使 PowerPoint 演示文稿易于访问

使 PowerPoint 演示文稿易于访问

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本主题提供分步说明,帮助残障人士便捷使用 PowerPoint 演示文稿。

PowerPoint 幻灯片以及餐厅的照片,幻灯片的标题为“准备您的事件”,其中包含图形列表(“设定日期”、“预定位置”、“邀请参与者”、“排列更新的领域”和“关注”)

PowerPoint 演示文稿往往高度视觉化,如果在创建幻灯片时注意可访问性,失明或弱视用户可更轻松地了解幻灯片的内容。

Windows:使 PowerPoint 演示文稿易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 PowerPoint 演示文稿的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

可视内容包括图片、 SmartArt 图形、 形状、 组、 图表、 嵌入的对象、 油墨和视频。

若要查找缺失的可选文字,请使用辅助功能检查器

可选文字可帮助看不见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免使用图像中的文本,作为传达重要信息的唯一方法。如果使用的文本,必须使用图像,请重复该演示文稿中的文本。在可选文字,简要描述该图像并提及的文本和其意图存在。

将可选文字添加到 Office 365 中的可视化效果

将可选文字添加到 Office 2016 中的可视化效果

确保可按指定的顺序阅读幻灯片内容。

使用辅助功能​​检查器查找读取顺序可能有误的幻灯片。

视力正常的人查看幻灯片时,他们通常会按照幻灯片上元素显示的顺序阅读其上的文本或图片等。相比之下,屏幕阅读器则按照元素添加到幻灯片的顺序读取元素,该顺序与元素的出现顺序可能完全不同。

为确保所有人按指定的顺序阅读内容,请务必检查阅读顺序。

设置幻灯片内容的阅读顺序

创建新幻灯片时,请使用内置幻灯片设计。

PowerPoint 包含可应用于所有幻灯片的内置幻灯片布局。在新幻灯片中使用这些布局时,布局可自动确保该阅读顺序适用于所有人。

使用内置幻灯片设计,实现包容性阅读顺序

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览演示文稿中的幻灯片。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

若要查找颜色编码的实例,请以直观地方式浏览演示文稿中的幻灯片。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的幻灯片设计

对文本和背景色使用足够高的对比度。

若要查找不足颜色对比度,请使用辅助功能检查器

您也可以很难阅读或区分背景与电子表格中查找文本。

在文本和背景之间使用强烈对比,方便视力不佳者查看和使用内容。在白色或米色背景上使用深色文字,或在深色背景上使用白色文字。

黑白方案也有助于色盲人士区分文本和形状。

使用易于访问的文本颜色

为每张幻灯片提供唯一的标题

若要查找没有标题的幻灯片,请使用辅助功能检查器

失明、弱视或有视觉障碍的用户依赖于幻灯片标题进行导航。例如,通过略读或使用屏幕阅读器,他们可快速浏览幻灯片标题列表,然后直接转到想要了解的幻灯片。

使用唯一的幻灯片标题

隐藏幻灯片标题

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格、嵌套表或完全空白的行或列,请使用辅助功能检查器

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

使用较大的字号(18 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

若要查找与字体或空白区域相关的潜在问题,请查看幻灯片中看起来很拥挤或模糊不清的区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的幻灯片设计

设置文本格式以提升可访问性

让有视觉和听力障碍的用户易于访问视频。

对白字幕 通常包含对话脚本(或翻译)。

隐藏字幕 通常还会描述音频提示,例如出现在屏幕外的音乐或音效。

视频说明 就是视频关键可视元素的音频描述。这些说明插入到节目对话的自然停顿中。视频说明可让失明或有视觉障碍的用户易于访问视频。

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

将可选文字添加到 Office 365 中的可视化效果

以下过程介绍如何添加到可视化效果中Office 365您PowerPoint演示文稿中的可选文字:

注意:  对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

提示: 要编写良好的可选文字,请确保简明明确地传达的内容和图像的用途。可选文字不能超过简短的句子或两个 — 大多数情况下会执行几个仔细所选的单词。不要重复为可选文字的周围文本内容,或使用短语指图像,例如,"的图形"的图像。"

向图像添加替换文字

PowerPoint不会自动生成绘制图像,如图表或图标的可选的文本。如果您想要添加图像的图标、 屏幕截图或其他不是照片的图像,您需要手动添加可选文本。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择编辑可选文字

    PowerPoint win 32 编辑可选文字菜单的图像

    在幻灯片的右侧打开可选文字窗格。

  3. 键入 1-2 的句子来描述该图像,给人看不到它其上下文。

    Word win 32 Alt 文本窗格中的图像

    提示: 拼写检查和更正您键入的单词,只需右键单击单词,然后选择从建议的替代方法。

    提示: 您还可以选择生成我的说明,让 Microsoft 的云较低的智能服务为您创建说明。这样将转的片刻后,请参阅中的文本输入字段的结果。请记住要删除任何注释,例如,"生成说明高自信。"添加单词

向形状或 SmartArt 图形添加可选文字

  1. 右键单击形状或 SmartArt 图形。

    提示: 您必须用鼠标右键单击 SmartArt 图形,而不是其部件之一的整个形状周围的框内的某个位置。

  2. 选择编辑可选文字

    PowerPoint win 32 编辑可选文字的形状菜单

    在幻灯片的右侧打开可选文字窗格。

  3. 键入 1-2 的句子来描述形状或 SmartArt 图形和给某个人看不到它其上下文。

    Word win 32 可选文字的形状的窗格

    提示: 拼写检查和更正您键入的单词,只需右键单击单词,然后选择从建议的替代方法。

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

    提示: 您必须用鼠标右键单击整个图表,不能在其部件之一周围的框内的某个位置。

  2. 选择编辑可选文字

    图表的 PowerPoint win 32 编辑可选文字菜单

    在幻灯片的右侧打开可选文字窗格。

  3. 键入 1-2 的句子来描述图表和给某个人看不到它其上下文。

    图表窗格 Word win 32 可选文字

    提示: 拼写检查和更正您键入的单词,只需右键单击单词,然后选择从建议的替代方法。

查看或编辑照片中自动生成的替换文字

在云中使用智能服务, Office 365适用于电脑为PowerPoint自动生成照片的可选的文本。您可以查看和编辑自动生成可选文本。

注意: 此功能仅提供给加入了 Office 预览体验成员程序的 Office 365 订阅者。如果你是 Office 365 订阅者,请确保拥有最新版的 Office

