使 Outlook 电子邮件易于访问

Office 辅助功能中心 > 对 Outlook 和 Windows 10 版邮件的辅助功能支持

本主题提供让残疾人士可使用电子邮件的分步说明。

电子邮件的图像,相关内容为 6 月 9 日研究团队将会不在现场。电子邮件中包含事件筛选器,其中包括照片和会议室地址。

如果在创建电子邮件时注意可访问性,失明或弱视用户可更轻松地了解你的电子邮件。

Windows:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

可视内容包括图片、剪贴画、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向 SmartArt 图形添加替换文字

向形状添加替换文字

向图表添加替换文字

向表中添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的字体格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

电子邮件中的文本在高对比度模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)可以清楚地查看它。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。例如,黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

使用易于访问的字体颜色

使用较大的字号(11 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的字体格式

调整句子与段落之间的间距

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取电子邮件的过程,请使用 Outlook 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。然后,将电子邮件中的信息整理为小区块。理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

使用易于访问的字体格式

使用项目符号列表样式

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向视觉对象和表中添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Outlook 电子邮件中的视觉对象和表添加替换文字。

注意: 我们建议仅将文本放在说明字段中,并将标题留空。这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图像(如图片、剪贴画和屏幕截图)添加替换文字,以便屏幕阅读器可以读取文本,向无法看到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击 SmartArt 图形。

  2. 选择“设置对象格式”>“形状选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选 SmartArt 图形)的屏幕截图

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状。

  2. 选择“设置形状格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选形状)的屏幕截图

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

  2. 选择“设置图表区域格式”>“图表选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图表)的屏幕截图

向表中添加替换文字

  1. 右键单击表。

  2. 选择“表属性”。

  3. 选择“替换文字”选项卡。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“表属性”对话框的“替换文字”选项卡(描述了所选表)的屏幕截图

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何提升 Outlook 电子邮件中超链接、文本和表格的可访问性。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击。

  2. 选择“超链接”。所选文本会出现在“要显示的文本”框中。这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。在“地址”框中,键入目标 URL。

  4. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框的屏幕截图

使用易于访问的字体格式

  1. 选择文本。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在提供了字体类型、字号、样式和颜色选项的“字体”组中,选择格式选项。

字体的自动颜色设置的屏幕截图

使用易于访问的字体颜色

为了确保文本在高对比度模式下清晰显示,请对字体颜色使用自动设置。

  1. 选择文本。

  2. 选择“邮件”>“字体颜色”。

  3. 选择“自动”。

字体的自动颜色设置的屏幕截图

使用项目符号列表样式

使用“项目符号”按钮创建项目符号列表。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“项目符号”按钮。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

项目符号样式选项的屏幕截图

使用排序列表

使用“编号”按钮创建顺序步骤。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“编号”按钮。

  4. 键入顺序步骤。

编号样式选项的屏幕截图

调整句子与段落之间的间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本。

  2. 选择“设置文本格式”选项卡。

  3. 在“段落”组的右下角选择“对话框启动器”。
    段落”对话框将打开,其中显示了“缩进和间距”选项卡。

  4. 在“间距”下选择所需的间距选项。

“段落”对话框的屏幕截图

使用表标题

指定表中的标题行。

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“表格工具”下的“设计”选项卡上,选中“表格样式选项”组中的“标题行”复选框。

  3. 键入列标题。

“标题行”复选框的屏幕截图

请求提供易于阅读的电子邮件

告知发件人你希望接收易于访问的内容。

  • 若要转到 Web 上的帐户,请在 Outlook 中选择“文件”>“信息”,然后在“帐户设置”中,单击“在 Web 上访问此帐户”下方的链接。

  • 在 Web 上的 Outlook 中,若要转到“辅助功能设置”,请选择 “设置”图标 >“邮件”>“常规”>“辅助功能设置”。

  • 若要请求易于访问的内容,请选择“请求发件人发送易于访问的内容”复选框。

另请参阅

Mac:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

可视内容包括图片、剪贴画、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向表中添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的字体颜色

