使 Word 文档易于访问

使 Word 文档易于访问

本主题提供让残疾人士可使用 Word 文档的分步说明。

事件筛选器告知 6 月 9 日研究团队将不会在现场。图中包括一张照片和会议室的地址。

Word 提供许多内置功能,可帮助具有不同能力的人阅读和创作文档。Word 还提供了辅助功能检查器,识别可能会对残疾人士造成问题的元素。

若要深入了解辅助功能检查器的工作方式,请查看适用于辅助功能检查器的规则

Windows:使 Word 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Word 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

可视内容包括图片、剪贴画、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

若要查找缺失的可选文字,请使用辅助功能检查器

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向 SmartArt 图形添加替换文字

向形状添加替换文字

向图表添加替换文字

向表中添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览文档。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

若要查找颜色编码的实例,请以直观地方式浏览文档。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

要查找颜色对比度不足的内容,请查找文档中难以阅读或难以与背景区分的文本。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

使用内置的标题和样式。

若要查找没有按逻辑顺序排列的标题,请使用辅助功能检查器

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取文档的过程,请使用 Word 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。然后,将文档中的信息整理为小区块。理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格、嵌套表或完全空白的行或列,请使用辅助功能检查器

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向视觉对象和表中添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Word 文档中的视觉对象和表中添加替换文字。

注意: 我们建议仅将文本放在说明字段中,并将标题留空。这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图像(如图片、剪贴画和屏幕截图)添加替换文字,以便屏幕阅读器可以读取文本,向无法看到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击 SmartArt 图形。

  2. 选择“设置对象格式”>“形状选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选 SmartArt 图形)

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状,然后选择“设置形状格式”。

  2. 在右侧窗格中,选择“布局和属性”,然后选择“替换文字”。

  3. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选形状)的屏幕截图

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

  2. 选择“设置图表区域格式”>“图表选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图表)的屏幕截图

向表中添加替换文字

  1. 右键单击表。

  2. 选择“表属性”。

  3. 选择“替换文字”选项卡。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“表格属性”对话框的“替换文字”选项卡的屏幕截图

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何使 Word 文档中的超链接、文本和表易于访问。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击。

  2. 选择“超链接”。
    所选文本会出现在“要显示的文本”框中。这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。

  4. 在“地址”框中,输入超链接的目标地址。

  5. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

    提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框和“屏幕提示文本”对话框的屏幕截图

应用内置标题样式

  1. 选择标题文本。

  2. 在“开始”选项卡的“样式”组中,选择标题样式,例如“标题 1”或者“标题 2”。

标题样式选项的屏幕截图

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“项目符号”按钮。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

项目符号样式选项的屏幕截图

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“编号”按钮。

  4. 键入顺序步骤。

编号样式选项的屏幕截图

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。选择文本,然后选择“开始” > “字体颜色” > “自动”。

    字体的自动颜色设置的屏幕截图
  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记 ,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在“段落”组的右下角选择“更多”按钮。
    段落”对话框将打开,其中显示了“缩进和间距”选项卡。

  4. 在“间距”下选择所需的间距选项。

“段落”对话框的屏幕截图

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. “表工具设计”选项卡上的“表样式选项”组中,选中“标题行”复选框。

  3. 键入列标题。

“标题行”复选框的屏幕截图

另请参阅

Mac:使 Word 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Word 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

可视内容包括图片、剪贴画、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

若要查找缺失的可选文字,请使用辅助功能检查器

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向 SmartArt 图形添加替换文字

向形状添加替换文字

向图表添加替换文字

向表中添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览文档。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

若要查找颜色编码的实例,请以直观地方式浏览文档。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

要查找颜色对比度不足的内容,请查找文档中难以阅读或难以与背景区分的文本。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

使用内置的标题和样式。

若要查找没有按逻辑顺序排列的标题,请使用辅助功能检查器

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取文档的过程,请使用 Word 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。然后,将文档中的信息整理为小区块。理想情况下,每个标题后只跟有几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格、嵌套表或完全空白的行或列,请使用辅助功能检查器

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向视觉对象和表中添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Word 文档中的视觉对象和表中添加替换文字。

注意:  对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图像(如图片、剪贴画和屏幕截图)添加替换文字,以便屏幕阅读器可以读取文本,向无法看到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击 SmartArt 图形。

  2. 选择“设置 SmartArt 格式”>“形状选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选 SmartArt 图形)的屏幕截图

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状。

  2. 选择“设置形状格式”>“形状选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选形状)的屏幕截图

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

  2. 选择“设置图表区域格式”>“图表选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图表)的屏幕截图

