使用 Outlook 日历时的最佳做法

使用 Outlook 日历时的最佳做法

Outlook 日历与电子邮件、联系人以及其他功能完全集成。 这样的集成让日历组件成为 Outlook 最受欢迎的功能之一。 本文将指导您了解各种日历功能的使用。 此外,本文还会介绍专门帮助您加强一致体验的日历改进。

注意: 许多日历增强功能已添加到 Outlook 2007 service pack。因此,我们的第一次推荐是确保使用 Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) 或更高版本。下面各节假定您使用的 Outlook 2007 SP3、 Outlook 2010、 Outlook 2013 或 Outlook 2016。

转发会议请求

如果您使用的是 Outlook 2007,那么不应转发会议请求。 否则可能会导致会议丢失或不匹配。 在这种情况下,应该要求会议组织者将与会者添加到原始会议请求中。

如果您使用的 Outlook 2010 或更高版本,并且您是与会者,您可以将会议转发给其他人正在使用会议转发通知功能使用 Outlook 2010 或更高版本。当您使用 Outlook 2010 或更新版本将会议转发给最初不到会议邀请的人时,Outlook 将发送到会议组织者会议转发通知。当组织者收到会议通知时,新的与会者将被添加到会议组织者的。如果现有与会者需要了解更多的与会者已添加到会议,然后必须打开会议组织者和向所有与会者都发送会议更新。

注意: 如果您想要让其他人了解会议,但不是邀请他们,只需拖动会议请求来自您的日历到邮件图标上的 Outlook 的左下角。这将打开一封电子邮件信息的会议,您可以将其发送出去。请注意,此电子邮件不会将收件人添加到会议,它仅包含会议信息,如日期、 时间、 主题和议程。

对于 Microsoft Exchange 用户

Microsoft Exchange Server 2007 还引入了会议转发通知作为日历助理功能的一部分。如果您使用 Outlook 连接到 Exchange Server 组织邮箱,会议转发通知行为可能需要支付 Exchange 设置,如果配置 Exchange 管理员。例如,Exchange 管理员可防止会议转发通知发送到远程域。

除非满足以下全部条件,否则我们一般建议并非与会议组织者处于同一 Exchange 组织的与会者不要转发会议:

  • 与会者使用的是 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。

  • 与会者的 Exchange 管理员允许将会议转发通知发送到远程域。

  • 组织者使用 Microsoft Outlook 客户端。

如果与会者使用的是非 Exchange 邮件系统的用户,我们一般建议不要转发会议,除非满足以下条件的全部︰

  • 与会者使用的是 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。

  • 组织者使用 Microsoft Outlook 客户端。

如果由于某种原因组织者不会收到会议转发通知,与会者不会添加到会议组织者的。如果组织者以后要更改会议并发送更新,更新将只发送给原始被邀请者。早期版本收到会议转发的复制与会者不会收到更新。

如果上述限制防止成功一致地转发会议邀请,最好只需让会议组织者添加所需的与会者。请务必让会议组织者添加所需的与会者,如果您不是特定的同时您和所需的与会者的环境满足上述条件。

注意: Outlook 代理人不会收到会议转发通知。

处理所有会议请求和取消通知

虽然您可以直接从收件箱中删除会议请求,您应通过接受或谢绝它正确处理会议请求。始终使用从日历命令删除处理从收件箱的会议取消通知。避免直接从日历模块处理会议。

处理定期会议

设置结束日期并限制重复次数

Outlook 便于安排会议包含多个常规匹配项。我们建议您始终设置结束日期并限制为特定数目的匹配项的定期系列。最有可能、 定期会议需要修改某个时刻。例如,将添加到与会者,或者将其从单个事件,或将会议位置或时间将由于休假日期或意外的情况下更改。Outlook 将每个这些唯一的更改保存为会议例外。与大量的异常会议导致很难管理会议序列。此外,它会带来意外的行为。当前结束后,您始终可以创建新的会议序列。当考虑次数,请考虑频率。在一年的期间,两次每周会议将具有关于 90 比每月会议期间相同的更多个匹配项。

在原始结束日期之前结束定期会议

尽管您可以取消定期会议,但更好的选择是更改序列的结束日期。这使您和与会者能够保留过去发生的会议记录。如果直接取消定期会议,历史记录将丢失。最佳选择是设置一个新的结束日期,然后向所有与会者发送更新。这将提前结束会议序列,同时保留此前会议的记录。

注意: 如果提前结束了会议序列,与重复会议相关的例外情况将丢失。了解有关例外情况的详细信息,请参阅"设置结束日期并限制重复次数"上方。

有关取消序列中所有将来的会议的详细信息,请参阅:取消序列中所有将来的会议

更改组织者

Outlook 并未提供更改会议组织者的方法。若要更改定期会议的会议组织者,请结束定期会议。为此,请设置一个较早的结束日期,并向所有与会者发送更新。完成此步骤后,新组织者就应该创建新的定期会议。