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“编辑替换文字”,打开“替换文字”窗格。

  3. 在“替换文字”窗格中,查看中文本框中的说明。

  4. 请执行下列操作之一:

    • 若要接受建议的文本,关闭“替换文字”窗格,并返回 PowerPoint 幻灯片。

    • 若要更改建议的替换文字,请在框中键入所需文本。操作完成后,关闭“替换文字”窗格,并返回 PowerPoint 幻灯片。

使视觉效果装饰

如果您的演示文稿包含纯装饰性的视觉效果,可以将其标记无需编写任何可选文字的这种情况。当屏幕阅读器找到这样的图像时,只需宣布它们是装饰性,以便用户知道他们不会错过任何信息。

  1. 右键单击可视化对象。

  2. 选择编辑可选文字。在幻灯片的右侧打开可选文字窗格。

  3. 选择图案复选框。文本输入字段显示为灰色。

    Word win 32 可选文字窗格装饰性元素

将可选文字添加到 Office 2016 中的可视化效果

以下过程介绍如何添加到可视化效果中Office 2016您PowerPoint演示文稿中的可选文字:

注意: 我们建议仅将文本放在说明字段中,并将标题留空。这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

查看或编辑照片中自动生成的替换文字

通过使用云中的智能服务,Office 365 中的 PowerPoint for PC 可自动生成照片的替换文字。可以查看和编辑自动生成的替换文字。

注意: 此功能仅提供给加入了 Office 预览体验成员程序的 Office 365 订阅者。如果你是 Office 365 订阅者,请确保拥有最新版的 Office

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“编辑替换文字”,打开“替换文字”窗格。

  3. 在“替换文字”窗格中,查看中文本框中的说明。

  4. 请执行下列操作之一:

    • 若要接受建议的文本,关闭“替换文字”窗格,并返回 PowerPoint 幻灯片。

    • 若要更改建议的替换文字,请在框中键入所需文本。操作完成后,关闭“替换文字”窗格,并返回 PowerPoint 幻灯片。

“设置图片格式”窗格的屏幕截图,其中的“替换文字”框描述了所选图像

向图像添加替换文字

PowerPoint不会自动生成绘制图像,如图表或图标的可选的文本。如果您想要添加为图标的图像或其他不是照片的图像,您需要手动添加可选文本。

  1. 右键单击图像,然后选择“大小和位置”。

  2. 在“设置图片格式”窗格中,选择“替换文字”。

  3. 在“说明”文本框中,键入图像的替换文字。

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击SmartArt 图形,然后选择“大小和位置”。

  2. 在“设置形状格式”窗格中,选择“替换文字”,并键入图形描述。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的屏幕截图,其中的“替换文字”框描述了所选 SmartArt 图形

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状,然后选择“大小和位置”。

  2. 在“设置形状格式”窗格中,选择“替换文字”,并键入形状描述。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的屏幕截图,其中的“替换文字”框描述了所选形状

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表,然后选择“设置图表区域格式”。

  2. 在“设置图表区域格式”窗格中,选择“大小和属性”。

  3. 选择“替换文字”,并键入图表描述。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的屏幕截图,其中的“替换文字”框描述了所选图表

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何提升 PowerPoint 演示文稿中的超链接、文本和表的可访问性。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击。

  2. 选择链接。在要显示的文字框中显示您选定的文本。这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。

  4. 在“地址”框中,输入超链接的说明地址。

  5. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

    提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

  6. 若要应用更改,选择“确定”>“确定”。

“插入超链接”对话框的屏幕截图

使用易于访问的幻灯片设计

使用包含可访问的模板之一来确保您的幻灯片设计、 颜色、 对比度和字体是适用于所有访问群体。它们还设计,以便屏幕阅读器可以更轻松地阅读幻灯片内容。

  1. 若要查找具有辅助功能的模板,请选择文件>

  2. 搜索联机模板和主题文本字段中,键入可访问的模板,然后按 Enter。

  3. 在搜索结果中,选择合适的模板。

  4. 在模板预览窗口中,选择创建

在 PowerPoint for Windows 中的模板视图。

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 选择“设计”选项卡。

  3. 在“表格样式选项”选项卡上,选中“标题行”复选框。

  4. 在表中键入列标题。

“表工具设计”选项卡上“表样式选项”组中的“标题行”复选框的屏幕截图

设置文本格式以提升可访问性

  1. 选择文本。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在提供了字体类型、字号、样式和颜色选项的“字体”组中,选择格式选项。

“开始”选项卡上“字体”组的屏幕截图

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 使用预先设计好的 Office 主题以确保幻灯片设计易于理解。有关说明,请参阅使用易于访问的幻灯片设计

  • 使用辅助功能检查器,分析演示文稿并查找颜色对比度不足的内容。它会针对以下元素,检查幻灯片中的文本:

    • 页面颜色

    • 单元格背景

    • 高亮

    • 文本框填充

    • 段落底纹

    • SmartArt 填充

    • 页眉和页脚

    • 链接

提升链接的可访问性

以下过程介绍了如何提升 PowerPoint 演示文稿中的幻灯片的可访问性。

使用唯一的幻灯片标题

  1. 要还原所选幻灯片的所有占位符,请在“开始”选项卡上的“幻灯片”组中,选择“重置”。

  2. 在幻灯片上,键入唯一的描述性标题。

“开始”选项卡上“幻灯片”组中“重置​​”命令的屏幕截图

隐藏幻灯片标题

使幻灯片上的标题不可见,但仍可通过屏幕阅读器播放。

  1. 在“开始”选项卡上的“绘图”组中,选择“排列”。

  2. 在“排列”菜单中,选择“选择窗格”。

  3. 在“选择”窗格中,找到“标题”文本框,然后单击旁边的眼睛图标。

“选择”窗格的屏幕截图,“标题”占位符旁显示了眼睛图标

设置幻灯片内容的阅读顺序

使用“选择”窗格设置屏幕阅读器阅读幻灯片内容的顺序。“选择”窗格按相反顺序列出幻灯片上的对象。当屏幕阅读器朗读此幻灯片时,它会按相反的顺序读出“选择”窗格中列出的对象。

