保存到 SharePoint (Power Pivot)

您可以将包含 Power Pivot 数据模型的 Excel 工作簿保存到已扩展为支持数据模型访问的 SharePoint 网站。 工作簿发布后,SharePoint 权限和文档属性将确定其他人如何查看和使用您的工作簿。

开始之前

您需要有足够权限、软件并且知道如何准备工作簿的发布,才能将工作簿发布到 SharePoint。

服务器软件

若要在浏览器中查看工作簿,您所使用的 SharePoint 服务器必须具有 PowerPivot for SharePoint 和 Excel Services。 在 SharePoint 上处理和呈现工作簿需要这两种服务。

有时,您可以通过查看您网站上的库和上下文菜单来判断您是否有正确的软件,但是,您可能需要询问 SharePoint 管理员是否安装了所需的服务器软件。 如果您的网站包含 PowerPivot 库,则表明 PowerPivot for SharePoint 已安装。 同样,如果您不必将文件下载到 Excel 桌面应用程序就可以在浏览器窗口中打开 Excel 工作簿,则表明 SharePoint 服务器上运行有 Excel Services。

如果您计划为您的工作簿执行自动数据刷新,请确保向服务器管理员核实您用于导入数据的数据提供程序也在服务器上可用。

权限

在您将某一文档保存到 SharePoint 时,SharePoint 权限将确定谁可以查看、编辑或删除您所做的工作。 下表介绍了哪些 SharePoint 权限对您发布的工作簿授予特定权限:

权限

权限

查看

任何具有“查看”权限的用户都可以通过访问该文件的 URL 地址来打开该工作簿。 此外,“查看”权限还允许其他人使用您的工作簿作为其他 Excel 工作簿或报表的只读外部数据源。

参与讨论

“参与讨论”权限更加强大,因为它包含添加、编辑或删除 SharePoint 库中的文档的权限。

完全控制

“完全控制”包括与“参与讨论”相关联的所有权限,还包括创建或管理列表或库以及撤消签出的权限。

通过网站管理员或网站所有者为组或个人用户指定的权限授予对任何 SharePoint 网站或库的访问权限。

大多数人都有“查看”或“参与讨论”权限。 您可以通过查看 SharePoint 网站上的“网站操作”菜单来辨别您有哪些权限。 如果菜单中只有“查看所有网站内容”一项,则表示您有“查看”权限,不能将文件发布到此 SharePoint 网站。 如果看到较长的项目列表或者在功能区中看到“库工具”,则表示您具有“参与讨论”权限。

准备工作簿

在发布包含 Power Pivot 数据的 Excel 工作簿之前,您应按照此清单准备文档:

  1. 了解如何创建其使用的连接信息可在文件发布后继续工作的 Power Pivot 工作簿。

  2. 了解在 SharePoint 中发布 Power Pivot 数据的安全注意事项。

  3. 您可以通过采纳这些建议来改进 SharePoint 上的工作簿的直观表示形式:

    • 为您的 Excel 工作表提供一个描述性名称。 当将文档发布到 Power Pivot 库时,工作表名称将成为页标签。

    • 关闭未使用的可视元素。 在 Excel 窗口的“视图”功能区的“显示”区域中,关闭网格线编辑栏标题

    • 隐藏为空或与报表不相关的 Excel 工作表。 在 Excel 窗口中,右键单击某个工作表标签,然后选择“隐藏工作表”。

    • 在保存并发布工作簿之前选择单元格 A1。 当发布的文件在浏览器窗口中打开时,焦点位于工作簿的最后一个活动单元格中。 通过将光标置于单元格 A1 中,您可以确保工作表的左上角位于浏览器窗口的左上角。

检查身份验证和刷新设置

为获得最佳效果,请使用 Excel 的默认身份验证和数据刷新设置。

确认 Windows 身份验证

默认情况下,Excel 指定 Windows 身份验证,以便在访问数据模型数据时使用查看工作簿的用户的标识。 保留默认设置使 Power Pivot 服务器软件能够捕获与谁在使用 Power Pivot 工作簿有关的准确信息,并且允许您更好地与使用您的数据的同事进行协作。 如果您指定“无”或 Secure Store Service (SSS) ID,则将为 Excel Services 无人参与用户帐户(或者为 SSS ID)记录工作簿使用情况数据,而非为您的组织中的实际用户记录。

  1. 在 Excel 的“数据”功能区中,单击“现有连接”。

  2. 在“现有连接”对话框中,单击工作簿中的某个连接 >“打开

  3. 单击“属性”>“定义”>“身份验证设置”。

  4. 验证“使用经过身份验证的用户的帐户”是否已选中。

指定刷新控制设置

刷新控制设置可以影响在 Power Pivot 库中预览 Power Pivot 工作簿的方式。 例如,如果您的工作簿使用“打开时刷新”属性,并且 Excel Services 配置为对于数据刷新操作发出警告,则您将会看到 Excel 的数据刷新警告的缩略图,而非文档预览图像。