向表中添加替换文字

  1. 右键单击表。

  2. 选择“表属性”。

  3. 选择“替换文字”选项卡。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“表格属性”对话框的“替换文字”选项卡的屏幕截图

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何使 Word 文档中的超链接、文本和表易于访问。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击。

  2. 选择“超链接”。
    所选文本会出现在“要显示的文本”框中。这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。

  4. 在“地址”框中,键入目标 URL。

  5. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

    提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框和“屏幕提示文本”对话框的屏幕截图

应用内置标题样式

  1. 选择标题文本。

  2. 在“开始”选项卡中,选择标题样式,例如“标题 1”或者“标题 2”。

标题样式选项的屏幕截图

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“项目符号”按钮。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

项目符号样式选项的屏幕截图

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 选择“编号”按钮。

  4. 键入顺序步骤。

编号样式选项的屏幕截图

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。选择文本,然后选择“开始” > “字体颜色” > “自动”。

    字体的自动颜色设置的屏幕截图
  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记 ,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 选择“行和段落间距” > “行距选项
    段落”对话框将打开,其中显示了“缩进和间距”选项卡。

  4. 在“间距”下选择所需的间距选项。

“段落”对话框的屏幕截图

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“表格设计”选项卡上,选择“标题行”复选框。

  3. 键入列标题。

“标题行”复选框的屏幕截图

另请参阅

iOS:使 Word 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Word 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

使用较大的字号(11 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用文字间距

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取文档的过程,请使用 Word 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。然后,将文档中的信息整理为小区块。理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何使 Word 文档中的超链接、文本和表易于访问。

添加超链接文本

  1. 选择要向其添加超链接的文本。

  2. 若要打开“开始”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击“更多”图标。

  3. 点击“开始”>“插入”。

  4. 向下滚动到“链接”命令,然后点击它。

  5. 所选文本会出现在“显示”框中。这是超链接文本。如有必要,可进行更改。

  6. 若要添加超链接,请在“地址”框中键入 URL。

  7. 在屏幕顶部,点击“完成”。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“链接”命令,显示 URL(地址)和要显示文本

应用内置标题样式

  • 选择文本。

  • 若要打开“开始”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击“更多”图标。

  • 在“样式”命令上,点击向右键。

  • 点击标题样式,如“标题 1”。

“样式”命令,其中“标题 1”处于选中状态

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 若要打开“开始”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击“更多”图标。

  3. 在“项目符号”命令上,点击向右键。

  4. 点击所需的项目符号选项。

  5. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

“项目符号”命令,显示格式设置选项

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 若要打开“开始”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击“更多”图标。

  3. 在“编号”命令上,点击向右键。

  4. 点击所需的编号选项。

  5. 键入顺序步骤。

“编号”命令,显示格式设置选项

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。选择文本,然后选择“开始” > “字体颜色” > “自动”。

    字体的自动颜色设置的屏幕截图
  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记 ,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域:

  1. 选择文本。

  2. 若要打开“开始”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击“更多”图标。

  3. 在“行距”命令上,点击向右键。

  4. 点击所需的间距选项。

“行距”命令,显示格式设置选项,已选 1.15

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 点击“开始” > “插入” > “表格”。

  3. 在“样式选项”命令上,点击向右键。

  4. 若要选择“标题行”选项,请点击它。

  5. 在表中键入列标题。

“样式选项”命令,选中了标题行

另请参阅

Android:使 Word 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Word 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

可视内容包括图片、剪贴画、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向形状添加替换文字

向表中添加替换文字

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本颜色

对文本和背景色使用足够高的对比度。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用较大的字号(18 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用文字间距

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取文档的过程,请使用 Word 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。然后,将文档中的信息整理为小区块。理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向视觉对象和表中添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Word 文档中的视觉对象和表中添加替换文字。

注意:  对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图像(如图片、剪贴画和屏幕截图)添加替换文字,以便屏幕阅读器可以读取文本,向无法看到图像的用户描述图像

  1. 选择图像。

  2. 若要打开“图片”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  3. 向下滚动到“替换文字”命令,然后点击它。

  4. 键入描述和标题。将自动保存更改。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“图片”选项卡上的“替换文字”命令

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 选择一个形状。

  2. 若要打开“形状”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  3. 向下滚动到“替换文字”命令,然后点击它。

  4. 键入描述和标题。将自动保存更改。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“形状​​”选项卡上的“替换文字”命令

向表中添加替换文字

  1. 点击表内的任意位置。

  2. 若要打开“”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  3. 向下滚动到“替换文字”命令,然后点击它。

