保护 Excel 文件

可以使用密码保护 Excel 文件,防止他人访问 Excel 文件中的数据。本主题介绍保护 Excel 文件的两种不同方法 - 使用加密以及设置打开/修改 Excel 文件时需使用的密码。

注释: 本主题仅介绍文件级别保护,不涉及工作簿或工作表的保护。

警告: 

  • Microsoft 不能找回忘记的密码。

  • 使用的密码没有长度、字符或数字的限制,但区分大小写。

  • 分发包含敏感信息(如信用卡号)的受密码保护的文件可能并不安全。

    与其他用户共享文件或密码时请务必谨慎。还存在非预期用户获得密码的风险。请记住,使用密码锁定文件不一定能防止对文件的恶意盗用。

加密 Excel 文件

加密 Excel 文件时,可以使用密码将其锁定。加密 Excel 文件后,其他人无法将其打开。这是锁定 Excel 文件的最常见推荐方法。

请按照以下步骤加密 Excel 文件:

  1. 单击“文件”>“信息”>“保护工作簿”>“用密码进行加密”。

  2. 输入密码,然后单击“确定”。

    “加密文档”对话框
  3. 在“确认密码”对话框中,重新输入上一步输入的密码。

当你/其他用户尝试打开文件时,将显示以下屏幕:

加密文件是使用密码锁定的

设置密码以允许阅读或修改

可以对文件设置两个密码 - 一个用于以只读方式打开文件,一个用于修改文件。然后可以根据用户应具有的访问级别,与用户共享相应的密码。

只读访问权限不会阻止用户更改文件,但会阻止用户保存更改,除非用户重命名文件并将其另存为不同于原始文件的其他文件。

对于需要修改文件的用户,需要与其共享用于打开和修改文件的两个密码。

请按照以下步骤设置用于打开/修改 Excel 文件的密码:

注意: 在 Mac 中,转到“文件”>“另存为”>“选项”,然后设置用于打开或修改文件的密码。如果希望用户以只读方式打开文件,请选择“只读”。

  1. 在 Excel 文件中,单击“文件”>“另存为”。

  2. 单击某个位置,如“计算机”或“我的网站”网页。

  3. 单击一个文件夹,如“文档”或 OneDrive 上的某个文件夹,或者单击“浏览”。

  4. 在“另存为”对话框中,转到要使用的文件夹,然后依次单击“工具”和“常规选项”。

    “另存为”框中的“工具”列表
  5. 可在此处指定一个或两个密码,一个用于打开文件,另一个用于修改文件,具体取决于你的需要。

    “常规选项”对话框。
  6. 单击“保存”。

当有人尝试打开此文件时,Excel 会提示输入密码。

输入密码打开受保护的文件

如果已设置用于修改文件的密码,则会出现第二个屏幕。不具有修改密码的用户可以单击“只读”,然后开始查看文件内容。

修改使用密码保护的 Excel 文件

可单击“文件”>“信息”>“保护工作簿”,查看此保护状态。

在 Excel 中启用文件保护后将启用“保护工作簿”状态

  1. 在 Excel 文件中,单击“文件”>“信息”>“保护工作簿”,然后单击“用密码进行加密”。

  2. 删除密码并单击“确定”。

按照设置密码的相同步骤,可以更改或删除用于打开/修改 Excel 文件的密码。

只需删除在“常规选项”框中设置的密码。

检查文件名是否正确

你希望与使用 Office Excel 2003(默认文件格式为 Excel 97-2003 (*.xls))的用户共享用密码保护的工作簿。将工作簿保存为 *.xls 格式后,你在工作簿上设置的密码却消失了。

发生这种情况的原因是,你的 Excel 版本使用新方案保存密码,而早期版本的文件格式无法识别。因此,将文件保存为 Excel 97-2003 格式时会丢弃密码。

在 *.xls 文件中再次设置密码即可解决此问题。

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另请参阅

Excel 中的保护和安全

保护工作簿

保护工作表

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