保存和重复使用数据库设计元素

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Access 2010 提供了多种方法来重复使用数据库设计。可以将整个数据库另存为模板,将数据库的一部分另存为应用程序部件,或将域或组字段另存为数据类型模板。每种情况下,Access 将创建的文件,然后可以与他人共享。同样,您可以使用此类第三方文件。

本文讨论如何将各种数据库对象另存为模板(在某些情况下包含数据)。另外还将讨论各种模板文件及其共享方式。本文提供了一些有关 Access 附带的应用程序部件的详细信息。

本文不讨论数据库的设计,也不附带 Access 或在 Office.com 上可用的各种数据库模板。Access 数据库设计原则基本简介,请参阅文章数据库设计基础。有关使用 Access 2010 附带的数据库模板的详细信息,请参阅Access 2010 模板简介一文。

本文内容

概述

保存并共享数据库设计元素供重复使用

将数据库另存为数据库模板或应用程序部件 (*.accdt)

将字段另存为数据类型模板 (*.accft)

重复使用第三方数据库设计

概述

有时,您不希望从头开始。如果您花费了大量时间做好了您的设计,您就会希望对其加以充分利用,例如重复使用您的设计。或者,您也许希望利用其他人已经完成的设计作品。Access 提供的数据库设计重复使用方法主要有三种:

  • 数据库模板    是可用于创建新数据库的文件(文件类型 *.accdt)。通常,使用模板创建的数据库可以立即使用,但可以对其进行自定义以满足特定需求。例如,资产 Web 数据库模板提供了基本的资产管理功能,但您可能需要增加一些与您的组织相关的部门或预算信息对其进行扩展。Access 带有各种数据库模板;Access 打开时,可以在 Backstage 视图中看到这些模板。

  • 应用程序部件是一样的数据库模板的文件,但您使用它们将设计元素添加到现有数据库,而不是作为新数据库的基础。例如,批注应用程序部件提供了将设置为包含注释,包括日期/时间字段的表。某些应用程序部件启动向导可帮助您创建的关系定义应用程序部件如何与您现有的表。Access 附带几个应用程序部件,您可以在创建选项卡看到。

  • 数据类型模板    是可用于创建新字段和字段组合的文件。例如,可以使用“开始日期和结束日期”数据类型模板,通过单击向表中添加一对日期/时间字段。数据类型模板使用的文件类型 (*.accft) 不同于数据库模板和应用程序部件。Access 附带了各种数据类型模板;在“数据表”视图中打开表时,可以在“字段”选项卡上看到这些模板。

保存并共享数据库设计元素供重复使用

若要创建数据库模板或应用程序部件   ,您将数据库保存为 *.accdt 文件通过使用文件选项卡上的命令 (的步骤,请参阅数据库另存为数据库模板或应用程序部件 (*.accdt)部分)。然后,可以使用该模板创建新的数据库,或如果应用程序部件,则将其功能添加到现有数据库。

默认情况下,创建的数据库模板和应用程序部件存储在漫游应用程序数据模板文件夹(在 Windows7 中为 C:\Users\<用户名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\)。可以将模板文件放在此文件夹中,将其作为数据库模板或应用程序部件供使用。类似地,也可以从此文件夹复制模板文件,将其提供给他人使用。

注意: 在任何情况下,都要小心使用第三方文件。

若要创建的数据类型模板,您保存选定的表字段为 *.accft 文件通过使用字段选项卡上的命令 (步骤,请参阅另存为数据类型模板 (*.accft) 的字段部分)。

默认情况下,创建的数据类型模板存储在漫游应用程序数据模板文件夹(在 Windows7 中为 C:\Users\<用户名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\)。可以将数据类型模板文件放在此文件夹中,将其作为新字段的数据类型供使用。类似地,也可以从此文件夹复制模板文件,将其提供给他人使用。

注意: 在任何情况下,都要小心使用第三方文件。

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将数据库另存为数据库模板或应用程序部件 (*.accdt)

通过使用 Backstage 视图中“保存并发布”选项卡上的命令,可将数据库另存为数据库模板或应用程序部件。

  1. “文件”选项卡上,单击“保存并发布”

