使用 Excel Access 的十大理由

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使用 Office 产品系列时, 应使用 Excel 还是应使用 Access 管理表格数据?一篇配套文章,使用 Access 或 Excel 管理您的数据, 讨论每种产品的优点以及它们为表格带来的好处。但是为什么要在一个或另一个之间进行选择呢?如果你将数据存储在 Access 中, 并从 Excel 中连接到它, 则可以获得这两者的好处。以下是使用 Excel 和 Access 协同的十大理由。

即使 Excel 不是数据库, 它也广泛用于存储数据, 它通常用于解决简单的数据库问题。但是, Excel 是一个平面文件数据库, 而不是关系型数据库。当简单的表需要演化为多个相关数据表时, 信息工作者的第一个选择是快速创建数据库应用程序。Access 始终是一种出色的 "数据登录板", 用于在整个企业内收集和整合全异的数据, 其中大部分位于 Excel 工作簿中。数据进入 Access 后, 您可以添加更多表并加入它们、创建查询 (或数据的视图)、组织数据和定义数据类型以帮助确保数据完整性、在许多用户之间共享和更新数据以及创建强大的报表和表单。

与 Excel 简单的电子表格布局不同, Access 的组织方式与几个相互关联的对象具有不同, 这可能首先看起来令人望而生畏。但是, 你不必是专家即可使用 Access。Access 是为所有类型的用户设计的, 你可以根据需要将其仅放到最远的位置。

Peel 返回一次访问层的方式。

访问层

1. 以三种方式使用 Access: 作为非经常性用户、高级用户或开发人员。

2. 表、查询、窗体和报表相互依赖, 并构成数据库应用程序的核心。

3. 临时用户具有向导、属性生成器、Office 熟知用户界面和 Excel 等功能, 以快速完成作业。

4. Power users 有宏、属性窗格、表达式和数据库设计工具来深入了解并执行更多操作。

5. 开发人员可以使用模块和开发 VBA 代码来创建自定义数据库解决方案和部署运行时应用程序。

将 excel 数据复制到 access

开始操作的一种好方法是将数据从 Excel 复制到 Access 中。您可以创建一个 Access 表并在 "数据表" 视图中显示它, 这一点与 Excel 工作表十分相似。您可以在数据表视图中执行常见的表创建任务, 如定义数据类型、字段名称或新字段。例如, 如果在空白字段中输入日期, Access 将为该字段设置 "日期/时间" 数据类型。如果输入名称之类的文本, Access 会将 "文本" 数据类型应用于该字段。如果要移动字段, 只需单击并拖动它即可。

当您从 Excel 中复制数据并将其粘贴到 Access 中时, 甚至不需要先创建表, 或在数据表视图中打开表。Access 会自动询问您的数据是否有标题, 是否使用正确的数据类型进行适当的猜测, 以及如何创建 Access 表。它不能更简单。

有关详细信息, 请参阅打开空白数据表

将 excel 数据链接到 access

派生 excel 和 access 的好处的一种最简单的方法是将 excel 工作表链接到 Access 表。当您计划在 Excel 中保存数据时, 请使用访问链接, 但也可以定期利用许多 Access 功能, 如报告和查询。您可以从 Access 而不是从 Excel 中链接数据。

Access 支持两种基本不同的数据库表创建方式。用户可以创建新的本地表以将数据存储在 access 数据库中, 也可以创建指向 access 数据库外的现有数据的链接。链接表中的数据的显示和行为方式与本机表类似。"链接表管理器" 向导可帮助您跟踪、查找和更新 Excel 工作表或其他数据源 (如果它移动和链接断开)。

当链接到 excel 工作表或命名区域时, Access 将创建一个链接到 excel 数据的新表。如果要添加、编辑或删除数据, 请在 Excel 中进行更改, 并刷新 (或重新查询) Access 表中的数据。但是, 您不能在 Access 中编辑表的内容。将数据链接到 Excel 后, 您可以在 Access 中创建报表、查询和只读窗体。

