内容类型。创建或添加信息管理策略的位置会影响应用策略的范围或宽泛如何使用它。您可以 ︰

创建网站集策略,然后添加到内容类型、 列表或库的此策略在网站集的顶级网站的策略列表中,您可以创建网站集策略。创建网站集策略后,您可以将其导出以便的其他网站集管理员可以将其导入其策略的列表。创建导出的网站集策略使您能够在您的组织网站间标准化的信息管理策略。

当您将网站集策略添加到网站内容类型,并将该网站内容类型的实例添加到列表或库时,该列表和库的所有者将无法修改该列表和库的网站集策略。 将网站集策略添加到网站内容类型是一种好方法,该方法可以确保网站集策略在网站层次结构的每一级都得以实施。

“网站设置”页面上的“内容类型策略模板”链接

创建信息管理策略的顶级网站的网站内容类型库中,为网站内容类型,然后添加到一个或多个列表或库的内容类型您还可以创建信息管理策略直接为网站内容类型,然后将该网站内容类型的实例与多个列表或库相关联。如果这种方式创建信息管理策略,该内容类型或从该内容类型继承的内容类型的网站集内的每一项具有该策略。但是,如果创建信息管理策略直接为网站内容类型,则更加难以重复使用其他网站集中,在此信息管理策略因为无法导出这种方式创建的策略。

“网站设置”页面上的“网站内容类型”链接

某网站内容类型的设置页面上的信息管理策略链接

注意若要控制在网站集中使用的策略,网站集管理员可以禁用直接对内容类型设置策略功能的功能。当此限制有效,创建内容类型的用户被限制为只能从网站集策略列表中选择策略。

创建信息管理策略的列表或库如果您的组织需要将特定信息管理策略应用于一组非常有限的内容,您可以创建信息管理策略仅应用于单个列表或库。此方法创建信息管理策略是至少灵活,因为该策略仅应用于一个位置,而不能导出或重新用于其他位置。但是,有时您可能需要使用有限的适用性,以满足特定情况下创建唯一信息管理策略。

文档库的“设置”页面上的信息管理策略链接

说明

只要列表或库不支持多个内容类型,您就可以为该列表或库创建信息管理策略。 如果列表或库支持多个内容类型,您需要为与该列表或库相关的每个单独的列表内容类型定义信息管理策略。 (与特定列表或库相关的网站内容类型的实例被称为列表内容类型。)

若要控制在网站集中使用的策略,网站集管理员可以禁用直接在列表或库设置策略功能的功能。当此限制有效,管理列表或库的用户被限制为只能从网站集策略列表中选择策略。

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