对文本和背景色使用足够高的对比度。

电子邮件中的文本在高对比度模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)可以清楚地查看它。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。黑白方案有助于色盲人士区分颜色。

使用易于访问的字体格式

使用较大的字号(11 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的字体格式

调整句子与段落之间的间距

使用标题和内置的样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取电子邮件的过程,请使用 Outlook 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,将电子邮件中的信息整理为小区块,并在其上方添加标题。理想情况下,每个部分中只包含几个段落。

使用易于访问的字体格式

使用项目符号列表样式

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向视觉对象和表中添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Outlook 电子邮件中的视觉对象和表中添加替换文字。

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图像(如图片、剪贴画和屏幕截图)添加替换文字,以便屏幕阅读器可以读取文本,向无法看到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

向表中添加替换文字

  1. 右键单击表。

  2. 选择“表属性”。

  3. 选择“替换文字”选项卡。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“表属性”对话框的“替换文字”选项卡(描述了所选表)的屏幕截图

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何提升 Outlook 电子邮件中的超链接、文本和表的可访问性。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后选择“添加超链接”。
    所选文本会出现在“要显示的文本”框中。这是超链接文本。

  2. 如有必要,更改超链接文本。

  3. 在“地址”框中,键入目标 URL。

  4. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框的屏幕截图

使用易于访问的字体格式

  1. 选择文本。

  2. 选择“邮件”选项卡。

  3. 在提供了字体类型、字号、样式和颜色选项的“字体”组中,选择格式选项。

“设置文本格式”选项卡的屏幕截图

使用易于访问的字体颜色

为了确保文本在高对比度模式下清晰显示,请对字体颜色使用自动设置。

  1. 选择文本。

  2. 选择“邮件”>“字体颜色”。

  3. 选择“自动”。

字体的自动颜色设置的屏幕截图

使用项目符号列表样式

使用“项目符号”按钮创建项目符号列表。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 选择“邮件”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“项目符号”按钮。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

可用项目符号样式选项的屏幕截图

使用排序列表

使用“编号”按钮创建顺序步骤。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 选择“邮件”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“编号”按钮。

  4. 键入顺序步骤。

可用编号样式选项的屏幕截图

调整句子与段落之间的间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本,右键单击它,然后选择“段落”。

    段落”对话框将打开,其中显示了“缩进和间距”选项卡。

  2. 在“间距”下选择所需的间距选项。

“段落”对话框的屏幕截图

使用表标题

指定表中的标题行。

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在“表设计”选项卡上,选中“标题行”复选框。

  3. 键入列标题。

“标题行”复选框的屏幕截图

另请参阅

iOS 应用:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook iOS 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

在图片中包含可选文字。

可选文字可帮助看不见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在可选文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加可选文字

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

向图像添加可选文字

向图片和屏幕截图等图像添加可选文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的读者描述图像。

  1. 撰写电子邮件时,双击图像,打开上下文菜单。

  2. 在上下文菜单中,点击“替换文字”。

  3. 键入说明文字。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

  4. 若要添加文字并退出对话框,请点击“确定”。

Outlook for iOS 图像菜单的替换文字

添加超链接文本

添加表达某种意义的超链接文本,帮助屏幕阅读器用户在浏览电子邮件时轻松找到链接。

  1. 撰写电子邮件时,选择要向其添加超链接的文本。

  2. 若要打开上下文菜单,请点击所选文本。

  3. 如有必要,点击菜单末尾的 “其他”按钮 ,直到出现“添加链接”按钮。点击“添加链接”按钮。

  4. 如有必要,可更改“文本”字段中的超链接文本。

  5. 在“链接”字段,键入目标 URL。

  6. 若要插入超链接,请点击 “完成”按钮

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

添加链接菜单图像

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

使 Excel 电子表格易于访问

使 PowerPoint 演示文稿易于访问

Android 应用:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook for Android 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