  1. 在“开始”选项卡上的“绘图”组中,选择“排列”。

  2. 在“排列”菜单中,选择“选择窗格”。

  3. 若要更改阅读顺序,在“选择”窗格中执行下列操作之一:

    • 将项目拖放到新位置。

    • 选择项目,然后选择向上箭头按钮(向前移)或向下箭头按钮(向后移)。

“选择”窗格(按相反顺序列出幻灯片上的所有对象)的屏幕截图

使用内置幻灯片设计,实现包容性阅读顺序

PowerPoint具有内置幻灯片设计包含占位符文本、 视频、 图片和详细信息。它们还包含所有格式,例如主题颜色、 字体和效果。若要确保幻灯片都具有辅助功能,内置布局设计以便则阅读次序是相同的人员查看和使用屏幕阅读器例如技术人员。

  1. 在“视图”选项卡上,单击“普通”。

  2. 在“缩略图”窗格中,找到要添加新幻灯片的位置。右键单击,然后选择“新建幻灯片”。单击新幻灯片以将其选中。

  3. 在“设计”选项卡上,展开“主题”库,然后选择所需幻灯片布局。PowerPoint 会自动向新幻灯片应用此布局。

  4. 转到新幻灯片,然后添加所需标题和内容。

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

PowerPoint 2016 支持使用多个音轨播放视频。它还支持在视频文件中嵌入隐藏字幕和对白字幕。 

目前,只有PowerPoint适用于 Windows 支持插入和播放隐藏的字幕或在视频中的单独文件中存储的副标题。对于所有其他版本的关闭 (如PowerPoint for Mac或移动版本) 的PowerPoint题注或副标题必须编码到的视频之前插入PowerPoint。

支持隐藏字幕和对白字幕的视频格式因所用的操作系统而异。每个操作系统都有相关设置,用于调整隐藏字幕或对白字幕的显示方式。

使用压缩媒体优化媒体兼容性功能时,不会保留隐藏字幕、对白字幕和备用音轨。此外,将演示文稿转换为视频时,保存的视频中不含内嵌视频中的隐藏字幕、对白字幕或备用音轨。

在所选视频上使用“将媒体另存为”命令时,所保存的视频文件中将保留视频中嵌入的隐藏字幕、对白字幕和多个音轨。 

为使含有视频的 PowerPoint 演示文稿易于访问,请确保以下内容:

  • 视频包括带视频说明的音轨(若需要),便于失明或有视觉障碍的用户查看。

  • 附有对话的视频还包括带支持格式的隐藏字幕或对白字幕,便于耳聋或有听力障碍的用户查看。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

使 Excel 电子表格易于访问

使 Outlook 电子邮件易于访问

Mac:使 PowerPoint 演示文稿易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 PowerPoint 演示文稿的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

可视内容包括图片、 SmartArt 图形、 形状、 组、 图表、 嵌入的对象、 油墨和视频。

若要查找缺失的可选文字,请使用辅助功能检查器

可选文字可帮助看不见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免使用图像中的文本,作为传达重要信息的唯一方法。如果使用的文本,必须使用图像,请重复该演示文稿中的文本。在可选文字,简要描述该图像并提及的文本和其意图存在。

将可选文字添加到 Office 365 中的可视化效果

将可选文字添加到 Office 2016 中的可视化效果

确保可按指定的顺序阅读幻灯片内容。

使用辅助功能​​检查器查找读取顺序可能有误的幻灯片。

视力正常的人查看幻灯片时,他们通常会按照幻灯片上元素显示的顺序阅读其上的文本或图片等。相比之下,屏幕阅读器则按照元素添加到幻灯片的顺序读取元素,该顺序与元素的出现顺序可能完全不同。

为确保所有人按指定的顺序阅读内容,请务必检查阅读顺序。

设置幻灯片内容的阅读顺序

创建新幻灯片时,请使用内置幻灯片设计。

PowerPoint 包含可应用于所有幻灯片的内置幻灯片布局。在新幻灯片中使用这些布局时,布局可自动确保该阅读顺序适用于所有人。

使用内置幻灯片设计,实现包容性阅读顺序

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览演示文稿中的幻灯片。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

若要查找颜色编码的实例,请以直观地方式浏览演示文稿中的幻灯片。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的幻灯片设计

对文本和背景色使用足够高的对比度。

若要查找不足颜色对比度,请使用辅助功能检查器

您也可以很难阅读或区分背景与电子表格中查找文本。

在文本和背景之间使用强烈对比,方便视力不佳者查看和使用内容。在白色或米色背景上使用深色文字,或在深色背景上使用白色文字。

黑白方案也有助于色盲人士区分文本和形状。

使用易于访问的幻灯片设计

为每张幻灯片提供唯一的标题

若要查找没有标题的幻灯片,请使用辅助功能检查器

失明、弱视或有视觉障碍的用户依赖于幻灯片标题进行导航。例如,通过略读或使用屏幕阅读器,他们可快速浏览幻灯片标题列表,然后直接转到想要了解的幻灯片。

使用唯一的幻灯片标题

隐藏幻灯片标题

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

若要确保表不包含拆分单元格、 合并单元格、 嵌套的表格,或完全空白的行或列,请使用辅助功能检查器

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

使用较大的字号(18 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

若要查找与字体或空白区域相关的潜在问题,请查看幻灯片中看起来很拥挤或模糊不清的区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的幻灯片设计

设置文本格式以提升可访问性

让有视觉和听力障碍的用户易于访问视频。

对白字幕 通常包含对话脚本(或翻译)。

隐藏字幕 通常还会描述音频提示,例如出现在屏幕外的音乐或音效。

视频说明 就是视频关键可视元素的音频描述。这些说明插入到节目对话的自然停顿中。视频说明可让失明或有视觉障碍的用户易于访问视频。

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

将可选文字添加到 Office 365 中的可视化效果

以下过程介绍如何添加到可视化效果中Office 365您PowerPoint演示文稿中的可选文字:

注意: 

