使用 SharePoint 的方式

SharePoint 使组织能够使用现成的 web 部件和应用程序查找常见业务问题的解决方案。 你独特的业务方案将确定将使用的网站和 web 部件的类型。 有多个资源可以吸引下一个 SharePoint 网站-例如 Sharepoint 的 "查找簿" 和 "引导式演练"。 

使用本文可查看任何组织内不同类型的角色和部门如何协同工作以满足其用户和业务目标的需要。

网站创建示例:

  • 了解人力资源经理如何为新员工创建网站,以改进新员工的保留期

  • 了解热心员工如何创建新的企业社区组以帮助其他人

  • 了解产品经理如何创建特定于项目的团队网站以加速新产品的启动

  • 了解产品市场营销团队如何为新的业务单元创建网站以提高意识

为新员工创建入职现场

Tom 是部门人力资源(HR)经理,他们看到有机会改善新员工的入职体验。 目前,他的组织与常见资源的一些链接共享 excel 电子表格,而聘用经理负责新员工入职。 最近的新员工和聘用经理对当前的入职流程有不满。 

新网站目标:

  • 帮助新员工成功地联系到部门

  • 提高新员工的业绩和工作效率

  • 改善新员工的保留期

  • 提高新员工的参与和满意度

创建网站的步骤:

规划网站-1 天

Tom 与聘用经理会面,确保新的员工体验与组织的目标以及新员工将加入的部门保持一致。

这决定了 Tom 将构建网站,并且聘用经理将参与站点的内容战略和维护。 一个聘用经理确定一个新员工是否担任新网站的拥护者。 其他聘用经理和人力资源成员计划定期参与新员工的工作场所。 

Tom 首先收集新员工需要了解公司、文化、部门系统、流程、政策和福利的所有内容。

构建网站-2 天

Tom 决定使用SharePoint 通信网站集中管理在同一位置轻松访问的文档、培训资料和社交输出口。 

  • 使用文档库 web 部件,Tom 创建按地区、角色和福利类型组织的文件和文件夹

  • 使用列表 web 部件,Tom 为聘用经理和新员工创建新的员工清单

  • 该网站包含一个Yammer 对话 web 部件,允许部门内的员工共享体验、扩大其网络、提出问题,并提供有关新员工入职过程的反馈

  • 新员工欢迎视频由领导团队创建并使用 Microsoft Stream web 部件发布

管理现场实时

  • Tom 计划一种启动活动,庆祝新网站,并在新的几个月中安排风险承担者和拥护者的培训课程 

  • 为了获得反馈并衡量新员工在入职过程中的影响,Tom 使用Microsoft Forms web 部件创建调查

  • 每月,Tom 与领导团队和聘用经理一起评论和分享网站使用情况和分析

结果

  • 在一年内增加了从75% 到90% 的部门内的新员工留成

  • 将新员工的活动提升一年10%

  • 在新员工入职过程中增加了聘用经理的满意度和信心

  • 减少了招聘、聘用和培训新员工花费的时间和资源

创建企业社区组

Maria 在一个组织中工作,该组织正在积极招聘比以往更多样化的员工。 在去年,她将更详细地了解如何在她的工作场所的女性寻找更好的社区。 Maria 发现此 unmet 需要的不仅仅是构建一个社区的社区,他们正在寻找顾问、职业指导、对领导的访问权限以及有关工作场所女性的新闻。 

新网站目标: 

  • 组织中的所有地区和部门之间的联合女人

  • 创建用于连接、共享和创建的安全会议位置

  • 与想要构建其网络、社区和 ally 的女人进行合作

  • 让冠军能够让更多女性在工作中发现成功

创建网站的步骤:

规划网站-3 天

Maria 发现,用户已了解如何创建和管理新社区网站热心。 它们共同定义了网站的目标,并讨论了如何确定其社区需求的优先级。 然后,他们与组织内的其他社区见面,了解有关如何为其原因加强和招聘的最佳做法。

定义目标后,Maria 和她的团队开始为网站编译图像、文件、新闻文章、视频和其他内容。 协同工作,内容会分组并组织到组成网站结构的页面中。 然后,Maria 会确定负责创建和管理网站中每个页面上的内容的所有者。

构建网站-1 天

Maria 构建SharePoint 通信网站,并允许页面所有者编辑、添加和删除内容。 在构建网站的页面时,Maria 的团队关注使用的 web 部件在一段时间内需要很少的维护。