  4. 键入描述和标题。将自动保存更改。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“表”选项卡上的“替换文字”命令

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何使 Word 文档中的超链接、文本和表易于访问。

添加超链接文本

  1. 选择要向其添加超链接的文本。

  2. 若要打开“开始”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  3. 点击“开始”>“插入”。

  4. 向下滚动到“链接”命令,然后点击它。

  5. 所选文本会出现在“要显示的文本”框中。这是超链接文本。如有必要,可进行更改。

  6. 若要添加超链接,请在“地址”框中键入 URL。

  7. 在屏幕顶部,点击“插入”。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“链接”命令,显示要显示的文本和地址

应用内置标题样式

  • 选择文本。

  • 若要打开“开始”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  • 在“样式”命令上,点击向右键。

  • 点击标题样式,如“标题 1”。

“样式”命令,其中“标题 1”处于选中状态

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键,以打开“开始”选项卡。在“项目符号”命令上,点击向右键。

  3. 点击所需的项目符号选项。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

“项目符号”命令,显示格式设置选项

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键,以打开“开始”选项卡。在“编号”命令上,点击向右键。

  3. 点击所需的编号选项。

  4. 键入顺序步骤。

“编号”命令,显示格式设置选项

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。选择文本,然后选择“开始” > “字体颜色” > “自动”。

    字体的自动颜色设置的屏幕截图
  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记 ,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本。

  2. 若要打开“开始”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向上键。

  3. 在“段落格式”命令上,点击向右键。

  4. 点击所需的间距选项。

“段落”命令,其中包含格式设置选项

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 若要打开“”选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击向下键。

  3. 在“样式选项”命令上,点击向右键。

  4. 若要选择“标题行”选项,请点击它。

    提示: 该选项在被选中后呈灰色。

  5. 在表中键入列标题。

“样式选项”命令,其中“标题行”处于选中状态

另请参阅

Office Online:使 Word Online 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Word Online 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

在图像和表中包含可选文字。

使用 Word Online 中的辅助功能检查器查找缺失的可选文字。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向表中添加替换文字

添加表达某种意义的超链接文本。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览文档。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

若要查找颜色编码的实例,请以直观地方式浏览文档。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

要查找颜色对比度不足的内容,请查找文档中难以阅读或难以与背景区分的文本。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

使用内置的标题和样式。

若要查找未使用内置样式的标题,请以直观的方式浏览文档,找到格式类似于标题的文本。选择该文本,然后在功能区的“开始”选项卡中查看是否使用了标题样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取文档的过程,请使用 Word Online 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。然后,将文档中的信息整理为小区块。理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

使用 Word Online 中的辅助功能检查器来确保表中不包含拆分单元格、合并单元格、嵌套表或完全空白的行或列。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白行和列也可能会误导使用屏幕阅读器的用户,认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向图像和表格添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Word Online 文档中的图像和表中添加替换文字。

注意: 我们建议仅将文本放在说明字段中,并将标题留空。这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图像(如图片、剪贴画和屏幕截图)添加替换文字,以便屏幕阅读器可以读取文本,向无法看到图像的用户描述图像。

  1. 选择图像。

  2. 选择“图片工具” > “格式”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 在“可选文字”对话框中键入说明。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

包含“标题”和“说明”字段的“替换文字”对话框的屏幕截图。

向表中添加替换文字

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 选择“表格工具” > “布局”。

  3. 选择“替换文字”选项卡。

  4. 在“可选文字”对话框中键入说明。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何提升 Word Online 文档中的超链接、文本和表的可访问性。

添加超链接文本

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击。

  2. 选择“链接”。
    所选文本会出现在“显示文本”框中。这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。

  4. 在“地址”框中,输入超链接的目标地址。

    提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“链接”对话框的屏幕截图,图中包含超链接的“显示文本和地址”字段的信息。

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。选择文本,然后选择“开始” > “字体颜色” > “自动”。

    字体的自动颜色设置的屏幕截图
  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记 ,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

应用内置标题样式

  1. 选择标题文本。

  2. 在“开始”选项卡的“样式”组中,选择标题样式,例如“标题 1”或者“标题 2”。

“开始”选项卡上“样式”组的屏幕截图,显示“标题 1”、“标题 2”和“标题 3”等样式。

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“项目符号”按钮,然后选择要使用的项目符号样式。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