  • 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

  • 若要启用在 Mac 上的右键单击,确保系统首选项的已选中次单击选项。

提示: 要编写良好的可选文字,请确保简明明确地传达的内容和图像的用途。可选文字不能超过简短的句子或两个 — 大多数情况下会执行几个仔细所选的单词。不要重复为可选文字的周围文本内容,或使用短语指图像,例如,"的图形"的图像。"

向图像添加替换文字

PowerPoint不会自动生成图像的可选的文本。如果您想要添加图像的图标、 屏幕截图或其他不是照片的图像,您需要手动添加可选文本。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择编辑可选文字...。在幻灯片的右侧打开可选文字窗格。

    选择可选文字选项的图像的上下文菜单。
  3. 键入 1-2 的句子来描述该图像,给人看不到它其上下文。

在 PowerPoint for Mac 在 Office 365 中的图像的可选文字窗格。

提示: 拼写检查和更正您键入的单词,只需右键单击单词,然后选择从建议的替代方法。

向形状或 SmartArt 图形添加可选文字

  1. 右键单击形状或 SmartArt 图形。

    提示: 您必须用鼠标右键单击 SmartArt 图形,而不是其部件之一的整个形状周围的框内的某个位置。

  2. 选择编辑可选文字...。在幻灯片的右侧打开可选文字窗格。

    形状选择的可选文字选项的上下文菜单。
  3. 键入 1-2 的句子来描述形状或 SmartArt 图形和给某个人看不到它其上下文。

    在 PowerPoint for Mac 在 Office 365 中的形状的可选文字窗格

提示: 拼写检查和更正您键入的单词,只需右键单击单词,然后选择从建议的替代方法。

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

    提示: 您必须用鼠标右键单击整个图表,不能在其部件之一周围的框内的某个位置。

  2. 选择编辑可选文字...。在幻灯片的右侧打开可选文字窗格。

    图表选择的可选文字选项的的上下文菜单。
  3. 键入 1-2 的句子来描述图表和给某个人看不到它其上下文。

    PPT for Mac 中 Office 365 中的图表的可选文本窗格。

提示: 拼写检查和更正您键入的单词,只需右键单击单词,然后选择从建议的替代方法。

使视觉效果装饰

如果您的演示文稿包含纯装饰性的视觉效果,可以将其标记无需编写任何可选文字的这种情况。当屏幕阅读器找到这样的图像时,只需宣布它们是装饰性,以便用户知道他们不会错过任何信息。

  1. 右键单击可视化对象。

  2. 选择编辑可选文字...。在幻灯片的右侧打开可选文字窗格。

  3. 选择标记为装饰性复选框。文本输入字段显示为灰色。

    在 PowerPoint for Mac 在 Office 365 中的可选文字装饰性图像。

将可选文字添加到 Office 2016 中的可视化效果

以下过程介绍如何添加到可视化效果中Office 2016您PowerPoint演示文稿中的可选文字:

注意:  对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”。

  3. 在“设置图片格式”窗格中,选择“大小和属性”。

  4. 选择“替换文字”,然后键入图像描述。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的屏幕截图,其中的“替换文字”框描述了所选图像

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击 SmartArt 图形。

  2. 选择“设置 SmartArt 格式”,然后选择“形状选项”。

  3. 在“设置形状格式”窗格中,选择“大小和属性”。

  4. 选择“替换文字”,然后键入 SmartArt 图形描述。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的屏幕截图,其中的“替换文字”框描述了所选 SmartArt 图形

向形状添加替换文字

按照以下过程向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状。

  2. 选择“设置形状格式”。

  3. 在“设置形状格式”窗格中,选择“大小和属性”。

  4. 选择“替换文字”,然后键入形状描述。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的屏幕截图,其中的“替换文字”框描述了所选形状

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

  2. 选择“设置图表区域格式”。

  3. 在“设置图表区域格式”窗格中,在“图表选项”选项卡上,选择“大小和属性”。

  4. 选择“替换文字”,然后键入图表描述。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的屏幕截图,其中的“替换文字”框描述了所选图表

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何提升 PowerPoint 演示文稿中的超链接、文本和表的可访问性。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击。

  2. 选择“超链接”。所选文本会出现在“要显示的文本”框中。这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。

  4. 在“地址”框中,输入超链接的目标地址。

  5. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

    提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

  6. 若要应用更改,选择“确定”>“确定”。

“插入超链接”对话框的屏幕截图

使用易于访问的幻灯片设计

使用包含可访问的模板之一来确保您的幻灯片设计、 颜色、 对比度和字体是适用于所有访问群体。它们还设计,以便屏幕阅读器可以更轻松地阅读幻灯片内容。

  1. 若要查找具有辅助功能的模板,请选择文件>根据模板新建

  2. 搜索所有模板文本字段中,键入可访问的模板,然后按 Return。

  3. 在搜索结果中,选择合适的模板。

在 PowerPoint for Mac 中的模板页面

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“表设计”选项卡上,选中“标题行”复选框。

  3. 键入列标题。

“表设计”选项卡上“标题行”复选框的屏幕截图

设置文本格式以提升可访问性

  1. 选择文本。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 使用字体类型、大小、样式和颜色的选项设置文本格式。

“开始”选项卡上“字体”组的屏幕截图

创建项目符号列表

  1. 将光标置于幻灯片中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 选择“项目符号”按钮。

  4. 键入要用于列表中每个项目符号项的文本。

选择了“项目符号”按钮上的箭头时可用项目符号样式的屏幕截图

创建排序列表

  1. 将光标置于幻灯片中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 选择“编号”按钮。

  4. 键入要用于列表中每个编号项的文本。

选择“编号”按钮上的箭头时可用的编号样式的屏幕截图

提升链接的可访问性

以下过程介绍了如何提升 PowerPoint 演示文稿中的幻灯片的可访问性。

使用唯一的幻灯片标题

  1. 要还原所选幻灯片的所有占位符,请在“开始”选项卡上选择“重置”。

  2. 在幻灯片上,键入唯一的描述性标题。

“开始”选项卡上“幻灯片”组中“重置​​”命令的屏幕截图

隐藏幻灯片标题

使幻灯片上的标题不可见,但仍可通过屏幕阅读器播放。

  1. 在“开始”选项卡上,选择“排列”。

  2. 在“排列”菜单中,选择“选择窗格”。

  3. 在“选择窗格”中,找到“标题”文本框,然后单击旁边的眼睛图标。

“选择”窗格的屏幕截图,“标题”占位符旁显示了眼睛图标

设置幻灯片内容的阅读顺序

使用“选择窗格”设置屏幕阅读器阅读幻灯片内容的顺序。“选择窗格”按相反顺序列出幻灯片上的对象。当屏幕阅读器朗读此幻灯片时,它会按相反的顺序读出“选择窗格”中列出的对象。

