信息管理策略简介

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组织可以对 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站定义和使用信息管理策略,以强制遵守企业业务流程或者法律或政府法规,从而实现信息管理。利用信息管理策略,网站管理员或列表管理人员可以控制对内容的管理方式。

本文内容

什么是信息管理策略?

如何在网站上使用信息管理策略

什么是信息管理策略?

信息管理策略是用于某类内容的一组规则。利用信息管理策略,组织便可以控制和跟踪类似内容的保留期或用户可对该内容采取的操作等信息。信息管理策略可以帮助组织遵守法律或政府法规,也可以只是强制执行内部业务流程。例如,对于必须遵守要求其证明对其财务报告具有“有效控制”的政府法规的组织,可以创建一个或多个信息管理策略,这些策略可对与财务备案有关的所有文档审核在创作和批准过程中的特定操作。

Office SharePoint Server 2007 中包含的策略功能

信息管理策略中的每个单独的规则都是一项策略功能。Office SharePoint Server 2007 包括多项预定义的策略功能,组织可以单独或组合使用这些功能以便为其网站定义信息管理策略。Office SharePoint Server 2007 中包括的策略功能有:

  • 审核    “审核”策略功能通过记录对文档和列表项目执行的事件和操作,来帮助组织分析其内容管理系统的使用情况。组织可对“审核”策略功能进行配置以记录所需事件,如对文档或项目进行编辑、查看、签入、签出、删除或更改其权限的时间。所有审核信息都存储在服务器上的单个审核日志中,网站管理员可对其运行报告。组织还可以使用 Office SharePoint Server 2007 对象模型来编写自定义事件并将其添加到审核日志中。

  • 到期    “到期”策略功能可帮助组织以一种一致的、可跟踪的方式从其网站删除到期的内容。此策略功能可帮助组织管理与保留过期内容相关的成本和风险。组织可对“到期”策略进行配置,以指定某些类型的内容在特定日期或某些文档活动(如创建或编辑)后的计算时间内到期。

  • 条码    利用“条码”策略功能,组织可以跟踪已从网站中打印的文档或列表项目的物理副本。“条码”策略功能可为文档创建一个唯一的标识符值。然后,用户可以将该值的条码图像插入他们所创建的 Microsoft Office 文档中。用户还可以在文档的物理副本上使用条码,以便在服务器上搜索该文档的原始副本。默认情况下,条码符合常用的 Code 39 标准 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39)。组织可以使用 Office SharePoint Server 2007 对象模型来安装其他条码提供程序。

  • 标签    利用“标签”策略功能,组织也可以跟踪已从网站中打印的文档或列表项目的物理副本。“标签”策略功能可根据网站管理员或列表管理人员指定的文档属性和格式自动生成文本标签。当用户将标签插入 Microsoft Office 文档中时,将自动使用文档属性信息对标签进行更新。

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自定义策略功能

组织还可以创建和部署自定义策略功能,以满足特定需要。例如,制造单位可能要为所有起草的产品设计规范文档定义一个信息管理策略,以防止用户在不安全的打印机上打印这些文档的副本。要定义此类信息管理策略,组织可以创建和部署“打印限制”策略功能,以将其添加到产品设计规范内容类型的相关信息管理策略中。

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信息管理策略与 2007 Microsoft Office 系统 程序集成

在 Office SharePoint Server 2007 客户端程序中有多种可将 2007 Office 版本 信息管理策略向用户公开的方法。当您在服务器上为特定内容类型、列表或库配置信息管理策略时,可以编写一段策略声明,该声明可显示给使用受该策略制约的内容的用户。策略声明可以提醒用户将对文档强制执行信息管理策略,也可以提供详细信息,例如文档将在特定时间段后到期这一情况。当用户在 2007 Office 版本 的某一客户端程序中打开受信息管理策略制约的文档时,就会显示该策略声明。此外,如果信息管理策略包括“条码”或“标签”策略功能,则可以对策略进行配置,以要求用户在尝试从 2007 Office 版本 客户端程序中保存或打印 Microsoft Office 文档时向这些文档中插入条码或标签。

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信息管理策略在网站中的使用方式

要实施信息管理策略,您必须将其添加到网站上的列表、库或内容类型。您创建或添加信息管理策略的位置将影响策略的应用范围(即策略的使用范围)。您可以:

  • 创建网站集策略,然后将该策略添加到内容类型、列表或库    您可以在“网站集策略”列表中为网站集的顶级网站创建一个网站集策略。创建网站集策略之后,可以将其导出,从而使其他网站集的网站管理员可以将其导入到他们的“网站集策略”列表。创建可导出的网站集策略使您可以将组织中网站的信息管理策略标准化。

    如果向网站内容类型添加网站集策略,并且已将该网站内容类型的实例添加到列表或库中,则该列表或库的所有者将无法为该列表或库修改网站集策略。要确保在您的网站层次结构的每一级别都强制执行网站集策略,向网站内容类型添加网站集策略是一种很好的方法。

    有关详细信息,请参阅创建网站集的信息管理策略

  • 在顶级网站的网站内容类型库中为网站内容类型创建信息管理策略,然后将该内容类型添加到一个或多个列表或库中    您还可以直接为网站内容类型创建信息管理策略,然后将该网站内容类型的实例与多个列表或库相关联。如果您使用此方法创建了一个信息管理策略,则该内容类型(或从该内容类型继承的内容类型)的网站集中的每个项目都具有该策略。如果您直接为网站内容类型创建了一个信息管理策略,则在其他网站集中重新使用此信息管理策略将更加困难,因为以这种方式创建的策略无法被导出。

    注意: 要控制在网站集中使用的策略,网站集管理员可以禁用直接对内容类型设置策略功能的功能。当此限制生效时,可创建内容类型的用户被限制为只能从“网站集策略”列表中选择策略。

    有关创建信息管理策略的网站内容类型的信息,请参阅更改网站内容类型

  • 为列表或库创建信息管理策略    如果您的组织需要将特定的信息管理策略应用于一组非常有限的内容,则可以创建一个只应用于单个列表或库的信息管理策略。这种创建信息管理策略的方法的灵活性最低,因为策略只应用到一个位置,并且它不能导出或重新用于其他位置。但是,有些组织可能需要创建具有有限适用性的独有的信息管理策略,以便处理特定情况。

    注释: 

    • 仅当列表或库不支持多种内容类型时,才可以为该列表或库创建信息管理策略。如果列表或库支持多种内容类型,则您需要为与该列表或库相关联的每个单独的列表内容类型都定义一个信息管理策略。(列表内容类型是指与特定列表或库相关联的网站内容类型的实例。)

    • 要控制在网站集中使用的策略,网站集管理员可以禁用直接对列表或库设置策略功能的功能。当此限制生效时,可管理列表或库的用户被限制为只能从“网站集策略”列表中选择策略。

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