使用 Office 365 组而不是网站邮箱

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网站邮箱已由许多组织用作其选择的协作工具。 它附带了一个通用邮箱,可帮助你协调和将团队或项目相关的电子邮件存储在一个位置,使用 SharePoint 网站存储你的所有常用文件。 但是,由于人们的工作方式在几年中的协作方式发生了变化,客户提出了一个可促进更活跃的协作形式的解决方案。 因此,我们的网站邮箱已被否决,并鼓励你移动到提供更丰富协作体验的 Office 365 组。

有关该决策的详细信息,请参阅网站邮箱的弃用

通过 Office 365 中的组,你可以选择希望与之协作的一组人员,并轻松为要共享的人员设置资源集合。 不必担心为所有这些资源手动分配权限,因为向组中添加成员会自动为其分配使用所在组提供的工具所需的权限。

Office 365 组超越了网站邮箱提供的功能,包括:

  • 来宾访问-使用网站邮箱,您无法向组织外部访问人员提供访问权限。 使用组,您可以向来宾提供对电子邮件对话、文件甚至共享的 OneNote 笔记本的访问权限。

  • 共享收件箱-邮箱中传统的对话发生在何处。 此共享收件箱是完全可搜索的,因此它将创建组邮件的活动存档。 Newcomers 到组可以搜索或向后滚动浏览历史记录,以便快速了解以前与组通信的内容。

  • 共享文件库-您的组具有 SharePoint 文件库,用户可在其中存储、共享和协作处理文档、工作簿、演示文稿、图像或需要处理的任何其他类型的文件。

  • 共享日历-你的组将获取共享日历,以便发布与组相关的事件。 已订阅该组的每个成员都将自动被邀请到已发布到日历中的事件,以便这些事件也可以显示在他们的 Office 365 日历上(如有需要)。

  • 共享的 OneNote 笔记本-组将自动拥有共享的 OneNote 笔记本,组成员可以在其中收集信息并协作处理信息。 许多组使用笔记本创建带有常见问题和其他资源的活动 wiki。

  • 内容是可发现的-Outlook 中的组在默认情况下是公共的,这意味着您的组织中的其他人员可以轻松地发现和加入或查看组中的材料。 如果组的内容更敏感,则可以将组切换到专用,这将隐藏非成员的内容,并且需要组所有者批准任何加入请求。

  • 自助式创建-管理员无需按用户创建组的请求停顿。 用户可以根据需要创建自己的组。 如果你想要控制你的组织中的哪些用户可以创建组,请参阅控制哪些人可以创建 Office 365 组

目录管理

将目录保留在 "控制" 下是每个管理员关注的问题。 下面是一些 Office 365 组提供的工具,可帮助您更轻松地进行以下操作:

  • 命名策略-命名策略允许你定义组的名称和不能接受的名称。 阻止用户向组授予亵渎或禁止的名称。 此外,您可以对组名称强制使用公司标准前缀或后缀。

  • 动态成员身份-动态成员资格允许你根据规则设置组成员身份,这将基于你的 active directory 中的元数据(如部门或角色)添加(或删除)组成员。

  • 隐藏组成员身份-如果你有理由将你的组的成员身份列表用作机密,例如,如果成员是学生,则可以隐藏外部参与方的成员列表。

  • 创建权限-你的组织中可能有一些你不希望能够创建新组的人员。 可通过多种方法来管理目录中的创建权限。

  • 审核日志-你可以更有把握地允许你的用户创建组和管理组成员身份,因为 Office 365 组审核日志允许你跟踪哪些人创建或删除了特定组或对该组的成员身份进行了更改。