“开始”选项卡上“段落组”中的“项目符号”选项的屏幕截图,其中包含“实心项目符号”、“空心项目符号”和“方形项目符号”选项。

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“编号”按钮,然后选择要使用的列表样式。

  4. 键入顺序步骤。

“开始”选项卡的“段落组”中的“编号”选项的屏幕截图,其中包括有序排列的数字和字母。

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在“段落”组的右下角选择“更多”按钮。
    段落”对话框将打开,其中显示了“缩进”和“间距”选项。

  4. 在“间距”下选择所需的间距选项。

“段落”对话框的屏幕截图,显示“常规”、“缩进”和“间距”选项。

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“表格工具设计”选项卡上的“表格样式选项”组中,选择“标题行”。

  3. 键入列标题。

“表格工具设计”选项卡上“表格样式选项”组的屏幕截图,其中“标题行”选项处于选中状态。

使用 Word Online 中的辅助功能检查器

  1. 选择“审阅”选项卡。

  2. 选择“检查辅助功能”。

  3. 查看“辅助功能检查器”中的结果。根据发现的问题的严重性对结果进行分类,如下所示:

    • 错误。包括残疾人士难以或无法理解的内容。

    • 警告。残疾人士理解该内容比较困难。

    • 提示提示表示残障人士可以理解该内容,但可改进内容的组织或呈现方式,以此改善残障人士的体验。

  4. 解决此问题。

注意: 辅助功能检查器检查文档是否存在可在浏览器中修复的任何问题。对于一次完整的检查,需要在桌面应用中打开文档,然后使用适用于 WindowsMac 的桌面辅助功能检查器。

另请参阅

适用于移动设备的 Windows:使 Word 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Word 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,链接应该包含目标页面的完整标题,而不要使用“单击此处”文本。

添加超链接文本

向图形、表格、形状和其他视觉对象添加可选文字。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容,例如剪贴画、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、链接图像、墨迹绘图和视频。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果需要在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向形状添加替换文字

向表中添加替换文字

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

弱视、失明或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。请确保不要只使用颜色来传达含义。创建的文本应该与颜色或其他感官特征传递的含义完全一样。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

文档中的文本在高对比度模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)可清楚查看。

请参阅 Section 508 Basic Authoring and Testing Guide(条例 508 基础创作和测试指南)第 16 页 ,了解检查对比度的详细标准和高级工具。

使用易于访问的文本颜色

使用较大的字号(18 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

这样能够让有阅读障碍的人士注意,方便其感觉页面上的文字移动和连续的文本(压缩成一行一行的文本)。文本还可以合并和变形。

为减轻阅读负担,你可以:

  • 使用熟悉的无衬线字体,如 Arial 或 Calibri。

  • 避免使用全大写字母以及过多使用斜体或下划线。

  • 行和段落之间保留足够的空白区域。

  • 左对齐段落,不要使用两端对齐。这样有助于避免两个字之间的间隔太大。间隔过大看起来就像有条空白的河流过段落之间。

使用易于访问的文本格式

使用适当的文字间距

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取文档的过程,请使用 Word 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。然后,将文档中的信息整理为小区块。理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向视觉对象和表中添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Word 文档中的视觉对象和表中添加替换文字。

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,还应该为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图像(如照片、图片、剪贴画和屏幕截图)添加替换文字,以便屏幕阅读器可以读取图像说明。