  1. 在“开始”选项卡上,选择“排列”。

  2. 在“排列”菜单中,选择“选择窗格”。

  3. 若要更改阅读顺序,在“选择窗格”中,将项目拖放到新位置。

“选择”窗格(按相反顺序列出幻灯片上的所有对象)的屏幕截图

使用内置幻灯片设计,实现包容性阅读顺序

PowerPoint具有内置幻灯片设计包含占位符文本、 视频、 图片和详细信息。它们还包含所有格式,例如主题颜色、 字体和效果。若要确保幻灯片都具有辅助功能,内置布局设计以便则阅读次序是相同的人员查看和使用屏幕阅读器例如技术人员。

  1. 在“视图”选项卡上,单击“普通”。

  2. 在“缩略图”窗格中,找到要添加新幻灯片的位置,然后右键单击。

  3. 选择“新建​​幻灯片”,然后选择插入的幻灯片。

  4. 在“设计”选项卡上,展开“主题”库,然后选择所需幻灯片布局。PowerPoint 会自动向新幻灯片应用此布局。

  5. 转到新幻灯片,然后添加所需标题和内容。

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

PowerPoint 2016 支持使用多个音轨播放视频。它还支持在视频文件中嵌入隐藏字幕和对白字幕。 

隐藏字幕或对白字幕必须先编码到视频中,然后才可插入 PowerPoint。PowerPoint 不支持视频文件的单独文件中存储的隐藏字幕或对白字幕。

支持隐藏字幕和对白字幕的视频格式因所用的操作系统而异。每个操作系统都有相关设置,用于调整隐藏字幕或对白字幕的显示方式。

使用压缩媒体优化媒体兼容性功能时,不会保留隐藏字幕、对白字幕和备用音轨。此外,将演示文稿转换为视频时,保存的视频中不含内嵌视频中的隐藏字幕、对白字幕或备用音轨。

在所选视频上使用“将媒体另存为”命令时,所保存的视频文件中将保留视频中嵌入的隐藏字幕、对白字幕和多个音轨。 

为使含有视频的 PowerPoint 演示文稿易于访问,请确保以下内容:

  • 视频包括带视频说明的音轨(若需要),便于失明或有视觉障碍的用户查看。

  • 附有对话的视频还包括带支持格式的隐藏字幕或对白字幕,便于耳聋或有听力障碍的用户查看。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

使 Excel 电子表格易于访问

使 Outlook 电子邮件易于访问

iOS:使 PowerPoint 演示文稿易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 PowerPoint 演示文稿的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

可视内容包括图片、形状、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

可选文字可帮助看不见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免使用图像中的文本,作为传达重要信息的唯一方法。如果使用的文本,必须使用图像,请重复该演示文稿中的文本。在可选文字,简要描述该图像并提及的文本和其意图存在。

向图像、表格和形状添加替换文字

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的幻灯片设计

对文本和背景色使用足够高的对比度。

演示文稿中的文本在高对比度模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)可以清楚地查看它。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。例如,黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

使用易于访问的幻灯片设计

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

使用较大的字号(18 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的幻灯片设计

设置文本格式的辅助功能

让有视觉和听力障碍的用户易于访问视频

对白字幕 通常包含对话脚本(或翻译)。

隐藏字幕 通常还会描述音频提示,例如出现在屏幕外的音乐或音效。

视频说明 就是视频关键可视元素的音频描述。这些说明插入到节目对话的自然停顿中。视频说明可让失明或有视觉障碍的用户易于访问视频。

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

向图像、表格和形状添加替换文字

向图像、表格、形状和其他视觉元素添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到这些元素的用户描述图像。

  1. 选择元素,例如,图像。

  2. 若要打开相关选项卡,例如,“图片”选项卡,点击“显示功能区”按钮 “编辑”图标

  3. 点击“替换文字”,然后键入元素描述。例如,有关图像内容的说明。

使用易于访问的幻灯片设计

使用包含幻灯片主题之一来确保您的幻灯片设计具有辅助功能。大部分主题旨在具有辅助功能的颜色、 对比度和字体。它们还设计,以便屏幕阅读器可以更轻松地阅读幻灯片内容。

  1. 选择幻灯片。

  2. 若要打开“开始”选项卡,点击“显示功能区”按钮 “编辑”图标

  3. 点击“开始”>“设计”。

  4. 点击“主题”,然后选择所需的主题。

“主题”命令,选中了离子

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 若要打开“表格”选项卡,点击“显示功能区”按钮 “编辑”图标

  3. 点击“样式选项”,然后选择“标题行”。

  4. 在表格中键入列标题。

“样式选项”命令,选中了标题行

设置文本格式以提升可访问性

  1. 选择文本。

  2. 若要打开“开始”选项卡,请点击“显示功能区”按钮 “编辑”图标

  3. 在“开始”选项卡上,选择文本格式选项。

“开始”选项卡,包含字体样式选项

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

PowerPoint 2016 支持使用多个音轨播放视频。它还支持在视频文件中嵌入隐藏字幕和对白字幕。 

隐藏字幕或对白字幕必须先编码到视频中,然后才可插入 PowerPoint。PowerPoint 不支持视频文件的单独文件中存储的隐藏字幕或对白字幕。

支持隐藏字幕和对白字幕的视频格式因所用的操作系统而异。每个操作系统都有相关设置,用于调整隐藏字幕或对白字幕的显示方式。

使用压缩媒体优化媒体兼容性功能时,不会保留隐藏字幕、对白字幕和备用音轨。此外,将演示文稿转换为视频时,保存的视频中不含内嵌视频中的隐藏字幕、对白字幕或备用音轨。

在所选视频上使用“将媒体另存为”命令时,所保存的视频文件中将保留视频中嵌入的隐藏字幕、对白字幕和多个音轨。 

为使含有视频的 PowerPoint 演示文稿易于访问,请确保以下内容:

  • 视频包括带视频说明的音轨(若需要),便于失明或有视觉障碍的用户查看。

  • 附有对话的视频还包括带支持格式的隐藏字幕或对白字幕,便于耳聋或有听力障碍的用户查看。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

使 Excel 电子表格易于访问

使 Outlook 电子邮件易于访问

Android:使 PowerPoint 演示文稿易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 PowerPoint 演示文稿的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括含有全部图像、形状和表格的可选文字。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和形状中的重要内容。

避免使用图像中的文本,作为传达重要信息的唯一方法。如果使用的文本,必须使用图像,请重复该演示文稿中的文本。可选文字,在简要描述该图像并提及的文本和其意图存在。

向图像添加替换文字

向形状中添加可选文字

向表中添加替换文字

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的幻灯片设计

对文本和背景色使用足够高的对比度。

演示文稿中的文本在高对比度模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)可以清楚地查看它。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。例如,黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

使用易于访问的幻灯片设计

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

使用较大的字号(18 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的幻灯片设计

设置文本格式的辅助功能

让有视觉和听力障碍的用户易于访问视频

对白字幕 通常包含对话脚本(或翻译)。

隐藏字幕 通常还会描述音频提示,例如出现在屏幕外的音乐或音效。

视频说明 就是视频关键可视元素的音频描述。这些说明插入到节目对话的自然停顿中。视频说明可让失明或有视觉障碍的用户易于访问视频。

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

向视觉对象和表中添加替换文字

以下过程介绍了如何向 PowerPoint 演示文稿中的视觉对象和表添加替换文字。

注意:  对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

为图像,如图片和屏幕截图添加可选文字,以便屏幕阅读器可以读取描述该图像的用户无法看到图像的文本。

  1. 选择图像。

  2. 若要打开“图片”选项卡,请点击“显示命令”按钮 “编辑”图标

  3. 向下滚动到“替换文字”,然后点击该按钮。

  4. 键入图像说明。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“图片”选项卡上的“替换文字”命令

向形状添加替换文字

  1. 选择一个形状。

  2. 若要打开“形状”选项卡,请点击“显示命令”按钮 “编辑”图标

  3. 向下滚动到“替换文字”,然后点击该按钮。

  4. 键入形状说明。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“形状​​”选项卡上的“替换文字”命令

向表中添加替换文字

  1. 点击表内的任意位置。

  2. 若要打开“表格”选项卡,点击“显示命令”按钮 “编辑”图标

  3. 向下滚动到“替换文字”,然后点击该按钮。

  4. 键入表格说明。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“表”选项卡上的“替换文字”命令

使用易于访问的幻灯片设计

使用包含幻灯片主题之一来确保您的幻灯片设计具有辅助功能。大部分主题旨在具有辅助功能的颜色、 对比度和字体。它们还设计,以便屏幕阅读器可以更轻松地阅读幻灯片内容。

  1. 选择幻灯片。

  2. 若要打开“开始”选项卡,点击“显示命令”按钮 “编辑”图标

  3. 点击“开始”>“设计”。

  4. 点击“主题”,然后选择所需的主题。

“主题”命令,显示了主题选项

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 若要打开“表格”选项卡,点击“显示命令”按钮 “编辑”图标

  3. 点击“样式选项”,然后选择“标题行”。

    提示: 当该选项已处于选中状态后,呈灰色。

  4. 在表格中键入列标题。

“样式选项”命令,选中了标题行

设置文本格式以提升可访问性

  1. 选择文本。

  2. 若要打开“开始”选项卡,请点击“显示命令”按钮 “编辑”图标

  3. 在“开始”选项卡上,选择文本格式选项。

“开始”选项卡,包含字体样式选项

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

PowerPoint 2016 支持使用多个音轨播放视频。它还支持在视频文件中嵌入隐藏字幕和对白字幕。 

隐藏字幕或对白字幕必须先编码到视频中,然后才可插入 PowerPoint。PowerPoint 不支持视频文件的单独文件中存储的隐藏字幕或对白字幕。

支持隐藏字幕和对白字幕的视频格式因所用的操作系统而异。每个操作系统都有相关设置,可用于调整隐藏字幕或对白字幕的显示方式。

使用压缩媒体优化媒体兼容性功能时,不会保留隐藏字幕、对白字幕和备用音轨。此外,将演示文稿转换为视频时,保存的视频中不含内嵌视频中的隐藏字幕、对白字幕或备用音轨。

在所选视频上使用“将媒体另存为”命令时,所保存的视频文件中将保留视频中嵌入的隐藏字幕、对白字幕和多个音轨。 

若要使 PowerPoint 演示文稿易于访问,请确保以下内容:

  • 视频包括带视频说明的音轨(若需要),便于失明或有视觉障碍的用户查看。

  • 附有对话的视频还包括带支持格式的隐藏字幕或对白字幕,便于耳聋或有听力障碍的用户查看。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

使 Excel 电子表格易于访问

使 Outlook 电子邮件易于访问

Windows 10 应用程序: 使 PowerPoint 演示文稿可访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 PowerPoint 演示文稿的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括含有全部图像、形状和表格的可选文字。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和形状中的重要内容。

避免使用图像中的文本,作为传达重要信息的唯一方法。如果使用的文本,必须使用图像,请重复该演示文稿中的文本。可选文字,在简要描述该图像并提及的文本和其意图存在。

向图像添加替换文字

向形状添加替换文字

向表中添加替换文字

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的幻灯片设计

对文本和背景色使用足够高的对比度。

演示文稿中的文本在高对比度模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)可以清楚地查看它。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。例如,黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

