使用 XML 扩展包创建智能文档

智能文档是一些文件 (如 Excel 工作簿), 可在处理它们时为您提供帮助。 某些类型的 Excel 文件 (如表单和模板) 也可以充当智能文档。

了解有关智能文档的详细信息

智能文档提供了两种常见业务问题的解决方案: 控制业务流程工作流和重复使用和共享信息。 将 XML 扩展包添加到 Excel 工作簿以创建这些智能文档解决方案。 可以下载这些解决方案, 也可以使用智能文档软件开发工具包开发这些解决方案。

注意: 智能文档无法在 Excel for web 中打开。

智能文档对于属于工作流的工作簿而言效果尤其好。 工作流是指通过特定的一系列操作或与业务流程相关的任务自动移动文档或项目。 工作流可用于统一管理常见的业务流程, 如文档审批或审阅。 例如, 你的公司可能具有用于填写年度员工支出表单的流程, 并且你可能已使用 Excel 模板来实现此目的。 如果该模板转换为智能文档, 则可以将其连接到自动完成某些必需信息的数据库, 例如员工姓名、员工编号和经理姓名。 完成零用金报销单后, 智能文档可以显示一个按钮, 使你可以将其发送到工作流中的下一步骤。 由于智能文档 "知道" 您的经理是谁, 它可以自动将自身传送给该人。 无论谁拥有该文档, 智能文档都知道其在 "费用审阅" 工作流中的位置以及下一步需要执行哪些步骤。

你可以使用智能文档帮助你共享和重复使用现有内容。 例如, 律师在编写合同时可以使用现有的样板, 新闻记者可以插入 bylines 和其他常用的文本。 智能文档还可让您更轻松地共享信息, 甚至可以与其他 Microsoft Office 程序交互。 例如, 您可以使用智能文档通过 Outlook 发送电子邮件, 而无需离开文档或启动 Outlook。

添加智能文档解决方案时, 只要打开新的智能文档, 它就会显示在可用解决方案列表中。 若要使用解决方案, 必须首先将 XML 扩展包附加到文档, 这会将 Excel 工作簿转换为智能文档。 XML 扩展包包含多个组件, 其中包括 XML 文件和引用这些组件的清单。 打开附加到扩展包的文档时, Excel 还会打开 "文档操作" 任务窗格。 该任务窗格可以包括完成任务的工具和使用智能文档的帮助。 智能文档提供的特定功能取决于其创建者 (开发人员或 IT 专业人员) 实现的设计。 如有必要, 请与您的信息技术 (IT) 专业人员联系, 了解有关您的智能文档解决方案的位置和详细信息。

注意: 首次使用智能文档时, 你可能会看到一条消息, 说明你需要安装公共语言运行时组件, 或者你需要不同版本的组件。 如果看到此类消息, 请与系统管理员联系。

如果你没有可用的开发或 IT 资源, 则可以下载由第三方创建的智能文档。 如果你是开发人员, 并且想要了解有关如何创建智能文档的详细信息, 请参阅 Microsoft 开发人员网络 (MSDN) 网站上的智能文档软件开发工具包。

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添加和附加智能文档解决方案

  1. 如果 "开发工具" 选项卡不可见, 请执行下列操作以显示该选项卡:

    1. 在“文件”选项卡上,单击“选项”>“自定义功能区”。

    2. 在 "自定义功能区" 对话框右侧, 从 "自定义功能区" 下拉列表中选择 "主选项卡", 然后选中 "开发工具" 框。

    3. 单击“确定”。

      注意: 如果您使用的是 Excel 2007, 请单击 " Microsoft Office 按钮" Office 按钮图像 , 然后单击 " Excel 选项"。 在 "常用" 类别中, 在使用 Excel 的 "顶部选项" 下, 选中 "在功能区中显示 ' 开发工具 ' 选项卡" 复选框, 然后单击"确定"

  2. 在 "开发工具" 选项卡上的 " XML " 组中, 单击 "扩展包"。

    扩展包

  3. 单击“添加”。

  4. 在 "安装 XML 扩展包" 对话框中, 找到要添加的解决方案的清单的位置。

  5. 单击“打开”。

  6. 在 "可用的 XML 扩展包" 列表中, 单击要附加到文档的解决方案, 然后单击 "附加"。

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更改附加到智能文档的 XML 扩展包

  1. 如果看不到“开发工具”选项卡,请通过执行下列操作让它显示出来:

    1. 在“文件”选项卡上,单击“选项”>“自定义功能区”。

    2. 在 "自定义功能区" 对话框右侧, 从 "自定义功能区" 下拉列表中选择 "主选项卡", 然后选中 "开发工具" 框。

    3. 单击“确定”。

      注意: 如果您使用的是 Excel 2007, 请单击 " Microsoft Office 按钮" Office 按钮图像 , 然后单击 " Excel 选项"。 在 "常用" 类别中, 在使用 Excel 的 "顶部选项" 下, 选中 "在功能区中显示 ' 开发工具 ' 选项卡" 复选框, 然后单击"确定"

  2. 在 "开发工具" 选项卡上的 " XML " 组中, 单击 "扩展包"。

    扩展包

  3. 请执行以下任一操作:

    1. 若要从文档中删除 XML 扩展包的名称和 URL 属性, 请单击 "删除"。 XML 扩展包仍将在可用的 XML 扩展包列表中可用。

    2. 若要将当前 XML 扩展包替换为新的 XML 扩展包, 请在 "可用的 xml 扩展包" 列表中, 选择不同的 xml 扩展包, 然后单击 "附加"。

    3. XML 扩展包可以配置为在设置的时间间隔内自动更新。 若要在这些间隔之外查看更新, 请单击 "更新"。 如果已更新的 XML 扩展包可用, 将下载新组件。

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删除智能文档解决方案

  1. 如果看不到“开发工具”选项卡,请通过执行下列操作让它显示出来:

    1. 在“文件”选项卡上,单击“选项”>“自定义功能区”。

    2. 在 "自定义功能区" 对话框右侧, 从 "自定义功能区" 下拉列表中选择 "主选项卡", 然后选中 "开发工具" 框。

    3. 单击“确定”。

      注意: 如果您使用的是 Excel 2007, 请单击 " Microsoft Office 按钮" Office 按钮图像 , 然后单击 " Excel 选项"。 在 "常用" 类别中, 在使用 Excel 的 "顶部选项" 下, 选中 "在功能区中显示 ' 开发工具 ' 选项卡" 复选框, 然后单击"确定"

  2. 在 "开发工具" 选项卡上的 " XML " 组中, 单击 "扩展包"。

    扩展包

  3. 在 "可用的 XML 扩展包" 列表中, 单击要删除的解决方案, 然后单击 "删除"。

注意: 删除智能文档解决方案将删除该解决方案的注册表信息。 删除解决方案不会删除 XML 扩展包在计算机上安装的任何文件, 因为另一个智能文档可能会使用这些文件。

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