使用 PowerPoint 和 Excel 的交互式仪表板

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优雅和实用性兼具的商业智能

作者:Glenna Shaw(PowerPoint MVP)

什么是交互式仪表板?如何使用仪表板向观众传达重要信息? 本文介绍如何设计和使用交互式仪表板,并提供了一些指向示例文件和演示文稿的链接。

本文内容

仪表板简介

仪表板背景

仪表板元素

交互式仪表板

共享仪表板

结论

仪表板简介

当前,商业智能是热点商品,而仪表板是提供该信息的最常用方法。

那么到底什么是仪表板?我喜欢定义来自 Stephen 一些,"仪表板是最重要的信息需要实现的一个或多个目标适应其完全单台计算机屏幕上的可视化显示以便它可以一目了然监视"。此回声我一次听说过会话潜在顾客通过 David Paradi 在 PowerPoint 实时会议中使用 GAR 主题 (概览、 消除,并返回。) 原则。Rick Altman 的演示文稿提交 (英文) 主机 graciously 同意让我使用其会议中的数据来创建用于本文示例仪表板。请注意,我已使用的主题和演示者的别名保护敏感业务信息和演讲者隐私。

SharePoint 和 Excel 是最常用的创建仪表板的 Microsoft 工具(请参阅 Microsoft 帮助文章:商业智能功能介绍)。 不过,人们经常忽略一种简单的解决方案:PowerPoint 与 Excel 结合使用也可以创建美观实用的仪表板。 而且 PowerPoint 还提供了其他应用程序未提供的交互功能。

无论创建任何仪表板,第一个经验规则都应该是数据唱主角。 不必要的组件挤满屏幕会干扰用户查看显示的信息,因此最佳方式是 KISS(即保持简单直白)。 您希望尽量取得平衡,让仪表板既有足够的吸引力让观众感兴趣,又不至于太过花哨,抢走观众的注意力,影响所示信息的查看。 最佳做法是避免使用三维图表,同时如果采用表格的形式比采用图表的形式更能清晰地显示信息,就应采用表格。 Excel 提供出色的条件格式功能,让您可以遵守这两个最佳做法:在表格内显示图形。

仪表板背景

您要做的第一件事就是创建用来容纳仪表板元素的背景。 我选择了在深蓝色背景上放置一个灰色自定义形状。 此外,我已对该形状应用了内部中心阴影效果。 这样,外观呈凹陷框的式样,用来容纳我的仪表板元素。 这样的好处是会将人们的眼球吸引到形状内部,使幻灯片焦点集中到仪表板元素上。

交互式仪表板

仪表板元素

创建您的背景后,您需要决定您正打算在仪表板中包含哪些元素。请记住您的仪表板应显示符合一个或多个业务目标的数据。在我的示例中,我选择要显示的比较成本、 出勤、 主题和演示文稿提交 (英文) 的扬声器。一旦您知道您的主目标尝试到最佳显示的元素中轻松地理解您的受众的格式的信息。我选择坚持使用简单的表格和图表并利用 Excel 的条件格式为我的表。

仪表板中的表格

此表以图形方式显示频率的会话和评级的会话和指标的扬声器。选择要使用的默认设置的条件格式指示符的顺序松散地基于贝尔曲线。 使用 Excel 的功能,您可以显示您使用复杂的统计分析的信息 (请参阅Microsoft 帮助和操作方法文章),但您应始终记住您与观众。在仪表板元素没有任何用途如果您与观众不能理解它。

确定元素后,您会希望对元素分组,以便观众清楚元素之间的相互关系。 有多种方法可实现这一操作。 在我的示例中,我选择了使用颜色、邻近性和封闭圈。 通过以下方式对元素进行分组:将元素放在一起、在图表上使用相同的颜色、使用彩色轮廓圈住它们。 成本用蓝色圈起来,出席人数用绿色,主题用紫色、发言人用橙色,专门化主题(相对于常规主题) 请注意,我未同时使用绿色和红色。 这是因为有一部分人是红绿色盲,无法辨别这两种颜色。

最后,您需要确保仪表板上的文本易于阅读。 由于仪表板是在单个计算机屏幕上进行查看的,所以与传统的投影幻灯片相比,您具有更大的灵活性 - 不过可能还是很有挑战性的。 使用功能区上的“增大字号/减小字号”按钮进行试用和纠错有助于更轻松地完成此任务。

Excel 字体组

交互式仪表板

PowerPoint 最强大的一个功能就是能够轻松添加交互,而无需复杂的编程。 仪表板中的交互性可能会是一个很棘手的元素。 通常,交互性添加为“向下钻取”,以允许观众查看有关特定元素的更多详细信息。 这样的不利之处在于,从一个窗口更改到另一个窗口时,难以轻松吸收信息。 经常需要观众来回翻转。 PowerPoint 提供了一个独特的功能来克服此限制,我喜欢称之为“运动的仪表板”。

在我的示例中,我已在屏幕顶部创建了按钮,以允许 Rick 向下钻取仪表板显示各个年度的相同信息。 这些按钮链接到与各年度详细信息对应的单独幻灯片。 我应用了阴影效果来指示已按下的按钮。 您还可以直接从仪表板元素进行链接(例如单击图表查看更多详细信息)。有关 PowerPoint 交互性的更多信息,请参阅我在动态 PowerPoint 上的教程。

交互式仪表板

我很刻意地在每一张年度详细信息幻灯片上显示完全相同的数据,还仔细地将图表设置为具有完全相同的坐标轴。 现在观众可以向下钻取以查看任一年的特定详细信息。 不过实际上这并非最佳部分。 通过将焦点放到年度详细信息幻灯片的单个元素上,观众可以在这些幻灯片之间来回移动(使用仪表板按钮、箭头键、Page Up / Page Down 键或滚动按钮)并观察元素在各年的变化。 图表简直是运动的。

比较图表

这是 PowerPoint 独有的一个特点,轻而易举地克服了吸收多个幻灯片/窗口上的信息的问题。 如果选择使用此方法,请确保将元素放置在幻灯片上完全相同的位置,并确保图表坐标轴在各幻灯片中保持一致。 这可确保您能比较同类信息,否则结果可能有误导性。

共享仪表板

完成仪表板后,可将它另存为 PowerPoint 放映 (*.ppsx)。这样,当观众单击仪表板时,将自动打开仪表板。 您可以将该文件保存到共享网络驱动器或通过电子邮件发送该文件。 如果您打算将仪表板存放到网络位置,没什么比新的 Office Online 更合适了。 在 PowerPoint 2010 中,此功能内置于“保存并发送”选项中,但如果您仍在使用 PowerPoint 2007,则仅需要有一个 Windows Live 帐户。 使用您的 Windows Live 帐户,您可以访问 OneDrive,在那里您可以发布和共享文档。

结论

仅值得,可以从,因此什么未 Rick 仪表板告诉我们的值是信息的任何仪表板?高兴地仪表板上显示的演示文稿提交 (英文) 是体验增长率和客户满意度,同时保持低成本很大程度正常会议。作为热心与会者和支持者的会议,这是对我不奇怪,但很好提供 Rick 证明我们已经直观地知道仪表板。

Glenna Shaw 的照片

Glenna Shaw是最具价值专家 (MVP) PowerPoint 和Glenna Shaw 可视 CommunicationsVisualology博客的所有者。她具有辅助功能信息技术、 图形设计和专业技术写作中的证书。

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