有关设置较早结束日期的详细信息,请参阅取消会议

避免利用定期会议共享附件

附件会加大定期会议例外情况的复杂性。每次例外情况都包含自己的一份附件副本。在为定期会议添加例外情况时,将创建新的附件副本。如果您对一组附件做出了更改,这些更改不会传播到其他例外情况。如果您需要所有与会者都拥有任何给定会议的最新更改副本,则应通过 OneDrive 等共享服务共享文档。企业用户可以利用 SharePoint 或网络中的其他共享文件服务器。

避免复制会议

设计使然,Outlook 将删除任何复制的会议和原始会议之间的链接。这有助于防止不一致。较新版本的 Outlook 中添加文本字符串"副本:"主题。这使得更易于识别会议副本。

与相关操作复制的会议 yield 意外的结果,所以我们建议避免复制会议。这适用于同时从另一个用户的日历中,复制的会议,以及从复制的那些您拥有的另一个日历文件夹。

有关如何将您组织的会议移动到另一个日历文件夹的详细信息,请参阅:

如何移动 Outlook 会议而不丢失"发送更新"选项

维护连接到您的日历的设备

请确保连接到您的日历的任何设备具有所有安装最新更新。某些设备使用 Exchange ActiveSync 同步日历和其他文件夹。这些设备包括 Windows Phone、 Windows RT、 Apple iOS 和 Android 设备。信息检索中 Motion (RIM) BlackBerry 设备和其他人也可以与日历同步。

有关某些已知问题的详细信息,请参阅︰目前与 Microsoft Exchange ActiveSync 和第三方设备。

注意: 在某些情况下,多个 Outlook 客户端和设备可能会修改项目,同时,可能会导致冲突。若要最小化的可能性,不要相对较短的时间段内处理两个或多个客户端或设备上的相同项。

维护与 Outlook 集成的加载项

大多数情况下,如果不是所有,Outlook 加载项访问 Outlook 数据。加载项可能会更改编辑,同时,无论是在 Outlook 或其他设备上的 Outlook 项目。这会带来冲突。若要最小化的可能性,请确保安装任何加载项或与 Outlook 集成的程序的最新更新。卸载或禁用这些程序以及不使用或不需要与 Outlook 集成的加载。

注意: 在某些情况下,多个 Outlook 客户端和设备可能会修改项目,同时,可能会导致冲突。若要最小化的可能性,不要相对较短的时间段内处理两个或多个客户端或设备上的相同项。

针对 Microsoft Exchange 用户的其他建议

使用管理员/代理人方案工作

如果组织允许,请将 Outlook 配置为使用“缓存 Exchange 模式”连接到 Exchange 邮箱。这可提供最佳性能。

较新版本的 Microsoft Outlook、Microsoft Entourage 和 Microsoft Outlook for Mac 包含代理功能的多项改进。 有关这些版本的详细信息,请参阅:

Outlook 代理人的 Microsoft Outlook 和 Entourage 混合版本中的功能

限制代理人数量

Outlook 不会限制您可以添加的代理人数量。 然而,我们建议您仅向一 (1) 名代理人授予“编辑”权限。 这能允许您跟踪会议的处理时间和方式。 应该考虑这样一个事实:代理人可以使用多种设备访问您的数据,多名具有“编辑”权限的代理人将导致您很难确定会议丢失或过期的原因。

即使您仅编辑器为代理授予权限一个,避免添加大量的代理人具有审阅者参与者的权限。这是因为添加大量的代理人可能耗尽其他资源。例如,可能会达到规则数据的大小限制。当您添加代理人时,各发生更改︰

  • Outlook 向相关文件夹应用权限。

  • PublicDelegates Active Directory 属性更新,为代理人添加“代表发送”权限。

  • Outlook 将代理人添加到管理员邮箱的转发规则中。 这会将会议请求转发给代理人。

  • Outlook 还会在管理员邮箱内保存代理人的其他信息。

所有这些组件区域都有着不同的限制。 接近限制可能会对性能和稳定性产生影响。

注释: 

  • 在产品开发和测试过程中,Microsoft 最多使用四 (4) 名代理人。 此外,代理人仅使用 Outlook。 测试过程中未包含设备。

  • 如果必须临时或不定期地更换具有“编辑”权限的代理人,请将权限从“编辑”更改为“审阅者”或“无”。 然后向新代理人或后备代理人授予“编辑”权限。

另请参阅

Office 配置分析器工具信息

有关日历检查工具 (CalCheck) 的 outlook 信息

注释: 

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