使用 Outlook 网页中的邮件文件夹

如果想要在 Web 上的 Outlook 管理您的邮件,可以创建新文件夹或重命名、 移动或删除现有的文件夹。您也可以设置规则,以便Web 上的 Outlook根据您指定的条件,自动将邮件移动到文件夹中。

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根据是否使用的是新版 Web 上的 Outlook,相关说明会略有不同。请选择所使用的 Web 上的 Outlook 版本,以查看适用的步骤。

如果你的邮箱外观如下所示...

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Outlook 网页版 Beta

请参阅新的 Outlook 网页版的说明

Outlook 网页版

请参阅经典 Outlook 网页的说明

注意: 如果组织在工具栏中包含其徽标,则显示内容可能与以上略有不同。

新版 Web 上的 Outlook 说明

默认情况下,您的帐户从这些文件夹开始:

  • 收件箱 传入邮件将到达您的收件箱,除非您已经创建了收件箱规则 将其重定向到另一个文件夹,或将其识别为垃圾邮件。

  • 垃圾邮件 具有垃圾邮件特征的邮件在到达收件箱之前如果没有被垃圾邮件筛选器阻止,将自动移动到此文件夹。了解更多关于如何 在 Outlook 网页版中过滤垃圾邮件

  • 草稿 如果您创建或答复邮件,但无法立即将其完成,它将自动保存到“草稿”文件夹。您可以稍后返回该邮件以继续对其进行编辑,然后发送。

  • 已发送邮件 默认情况下,您发送的每封邮件的副本将放在“已发送邮件”文件夹中。

  • 已删除邮件 当删除邮件时,邮件将被移到“已删除邮件”文件夹中。

可以对文件夹执行的大部分操作都显示在您右键单击文件夹时出现的上下文菜单中。

  • 新建子文件夹 用于在您右键单击的文件夹中新建子文件夹。

  • 删除文件夹 将文件夹及其所有内容移至“已删除邮件”文件夹。

  • 全部删除 将所选文件夹中的所有项目移至“已删除邮件”文件夹。

  • 全部标记为已读 将所选文件夹中的所有项目标记为已读。

  • 重命名 为文件夹提供一个不同的名称。默认文件夹(如“收件箱”文件夹)不能重命名。

创建新的文件夹以便以您喜欢的方式整理邮件。例如,可为特定项目、来自特定人员的所有邮件或发送给你所属的通讯组的所有邮件,创建一个文件夹。

新建文件夹

  1. 在文件夹窗格底部,选择“新建文件夹”。

  2. 在新文件夹框中,为此文件夹输入一个名称,然后按 Enter。

创建新的子文件夹

  1. 在文件夹窗格中,右键单击要添加子文件夹的文件夹。

  2. 选择 “创建新的子文件夹”。

  3. 在新文件夹框中,输入文件夹的名称,然后按 Enter 键。

注意: 您不能重命名默认文件夹,例如“收件箱”,“草稿”或“已删除邮件”。

  1. 在文件夹窗格中,右键单击要重命名的文件夹。

  2. 选择“重命名”。

  3. 输入文件夹的名称,然后按 Enter 键。

注意: 您不能删除默认文件夹,如“收件箱”和“已发送邮件”。

  1. 在文件夹窗格中,右键单击要删除的文件夹或子文件夹。

  2. 选择 删除文件夹

  3. 选择 “确定” 确认。

在 Web 上的 Outlook,“收藏夹”文件夹自动包含以下文件夹:“收件箱”、“已发送邮件”和“已删除邮件”。您可以将文件夹添加到“收藏夹”,以便更轻松地跟踪对您最重要的文件夹。 将文件夹添加到“收藏夹”不会移动文件夹,而是创建指向该文件夹的链接。 添加到“收藏夹”的文件夹仍保留在您的个人文件夹中。

  • 要将文件夹添加到“收藏夹”,右键单击在您的个人文件夹下的文件夹,然后选择添加到收藏夹

  • 若要重新组织收藏夹中的文件夹,选择一个文件夹,并将其拖动到文件夹层次结构中的新位置。或右键单击某个文件夹,然后选择在列表中上移在列表中下移

  • 若要删除文件夹,右键单击需要从“收藏夹”中删除的文件夹,然后选择 从“收藏夹”中删除。此操作仅删除指向该文件夹的链接,该文件夹仍保留在您的个人文件夹中。

根据您的组织的策略,您或许能够将公用文件夹添加到收藏夹。有关如何在 Web 上的 Outlook 创建公用文件夹和将其添加到收藏夹的信息,请参阅 创建和共享公用文件夹