有关详细信息,请参阅导入或链接 Excel 工作簿中的数据

将 Excel 中的数据导入到 Access

如果您决定要剪切数据线, 则可以通过将数据导入 Access 来将数据移动到 Excel。请注意, word导入在 Excel 和 Access 之间具有两个不同的含义。在 Excel 中, 当您导入 (或连接) 时, 将永久连接到可刷新的数据。在 Access 中, 导入时, 您可以将数据一次性访问, 但不会永久显示数据连接。导入数据时, Access 会将数据存储在新表或现有表中, 而不会更改 Excel 中的数据。在 Access 中, 您可以在一个操作中导入 Excel 工作簿中的任何或所有工作表。

"导入" 向导将引导您完成导入步骤, 并帮助您做出有关是否更改数据类型和添加标题的重要决定。如果您在导入数据时遇到错误, Access 将提醒您并将错误保存到表中, 以便您可以快速找到并更正它们。例如, 你认为全为数字的列中可能会显示一个字母数字邮政编码, 或者为某个主键字段检测到一个重复的 ID。您可以在 Excel 工作簿中进行更改, 然后重新导入数据, 或者在新的 Access 表中进行更改。完成操作后, 您可以保存所用的步骤, 甚至创建 Outlook 任务以提醒您何时定期执行导入操作。

导入数据后, 它现在可供访问, 并且你可以使用数据表和窗体来添加、编辑和删除数据。导入数据后, 您可以决定是否要从 Excel 中删除数据。通常最好只使用一个位置来更新数据。

注意: 将数据从 Excel 导入 Access 不会导入公式, 而只导入公式的结果。

有关详细信息,请参阅:

连接以访问 excel 数据

你也可以将 Access 数据重新连接到 Excel。若要执行此操作, 请在 Excel 中创建一个连接, 通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中, 指向 Access 数据库并从表或查询中检索所有数据。连接到数据之后, 您还可以在使用新信息更新数据库时, 从原始 Access 数据库自动刷新 (或更新) Excel 工作簿。

有关详细信息,请参阅:

采用表格式布局的员工报表

数据进入 Access 后, 您可以利用报表创建和自定义工具的 marvelous 数组。只需单击几下即可创建报表?使用 "报表向导"。希望实时设计和修改报表布局、移动数据块并调整其大小、添加和删除字段, 并在生成时立即看到所做的更改?使用 "布局" 视图。想要与报表进行交互以对实时数据进行搜索、筛选和排序?使用 "报表" 视图。想要添加命令按钮、页码、图片、超链接和具有专业外观的样式?在功能区的 "设计" 选项卡上的控件布局组中使用 "许多控件向导" 和 "库"。通过使用 Access, 你可以轻松地创建简单的报表、组和摘要报表、邮件标签、图形报表和子报表。

创建报表后, 使用 Access 以电子方式分发报表。例如, 您可以通过使用电子邮件发送报表, 或将报表保存为不同的格式 (例如 Access 快照或 PDF 文件), 以将其添加到网页或 SharePoint 网站。

有关详细信息,请参阅:

示例表单

数据进入 Access 后, 您可以利用许多表单创建和自定义工具。想要创建只需单击几下即可的窗体?使用 "窗体向导"。希望实时设计和修改窗体布局、移动数据块并调整其大小、添加和删除字段, 并在生成时立即看到所做的更改?使用 "布局" 视图。想要添加命令按钮、列表框、组合框、选项组、图片、输入掩码、图表、超链接和具有专业外观的样式?在功能区的 "设计" 选项卡上的控件布局组中使用 "许多控件向导" 和 "库"。通过使用 Access, 你可以轻松创建简单的窗体、选项卡式窗体、连续窗体、弹出式窗体、模式对话框和子窗体。

在 Access 中, 你可以轻松创建拆分窗体, 这将显示同步的数据表和窗体视图, 以便你可以获得最佳效果。一旦创建了精美的窗体, 就可以通过使用窗体底部的标准 "导航" 按钮和 "搜索" 框, 轻松滚动、筛选甚至搜索表单后面的数据。

分割窗体

有关详细信息,请参阅:

自动筛选

无论使用哪种产品, 您都可以筛选数据以处理数据子集, 并对数据进行排序, 使其按照所需方式进行排序。在 Access 中, Excel 用户可以在数据表视图中对数据进行筛选和排序, 而无需重新了解全新的用户界面。图标、命令菜单、命令、条件和对话框非常相似, 无论您使用的是文本、数字、日期还是空白。您甚至可以保存筛选器并对数据表视图进行排序。

