保留策略概述

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

重要: 如果您已使用的保留策略,该策略已自动转换为保留策略,这是一项新功能来执行所有内容保留策略的作用等。保留策略将继续工作,并保留您的内容,而无需从您的任何更改。安全和合规性中心中,您可以在保留页面上找到这些策略。有关详细信息,请参阅保留策略发生了什么变化?

为了遵从行业规定或内部政策,许多组织希望将内容保留一定时间。借助 Office 365 中的保留策略,您可以无限期地或在一定期限内保留站点、邮箱和公用文件夹中的内容。您还可以提供关键字或日期范围筛选将保留的内容,缩小结果的范围。

例如,您可以将属于销售部门的特定邮箱和站点保留七年,然后进一步缩小策略的范围,例如仅保留过去两年内包含特定客户端名称的内容。

如果内容受保留策略的限制,用户可以继续编辑和使用内容,就像没有进行任何更改一样,因为内容保留在其原始位置。但是,如果有人编辑或删除受策略限制的内容,则会将副本保存到保留内容的安全位置,直至策略失效。

最后,某些组织可能需要遵守由管理机构,如证券交易和 Exchange 委员会 (秒) 规则 17a-4,它要求的保留策略处于打开状态后,无法关闭或进行限制较少的规则。为了满足这一要求,您可以使用保留锁定。策略的已锁定后,没有人 — 包括管理员,可以关闭该策略或使其更少的限制。

创建和管理Office 365 安全与合规中心中保留页上的保留策略。

Office 365 安全与合规中心的保留页

注意: 若要包括Exchange Online邮箱中保留策略,该邮箱必须分配Exchange Online 计划 2许可证。如果邮箱分配Exchange Online 计划 1许可证,您必须将其分配单独 Exchange Online 存档许可证以将其包含在保留策略。

保留策略就地处理内容的方式

当您将某个网站、邮箱或公用文件夹包含在保留策略中时,相关内容保留在其原始位置。用户可以继续使用其文档或邮件,但是会保留一个副本,内容与启动保留时存在的内容相同。对于网站,内容保留在“保存保留”库中;对于邮箱和公用文件夹,内容保留在“可恢复的项目”文件夹中。大多数用户不会看到这些安全位置和保留的内容。通过保留策略,用户甚至无需了解其内容是否受策略限制。

显示保留策略的工作原理的图表

网站内容

保留策略在网站级别应用。当您将网站包含在保留策略中时,会创建一个保存保留库(如果尚未创建)。大多数用户无法查看保存保留库,因为该库仅对网站集所有者可见。

如果用户尝试更改或删除受保留策略限制的网站中的内容,则策略首先会检查自应用策略后该内容是否发生更改。如果这是应用保留策略后的首次更改,则策略会将内容复制到保存保留库中,然后允许用户更改或删除原始内容。请注意,网站上的所有内容都可以复制到保存保留库中,即使内容与保留策略使用的查询的筛选器不匹配。

然后,计时器作业将清理保存保留库。计时器作业会定期运行,并将保存保留库中的所有内容与网站上的保留策略使用的筛选器进行比较。除非内容与其中至少一个筛选器匹配,否则计时器作业会永久删除保存保留库中的内容。

上一个适用于存在时应用保留策略的内容。此外,具有创建或添加到网站,它包含在策略之后的任何新内容将被删除后保留。然而,新内容未复制到编辑它,它将被删除时,仅保留按住库中的第一个时间。若要保留的所有文件的版本,您需要启用版本控制,请参阅更高版本的节中版本控制。

邮箱和公用文件夹内容

对于用户的邮件和其他项目,保留策略在邮箱级别应用。对于公用文件夹,在文件夹级别(而不是邮箱级别)应用保留策略。邮箱和公用文件夹都使用“可恢复的项目”文件夹来保留邮件。只有已分配电子数据展示权限的人员才可以查看其他用户的“可恢复的项目”文件夹。

默认情况下,当用户从“已删除邮件”文件夹以外的文件夹中删除邮件时,该邮件将移动到“已删除邮件”文件夹中。当用户删从“已删除邮件”文件夹中删除邮件时,该邮件将移动到“已删除邮件”文件夹中,并从用户的视图中消失。此外,用户可以软删除 (SHIFT+DELETE) 任何文件夹中的邮件,这会避开“已删除邮件”文件夹,直接将邮件放置到“可恢复邮件”文件夹中。