添加超链接文本

添加表达某种意义的超链接文本,帮助屏幕阅读器用户在浏览电子邮件时轻松找到链接。

  1. 撰写电子邮件时,选择要向其添加超链接的文本。上下文菜单将会打开。

  2. 点击“添加链接”按钮。

  3. 如有必要,可更改“要显示的文本”字段中的超链接文本。

  4. 在“链接”字段,键入目标 URL。

  5. 若要插入超链接,请点击“保存”按钮。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

添加链接菜单图像。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

使 Excel 电子表格易于访问

使 PowerPoint 演示文稿易于访问

Windows 10 应用:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

在图片和表格中包含替换文字。

可选文字可帮助看不见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在可选文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加可选文字

向表格添加可选文字

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的字体格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

电子邮件中的文本在“高对比度”模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)都可以清楚地查看文本。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。例如,黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

使用易于访问的字体颜色

使用较大的字号(11 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的字体格式

调整句子与段落之间的间距

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取电子邮件的过程,请使用 Outlook 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。然后,将电子邮件中的信息整理为小区块。理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

使用内置的标题和样式

使用易于访问的字体格式

使用项目符号列表

使用排序列表

使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向视觉对象和表格添加替换文字

以下过程介绍了如何向 Outlook 电子邮件中的视觉对象和表格添加可选文字。

注意: 建议仅将文本放在说明字段中,并将标题留空。这样大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)都可提供最佳体验。对于音频和视频内容,除替换文字外,还为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加可选文字

向图片和屏幕截图等图像添加可选文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的读者描述图像。

  1. 撰写电子邮件时,选择一个图像。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“图片”按钮,然后点击该按钮。

  4. 向下滚动到“替换文字”按钮,然后点击该按钮。

  5. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

  6. 若要添加文字并退出对话框,请点击“完成”。

向图像添加替换文字。

向表格添加可选文字

向表格添加可选文字可帮助看不见表格的读者了解表格的内容。

  1. 撰写电子邮件时,选择一个表格。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“表格”按钮,然后点击该按钮。

  4. 向下滚动到“替换文字”按钮,然后点击该按钮。

  5. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

  6. 若要添加文字并退出对话框,请点击“完成”。

向表格添加替换文字。

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍了如何提升 Outlook 电子邮件中超链接、文本和表格的可访问性。

添加超链接文本

添加表达某种意义的超链接文本,帮助屏幕阅读器用户在浏览电子邮件时轻松找到链接。

  1. 撰写电子邮件时,选择要向其添加超链接的文本。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“插入”按钮,然后点击该按钮。

  4. 向下滚动到“链接”按钮,然后点击该按钮。

  5. 如有必要,可更改“要显示的文本”字段中的超链接文本。

  6. 在“地址”文本字段,键入目标 URL。

  7. 若要插入超链接,请点击“插入”。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

添加超链接文本。

使用易于访问的字体格式

使用熟悉的字体类型和足够大的字号,帮助有阅读障碍或视力较低的人轻松阅读电子邮件。

  1. 撰写电子邮件时,选择文本。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“格式”按钮,然后点击该按钮。

  4. 在“格式”菜单上,选择所需字体类型、大小和格式。

修改字体设置。

使用易于访问的字体颜色

为确保文本在“高对比度”模式下清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。

  1. 撰写电子邮件时,选择文本。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“格式”按钮,然后点击该按钮。

  4. 在“格式”菜单上,向下滚动到“字体颜色”按钮,然后点击“>”按钮,打开子菜单。

  5. 在“字体颜色”菜单上,向下滚动到“自动”,然后点击它。

将“字体颜色”设置修改为“自动”。

使用内置的标题和样式

使用预先设计的标题和样式可简化屏幕阅读器读取电子邮件的过程。

  1. 撰写电子邮件时,将光标放在邮件中的任意位置。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“格式”按钮,然后点击该按钮。

