使用 Project 2007 的文档项目

注意: 我们希望能够尽快以你的语言为你提供最新的帮助内容。 本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 可以在本页面底部告诉我们此信息是否对你有帮助吗? 请在此处查看本文的英文版本以便参考。

《Project 2007 Inside Out》书籍封面

Microsoft Office Project 2007 内部
通过 Teresa S Stover

Teresa Stover是一种项目管理专家, 已在版本4中咨询 Microsoft Office 项目团队。 她是一种教学设计师和获奖的作者, 具有超过两年的技术沟通体验。 Teresa 是有大量用户手册、教程和帮助系统的作者, 还包括多人的计算机手册, 包括microsoft Office Project 2003 内部版和 microsoft Project 版本 2002

若要了解有关 2007 Microsoft Office 系统中的其他书籍的详细信息, 请访问Microsoft 按

本文内容

重点关注项目远景

定义范围

附加项目文档

由于项目管理的核心是规划, 因此不知道新项目的规划过程只是为了设置阶段而执行大量工作。 你可以定义重要的图片, 并获取有关你正在创建的产品或服务的规范以及定义项目本身的整体范围的边界的利益干系人批准。 在此愿景准备就绪后, 您就可以使用Microsoft Office Project 2007 创建项目蓝图——项目计划。 然后, 将项目目标和目标细分为构成项目信息系统骨干的实际阶段、里程碑和任务。 您可以将您的支持文档 (如远景或策略文档) 添加到项目计划。 同样, 你也可以向单个任务、里程碑和阶段添加笔记或超链接等其他补充信息。 所有这些信息将使你的项目规划所有项目信息的中央存储库。

重点关注项目远景

你可能已有一个清晰的图片, 你想知道你的项目是什么, 它在完成后将会是什么。 另一方面, 项目可能仍然看起来有点模糊, 至少位于边缘周围。 如果您不确定是否收到, 其他利益干系人很少会有一个明确的愿景。

如果一个利益干系人的期望看起来不够明确, 而另一个利益干系人的期望听起来完全矛盾, 请不要奇怪。

此重要的起点是明确定义不明确的项目, 以便所有参与的人都在谈论同一项目、相同的预期和相同的结果。 在开始时明确定义视觉效果可防止在项目中间或 disappointment 的位置进行重定向 (以及助理浪费的工作量)。

那么, 如何创建远景? 您与关键利益干系人 (如客户、潜在用户、主办方、主管和项目团队成员) 合作, 以获得其项目期望值。 您可能必须协调冲突的视图和相反的议程。 在此过程中, 你将确定项目的目标及其可测量目标。 你将确定项目假设、拼写出潜在风险以及制定针对这些风险的应急计划。 您还将确定已知限制, 如预算、时间或资源。

当您完成此高级项目规划并获得必要的批准后, 所有人都将确切知道他们注册的内容。

返回页首

定义范围

已定义的范围 articulates 正在创建的产品的远景, 以及将创建该产品的项目。 在执行项目并出现问题时, 您定义的范围可帮助做出决策。 范围定义是你正在考虑的方向是否真的是此项目的指导。 如果您没有让重点关注项目的商定范围, 您可能会遇到 "范围蔓延", 在这种情况下, 您将花费时间、资金和资源来处理不属于原始构想的任务和可交付结果。

这并不是说该范围在项目过程中无法更改。 业务条件、设计现实、预算、时间、资源可用性以及许多其他因素都可能会使更改项目范围的步骤更有必要。 此外, 作为项目工作组成员处理其任务, 他们可能会生成全新的新想法。 尽管如此, 你的范围文档可帮助你做出决策并管理这些更改, 以便你可以按照你的组织的整体策略、产品的原因以及项目的目标进行适当的方向更改。

了解产品范围和项目范围

有两种类型的范围: "产品范围" 和 "项目范围"。 首先, 定义产品范围, 除非已为您定义。 产品范围指定将成为项目结果的产品的特性和功能。 产品范围可能是您的章程中产品说明的一部分。 产品可以是有形产品, 例如构建新的办公楼或新飞机的设计。 该产品也可以是服务或事件的开发, 例如, 部署新的计算机系统或实施新的培训计划。