将邮箱包含在保留策略中之后,已删除邮件会移动到“可恢复的项目”文件夹内的“DiscoveryHold”文件夹中。当邮箱助理定期处理邮箱时,将评估此文件夹中的邮件。除非内容与保留策略使用的至少一个筛选器匹配,否则邮箱助理会从“可恢复的项目”文件夹中永久删除该内容。

可恢复的邮件文件夹中还包含版本文件夹。人员尝试更改邮箱项目的某些属性,如主题、 正文,附件、 发件人和收件人,或发送或接收邮件的日期 — 原邮件的副本保存到版本文件夹中,更改才会提交。每次后续更改发生这种情况。保留策略将被删除后,通过邮箱助理移除版本文件夹中的副本。

保留策略的存储位置

创建保留策略时,它将集中存储在安全与合规中心,然后部署到策略中包含的不同内容源,如网站、邮箱和公用文件夹。

将保留策略部署到这些内容源后,策略的工作方式将与电子数据展示就地保留完全相同。有关就地保留的详细信息,请参阅:

与电子数据展示保留的保留策略

尽管这两项功能按住内容,这些功能,请参阅因为他们提供不同的用途︰

  • 如果您需要保留内容的保留要求的一部分,请使用的保留策略。 例如,如果需要您可以为您保留计划的一部分保留七年内容使用的保留策略。保留策略可以保留特定时间段的内容,该时间段内末尾的内容自动释放从策略。以便没有人可以关闭该策略或使其更少的限制,也可以锁定策略。电子数据展示保持不能锁定或指定的时间段。此外,保留策略通常具有工期年以来,而电子数据展示保持是临时的和经常持续时间的法律案件的工期。

    此外,您可以创建额外的步骤,可能需要电子数据展示,如创建情况下,添加成员,或者执行内容搜索不保留策略。

  • 如果您需要保存内容的法律或电子数据展示要求的一部分,请使用电子数据展示保持。例如,如果您需要保存在特定位置中的内容作为法律请求的一部分,请使用电子数据展示保留。在电子数据展示事例关心的内容通常敏感或特权,因此不同的情况下可以限制到不同的成员。此外,电子数据展示支持,可以保存、 预览、 分析与高级电子数据展示内容搜索或已将结果导出。

    与不同的保留策略,电子数据展示保留无法指定的时间段 — 电子数据展示保持有效,直到您关闭或删除它。此外,不能锁定电子数据展示保留。

保留策略处理网站中文档版本的方式

保留策略自动不保留所有版本的网站中的文档。若要执行此操作,您需要启用版本控制在网站中的文档库。有关详细信息,请参阅启用和配置版本控制列表或库

如果从处于保留状态的网站中删除了某个文档,并且针对库启用了文档版本控制,则会保留已删除文档的所有版本。

如果未启用文档版本控制且某个项受多个保留策略限制,则保留的版本是每个保留策略生效时的最新版本。例如,如果首次将网站置于保留状态时,项目的最新版本是版本 27,并且第二次将网站置于保留状态时,最新版本是版本 51,则会保留版本 27 和版本 51。

筛选保留策略

您可以通过向策略中添加关键字或日期范围来缩小受保留策略限制的内容的范围。

创建保留策略时将关键字和日期范围用作筛选器

使用关键字进行筛选

保留策略支持关键字查询语言 (KQL)。例如,您可以使用基本运算符 like AND 和 OR、 以及可采取近似匹配搜索"wingtip NEAR(30) 市场营销"标识结果的位置"wingtip"哪里内的"市场营销"30 个字符。关键字查询可帮助您识别并保留相关的内容。

使用日期范围进行筛选

您还可以筛选保留,从而仅保留特定日期范围内的内容。对于邮件,该日期与接收日期相关;对于文档和网站,该日期与修改日期相关。这意味着,您可以保留包含特定日期范围内、开始或结束日期之前或之后的已接收邮件和已修改文档的内容。

保留特定时间段的内容

通过保留策略,您可以无限期保留内容或保留特定天数、月数或年数。请注意,内容保留的时长是根据内容年龄进行计算,而不是根据保留策略的创建时间进行计算。

例如,如果您希望将某个网站中的内容保留 7 年,而该网站中的某个文档已有 6 年未进行修改,则该文档在不修改的情况下,将仅再保留 1 年。如果再次对该文档进行编辑,则会根据最新修改日期计算文档期限,并将再保留 7 年。

