使用 Outlook 联系人作为邮件合并的数据源

使用 Outlook 联系人作为邮件合并的数据源

如需批量将邮件发送给 Outlook 联系人列表上的人员,可以使用 Word 中的邮件合并。Outlook 联系人列表可用作邮件合并的数据源。联系人列表是用于捕获和整理人员信息的通讯簿。

使用 Outlook 联系人列表执行邮件合并

邮件合并过程最重要的步骤是设置并准备邮件合并的数据。Outlook 联系人卡片包含一些基本信息 - 姓名、电子邮件地址和其他信息(如街道地址、电话号码和照片)。若要将多个联系人添加到 Outlook 通讯簿,请参阅添加联系人

Outlook 联系人列表准备就绪后,即可按照以下步骤操作,通过 Word 执行邮件合并。

  1. 在 Outlook 联系人文件夹中,在功能区的“开始”选项卡上选择“邮件合并”。

    “邮件合并”按钮位于“开始”选项卡上的“动作”组中

  2. 在“邮件合并联系人”对话框中选择所需选项。然后选择要创建的“文档类型”。单击“确定”。

    在“联系人”文件夹的“开始”选项卡上单击“邮件合并”,开始进行邮件合并

    注意: 

    • 如果只对所选联系人进行邮件合并,请选择“选定的联系人”单选按钮。但是进入这一环节之前必须已选择这些联系人,因此如果未选择,则选择“取消”,返回到联系人文件夹中,选中他们并重新开始执行步骤 1。

    • 如果已创建并保存了 Word 合并文档,请选择“现有文档”单选按钮,并指定该文档。否则,选中“新建文档”单选按钮,进入步骤 3 时,Word 将提示创建新文档。

    • 如果计划将来再次使用此列表,请选中“永久文件”框,指定联系人文件的名称,然后保存。如果已选中一组特定的联系人进行合并,并需要在将来重复使用该组,而不想每次都进行手动选择,这种方法非常有用。

  3. 将打开 Microsoft Word。根据在步骤 2 中选择的选项,将会打开预先创建的合并文档或一个新的空白文档。键入任何要在每个合并文档中显示的文本。

    注意: 如果在邮件合并过程中需要更多帮助,请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中,依次选择“开始邮件合并”>“邮件合并分步向导”。进入邮件合并向导的步骤 3“选择收件人”时,可参考本文中的信息。

  4. 插入用于将信息从 Outlook 联系人列表提取到文档中的邮件合并域。

    注意: 邮件合并域的示例包括:

    • 地址块。用于将收件人的完整姓名和地址从 Outlook 联系人列表添加到信件或电子邮件中。

      在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

    • 问候语。用于在信件或电子邮件中添加问候语(如尊敬的徐女士)。

      在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“问候语”。

    可通过“编写和插入域”组将域插入合并文档。

    有关从 Outlook 联系人添加合并域的详细信息,请参阅插入邮件合并域

  5. 文档准备就绪后,选择“预览结果”,然后选择“下一记录“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 或“上一记录“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 按钮,查看文档的每个特定副本。

  6. 在“完成”组中选择“完成并合并”,然后选择“打印文档”或“发送电子邮件”,完成合并过程。

保存邮件合并

保存邮件合并文档时,该文档会保持连接到数据源。

重复使用邮件合并文档

  • 打开邮件合并文档,然后在 Word 提示保留该连接时选择“”。

编辑邮件列表

  • 打开邮件合并文档,然后选择“编辑收件人列表”,对特定地址进行排序、筛选和选择。

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