  1. 在文档中选择图像。

  2. 在“图片”菜单中,向下滚动到“替换文字”,然后点击它。

  3. 在字段中键入标题和说明。保持简洁,以最重要的信息开头,力求传达图像的内容和功能。准备好后,点击“完成”。

    提示: 填写“标题”和“说明”字段,因为不同的屏幕阅读器中读取此信息的方式可能不一样。

Word Mobile 替换文字对话框的屏幕截图,图中包含了标题和说明字段。

向形状添加替换文字

屏幕阅读器无法读取视觉信息,除非添加替换文字。而嵌入式形状,SmartArt 中的形状,以及其他形状可以传递这类信息。

  1. 在文档中选择形状。

  2. 在“形状”菜单中,向下滚动到“替换文字”,然后点击它。

  3. 在字段中键入标题和说明。保持简洁,以最重要的信息开头,力求传达形状的内容和功能。准备好后,点击“完成”。

    提示: 填写“标题”和“说明”字段,因为不同的屏幕阅读器中读取此信息的方式可能不一样。

Word Mobile 中“替换文字”对话框的屏幕截图,其中包含“标题和说明”字段。

向表中添加替换文字

将替换文字添加到表中,以便为使用屏幕阅读器的用户提供表中内容的简短摘要。

  1. 点击表内的任意位置。

  2. 在“表格”菜单中,向下滚动到“替换文字”,然后点击它。

  3. 在字段中键入标题和说明。保持简洁,以最重要的信息开头,力求传达表中内容的简短摘要。准备好后,点击“完成”。

    提示: 填写“标题”和“说明”字段,因为不同的屏幕阅读器中读取此信息的方式可能不一样。

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何提升 Word 文档中的超链接、文本和表的可访问性。

添加超链接文本

为文本添加一个描述性超链接,以便让用户明白链接的内容。

  1. 选择要添加超链接的文本。

  2. 点击“更多”(“”)图标打开“开始”菜单。

  3. 点击“开始”>“插入”。

  4. 向下滚动到“链接”,然后点击它。

  5. 所选文本会出现在“要显示的文本”字段中。这是超链接文本。如有必要,可进行更改。

    提示: 避免使用“单击此处”或类似的非描述性表达。如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,则可以将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

  6. 若要添加超链接,请在“地址”框中键入 URL。

  7. 在屏幕顶部,点击“插入”。

“Word Mobile 链接”对话框的屏幕截图,其中包含“要显示的文本和地址”字段。

使用易于访问的文本格式

为改善文本格式,请选择普通的无衬线字体,使用较大的字号,左对齐文本,并避免过多使用大写字母和斜体。

  1. 选择要设置格式的文本。

  2. 点击“更多”(“”)图标打开“开始”菜单。

  3. 可在“开始”菜单中选择较大的字号和无衬线的字体类型等。也可以使用其他格式设置选项,例如加粗字体以进行强调。

Word Mobile 中“文本格式”菜单的屏幕截图。

使用易于访问的文本颜色

为了确保文本在高对比度模式下清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。

  1. 选择文本。

  2. 点击“更多”(“”)图标打开“开始”菜单。

  3. 在“字体颜色”选项上,点击向右键。

  4. 点击“自动”。

“字体颜色”菜单的屏幕截图,其中“自动”选项处于选中状态。

应用内置标题样式

使用内置标题样式为屏幕阅读器构建文档大纲。除非应用嵌入样式,否则屏幕阅读器不会把大号和加粗字体的文本识别为标题。

  1. 选择作为标题的文本。

  2. 点击“更多”(“”)图标打开“开始”菜单。

  3. 向下滚动到“样式”,然后点击它。

  4. 点击标题样式,如“标题 1”。

Word Mobile 中“样式”菜单的屏幕截图,其中“标题 1” 选项处于选中状态。

使用项目符号列表

如果可能,将文本分成项目符号,提高可读性和可访问性。

  1. 将光标置于要在文档中添加列表的位置,或选择要包含在列表中的文本。

  2. 点击“更多”(“”)图标打开“开始”菜单。

  3. 向下滚动到“项目符号”,然后点击它。

  4. 点击要使用的项目符号样式。

  5. 如有需要,请键入列表项。

    提示: 在每个列表项的结尾处使用句号或逗号,让屏幕阅读器停顿。

“项目符号”菜单的屏幕截图,图中正在 Word Mobile 中选择项目符号样式。

使用排序列表

如果方便,可使用编号列表。相对于连续的文本块,这样更容易跟踪。

  1. 将光标置于要在文档中添加列表的位置,或选择要包含在列表中的文本。

  2. 点击“更多”(“”)图标打开“开始”菜单。

  3. 向下滚动到“编号”,然后点击它。

  4. 点击要使用的编号样式。

  5. 如有需要,请键入列表项。

    提示: 在每个列表项的结尾处使用句号或逗号,让屏幕阅读器停顿。

Word Mobile 中“编号”菜单的屏幕截图,图中已选好编号样式。

使用适当的文字的间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域,提高可读性。

  1. 选择文本。

  2. 点击“更多”(“”)图标打开“开始”菜单。

  3. 向下滚动到“段落格式”,然后点击它。

  4. 点击“行距”,然后选择所需的间距选项。

Word Mobile 菜单的屏幕截图,图中正在选择行距值。

使用表标题

为表添加标题,以帮助屏幕路阅读器跟踪列和行。

  1. 将光标放在表中第一行的某个位置。

  2. 在“表格”菜单下,点击“插入”。

  3. 点击“在上方插入”。

  4. 若要返回到上一个菜单,请点击“插入”菜单标题中的向左键。

  5. 在“表格”菜单中,向下滚动到“样式选项”,然后点击它。

  6. 选择“标题行”。

  7. 返回表,并键入列标题。

“样式选项”菜单的屏幕截图,其中“标题行”选项处于选中状态。

另请参阅

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