使用易于访问的幻灯片设计

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

使用较大的字号(18 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的幻灯片设计

设置文本格式以提升可访问性

让有视觉和听力障碍的用户易于访问视频。

对白字幕 通常包含对话脚本(或翻译)。

隐藏字幕 通常还会描述音频提示,例如出现在屏幕外的音乐或音效。

视频说明 就是视频关键可视元素的音频描述。这些说明插入到节目对话的自然停顿中。视频说明可让失明或有视觉障碍的用户易于访问视频。

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

向视觉对象和表中添加替换文字

以下过程介绍了如何向 PowerPoint 演示文稿中的视觉对象和表添加替换文字。

注意:  对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

为图像,如图片和屏幕截图添加可选文字,以便屏幕阅读器可以读取描述该图像的用户无法看到图像的文本。

  1. 选择图像。

  2. 在工具栏中,点击可选文字按钮。 PowerPoint Mobile for Windows Phone 中的可选文字按钮。

  3. 键入图像说明。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

PowerPoint Mobile for Windows 手机中的图像的可选文字对话框。

向形状添加替换文字

  1. 选择一个形状。

  2. 在工具栏中,点击可选文字按钮。 PowerPoint Mobile for Windows Phone 中的可选文字按钮。

  3. 键入形状说明。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

PowerPoint Mobile for Windows 手机中的形状的可选文字对话框。

向表中添加替换文字

  1. 点击表内的任意位置。

  2. 在工具栏中,点击可选文字按钮。 PowerPoint Mobile for Windows Phone 中的可选文字按钮。

  3. 键入表格说明。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

PowerPoint Mobile for Windows 手机中的表格的可选文字对话框。

使用易于访问的幻灯片设计

使用包含幻灯片主题之一来确保您的幻灯片设计具有辅助功能。大部分主题旨在具有辅助功能的颜色、 对比度和字体。它们还设计,以便屏幕阅读器可以更轻松地阅读幻灯片内容。

  1. 选择幻灯片。

  2. 若要打开开始选项卡,请点击更多选项按钮。 在 PowerPoint Mobile for Windows 手机中的更多选项按钮。

  3. 点击“开始”>“设计”。

  4. 点击“主题”,然后选择所需的主题。

在 PowerPoint Mobile for Windows 手机主题菜单。

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 若要打开表格选项卡,请点击更多选项按钮。 在 PowerPoint Mobile for Windows 手机中的更多选项按钮。

  3. 点击“样式选项”,然后选择“标题行”。

    提示: 当该选项已处于选中状态后,呈灰色。

  4. 在表格中键入列标题。

PowerPoint Mobile for Windows 手机中的表格样式菜单。

设置文本格式以提升可访问性

  1. 选择文本。

  2. 若要打开开始选项卡,请点击更多选项按钮。 在 PowerPoint Mobile for Windows 手机中的更多选项按钮。

  3. 在“开始”选项卡上,选择文本格式选项。

在 PowerPoint Mobile for Windows 手机中的文本格式选项。

在视频中使用隐藏字幕、对白字幕和备用音轨

PowerPoint 2016 支持使用多个音轨播放视频。它还支持在视频文件中嵌入隐藏字幕和对白字幕。 

隐藏字幕或对白字幕必须先编码到视频中,然后才可插入 PowerPoint。PowerPoint 不支持视频文件的单独文件中存储的隐藏字幕或对白字幕。

支持隐藏字幕和对白字幕的视频格式因所用的操作系统而异。每个操作系统都有相关设置,可用于调整隐藏字幕或对白字幕的显示方式。

使用压缩媒体优化媒体兼容性功能时,不会保留隐藏字幕、对白字幕和备用音轨。此外,将演示文稿转换为视频时,保存的视频中不含内嵌视频中的隐藏字幕、对白字幕或备用音轨。

在所选视频上使用“将媒体另存为”命令时,所保存的视频文件中将保留视频中嵌入的隐藏字幕、对白字幕和多个音轨。 

若要使 PowerPoint 演示文稿易于访问,请确保以下内容:

  • 视频包括带视频说明的音轨(若需要),便于失明或有视觉障碍的用户查看。

  • 附有对话的视频还包括带支持格式的隐藏字幕或对白字幕,便于耳聋或有听力障碍的用户查看。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

使 Outlook 电子邮件易于访问

使 OneNote 笔记本易于访问

Office Online:使 PowerPoint Online 演示文稿易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 PowerPoint Online 演示文稿的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

可视内容包括图片、 SmartArt 图形、 形状、 组、 嵌入的对象和视频。

若要查找缺失的可选文字,请参阅使用 PowerPoint Online 中的辅助功能检查器

可选文字可帮助看不见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免使用图像中的文本,作为传达重要信息的唯一方法。如果使用的文本,必须使用图像,请重复该演示文稿中的文本。在可选文字,简要描述该图像并提及的文本和其意图存在。

向图像添加可选文字

向 SmartArt 图形添加替换文字

向形状或嵌入的视频添加替换文字

向表中添加替换文字

添加表达某种意义的超链接文本。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览演示文稿中的幻灯片。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

更改超链接的文本

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

若要查找颜色编码的实例,请以直观地方式浏览演示文稿中的幻灯片。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

用圆形或动画来突出显示信息,而不是依靠激光笔或颜色。

如果使用颜色来指示状态,请添加形状。例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X。

设置文本格式以提升可访问性

对文本和背景色使用足够高的对比度。

要查找颜色对比度不足的内容,请查找难以阅读或难以与背景区分的幻灯片文本。

在演示文稿中的文本应可读,以便每个人,包括可视化残障人士可以看到它也。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。例如,黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

避免在模板和文本中使用橙色、红色和绿色。

在图形中使用模式而非颜色来突出显示兴趣点。

使用易于访问的幻灯片设计

为每张幻灯片提供唯一的标题。

使用 PowerPoint Online 中的辅助功能检查器查找没有标题的幻灯片。

使用屏幕阅读器和其他辅助技术的用户会听到按照特定顺序读出的幻灯片文本、形状和内容。这也是在 PowerPoint Online 中使用幻灯片版式是个好选择的原因,有助于确保屏幕阅读器按逻辑顺序朗读内容。

失明、弱视或有视觉障碍的用户依赖于幻灯片标题进行导航。例如,通过略读或使用屏幕阅读器,他们可快速浏览幻灯片标题列表,然后直接转到想要了解的幻灯片。

使用有逻辑的阅读顺序

使用唯一的幻灯片标题

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格、嵌套表或完全空白的行或列,请使用 PowerPoint Online 中的辅助功能检查器