  2. “数据库另存为”下,单击“模板”

  3. “从此数据库中创建新的模板”对话框中,指定以下字段:

    • 名称    必需。输入用于标识模板或应用程序部件的文本。Access 将在模板或应用程序部件旁边显示此名称。

    • 说明    输入描述模板或应用程序部件的内容或用途的文本。此内容将出现在模板或应用程序部件的工具提示中。

    • 类别选择用户模板能够在用户模板下显示在功能区 (默认) 上的应用程序部件。您也可以添加类别键入它,您可以分配此和将来的应用程序部件到该类别。在功能区中将显示新类别。

    • 图标指定要显示模板或应用程序部件的图标。应用程序部件,此图标将显示在功能区上应用程序部件库。

    • 预览指定要显示的 Backstage 视图中的模板的较大图像。浏览模板时,此图像时,您将看到此模板。

    • 主表指定将为应用程序部件的主表的表。此表将默认情况下,用于将应用程序部件关联到其他表中的部分添加到其中的数据库。当有人使用应用程序部件时,Access 将启动向导来帮助创建关系。虽然默认情况下使用主表,您可以在运行向导时选择另一个表。

    • 实例化窗体指定首次打开此模板中所做的数据库时默认打开窗体。仅一次打开该窗体默认情况下。窗体可以包含的代码,运行时将其打开,但存在的代码将生成一个安全警告。

    • 应用程序部件选中此复选框以将数据库另存为应用程序部件。清除此复选框可将数据库另存为数据库模板。

      注意:  只有选中此复选框后才能指定“主表”的值。

    • 包括模板中的数据选中此复选框来保存为模板的一部分是在数据库中的数据。当从模板创建新数据库时,它们包含此数据。

  4. 单击“确定”保存模板。默认情况下,Access 将模板保存到 C:\Users\<当前用户>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\。

将字段另存为数据类型模板 (*.accft)

若要创建数据类型模板,请选择一个字段或字段组合,然后使用功能区上的命令将其另存为模板。在开始之前,请确保按自己希望的方式设置字段:设置要在数据类型模板中保留的任何属性。例如,如果要创建一个“欧元”数据类型模板,则可能需要创建一个货币字段,然后将其格式设置为“欧元”

1.打开具有要另存为模板的字段的表。

2.选择要用于保存以供重复使用的字段。

3.在字段选项卡的添加和删除组中,单击其他字段,然后单击将所选内容保存为新数据类型

4.在字段中创建新的数据类型对话框中,指定以下内容︰

  • 名称    必需。用于标识数据类型模板;从“其他字段”列表中选择字段时,它将显示在可用字段列表中。

  • 说明输入的内容或数据类型模板的用途描述的文本。将显示在您将鼠标悬停在更多字段列表中的数据类型模板时,将显示工具提示。

  • 类别选择在其中列出在更多字段列表中的数据类型模板类别。默认情况下,类别是用户定义的类型。

  • 实例化窗体如果需要,请指定默认情况下首次打开数据类型模板使用窗体。

5.单击确定以保存您的数据类型模板。

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重复使用第三方数据库设计

通过将 .accdt 文件副本放到计算机上的相应文件夹中,可以在功能区上提供来自第三方的数据库模板或应用程序部件。

  1. 获取模板文件(应有 .accdt 或 .accft 文件扩展名)。

  2. 将一个文件副本放到 <系统根目录>Users\<当前用户>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\,其中:

    • <系统根目录> 是 Windows 安装的根文件夹(通常为 C:\),

    • <当前用户> 是用于登录 Windows 的用户名。

      注意:  如果不存在该文件夹,请创建。

  3. 请执行下列操作之一:

    • 若要使用数据库模板,请在“文件”选项卡上单击“新建”,然后依次单击“我的模板”、所需的模板和“创建”

    • 若要使用应用程序部件,请打开要向其中添加部件的数据库,然后在“创建”选项卡单击“应用程序部件”,再单击所需的部件。

    • 若要使用数据类型模板,请打开要在其中创建字段的表,然后在“字段”选项卡上的“添加和删除”组中单击“其他字段”,再单击所需的数据类型模板。

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