使用 Project 2007 的文档项目

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《Project 2007 Inside Out》书籍封面

Microsoft Office Project 2007 内向外
通过 Teresa s。 Stover

Teresa s。 Stover是项目管理专家用户具有与 Microsoft Office Project 团队咨询以来版本 4。她是说明设计器和与超过二十技术的通信体验屡获大奖作者。Teresa 是无数用户手册、 教程和帮助系统的作者 — 加号的数十计算机书籍,包括Microsoft Office Project 2003 Inside OutMicrosoft Project 版本 2002年内部出

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本文内容

焦点的项目构想

定义范围

附加的项目文档

因为规划项目管理的核心,毫无疑问新项目计划过程具有您执行了大量工作只需将阶段设置。定义整体情况和获得利益干系人批准的产品或服务在您正在创建的规范以及定义整体范围的项目本身的边界。此视力位置后,您准备好创建项目蓝图 — 项目计划 — 使用Microsoft Office Project 2007。然后您将您的项目目标和实际阶段、 里程碑和项目信息系统的主干窗体的任务到目标细分。您可以添加您的支持文档,如视觉或策略文档中,项目计划。同样,您可以将其他补充信息,如备注或超链接添加到单个任务、 里程碑和阶段。所有此类信息使项目计划的项目的所有信息中央存储库。

焦点的项目构想

在您的项目的内容和完成时,则很主意,您可能已经拥有清除图片。另一方面,项目仍然看起来可能有点模糊、 至少边缘周围。不具有一个清楚,当您不确定是否只需尚未获得其他利益干系人少见。

并不奇怪,如果一个利益干系人的期望似乎完全清楚清除足够,但其他利益干系人的期望声音。

在此重要的起始点的挑战是明确定义无混淆,该项目,以便涉及每个人谈论的内容相同项目、 相同的期望,以及相同的结果。定义清楚地开头视力中间的项目或在结尾处的失望防止重定向 (和助理精力)。

那么,如何创建视力?您可以使用客户、 潜在用户、 发起人、 主管人员和等项目工作组成员以获取其项目期望的关键利益干系人。您可能需要协调冲突视图和对立议程。此过程,您将确定的项目,以及其测量目标的目标。您将确定项目假设、 拼写出潜在风险,并使这些风险应急计划。您还将标识已知的限制,例如预算、 时间或资源。

按时间完成此高级别的项目规划和获取需要审批,所涉及的每个人都将知道到底什么他们注册。

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定义范围

定义的范围说明了您正在创建的产品和将创建该项目的构想。随着您的项目执行并出现问题时,您定义的范围可以帮助您做出决策。范围定义是您准则此项目的作业是否确实要考虑的方向。如果您不专注上同意的项目范围,则您可能会遇到"范围扩展"所花费时间、 货币和资源在任务和可交付结果不属于原始视力结束。

这并不是说范围,不能更改项目的过程。业务条件、 设计现实状况、 预算、 时间、 资源可用性和许多其他因素可以使其必要的更改项目范围中途。此外,当项目团队成员在其任务上工作时,它们是可能产生出色的新想法。但是,范围文档可帮助您做出决策和管理这些更改,以便正确的方向更改 — 嵌入您的组织的总体战略、 关系,产品的原因和项目目标。

了解产品范围和项目范围

有两种类型的范围: 产品范围和项目范围。首先,除非已定义为您定义产品范围。产品范围指定的特性和功能的产品的将是项目的结果。产品范围也可能在您章程产品说明的一部分。产品可以切实,如的新的办公大楼建筑或的新飞机设计。产品还可以开发的服务或事件,例如,在新计算机系统的部署或实施工作结束后的新的培训计划。