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白行和列也可能会误导使用屏幕阅读器的用户,认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

使用较大的字号(18 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

若要查找与字体或空白区域相关的潜在问题,请查看幻灯片中看起来很拥挤或模糊不清的区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的幻灯片设计

设置文本格式以提升可访问性

向图像和表格添加替换文字

以下过程介绍了如何向 PowerPoint Online 演示文稿中的图像和表格添加替换文字。

注意: 我们建议仅将文本放在说明字段中,并将标题留空。这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

  1. 选择图像。

  2. 在“图片工具”选项卡上,选择“格式”。

  3. 选择“替换文字”,然后键入图像描述。

包含“标题”和“说明”字段的“替换文字”对话框的屏幕截图。

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 选择 SmartArt 图形。

  2. 在“SmartArt 工具”选项卡上,选择“设计”。

  3. 选择“替换文字”,然后键入 SmartArt 图形描述。

一个屏幕截图,其中显示了 SmartArt 工具的“设计”选项卡,且光标指向“替换文字”选项。

向形状或嵌入的视频添加替换文字

  1. 选择形状或视频。

  2. 在“绘图工具”选项卡上,选择“格式”。

  3. 选择“替换文字”,然后键入形状描述。

一个屏幕截图,其中显示了绘图工具的“格式”选项卡,且光标指向“替换文字”选项。

向表中添加替换文字

  1. 将光标置于表中的一个单元格内。

  2. 在“表格工具”选项卡上,选择“布局”。

  3. 选择“替换文字”,然后键入表格描述。

一个屏幕截图,其中显示了表格工具的“版式”选项卡,且光标指向“替换文字”选项。

使超链接和表格易于访问

以下过程介绍了如何提升 PowerPoint Online 演示文稿中的超链接和表格的可访问性。

添加超链接文本

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击,并选择“链接”。

    所选文本会出现在“显示文本”框中。这是超链接文本。

    提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

  2. 在“地址”框中,键入或粘贴目标 URL。

  3. 选择“插入”。

一个屏幕截图,其中显示了“链接”对话框,可在该对话框中提供超链接的显示文本和地址信息。

更改超链接的文本

  1. 选择超链接的文本,然后右键单击,并选择“编辑链接”。

  2. 在“显示文本”框中,编辑希望显示的超链接文本。

  3. 选择“确定”。

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“表格工具”选项卡上,选择“设计”。

  3. 选择“标题行”,然后在表中键入列标题。

“表工具设计”选项卡上“表样式选项”组的屏幕截图,其中“标题行”选项处于选中状态。

提升链接的可访问性

以下过程介绍了如何提升 PowerPoint Online 演示文稿中的幻灯片的可访问性。

使用易于访问的幻灯片设计

使用包含可访问的主题和模板之一来确保您的幻灯片设计、 颜色、 对比度和字体是适用于所有访问群体。它们还设计,以便屏幕阅读器可以更轻松地阅读幻灯片内容。

  1. 在浏览器中,转到Office.com,登录到您的帐户,并打开PowerPoint Online。

  2. 欢迎使用 PowerPoint在页面上,选择更多主题

  3. 选择主题页面上,向下滚动到页面底部,然后选择浏览所有主题

  4. 搜索 Office 模板文本框中,键入"辅助功能的模板,",然后按 Enter。

  5. 在搜索结果中,选择合适的模板。

  6. 在模板预览窗口中,选择在浏览器中编辑

欢迎使用 PowerPoint Online 中的模板的视图。

使用有逻辑性的阅读顺序

如果幻灯片包含不属于幻灯片模板的对象,则需要按逻辑顺序对它们进行排列。对象会按照创建它们的顺序读出,这种顺序在屏幕阅读器中可能没有意义。

在 PowerPoint 桌面版中可以更轻松地测试阅读顺序,因为可以在“选择”窗格中重新排列对象的顺序。在 PowerPoint Online 中,可通过剪切和粘贴对象来更改其在幻灯片上的顺序。

要测试幻灯片上的对象的顺序,请选择对象,然后按 Tab 键,在对象之间切换焦点。

设置文本格式以提升可访问性

  1. 选择文本。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在“字体”组中,选择格式设置选项。

PowerPoint Online 中的“字体”组

对幻灯片使用唯一标题

  1. 选择一张没有标题的幻灯片。

  2. 在“开始”选项卡上,选择“版式”。

  3. 在“幻灯片版式”对话框中,选择包含标题占位符的幻灯片版式,然后选择“更改版式”。新版式将应用到幻灯片。

  4. 在标题占位符中键入一个唯一的名称。

注意: 标题不一定要可见,不可见也能访问。例如,使用屏幕阅读器的用户会听到幻灯片的标题,即使该标题不可见。在 PowerPoint 2016 桌面版中,可以使用“选择”窗格打开或关闭幻灯片上标题和其他对象的可见性。

一个屏幕截图,其中显示了“开始”选项卡,且光标指向“幻灯片”组中的“版式”选项。

使用 PowerPoint Online 中的辅助功能检查器

  1. 选择“审阅”选项卡。

  2. 选择“检查辅助功能”。

    一个屏幕截图,其中显示了“审阅”选项卡,且光标指向“检查辅助功能”选项。

  3. 查看辅助功能检查器窗格中的结果。基于找到,,如下所示的问题严重性分类结果:

    • 错误。包括残疾人士难以理解或无法理解的内容。

    • 警告。残疾人士理解该内容比较困难。

    • 提示提示表示残障人士可以理解该内容,但可改进内容的组织或呈现方式,以此改善残障人士的体验。

  4. 解决此问题。

注意: 辅助功能检查器检查演示文稿可以固定在浏览器中的所有问题。完成检查,在桌面应用程序中打开演示文稿和用于WindowsMac的桌面的辅助功能检查器。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

使 Excel 电子表格易于访问

使 Outlook 电子邮件易于访问

适用于残障人士客户的技术支持

Microsoft 希望尽可能地为所有客户提供最佳体验。如果你是残疾人士或对辅助功能存在疑问,请联系 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 寻求技术帮助。辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训,并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站,找出你所在地区的联系人详细信息。

如果你是政府版、商业版或企业版用户,请联系企业版辅助功能 Answer Desk

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