  4. 在“格式”菜单中,向下滚动到“样式”按钮,然后点击该按钮。

  5. 在“样式”菜单中,向下滚动到“标题 1”或“标题 2”,然后点击该按钮。

使用样式和标题。

使用项目符号列表

创建项目符号列表,添加文本结构。

  1. 撰写电子邮件时,将光标放在邮件中的任意位置。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“格式”按钮,然后点击该按钮。

  4. 在“格式”菜单中,向下滚动到“项目符号”按钮,然后点击该按钮。

  5. 在“项目符号”菜单上,选择所需项目符号类型。

  6. 键入项目符号项的文本。若要添加新项目符号行,请点击屏幕键盘上的 Enter。若要结束列表,请按两次 Enter。

添加项目符号列表。

使用排序列表

创建排序列表,将文本组织为有序步骤。

  1. 撰写电子邮件时,将光标放在邮件中的任意位置。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“格式”按钮,然后点击该按钮。

  4. 在“格式”菜单中,向下滚动到“编号”按钮,然后点击该按钮。

  5. 在“编号”菜单中,选择所需排序列表类型。

  6. 键入编号项的文本。若要添加新编号行,请点击屏幕键盘上的 Enter。若要结束列表,请按两次 Enter。

添加编号列表。

调整句子与段落之间的间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 撰写电子邮件时,选择文本。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“格式”按钮,然后点击该按钮。

  4. 在“格式”菜单中,向下滚动到“行和段落间距”按钮,然后点击该按钮。

  5. 在“行和段落间距”菜单中,选择所需行和段落间距选项。

修改间距设置。

使用表标题

指定表中的标题行。

  1. 撰写电子邮件时,将光标放在表格中的任意位置。

  2. 若要打开屏幕底部的编辑选项功能区,请点击“...”(更多选项)按钮。

  3. 向下滚动到“表格”按钮,然后点击该按钮。

  4. 在“表格”菜单中,向下滚动到“样式选项”按钮,然后点击该按钮。

  5. 在“样式选项”菜单中,选择“标题行”选项。

  6. 键入列标题。

在表格中添加标题行。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

Web:使 Outlook 电子邮件易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Outlook 电子邮件的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

使超链接和文本易于访问

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

例如,为颜色编码的超链接文本添加下划线,以便色盲用户在无法看到颜色的情况下也可知道该文本是超链接文本。对于标题,请考虑使用粗体或较大的字体。

使用易于访问的字体格式

使用易于访问的字体颜色

对文本和背景色使用足够高的对比度。

电子邮件中的文本在“高对比度”模式下应易于阅读,以便所有人(包括视觉障碍的人士)都可以清楚地查看文本。

例如,使用亮色或色谱对侧的高对比度配色方案。例如,黑白方案有助于色盲人士区分文本和形状。

使用易于访问的字体格式

使用较大的字号(11 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用易于访问的字体格式

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取电子邮件的过程,请使用 Outlook 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。然后,将电子邮件中的信息整理为小区块。理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

使用易于访问的字体格式

使用项目符号列表

使用排序列表

使用简单的表格结构。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将会失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

插入一个简单表格

检查电子邮件是否存在辅助功能问题。

撰写电子邮件时,若联系人更偏爱易于访问的内容,则用户会收到此提醒,以及指向辅助功能检查器的链接。可快速检查电子邮件是否存在潜在的辅助功能问题、解决问题,并确保联系人可使用屏幕阅读器轻松阅读收到的电子邮件。