注意: 策略是由您组织的管理员控制的。策略可能并不适用于您的帐户。

存档和保留策略可以自动删除在您邮箱中已保留一定时间的邮件。要详细了解此策略以及如何分配它们,请参阅 在 Outlook 网页版中指定保留标签和存档的策略

当您删除一封邮件或文件夹时,邮件首先将移动到“已删除项目”文件夹中。您可以手动从文件夹中删除邮件或者设置 Web 上的 Outlook,以便在您注销之后手动清空“已删除邮件”文件夹。

注意: 已删除文件夹中的内容仅当您扩展已删除的项目 文件夹

显示展开的删除项目的文件夹的屏幕截图。 时可见。

在注销时清空您的“已删除邮件”文件夹

  1. 在屏幕的顶部,选择 设置 Settings > 查看所有 Outlook 设置

  2. 选择邮件>邮件处理

  3. 邮件选项下,选择清空我的已删除项目的文件夹旁边的复选框。

  4. 单击“保存”。

若要了解如何还原已删除的邮件,请参阅在 Outlook 网页中恢复已删除的电子邮件

当您收到邮件时使用 Web 上的 Outlook命令栏上的命令或设置规则以便Web 上的 Outlook自动将邮件移动到文件夹中。

使用命令来自动处理邮件

整理移到之类的命令使您可以自动删除或移动来自特定发件人的邮件。当您在收件箱中选定一封邮件时,在 Web 上的 Outlook命令栏上的命令会出现。

  • 整理让您可以快速删除在收件箱中不再需要的电子邮件。选择一封邮件时,您可以自动删除来自该发件人的所有传入电子邮件、 仅保留最新的电子邮件并删除其余部分,或删除超过10天的电子邮件。

  • 移至允许您将特定邮件移动到另一个文件夹。

设置规则以自动处理邮件

使用规则以便当您收到邮件时,自动将其移动到文件夹中。

  1. 在收件箱中,选择要为其分配规则的邮件,然后选择命令栏上的 更多操作

  2. 选择创建规则创建规则对话框打开。

  3. 选择要从该发件人将邮件移入的文件夹。

  4. 若要选择其他条件和操作,选择更多选项

    默认情况下,停止处理其他规则复选框已选中。 选择此选项后,即使后续规则适用于该消息,也将忽略后续规则。

  5. 选择“确定”保存规则。

经典 Web 上的 Outlook 的说明

默认情况下,您的帐户从这些文件夹开始:

在“收藏夹”下的默认邮件文件夹
  • 收件箱 传入邮件将到达您的收件箱,除非您已经创建了收件箱规则将其重定向到另一个文件夹,或其被识别为垃圾邮件。

  • 待筛选邮件帮助您根据过去处理传入邮件的方式筛选邮件。 打开时,电子邮件服务器会跟踪你阅读或未阅读的邮件。 你未阅读的邮件将移至待筛选邮件文件夹。

  • 已发送邮件 默认情况下,您发送的每封邮件的副本将放在“已发送邮件”文件夹中。

  • 已删除邮件 当删除邮件时,邮件将被移到“已删除邮件”文件夹中。

在Web 上的 Outlook,如果您选择文件夹下的更多,您会发现这些默认文件夹组织在收藏夹下。相同的默认文件夹也在您的个人文件夹下方列出,并且成为较长文件夹列表的一部分,其中许多文件夹可能是您的管理员创建的。 您的管理员可能添加的文件夹包括:

  • 草稿 如果您创建或答复邮件,但无法立即将其完成,它将自动保存到“草稿”文件夹。您可以稍后返回该邮件以继续对其进行编辑,然后发送。

  • 垃圾邮件 具有垃圾邮件特征但在到达收件箱之前没有被垃圾邮件筛选器阻止的邮件将自动移动到此文件夹。了解垃圾邮件和网络钓鱼包含有关垃圾邮件文件夹的更多信息。

  • 便笺 这是一个只读文件夹。您必须使用 Outlook 在此文件夹中创建或编辑项目。

  • 对话历史记录默认情况下,在Skype for Business中每个对话的副本将放在您的对话历史记录文件夹中。

您可以在选择文件夹并单击鼠标右键时出现的快捷方式(上下文)菜单中找到大多数可以对文件夹执行的操作。 出现哪种快捷方式取决于您是在“收藏夹”下还是在个人文件夹下选择了一个文件夹。

