使用 Windows 的最佳做法

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下表列出了与使用 Windows 的人员共享文件的最佳做法。

最佳做法

说明

使用通用图像格式

诸如 JPEG、PNG 和 GIF 之类的通用图像格式可以同时在 Mac 和 Windows 版本的 Office 中使用。 PNG 格式提供 gamma 矫正,非常适合在 Mac 和 Windows 操作环境中使用。

避免使用 Mac 操作环境独有的格式,如 PICT。

默认文件格式保存文件

Office for Mac 2011,Office 2016 for Mac 和 Microsoft Office 2010 和更高版本共享相同的默认文件格式,因此如果您使用的默认文件格式设置,当您保存文件时,自动提高兼容性。Excel 的默认文件格式是 Excel 工作簿 (.xlsx)。Powerpoint,则 PowerPoint 演示文稿 (.pptx)。对于字词,它是 Word 文档 (.docx)。

在保存文件时使用文件扩展名

包括文件扩展名(如对于 Word 文档使用 .docx)可以更方便地在 Windows 中处理文件并能够让他人识别文件的格式。

在首次保存文件时,请单击“另存为”框旁边的箭头,然后清除“隐藏扩展名”复选框。

避免在文件名中使用特定字符

在文件名中,避免使用以下字符,这些字符在基于 Windows 的计算机上无法读取:星号 (*)、反斜杠 (\)、正斜杠 (/)、冒号 (:)、大于符号 (>)、小于符号 (<)、问号 (?)、引号 (") 和竖线 (|)。

使用通用字体

使用可同时在 Mac 和 Windows 操作环境中使用的字体。 例如,可同时在 Mac 和 Windows 操作环境中使用的字体包括 Arial、Verdana、Georgia 和 Times New Roman。 使用通用字体有助于确保文档中的字符在 Windows 中按所需的形式显示。

使用通用影片格式

避免使用 Quicktime 影片。 应使用 Motion Picture Experts Group(MPEG 2、MPEG 4)或 Video for Windows (AVI)。 有关 QuickTime 影片如何在 Windows 中显示的详细信息,请参阅我的 QuickTime 影片无法在 Office for Windows 中播放

你插入的影片与你的文档链接。 如果需要在其他计算机上打开文档,请记得在复制文档时复制影片。 如果不复制影片,文档将仅显示影片的标志帧图片。

避免链接到图片和声音

应嵌入图片和声音。

避免使用 AppleScript 脚本

AppleScript 脚本不能在 Windows 操作系统上运行。

在打印之前预览文档

换行、分页以及处理图形文件格式的方式在不同操作系统中可能不一样,从而影响打印文档的外观。 在打印文档之前,请先预览文档,然后在必要时进行优化,以便打印的文档符合所需的方式。

下表列出了与使用 Windows 的人员共享文件的最佳做法。

最佳做法

说明

使用兼容性报告

兼容性报告可检查你的 Word 文档、Excel 工作簿和 PowerPoint 演示文稿是否与 Windows 版本兼容,以便在共享文件之前解决兼容性问题。 有关如何使用兼容性报告的详细信息,请参阅检查文档的兼容性

使用通用图像格式

诸如 JPEG、PNG 和 GIF 之类的通用图像格式可以同时在 Mac 和 Windows 版本的 Office 中使用。 PNG 格式提供 gamma 矫正,非常适合在 Mac 和 Windows 操作环境中使用。

避免使用 Mac 操作环境独有的格式,如 PICT。

使用默认 XML 文件格式保存文件

Office for Mac 2011 和 Microsoft Office 2010 共用同一默认文件格式,因此,如果在保存文件时使用默认文件格式设置,则可以自动改善兼容性。 对于 Excel,默认文件格式是 Excel 工作簿 (.xlsx)。 对于 PowerPoint,默认文件格式是 PowerPoint 演示文稿 (.pptx)。 对于 Word,默认文件格式是 Word 文档 (.docx)。

在保存文件时使用文件扩展名

包括文件扩展名(如对于 Word 文档使用 .docx)可以更方便地在 Windows 中处理文件并能够让他人识别文件的格式。

在首次保存文件时,请单击“另存为”框旁边的箭头,然后清除“隐藏扩展名”复选框。

避免在文件名中使用特定字符

在文件名中,避免使用以下字符,这些字符在基于 Windows 的计算机上无法读取:星号 (*)、反斜杠 (\)、正斜杠 (/)、冒号 (:)、大于符号 (>)、小于符号 (<)、问号 (?)、引号 (") 和竖线 (|)。

使用通用字体

使用可同时在 Mac 和 Windows 操作环境中使用的字体。 例如,可同时在 Mac 和 Windows 操作环境中使用的字体包括 Arial、Verdana、Georgia 和 Times New Roman。 使用通用字体有助于确保文档中的字符在 Windows 中按所需的形式显示。

使用通用影片格式

避免使用 Quicktime 影片。 应使用 Motion Picture Experts Group(MPEG 2、MPEG 4)或 Video for Windows (AVI)。 有关 QuickTime 影片如何在 Windows 中显示的详细信息,请参阅我的 QuickTime 影片无法在 Office for Windows 中播放

你插入的影片与你的文档链接。 如果需要在其他计算机上打开文档,请记得在复制文档时复制影片。 如果不复制影片,文档将仅显示影片的标志帧图片。

避免链接到图片和声音

应嵌入图片和声音。

避免使用 AppleScript 脚本

AppleScript 脚本不能在 Windows 操作系统上运行。

在打印之前预览文档

换行、分页以及处理图形文件格式的方式在不同操作系统中可能不一样,从而影响打印文档的外观。 在打印文档之前,请先预览文档,然后在必要时进行优化,以便打印的文档符合所需的方式。

请注意密码的长度限制

Excel for Mac 和 Word for Mac 中的密码限制为 15 个字符。 如果密码长度超过 15 个字符,你将无法打开在 Excel 或 Word 的基于 Windows 的版本中受密码保护的工作簿或文档。 如果需要在 Office for Mac 中打开该文件,请向基于 Windows 的作者请求调整密码长度。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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