产品的类型,无论产品范围指示规范与详细描绘最终结果的参数。例如,新的办公大楼建筑产品范围可能包括平方英尺的情景、 位置和体系结构设计元素数。

项目范围指定必须完成根据关联的产品范围的规范成功,完成项目的工时。项目范围定义和控制什么将,将不会包含在项目中。如果有多个阶段的产品开发,项目范围可能指定正在处理此项目的哪个阶段。例如,计算机系统部署项目可能指定其范围涵盖的开发基础结构和安装新的计算机系统,但不是的文档和新系统用户的培训。或者,它可能指定项目处理所有方面的一款产品,到最终阶段完成的概念。

开发 scope 语句

定义项目范围和其传达给其他关键利益干系人,开发和记录 scope 语句。根据您所在组织的规划方法,scope 语句某些元素可能很早,有时甚至之前定义您已被分配作为项目经理。即将开始的标识,可定义其他元素和项目的任务进行排序。Scope 语句应如下:

  • 项目理由    业务需求或为此项目的其他促进因素,应定义 scope 语句。此理由评估将来的决策,包括不可避免权衡提供声音基础。

  • 产品说明    范围应特征产品或服务正在创建的详细的信息。Project 字距调整和产品说明一起应该制定项目目标。

  • 项目限制或限制    范围应包含该项目的任何限制因素。可以限制项目的选项的因素包括一个特定的预算、 合同规定、 精确的结束日期,等等。

    注意: 我们使用术语限制本书的含义是任务约束,因为这一章,我们使用术语限制指总体项目限制。

  • 项目假设    范围应列出任何被视为 true、 实数或某些元素,甚至时可能不会 — 为了能够继续制定项目计划并向前移动。通过性质,假设通常完成风险的程度。例如,如果您不知道是否会 10000 或 15000 平方英尺构建商业建筑项目,您需要假定一项或其他为规划。风险时,结束其他选项可能会被正确。已知事实,但其他项目依赖项可能已就位过来后,您可以调整计划。

    注意: 尽管 scope 语句的某些部分可能会保持完成迭代计划过程不变,这并不一定与项目限制和假设的情况。范围变得更多紧密定义,限制和假设往简易版和更好地公开。同样,继续在计划过程道路下时,整个项目范围往往更获得焦点。

  • 项目可交付结果    范围应列出的整个持续时间的项目创建摘要级 subproducts。最终的子项目可交付结果的送达标记整个项目的完成。此列表可能调焦点主要项目阶段和里程碑,这将启动项目计划中输入任务时,价值。

  • 项目目标    范围应枚举满足项目将被视为成功的可测量目标。目标映射到可交付结果,并由项目目标、 项目字距调整和产品说明所述。有意义,必须在某些方面,例如,特定美元金额、 特定时间范围或特定的质量级别可量化项目目标。

    注意: Scope 语句也可能解决其他项目计划例如通信、 质量保证和风险管理问题。它可以定义的报告要求和协作工具来实现。Scope 语句还可以指定最小的可接受的质量级别、 定义明细的限制和假设,与相关的潜在风险和规定的缓解风险的方法。

Intricately 链接产品范围和项目范围。项目范围依赖于清除范围定义的产品。通过在项目计划中表示工作完成完成项目范围。以相同的方式,由会议中的产品要求规范履行产品范围。

使用现有的 scope 语句的草稿,必须清楚地与其他项目利益干系人传达您可以使用的文档。此草稿可帮助您清空任何 cross-purposes、 错误的假设和错放的要求。随着您优化 scope 语句,来项目构想被采用所有利益干系人应该常见了解项目的点。然后,因为所有利益干系人参与视力的创建,您可以确信每个人都了解到底什么他们正在向当您开始执行项目计划。

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附加的项目文档

您可以为您的所有重要项目文档使Project 2007中央存储库。例如,您可能希望附加或链接到您的项目计划,以及需要分析、 市场研究和产品规范等其他文档的 scope 语句。

显示项目摘要任务

若要向您的项目附加规划文档,第一步是显示项目摘要任务。不仅项目摘要任务最终提供摘要日期和成本为整个项目的信息,它可以作为附加或链接计划文档的位置。若要显示项目摘要任务,请按照下列步骤:

  1. 单击工具选项,然后单击视图选项卡

  2. 大纲选项中,选择显示项目摘要任务复选框。

  3. 单击确定。在甘特图 0 行中显示摘要任务 (请参阅图 1),采用与项目摘要任务名称的文件的名称。如果您想要更改的名称,请单击在项目摘要任务的任务名称字段中。编辑任务工作表上面的条目字段中的名称。

    使用项目摘要任务附加或链接计划文档
    图 1 使用项目摘要任务附加或链接计划文档。

将文档复制到您的项目文件

您可以包括规划Project 2007内的其他程序中创建的文档。尽管这会显著增加文件大小,您就知道您的所有项目信息就都存储在一个位置。若要包括的文档,请按照下列步骤:

  1. 选中项目摘要任务,单击标准工具栏上的任务信息,然后单击备注选项卡。您也可以双击以打开摘要任务信息对话框中的任务。在备注选项卡上,单击插入对象按钮。

  2. 插入对象对话框中,选择由文件创建选项,然后单击浏览按钮。

  3. 浏览对话框中,选择项目计划要附加或嵌入到项目文件的文档。单击插入按钮。

  4. 后退中插入对象对话框中再次选择的显示为图标复选框 (请参阅图 2)。

    如果文档很小,请考虑清除显示为图标复选框。清除此复选框将嵌入的文件的内容到您的项目笔记中,以便您可以直接从这里阅读。

    所选文档将嵌入在您的项目计划中
    图 2 所选文档将嵌入在您的项目计划。
  5. 单击确定。在摘要任务信息对话框的备注区域中出现的文档图标 (请参见图 3)。

    双击图标可在其源应用程序中打开它
    图 3 双击图标在其源应用程序中打开它。
  6. 摘要任务信息对话框中,单击确定。在甘特图中显示备注标记 (请参阅图 4)。

    甘特图对应行中的备注标记
    图 4 存储时出现备注选项卡上,在甘特图中的对应行中显示的笔记标记。

现在,当您需要审阅文档,只需双击备注标记,以打开摘要任务信息对话框中的备注选项卡。双击文档图标。

注意: 除了将文档附加到项目摘要任务,可以将文档附加到摘要任务和各个任务。您有规范或绘图进一步定义范围的特定子阶段或任务时,这很有用。您还可以附加可交付结果或里程碑报表里程碑的任务。

超链接到您的项目文件的文档

超链接是另一种方法包括规划与您的项目文件的文档。超链接是首选的方法当您想要保持您的文件大小裁边器,并且您知道,您的项目计划和相关联的规划文档将始终是在同一位置。此外,用于快速打开关联的文档非常有效的方法。若要插入超链接,请按照下列步骤:

  1. 所选的项目摘要任务,单击标准工具栏上的插入超链接

  2. 显示文本框中,键入的文档的链接,例如,项目 Scope 语句的描述性名称。

  3. 查找和选择的项目计划要链接到您的项目文件的文档 (请参阅图 5)。

    所选文档的路径和名称显示在地址框中
    图 5 路径和所选文档的名称显示在地址框。
  4. 单击确定。超链接标记显示在甘特图的标记域 (请参阅图 6)。

    超链接标记显示在甘特图的对应行中
    图 6 出现甘特图的对应行中的超链接到某一任务、 超链接标记文档时。

现在,当您需要审阅文档,只需单击的超链接标记。在其自己的应用程序窗口中打开文档。

注意: 除了到文档中的项目摘要任务的超链接,您可以从摘要任务和各个任务创建超链接。如果您使用的Microsoft Office Project 专业版 2007 Microsoft Office Project Server 与企业项目管理,同时保留所有项目文档的首选的方法是使用文档库。通过设置Microsoft Office Project Web Access与 Windows SharePoint Services,您可以设置和维护的文档库。这种方式,您的工作组成员和其他利益干系人可以查看通过 Web 浏览器的文档。他们也可以检查文档放大和缩小,提供重要的版本控制。

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