收藏文件夹

“收藏夹”文件夹显示首要邮件文件夹。 快捷菜单显示在使用这些文件夹时,最常用或最常需要的选项。

右键单击“邮件收件箱”时显示的上下文或快捷方式菜单

  • 在列表中上移在列表中下移 使用其中一个选项,以在文件夹层次结构中重新设定文件夹的位置。

  • 从“收藏夹”中删除 从“收藏夹”中删除文件夹。从“收藏夹”中删除文件夹不会将其从您的个人文件夹删除。

  • 清空文件夹 删除文件夹中的所有内容,包括所有子文件夹。

  • 全部标记为已读 将文件夹中的每个项目标记为已读。

  • 指定策略 对文件夹中的邮件指定存档或保留策略。如果您的管理员未启用此选项,此选项可能无法使用。

  • 权限 让其他用户访问您的邮箱中的文件夹。

个人文件夹

您的个人文件夹是您可以使用的所有邮件文件夹的集合。连接到个人文件夹的快捷方式(上下文)菜单提供的选项多于带有“收藏夹”文件夹的快捷菜单。但是,并非所有选项都适用于所有文件夹,并且由于管理权限,某些选项可能不可用。

右键单击个人文件夹时显示的上下文或快捷方式菜单

个人文件夹的快捷菜单比“收藏夹”文件夹的快捷菜单多四个选项:

  • 新建文件夹 用于在您右键单击的文件夹中创建新的子文件夹。

  • 重命名为文件夹提供一个不同的名称。默认的文件夹,如收件箱文件夹是不能被重命名的。

  • 添加到收藏夹 将当前文件夹添加到收藏夹。

  • 移动打开一个窗口,以便您可以将所选的文件夹移动到文件夹层次结构中的新位置。您也可以选择并将文件夹拖动到新位置。

    注意: 下次您登录时,将按字母顺序排列您创建的文件夹。

创建一个新的文件夹以便以您喜欢的方式整理邮件。例如,可为特定项目、来自特定人员的所有邮件或发送给你所属的通讯组的所有邮件,创建一个文件夹。

创建新文件夹

  1. 文件夹下面,选择更多

    光标悬停在 Outlook 网页版导航窗格中的“更多”按钮上的屏幕截图。

  2. 执行下列操作之一:

    • 收藏夹或您的个人文件夹的名称旁边单击新建文件夹按钮。 “新建文件夹”按钮

    • 右键单击您的个人文件夹,然后选择新建文件夹

  3. 在新文件夹框中,为此文件夹输入一个名称,然后按 Enter。

提示: 

  • 任何新创建的文件夹将自动显示在默认文件夹的下方。

  • 收藏夹文件夹中创建的任何新文件夹将自动添加到你的个人文件夹,但它只能从个人文件夹中删除。

  • 但是,在你的个人文件夹中任何新创建的文件夹,仅会在右键单击并选择添加到收藏夹后才显示在收藏夹文件夹中。

创建新的子文件夹

  1. 下面的文件夹,选择更多

    光标悬停在 Outlook 网页版导航窗格中的“更多”按钮上的屏幕截图。

  2. 在个人文件夹中,右键单击要添加子文件夹的文件夹,然后选择“新建子文件夹”。

  3. 在新文件夹框中,为子文件夹输入一个名称,然后按 Enter。

注意: 您不能重命名默认文件夹,例如“收件箱”,“草稿”或“已删除邮件”。

  1. 下面的文件夹,选择更多

    光标悬停在 Outlook 网页版导航窗格中的“更多”按钮上的屏幕截图。

  2. 在您的个人文件夹中,右键单击您要重命名的文件夹,然后选择重命名

  3. 输入文件夹的名称,然后按 Enter 键。

您可以将文件夹拖动到文件夹层次结构中的新位置,或使用快捷菜单中的移动选项。

注意: 下次您登录时,将按字母顺序排列您创建的文件夹。

  1. 下面的文件夹,选择更多

    光标悬停在 Outlook 网页版导航窗格中的“更多”按钮上的屏幕截图。

  2. 在您的个人文件夹中,右键单击您要移动的文件夹,然后选择移动

  3. 在打开的移动文件夹窗口中,选择要把文件夹移动到的新文件夹,然后选择移动

您也可以通过右键单击所需的父文件夹并选择新建文件夹,创建一个要把文件夹移至的新文件夹。使用收件箱规则,以便根据您所选择的条件,自动将收到的邮件移动到特定的文件夹中。