无论产品类型如何, 产品范围都指示用于绘制最终结果的详细图片的规范和参数。 例如, 构建新的 office 大楼的产品范围可能包括方形素材、情景数、位置和结构设计元素。

根据关联产品范围的规范, 项目范围指定为成功完成项目而必须完成的工作。 项目范围定义并控制将在项目中包含的内容和控件。 如果有多个产品开发阶段, 项目范围可能指定此项目处理的阶段。 例如, 计算机系统部署项目可能会指定其范围包括新计算机系统的基础结构开发和安装, 而不是新系统用户的文档和培训。 或者, 它可能指定项目处理产品的所有方面, 从概念到最终阶段完成。

开发 scope 语句

若要定义项目范围并将其与其他关键利益干系人通信, 请开发并记录 scope 语句。 根据组织的计划方法, 可能会非常早地定义 scope 语句的某些元素, 有时甚至在将您分配为项目经理之前也是如此。 在开始对项目的任务进行标识和排序之前, 可以定义其他元素。 scope 语句应包括以下内容:

  • 项目理由     scope 语句应定义此项目的业务需求或其他促进因素。 这种理由为评估未来决策提供了一段持续的基础, 包括不可避免的利弊权衡。

  • 产品说明     范围应表示正在创建的产品或服务的详细信息。 项目论证和产品说明共同制定项目的目标。

  • 项目限制或限制     范围应包括项目的任何限制因素。 可限制项目选项的因素包括特定预算、合同规定、精确结束日期等。

    注意: 由于我们使用本手册中的术语约束来表示任务限制, 因此本章中的术语限制是指项目总限制。

  • 项目假设     范围应列出任何被视为 true、real 或特定元素的元素, 即使它们可能不是, 也可以继续开发项目计划并继续开发。 根据其性质, 假设通常承担一定程度的风险。 例如, 如果您不知道商业建设项目的构建是10000还是15000平方英尺, 则必须承担其中一项, 才能进行规划。 风险是另一个选择可能最终是正确的。 你可以在了解这些事实后调整计划, 但其他项目依赖项可能已经到位。

    注意:  虽然你的范围语句的某些方面可能会通过迭代计划过程保持不变, 但这不一定是项目限制和假设。 随着范围变得更紧密地定义, 限制和假设将出现很轻, 并且更好地暴露。 同样, 随着规划过程中的路上继续, 整个项目范围往往越来越多。

  • 项目可交付结果     范围应列出在整个项目期间创建的摘要级别 subproducts。 交付最终子项目可交付结果会标记整个项目的完成。 此列表可能会引入重点主要项目阶段和里程碑, 这在你开始将任务输入到项目计划中时非常有用。

  • 项目目标     该作用域应枚举要视为成功的项目所需满足的可测量目标。 "目标" 映射到可交付结果并由项目目标推动, 如项目论证和产品说明中所述。 为了有意义, 项目目标必须以某种方式 (如特定的美元金额、特定时间范围或特定质量级别) 为量化。

    注意:  scope 语句还可以解决其他项目规划问题, 如通信、质量保证和风险管理。 它可以定义要实现的报告要求和协作工具。 scope 语句还可以指定可接受的最低质量级别, 定义与详细限制和假设相关联的潜在风险以及 countering 风险的 stipulate 方法。

产品范围和项目范围均 intricately 链接。 项目范围依赖于产品范围的清晰定义。 项目范围通过项目计划中表示的工作完成完成。 同样, 产品范围可通过满足产品要求中的规范来完成。

随着手边的 scope 语句草稿, 您有一个可用于与其他项目利益干系人清晰地交流的文档。 此草稿可帮助你清理任何跨用途、错误的假设和错放的要求。 随着您继续完善 scope 语句, 项目远景将 honed 到所有利益干系人都应了解项目的共同理解的点。 而且, 由于所有利益干系人参与了构想的创建, 因此你可以确信每个人在开始执行项目计划时都能准确了解他们的工作方式。

返回页首

附加项目文档

你可以为你的所有重要项目文档创建Project 2007 中央存储库。 例如, 你可能希望将 scope 语句附加或链接到你的项目计划, 以及其他文档 (如需求分析、市场研究和产品规范)。