  • 使用 SharePoint新闻 web 部件、Maria 和她的团队编写和策展社区-居中的新闻

  • 使用 "事件" web 部件对每月事件进行组织和播发

  • 一个页面功能是用户 web 部件,可轻松地将社区与组织中的其他 allies 连接在一起

  • 使用Yammer web 部件,此社区的成员可以开始与领导人进行对话,并将其他人与资源联系起来

  • "嵌入" web 部件用于整个网站中的嵌入视频(来自 YouTube 示例),用于突出显示来自社区负责人的讨论和内容

管理现场实时

  • Maria 定期从网站使用情况和分析中监控和分享见解

  • 安排 "每月内容" 战略会议以组织编辑日历、规划社区活动和招聘新的内容参与者

  • 半年、Maria 和她的团队重新评估网站的页面和导航,以便随着社区的增长进行更改

结果

  • 在工作场所的女人中提高了预订和满意度

  • 与非成员相比,增加了社区成员的员工留成

  • 跨参与社区事件和 Yammer 讨论的团队增加网络和协作

创建特定于项目的团队网站

Megan 是一种项目经理,负责在接下来的6个月内负责发布新产品的团队。 她知道,她需要一个位置来存储团队文档、协作处理内容、共享项目新闻更新以及与团队进行沟通。 目前,Megan 的团队使用电子邮件作为通信的主要形式,某些项目文档存储在共享位置,但不能在 office 外部或移动设备上安全访问。

新网站目标:

  • 为项目新闻、团队协作和项目沟通建立一个统一的位置

  • 通过实时聊天和视频会议实现更高效的沟通方式

  • 统一团队资源,如团队日历、电子邮件地址、 OneNote任务管理工具

  • 将文件和文件夹安全地存储在一个位置,可在任何设备上远程访问

创建网站的步骤:

规划网站-2 天

Megan 开始与另一个项目经理讨论创意,这些创意已在过去创建了类似网站。 她学习了开始她的项目网站的最佳方式是向她的团队提出有关他们喜欢沟通、协作和最有价值的新项目网站的功能的反馈。 Megan 标识她的团队的优先优先级,并开始收集文档、图像和其他内容。

Megan 确定SharePoint 团队网站最适合她的团队和 project 的需求。 但是,SharePoint 团队网站不允许实时聊天,除非你集成Microsoft 团队。 Megan 与 SharePoint 租户管理员一起工作,以确保 Microsoft 团队可用。 她了解她的组织已经拥有使用 Microsoft 团队的权限,而所有她都需要执行此操作,确保她的工作组网站已连接到Office 365 组。  

现在,Megan 准备开始构建她的 Office 365 连接的团队网站。

构建网站-1 天

Megan 生成 SharePoint 团队网站并将网站连接到 Office 365 组。 通过连接到组,她会自动为她的团队提供对共享资源的访问权限,如组日历、 OneNotePlanner和电子邮件地址。

管理现场实时

  • Megan 查看团队网站半月以确保项目截止日期和最新新闻

  • 当项目启动时,Megan 计划修订网站内容和 web 部件的部分,以适应支持产品的新节奏

结果

  • 通过在一个位置优化沟通和协作提高团队工作效率

  • 在开始团队网站之前减少了会议和电子邮件的数量

  • 允许远程团队成员更高效地工作

为新项目创建网站

Mike 是一个营销经理,准备开始新项目。 他已与多个内部利益干系人(如产品工程和客户支持)一起工作。 他们同意为组织的其余部分准备共享空间是正确的解决方案。

新网站目标:

  • 真实地建立一种信息来源, 以确保员工完全了解项目详细信息并可以采用项目价值和任务

  • 使员工能够布道项目,并自信地与内部和外部项目进行通话

  • 为员工提供可在外部共享的市场营销认可的视觉资源

  • 提供对项目资源、培训、事件和解答项目问题的访问

创建网站的步骤:

规划网站-2 天

Mike 知道他需要让整个组织感到兴奋,并准备好支持此新项目。 他与主题专家(如工程团队、产品团队和支持团队)会面,验证需要在网站上的内容。 然后,他致力于收集网站资产(如已批准的项目图像、徽标、营销资料和培训指南)。

Mike 决定创建一个SharePoint 通信网站,使他能够同时到达几十人或成百上千人。 

构建网站-3 天

Mike 使用 web 部件构建SharePoint 通信网站,这些部件将参与并通知他的受众。 他关注设计网站的方式看起来更加美观、交互式且易于使用。 Mike 知道,他的受众很可能会在移动设备上访问项目网站,因此在 hes 构建他的网站时,还会优化手机的设计。 

管理现场实时

  • Mike 会定期查看网站使用情况,了解哪些人访问该页面以及哪些内容受欢迎

  • 使用 "表单 web 部件",将向网站的页面中嵌入调查,收集有关项目培训有效性的反馈

  • 随着项目随着时间的推移而演变,Mike 将继续使用该网站通知员工有关项目更新和里程碑的问题

结果

  • 相对于以前的项目启动公告,加快项目采用的速度 

  • 增强了支持团队的有效性,并能够在项目生命周期内缩放资源

  • 在提高工作效率的同时减少了会议和电子邮件的数量

更多网站创建灵感:

SharePoint 的 "查看书籍

指导性演练:创建网站

Microsoft 365 生产力库

新式工作场所培训 

Microsoft 技术社区-推动采纳

规划 SharePoint 网站

视频:创建团队或通信网站

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