注意: 您不能删除默认文件夹,如“收件箱”和“已发送邮件”。

  1. 下面的文件夹,选择更多

    光标悬停在 Outlook 网页版导航窗格中的“更多”按钮上的屏幕截图。

  2. 右键单击想要删除的文件夹或子文件夹,然后选择“删除”。

  3. 选择“确定”进行确认。

在Web 上的 Outlook,收藏夹文件夹自动包括这些文件夹: 收件箱、 待筛选邮件、 已发送邮件、 已删除邮件。您可以将文件夹添加到收藏夹,以使其更容易以跟踪对您最重要的文件夹。 将文件夹添加到收藏夹不会移动该文件夹,而是创建一个链接。添加到收藏夹文件夹仍保留在您的个人文件夹中。

  • 要将文件夹添加到“收藏夹”,右键单击在您的个人文件夹下的文件夹,然后选择添加到收藏夹

  • 若要重新组织文件夹,选择一个文件夹,并将其拖动到文件夹层次结构中的新位置。或右键单击某个文件夹,然后选择列表中向上移动,或在列表中下移

  • 若要删除某个文件夹,右键单击要从“收藏夹”中删除的文件夹,然后选择从收藏夹中删除。此操作仅删除指向该文件夹的链接。文件夹仍保留在你的个人文件夹中。

根据您的组织的策略,您或许能够将公用文件夹添加到收藏夹。有关如何在 Web 上的 Outlook 创建公用文件夹和将其添加到收藏夹的信息,请参阅 创建和共享公用文件夹

注意: 策略由组织的管理员控制。策略可能无法用于您的帐户。

存档和保留策略可以自动的删除在您邮箱中已保留一定时间的邮件。要详细了解此策略以及如何分配它们,请参阅 在网页上的 Outlook 中的分配保留标签和存档的策略

当您删除邮件时,邮件首先被移动到“已删除项目”的文件夹中。您可以手动从此文件夹中删除邮件,也可以设置 Web 上的 Outlook 以便当您注销时自动清空“已删除项目”的文件夹。您的管理员可能已设置了策略,以便您的“已删除项目”的文件夹中的项目在保留一定数天数后被清空。

在注销时清空您的“已删除邮件”的文件夹

  1. 在屏幕的顶部,单击设置 “设置”图标

  2. 您的应用设置下,选择邮件

  3. 选择自动处理>邮件选项>在我注销时,清空已删除项目的文件夹

  4. 单击“保存 “创建组”按钮

若要了解如何还原已删除的邮件,请参阅在 Outlook 网页版中恢复已删除的电子邮件

使用Web 上的 Outlook菜单栏上的命令或设置规则以便Web 上的 Outlook当您收到邮件时,自动将其移动到文件夹中。

使用命令来自动处理邮件

整理移到之类的命令使您能自动删除或移动来自特定发件人的邮件。当您在收件箱中选择一封邮件时, 命令会出现在Web 上的 Outlook的菜单栏上。

菜单栏的屏幕截图。

  • 整理可以快速删除收件箱中不需要的电子邮件。选择一封邮件时,你可以自动删除来自该发件人的所有传入电子邮件、仅保留最新电子邮件,或删除超过 10 天的电子邮件。

  • 移至将邮件移动到特定邮件或自动将来自该发件人的所有邮件移动到另一个文件夹。

设置规则以自动处理邮件

使用规则以便当您收到邮件时, 自动的将其移动到文件夹中。

  1. 在收件箱中,选择要向其分配规则的邮件,然后单击 “其他命令”图标。 (位于Web 上的 Outlook菜单栏)。

    在 Outlook 菜单栏上的更多命令按钮的屏幕截图。

  2. 单击创建规则新建收件箱规则对话框 (表单)将会打开。

    • 名称显示发件人的名称。

    • 当收到邮件并且满足所有这些条件时默认情况下,系统为收到的邮件设置三个条件。请选择箭头以选择其他条件。如果您想使用更多条件,请选择添加条件

    • 执行以下所有操作默认情况下,系统设置三个预定义操作之一。请选择箭头以选择其他操作。如果您想添加其他操作,请选择添加操作

    • 除非其符合以下任意条件默认情况下,系统未设置例外情况。请选择箭头以便为上述条件设置例外情况。如果需要多个,请选择添加例外情况

    • 停止处理更多规则 默认情况下,该复选框处于选中状态。当选中此选项时,随后的规则将被忽略,即使它们应用于邮件。

  3. 单击 确定 保存规则。根据帐户的结构,您可能会收到有关修改规则的警告。如有必要,请咨询您的管理员。

注意: 如果您需要将邮件移出邮箱,但又想保存邮件,您可以使用 Outlook 将邮件保存到 .pst 文件。仅当您使用 Outlook 并且可以访问 .pst 文件,这些邮件才可用。有关更多信息,请参阅 Outlook 数据文件简介(.pst 和 .ost)创建 Outlook 数据文件 (.pst) 以保存您的信息

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