显示项目摘要任务

若要将规划文档附加到项目, 第一步是显示项目摘要任务。 项目摘要任务不仅最终提供整个项目的摘要日期和成本信息, 还可以用作附加或链接的计划文档的位置。 若要显示项目摘要任务, 请按照下列步骤操作:

  1. 单击 "工具", "选项", 然后单击 "视图" 选项卡

  2. 在 "大纲选项" 下, 选中 "显示项目摘要任务" 复选框。

  3. 单击“确定”。 摘要任务显示在甘特图的第0行 (请参阅图 1) 中, 将文件的名称作为项目摘要任务名称。 如果要更改名称, 请单击项目摘要任务的 "任务名称" 域。 编辑任务工作表上方的输入字段中的名称。

    使用项目摘要任务附加或链接计划文档

将文档复制到项目文件中

你可以在Project 2007 中包括在其他程序中创建的计划文档。 虽然这会显著增加文件大小, 但你将知道你的所有项目信息都存储在一个位置。 若要包含文档, 请按照下列步骤操作:

  1. 选中 "项目摘要" 任务后, 在 "标准" 工具栏上单击 "任务信息", 然后单击 "备注" 选项卡。 您也可以双击该任务以打开 "摘要任务信息" 对话框。 在 "备注" 选项卡上, 单击 "插入对象" 按钮。

  2. 在 "插入对象" 对话框中, 选择 "从文件创建" 选项, 然后单击 "浏览" 按钮。

  3. 在 "浏览" 对话框中, 选择要附加或嵌入到项目文件中的项目计划文档。 单击 "插入" 按钮。

  4. 返回到 "插入对象" 对话框中, 选中 "显示为图标" 复选框 (见图 2)。

    如果文档较小, 请考虑清除 "显示为图标" 复选框。 清除此复选框会将文件内容嵌入到 "项目备注" 框中, 以便您可以直接从此处读取文件。

    所选文档将嵌入在您的项目计划中
  5. 单击“确定”。 文档的图标将显示在 "摘要任务信息" 对话框的 "备注" 区域中 (见图 3)。

    双击图标可在其源应用程序中打开它
  6. 在 "摘要任务信息" 对话框中, 单击"确定"。 备注标记显示在甘特图中 (请参阅图 4)。

    甘特图对应行中的备注标记

现在, 无论何时需要审阅文档, 只需双击备注标记, 即可打开 "摘要任务信息" 对话框的 "备注" 选项卡。 然后双击文档图标。

注意:  除了将文档附加到项目摘要任务, 还可以将文档附加到摘要任务和单个任务。 如果你有规范或绘图可进一步定义特定子阶段或任务的范围, 这可能会很有用。 您还可以在里程碑任务上附加可交付结果或里程碑报表。

将文档超链接到项目文件

Hyperlinking 是包含计划文档和项目文件的另一种方法。 如果你希望将文件大小保留为 trimmer, 并且你知道项目计划和关联的计划文档将始终位于同一位置, Hyperlinking 是首选方法。 这也是快速打开相关文档的一种非常高效的方法。 若要插入超链接, 请按照下列步骤操作:

  1. 选中 "项目摘要" 任务后, 单击 "标准" 工具栏上的 "插入超链接"。

  2. 在 "要显示的文本" 框中, 键入要链接到的文档的描述性名称, 例如 " Project Scope 语句"。

  3. 查找并选择要链接到项目文件的项目计划文档 (请参阅图 5)。

    所选文档的路径和名称显示在地址框中
  4. 单击“确定”。 超链接指示器显示在甘特图的 "标记" 字段中 (见图 6)。

    超链接标记显示在甘特图的对应行中

现在, 无论何时需要审阅文档, 只需单击超链接指示器。 文档将在其自己的应用程序窗口中打开。

注意:  除了从项目摘要任务中 hyperlinking 到文档之外, 还可以创建来自摘要任务和单个任务的超链接。 如果你将Microsoft Office Project 专业版 2007 与 Microsoft Office project Server for 企业项目管理配合使用, 则将所有项目文档一起使用的首选方法是使用文档库。 通过使用 Windows SharePoint Services 设置Microsoft Office Project Web Access, 你可以设置和维护文档库。 这样, 所有团队成员和其他利益干系人都可以通过其 Web 浏览器查看文档。 他们还可以签入和签出文档, 提供重要的版本控制。

返回页首

扩展你的 Office 技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×