您可以在 Access 中创建查询, 甚至不知道 SQL 所代表的内容。四个查询向导可帮助您创建简单的查询、查找重复项、查找不匹配的记录以及创建交叉表查询。你甚至无需创建查询;只需按所需方式对数据进行筛选和排序, 并将其与数据表保存在一起。

国家/地区条件

有关详细信息,请参阅:

标签向导的第一页

现在, 你的家庭已增长, 你的节日贺卡列表突然变大, 你需要跟踪更多生日和周年纪念日。不是问题。您可以将 Access 表或查询用作邮件合并数据源, 并使用 Word 邮件合并向导 (用于信函、卡片、电子邮件和信封) 创建邮件合并操作。如果只需创建邮件标签, 请在 Access 中使用 "标签向导" 从您创建的报表中创建和打印标签。您甚至可以自动添加对应于每个客户地址的条码。

有关详细信息,请参阅:

Access 和 Excel 都提供了用于连接到 SharePoint 列表中的数据的命令。Excel 提供与链接的 SharePoint 列表的只读 (单向) 连接;Access 允许您在链接的 SharePoint 列表中读取和写入 (双向) 数据。Access 和 SharePoint 列表的协作效果很佳。Access 和 SharePoint 数据类型 (例如, rtf)、附件、自动编号、查找和多值字段 (如 rtf)、附件、自动编号、查找和多值字段-执行平滑集成和少量数据不一致 (如果有)。

将 sharepoint 列表数据链接到 Access 数据库之后, 您甚至可以在本地 Access 数据库中使 sharepoint 列表数据脱机, 并在本地处理数据, 然后重新连接到 SharePoint 网站以上载任何更改。其他用户所做的任何冲突数据更改都将通过冲突解决向导来处理。在 Access 中创建的窗体和报表基于相同的数据, 但链接到 SharePoint 列表。

Excel 提供了以下与 SharePoint Server 的集成点。

Excel 以数据为核心的集成点

1. 将 Excel 工作表数据一次导入 SharePoint 列表,或者将 Excel 工作表数据导出到 SharePoint 列表,创建一个永久的单向数据连接。

2. 使用该永久的单向数据连接从 SharePoint 列表刷新 Excel 工作表中的数据。

3. 在Excel Services中发布 excel 工作簿, 并使用 web 部件页上的 Excel web Access web 部件显示数据并与之交互。

4. 将数据从 OLAP 服务器、SQL Server 和 Access 数据库以及平面文件导入 (连接) 到 Excel 工作簿。

Access 提供了以下与 SharePoint Server 的集成点。

1. 在 Access 视图和 SharePoint 列表之间一次性导入或导出数据。

2. 通过创建永久的双向连接, 在 Access 表和 SharePoint 列表之间链接数据。(在 Access 表中可以看到已更新的列表数据, 可以在列表中看到更新的 Access 表格数据。)

3. 使列表数据脱机,在 Access 中更新,使数据再次联机,同步更新并解决冲突。

4. 在 Access 数据表视图、窗体视图和报表视图中显示和编辑列表数据。

有关详细信息,请参阅:

你可以创建非常复杂的桌面数据库应用程序, 而无需编写一条 VBA 代码。每个 Access 对象都有一组广泛的属性和事件, 可在属性表中轻松地对解决方案进行自定义。每个对象都具有详细的设计器, 可显示所有可用的功能。Office Online 上提供了更多的数据库模板。字段和表模板可帮助您快速创建和自定义新的表。你可以使用内置的数据库设计工具从头开始设计新数据库。

Access 宏使用不需要编写任何 VBA 代码的声明性环境, 因此您无需是开发人员。每个宏操作执行一项任务, 例如打开窗体、运行查询、查找记录或显示消息。您可以在报表、窗体或控件的任何事件中嵌入宏。大多数宏都有参数, 你可以向其添加条件逻辑以使其执行所需的操作。你甚至可以再次定义变量和执行错误检查, 无需编写 VBA 代码。

设计原型并由 it 部门运行它。当你的团队在需要时为你的团队创建解决方案, 并在具有 bare 的人员的 shoestring 上执行此操作。跟踪公司参与方的已售入场券, 跟踪制造材料的保质期或部件的打印验收标记。在团队项目中跟踪任务、问题和可交付结果。创建销售渠道数据库以监控一小组的销售专业人员中的潜在销售。

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