同样,如果您希望将邮箱中的内容保留 7 年,而某个邮件发送于 6 年前,则该邮件将仅保留 1 年,除非修改了接收日期。在此情况下,邮件的新版本将保存到“可恢复邮件”文件夹中(该版本与修改前存在的版本相同),而且邮件年龄按新的接收日期计算,并将再保留 7 年。

新的保留策略的持续时间设置

锁定保留策略

某些组织可能需要遵守由管理机构,如证券交易和 Exchange 委员会 (秒) 规则 17a-4,它要求的保留策略处于打开状态后,无法关闭或进行限制性较小的规则。保留锁定后,您可以锁定策略以便没有人 — 包括管理员,可以关闭该策略或使其更少的限制。

策略的已锁定后,没有人可以将其关闭,或从策略删除的内容。并不能修改或删除保留期间受该策略的内容。该策略的已锁定后,您可以修改保留策略的唯一方法是通过添加内容或扩展其工期。锁定的策略可增加或扩展,但无法缩减或处于关闭状态。

因此,在锁定保留策略之前,请务必了解您的组织的合规性要求,并且在您确定锁定的必要性之后再锁定策略。

用于打开保留锁定的选项

关闭保留策略

如果您选择不锁定的保留策略,您可以在任何时候,包括策略指定的时间段结束之前释放。若要执行此操作,只需关闭该策略。

安全与合规中心的保留页上的关闭保留策略的选项

但是,您不能删除保留策略,该策略的仍处于活动状态时。若要删除的保留策略,首先请关闭,然后删除策略。

关闭保留策略之后,受该策略的保留按住库或可恢复的项目文件夹中的所有项目都将符合条件的标准清理过程上文所述。请注意,这意味着,不会立即删除项目从策略释放;相反,它们保留保留按住库或文件夹可恢复的项目中直到进程定期清理库或文件夹。

将保留策略与邮箱保留策略和文档删除策略结合使用

保留策略可确保无限期保留内容或保留特定时间段,而邮箱的保留策略和网站的文档删除策略可确保在特定时间段后删除内容。如果需要将内容保留固定时间段,则可以将保留策略与保留或删除策略结合使用。

网站内容

对于网站,您可以将保留策略与文档删除策略结合使用。例如,您可以在修改文档后将其保留 5 年,然后设置删除策略,以在最后一次修改 5 年后将其删除。

如果文档删除策略删除受保留策略限制的内容,则内容仍保留在保存保留库中。例如,如果保留策略将内容保存 2 年,但是文档删除策略在 1 年后删除该内容,则删除的所有内容仍将保留。有关详细信息,请参阅Overview of document deletion policies

邮箱内容

为一个邮箱,您可以结合带都有一个默认策略标记的保留策略的保留策略。例如,可以将邮箱项目保留七年,然后设置保留策略以将其删除七年后收到 (对邮件) 或 (对于如笔记不发送的项目) 创建它们。保留策略确保获取已删除的项目保留的至少指定的持续时间,而保留策略确保邮箱项目都删除该时间段的末尾。有关详细信息,请参阅保留标记和保留策略

权限

将使用安全与合规中心创建保留策略的合规团队成员需要具有以下项的权限:

  • Office 365 安全与合规中心

  • 包含需要保留的内容的网站

  • 包含需要保留的内容的邮箱

Office 365 安全与合规中心

以租户管理员,您希望能够地合规专员和其他人访问安全与合规中心,而不授予他们的所有权限的租户管理员。有关详细信息,请参阅在 Office 365 安全和合规性中心中的权限

网站

创建保留策略的合规性团队成员需要具有策略将要应用的网站集权限:此外,如果合规部主管还创建文档删除策略,则需要创建并存储文档删除策略的合规性策略中心网站集权限。我们建议您:

  1. 创建一个包含所有用户的合规性策略中心的安全组-很可能您的合规性策略管理团队。有关详细信息,请参阅Manage Mail-Enabled 安全组

  2. 在合规性策略中心中,添加网站集所有者组的安全组。有关详细信息,请参阅网站集管理员权限

  3. 在您需要分配保留策略的每个网站集中,将安全组添加到网站集的访问者组(只读权限)。

邮箱和公用文件夹

要将保留策略应用到邮箱,合规部主管至少需要具有该邮箱的只读权限。

要将保留策略应用到公用文件夹,合规部主管至少需要具有所有公用文件夹的读取权限。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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