使用 SharePoint Designer 设计自定义工作流

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Microsoft Office SharePoint Server 2007 包括一系列现成的工作流,其中涉及了一些最常见的业务流程,例如收集文档反馈或传送文档以进行审批。

但是,如果团队需要的流程超出了预定义工作流的内容范围,该怎么办呢?例如,如果需要审批或反馈流程之外的工作流,以便执行其他操作(比如可供发布时将文档复制到其他库中),该如何处理呢?

在 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 中,可设计出能在 SharePoint 网站中添加无代码应用程序逻辑的自定义工作流。利用工作流设计器,可以创建一套规则,将各种条件和操作与 SharePoint 列表和库中的项目关联起来。在对列表或库中的项目进行更改时,将触发工作流中的操作。

注意: 本文是指由猎奇制造商自行车、 自行车组件和 bicycling 附件虚构公司创建示例 SharePoint 网站。

例如,猎奇的技术文档团队设计了一个自定义工作流。Office SharePoint Server 2007 中包含的“审批”工作流会在分配的任务中提供“批准”或“拒绝”两个选项。然而,团队的编辑王炫皓希望在完成任务时能够多一点灵活性和功能。通过使用 Office SharePoint Designer 2007 中的工作流设计器,王炫皓设计了一个具有下列选项的自定义工作流:

  • 批准并发布

  • 批准但传送给法律部门进行审阅

  • 拒绝并返还作者

上述每个选项都会触发自定义工作流中的不同操作。

创建基于规则的工作流

借助 Office SharePoint Designer 2007,可以创建基于规则的工作流。在工作流设计器中,首先要选择触发工作流的事件,然后指定要让工作流执行的操作,您甚至可以确定执行这些操作的条件。此外,每个工作流都可以包括多个步骤,以便可以计算和处理多组条件和操作。

在您了解了工作流的基本构建基块后,即可迅速设计出自定义的工作流。工作流的基本构建基块如下:

  • 事件    事件是启动工作流的元素。每个自定义工作流总是附加到一个列表或库上。在设计工作流时,需要选择要将其附加到的列表。此列表中的事件将启动工作流。实际上有三种事件可启动工作流:(1) 创建项目;(2) 更改项目;或 (3) 工作流参与者单击工作流初始表单上的启动按钮。

  • 操作    操作是工作流中最基本的工作单元。Office SharePoint Designer 2007 提供了一组可重用的现成操作,您可以将它们合并到自己的工作流中。例如,您的工作流可执行下列操作:创建、复制、更改或删除列表项(或库中的文件);签入或签出项目;发送电子邮件;以及为“任务”列表中的某人创建任务。

  • 条件    在设计工作流时,您可以创建一项用于确立条件的规则,以便只有在满足该条件时,工作流才执行关联的操作。Office SharePoint Designer 2007 提供了若干个可重用的现成条件,供您合并到自己的工作流中。例如,您可以指定,只有在特定的时间范围内创建或修改了项目,或由特定的人员创建或修改了项目时,工作流才执行关联的操作。

  • 步骤    工作流由一个或多个步骤组成。每个步骤可以包含任意数量的操作和关联条件。借助步骤,可以将条件和操作组合在一起,以便一组一组地计算和执行规则(条件和操作)。

若要让工作流更加灵活和富有动态效果,可以在工作流中添加初始表单或自定义任务表单。借助表单,可以在工作流中的预定义时间收集工作流参与者的信息,并可以让参与者与该工作流的任务进行交互。表单用向导创建而成,当您设计好工作流后,Office SharePoint Designer 2007 会自动生成相应的表单。

例如,该技术文档团队的自定义工作流需要三个不同的审批选项。每个选项触发一系列不同的工作流操作。王炫皓在设计工作流时,可以使用“自定义任务向导”创建自定义任务表单,如此处所示。

向导中的“添加域”对话框

当王炫皓完成工作流的设计后,Office SharePoint Designer 2007 将生成自定义任务表单。现在,如果王炫皓所在的团队中有人对文档进行审批,他们将在浏览器中看到以下表单。此表单包含王炫皓在“自定义任务向导”中指定的选项。

自定义任务表单

自动处理业务流程

如果要创建一个 Web 应用程序来帮助自动处理业务流程,则在打开 Office SharePoint Designer 2007 中的工作流设计器时,将出现一系列新的选项。借助工作流设计器,可以将业务规则和工作流逻辑集成在 Web 应用程序中,而无需编写任何服务器代码。

例如,技术文档团队希望得到一个能够自动处理更多流程、而不仅仅是进行文档审批的工作流。为此,王炫皓使用工作流设计器设计了一个工作流,它允许在可以对文档进行审批时由团队成员手动启动。该工作流会创建文档审阅任务,审阅者可从上述三个选项当中选择一个。

王炫皓设计的工作流可根据审阅者在自定义任务表单中提交的答复来执行不同的操作:

  • 如果审阅者选择“批准并发布”,该工作流会将文档复制到另一个名为“可供发布”的文档库中,并向文档团队发送一条消息。

  • 如果审阅者选择“批准但传送给法律部门进行审阅”,该工作流会将文档复制到另一个名为“需要法律部门审阅”的库中,并向法律部门发送一条消息。

  • 如果审阅者选择“拒绝并返还作者”,该工作流会通过消息向作者发送审阅者的反馈,并在“文档”库中更新该项目以显示最新的反馈。

在工作流设计器中,包含此条件逻辑的步骤如下图所示。

工作流设计器条件逻辑

这只是工作流中的一个步骤。王炫皓以后可通过添加步骤来修改和扩展此工作流。他甚至可以设计附加到“可供发布”库和“需要法律部门审阅”库的新自定义工作流,并且只要王炫皓的文档审阅工作流在这两个库中创建了项目,就会触发这些工作流。工作流设计器是快速自动处理业务流程以及在 Web 应用程序中添加条件逻辑的一种有效方式。

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