  1. 在 Excel 的“数据”功能区中,单击“连接”>“属性”。

  2. 在“使用率”>“刷新控件”下方,根据下列建议选中或清除“打开文件时刷新数据”复选框;这具体取决于访问数据模型数据的方式:

数据访问

刷新控制建议

嵌入在工作簿中(最常见情况)

清除复选框“打开文件时刷新数据”。 由于所有数据都是嵌入的,无需每次打开工作簿时都刷新数据。

存储为外部数据源(例如,如果您设置与工作簿的外部数据连接,而非导入其数据)

打开文件时,请选中“刷新数据”复选框。 由于数据 处于不同位置,需要执行刷新才能获得对数据的任何最近更改。

要允许生成预览图像,请让您的 SharePoint 管理员自定义 Excel Services 中的“刷新时警告”设置。 有关详细信息,请参阅 TechNet 上的“为 PowerPivot 站点创建受信任位置”。

服务器端数据刷新操作(适用于您保存到 SharePoint 并且计划 Power Pivot 数据刷新的工作簿)。

选择复选框“打开文件时刷新数据”。 由于为此工作簿计划了数据刷新,PowerPivot 将自动对此工作簿启用“打开文件时刷新数据”属性,以确保数据透视表缓存替换为较新的数据。 如果清除该复选框,则在您将工作簿保存回 SharePoint 时,该复选框将被自动选中。

选择文件位置

您在网站上共享的文档通常保留在文档库中。“共享文档”是最常用的文档库,但是有 Power Pivot for SharePoint 的 SharePoint 网站通常包含 Power Pivot 库,该库提供预览和自定义库视图,并且易于访问工作簿的数据刷新配置计划。

必须选择有 Power Pivot for SharePoint 的 SharePoint 服务器。 如果发布到的服务器没有 Power Pivot 服务器软件,则当您从库中打开文档时将不会加载数据。

您可以选择“共享文档”、PowerPivot 库或其他任意文档库来存储工作簿。 若要使用这些位置,您必须知道库的 Web URL 地址。 在默认 SharePoint 网站上,这些库的 Web URL 地址如下所示:

  • http://<服务器名称>/Shared%20Documents

  • http://<服务器名称>/PowerPivot%20Gallery

  • 要查找任何库的 Web URL 地址,请右键单击该库中的文档,然后选择“属性”。 “地址 (URL)”显示该文档的 SharePoint 路径。 确保使用鼠标选择整个 URL。 有时,较长的 URL 可能会部分隐藏。

  • 很可能需要首先对 URL 进行编辑,然后才可以使用。 具体来说,如果 URL 包括查看器和源属性,应该将这些属性删除,以便获得由服务器、网站和库名称组成的可用位置。 例如,如果提供的是以下 URL,您可以通过保留粗体部分并删除其余部分来得到实际 URL 路径:http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1。 根据 URL 属性,如果要发布 ContosoSales.xlsx 文件,您应该用于发布的实际路径为“http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx”,如果只需要网站和库,则仅为“http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery”。

  • 选择位置时,请选择您希望与其共享工作簿的人员可以访问的库。您可能需要请求库或文档的权限以确保工作簿可用。

将文件保存到 SharePoint

  1. 在 Excel 中,单击“文件”>“另存为”>“SharePoint”或“网站”> “浏览”,然后选择一个位置。

  2. 如果使用的是现有位置,请在“另存为”对话框的“文件名”中键入文件的名称。 或者,如果您选择“浏览位置”,请输入完整或部分 SharePoint 网站 URL。 如果输入 URL 地址的一部分(如 http://<服务器名称>),请单击“保存”以打开与您指定的服务器的连接,然后浏览网站查找要使用的库。 有关 SharePoint URL 示例,请参阅本主题中的“选择文件位置”。

  3. 单击“保存”将工作簿发布到库中。

在浏览器窗口中,验证该文档是否显示在库中。 新发布的文档将显示在列表中。 库设置确定文档的显示位置(例如,按日期升序排序或按名称的字母顺序排序)。 您可能需要刷新浏览器窗口以查看最近添加的内容。

从 SharePoint 上载 Power Pivot 工作簿

添加 Power Pivot 工作簿的另一种方法是从 SharePoint 网站上载该工作簿。 如果您希望从 SharePoint 开始,请使用此方法。

  1. 在 SharePoint 网站中,打开一个文档库。

  2. 在“库工具”中,单击“文档”>“上载文档”>“上载文档”。

  3. 浏览到所保存的 .xlsx 文件的位置,选择它,然后单击“确定”。

该文件将上载到 SharePoint 网站并出现在文件夹中。 您可能需要单击浏览器中的“刷新”按钮才能看到该文件。 现在可以在 SharePoint 中打开该文件。 您可以通过为用户提供该文件的 URL 地址来告知他们该文件的位置。

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