交付管理

传递管理提供了一些方法来处理如何通过组发送或接收消息。 此外,还提供了用于监视这些消息流的工具。

  • "发送为" 或 "代表发送"-这些设置允许指定的用户发送电子邮件,就像他们来自于或代表组发送电子邮件一样。

  • 发件人限制-这些设置允许你控制允许哪些人向组发送邮件。 可以将组配置为允许来自外部方的电子邮件,但你可能希望将其限制为仅限特定的外部参与方。

  • 外部用户支持-通过邀请来宾加入你的组,你可以选择将其包含在组中的电子邮件对话中。

  • 传输规则-与 Exchange 一样,传输规则适用于组。 规则可以查找满足特定条件的邮件,然后可以对这些邮件执行操作。

  • 邮件提醒-邮件提醒是在用户撰写邮件时向用户显示的信息消息。 如果用户的邮件可能会转到外部团体或超过邮件配额,他们可以通过警告用户来帮助减少 Ndr。

  • 多个代理地址-组可以像用户邮箱一样拥有别名。 其他代理地址可以方便地接受发送到其他别名的邮件,或者使其更容易到达对拼写有很长或很难的组。

  • 最大发送/接收大小-这些配额可帮助减少接收(或发送)非常大邮件的组的问题,以便更好地管理存储和带宽要求。

内容策略

Office 365 还为你提供了一些工具,可用于管理你的组中共享的内容类型。

使用指南-你将能够定义 Office 365 组的使用指南,以便向用户提供最佳做法,帮助用户保持组的有效性并在内部内容策略上对其进行培训。

数据分类-你将能够为 Office 365 组创建可自定义的数据分类系统,这些组允许按策略类型(如 "未分类"、"公司机密" 或 "绝密")分离组。 通过这种方式,你的组可以展示你的组织中的其他内容的策略。 可扩展策略允许你的组织配置在创建或更改组时调用的终结点,然后你可以实施你自己的用于组创建或更改的策略。

为什么要进行此更改?

网站邮箱鼓励被动形式的协作。 随着当今团队的协作日益重要,我们的客户越来越多地要求提供提供更积极的协作体验的解决方案。 因此,我们决定停用网站邮箱并提升组的使用。

组入门非常简单,您可以在几分钟内开始和运行。

按照以下步骤创建 Office 365 组随附的 SharePoint Online 团队网站:

  1. 转到 SharePoint Online。 你可以通过在https://www.office.com登录到 Office 365 门户,然后单击浏览器右上角的应用启动器来获取此权限。

  2. 单击 SharePoint 主页上的 "打开+ 创建网站",然后选择 "工作组网站"

  3. 在弹出的窗格中输入新的团队网站名称和说明。 填写您的组织所需的任何其他字段,然后单击 "下一步"。

  4. 在以下窗格中将所有者和成员添加到网站,然后单击 "完成"。 你可以选择添加属于你的经典体验团队网站的相同成员。

新创建的 SharePoint Online 团队网站现已准备就绪,可供使用。 有关详细信息,请参阅在 SharePoint Online 中创建团队网站

若要访问你的组,请单击应用启动器,然后转到 "邮件"。 您将在 "文件夹" 下找到 "" 选项卡,将创建一个组,其名称与 SharePoint 上的网站名称相同。 此组以对话空间的形式托管共享邮箱,"文件" 选项卡可快速查看来自 SharePoint 网站的 "文档" 页面、"组日历" 和 "笔记本" (也可从 SharePoint 网站查看)。

您现在已准备好使用该组。

我的现有网站邮箱是什么?

我们知道,在您的网站邮箱中,可能会有一些关键数据需要对运营的连续性。 现有网站邮箱将继续像以前一样运行。

如果我使用的是 Project Online,该怎么办?

如果您是Project Online客户,您将无法连接到 SharePoint Online 团队网站。 但是,你可以继续使用 "经典体验 project" 团队网站,该网站将继续工作,而不是创建新网站邮箱的功能。 如果需要邮寄解决方案和网站,我们建议你创建一个新的 Office 365 组,并将其用于电子邮件。 有关详细信息,请参阅在 Outlook 中创建组

我们正在处理长期解决方案的过程中,一旦有解决方案,我们将向您发出通知。

下一步做什么?

我们已开始推出租户管理工具将现有 SharePoint 团队网站连接到新的 Office 365 组。 有关详细信息,请参阅此文章

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