检查电子邮件是否存在辅助功能问题

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

注意: 建议仅将文本放在“说明”字段并将标题留空。这样大多数屏幕阅读器(包括讲述人)都可提供最佳体验。

  1. 撰写电子邮件时,右键单击一个图像。上下文菜单将打开。

  2. 在该菜单中,选择“插入替换文字”。

  3. 键入描述(和标题)。

在 Outlook 网页版中向图像添加替换文字。

使超链接和文本易于访问

以下过程介绍了如何提升 Outlook 电子邮件中超链接、文本和表格的可访问性。

添加表达某种意义的超链接文本

键入表达某种意义的超链接文本,而不要将 URL 显示为链接文本。

  1. 撰写电子邮件时,在邮件正文中键入链接文本。

  2. 选择该链接文本,然后按 Ctrl+K。“插入链接”对话框随即打开。

  3. 在“URL”框中,键入目标 URL。

使用易于访问的字体格式

使用熟悉的字体类型和足够大的字号,帮助有阅读障碍或视力较低的人轻松阅读电子邮件。

  1. 选择文本。

  2. 若要更改字体类型,请按 Ctrl+Shift+F。

  3. 在“字体”菜单中,选择所需字体类型。

    在 Outlook 网页版中更改字体类型。

  4. 若要更改字号,请按 Ctrl+Shift+S。

  5. 在“字号”菜单中,选择所需字号。

    在 Outlook 网页版中更改字号。

使用易于访问的字体颜色

为确保文本在“高对比度”模式下清晰显示,请对字体颜色使用黑色。

  1. 选择文本。

  2. 按 Ctrl+Shift+C。

  3. 在“字体颜色”菜单中,选择所需颜色。

调整 Outlook 网页版的字体颜色。

使用项目符号列表

创建项目符号列表,添加文本结构。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 在工具栏上,单击“项目符号”图标。

    在 Outlook 网页版中添加项目符号列表。

  3. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

使用排序列表

创建排序列表,将文本组织为有序步骤。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 在工具栏上,单击“编号”图标。

    在 Outlook 网页版中添加编号列表。

  3. 在列表中键入每个编号项。

插入一个简单表格

在表格内添加表格或将单元格留空可能会导致屏幕阅读器难以读取电子邮件。请考虑使用简单表格,使屏幕阅读器可轻松识别表格、行和列。

  1. 将光标置于电子邮件中的任意位置。

  2. 在工具栏上,单击“插入表格”图标。

  3. 在“插入表格”网格中,突出显示要添加的行和列区域,然后通过单击选中并添加该区域。

在 Outlook 网页版中添加简单表格。

检查电子邮件是否存在辅助功能问题

在 Web 上的 Outlook中,用户可请求易于访问的内容。每当将此类用户添加为电子邮件的收件人时,发件人会收到一个通知以及一个指向辅助功能检查器的链接,该通知会说明收件人希望接收易于读取的内容。如果检查器在电子邮件中发现任何辅助功能问题,则会列出这些问题以及有关如何解决问题的说明。

  1. 撰写电子邮件后,选择邮件正文字段上方的“检查辅助功能问题”链接。

    可能需要单击“更多操作”图标,然后才能访问“检查辅助功能问题”链接。

  2. 辅助功能检查器”将会打开,并列出存在的辅助功能问题。

  3. 浏览该列表,修改电子邮件内容,然后单击“辅助功能检查器”中的“再次检查”按钮。

  4. 重复上述步骤,直到未发现任何问题,然后发送电子邮件。

检查 Outlook 网页版中的邮件是否存在辅助功能问题。

另请参阅

适用于辅助功能检查器的规则

使 Word 文档易于访问

使 Excel 电子表格易于访问

使 PowerPoint 演示文稿易于访问

适用于残障人士客户的技术支持

Microsoft 希望尽可能地为所有客户提供最佳体验。如果你是残疾人士或对辅助功能存在疑问,请联系 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 寻求技术帮助。辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训,并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站,找出你所在地区的联系人详细信息。

如果你是政府版、商业版或企业版用户,请联系企业版辅助功能 Answer Desk

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